Trịnh Đình Long
Tổng giám đốc Chuyên gia tư vấn chiến lược @ CP Giải pháp phát triển doanh nghiệp AMICA
Khai thác hiệu ứng học tập mang lại hiệu quả hoạt động vượt trội
Một trong những cách để doanh nghiệp có chi phí thấp và sử dụng lợi thế này để cạnh tranh là “đạt hiệu quả hoạt động vượt trội” so với các đối thủ trong ngành (theo Michael Porter).
Hiệu quả hoạt động vượt trội có thể đến từ việc tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, từ lợi thế kinh tế theo quy mô (economies of scale) hay do có đường cong kinh nghiệm (experience curve)…
Hiệu ứng học tập (learning effects) cũng có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí bằng việc giảm thời gian hoạt động (giảm số phút cho một ca phẫu thuật nêu trong bài này) hay giảm tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm,...; qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thông qua tình huống dưới đây, người đọc có thể nắm bắt được cách một “hiệu ứng học tập” được tạo ra và liên hệ với tổ chức của mình.
HIỆU ỨNG HỌC TẬP TRONG PHẪU THUẬT TIM MẠCH
Một nghiên cứu do các nhà nghiên cứu tại Trường Kinh doanh Harvard thực hiện nhằm ước tính tầm quan trọng của hiệu ứng học tập (learning effects) với trường hợp cụ thể khi áp dụng công nghệ mới vào trong phẫu thuật tim xâm lấn mà đã được các cơ quan quản lý hàng đầu chấp thuận.
Các nhà nghiên cứu đã xem xét 16 bệnh viện và đánh giá dữ liệu về các ca phẫu thuật cho 660 bệnh nhân. Họ đã cho thấy rằng thời gian cần thiết để thực hiện quy trình này khác nhau như thế nào, một khi có sự tích lũy kinh nghiệm.
Qua 16 bệnh viện, họ nhận thấy rằng thời gian trung bình đã giảm từ 280 phút cho quy trình đầu tiên với công nghệ mới xuống còn 220 phút khi mỗi bệnh viện đã thực hiện 50 thủ tục (procedure), lưu ý rằng không phải tất cả các bệnh viện đều thực hiện 50 thủ tục và các ước tính thể hiện phép ngoại suy dựa trên dữ liệu.
# 1. Kỳ tích của “Bệnh viện M”
Tiếp theo, nhóm nghiên cứu đã quan sát sự khác biệt giữa các bệnh viện; tại đây, họ đã tìm thấy bằng chứng về sự khác biệt rất lớn về hiêu quả học tập. Đặc biệt có một bệnh viện mà họ gọi là "Bệnh viện M”, đã giảm thời gian thủ thuật từ 500 phút ở ca 1 xuống còn 132 phút ở ca 50.
Lợi thế về thời gian thủ thuật 88 phút của Bệnh viện M so với bệnh viện trung bình ở ca 50 có nghĩa là tiết kiệm chi phí khoảng 2.250 đô la cho mỗi ca, cho phép các bác sĩ phẫu thuật tại bệnh viện hoàn thành thêm một thủ thuật, tạo ra thêm doanh thu mỗi ngày.
Các nhà nghiên cứu đã cố gắng tìm hiểu lý do tại sao Bệnh viện M đã vượt trội như vậy. Họ lưu ý rằng tất cả các bệnh viện đều có phòng phẫu thuật hiện đại, tất cả đều sử dụng cùng một bộ thiết bị được Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (FDA) chấp thuận, tất cả các bác sĩ phẫu thuật áp dụng đều hoàn thành các khóa đào tạo giống nhau, và tất cả các bác sĩ phẫu thuật đều đến từ các bệnh viện có chất lượng đào tạo rất uy tín. Tuy nhiên, các cuộc phỏng vấn tiếp theo đã cho thấy Bệnh viện M khác biệt như thế nào trong việc triển khai quy trình mới.
# 2. Không phải là tay nghề bác sĩ hay thiết bị, dưới đây mới là khác biệt
Bác sĩ phẫu thuật được chỉ định (adopting surgeon) tự tay lựa chọn nhóm sẽ thực hiện ca phẫu thuật. Các thành viên trong nhóm có kinh nghiệm làm việc cùng nhau đáng kể trước đó, đây là tiêu chí phù hợp để lựa chọn thành viên và nhóm đã cùng nhau đào tạo để thực hiện ca phẫu thuật mới. Trước khi thực hiện một quy trình đơn lẻ, toàn bộ nhóm đã gặp gỡ với các y tá phòng phẫu thuật và bác sĩ gây mê để thảo luận về quy trình.
Ngoài ra, nhóm phẫu thuật yêu cầu cả nhóm và quy trình phẫu thuật phải ổn định trong những ca đầu. Nhóm ban đầu đã hoàn thành 15 thủ tục trước khi bất kỳ thành viên mới nào được thêm vào hay được thay thế và hoàn thành 20 ca trước khi quy trình được sửa đổi. Nhóm phẫu thuật cũng yêu cầu là thành viên cần gặp nhau trước mỗi 10 ca đầu tiên và sau 20 ca đầu tiên, để trao đổi phỏng vấn.
Bức tranh ở đây cho ta thấy một nhóm cốt lõi được lựa chọn và quản lý để tối đa hóa lợi ích từ việc học hỏi. Không giống như các bệnh viện khác, nơi các thành viên trong nhóm và các quy trình ít nhất quán hơn và không có sự chú ý như nhau đến việc tóm tắt, tóm tắt và học hỏi. Các bác sĩ phẫu thuật tại Bệnh viện M đã học nhanh hơn nhiều và cuối cùng đạt được năng suất cao hơn so với các đồng nghiệp của họ ở các cơ sở khác. Rõ ràng, sự khác biệt trong việc triển khai quy trình mới, là rất đáng kể.
HIỆU QUẢ MANG LẠI TỪ HIỆU ỨNG HỌC TẬP
Hiệu ứng học tập mang lại những khoản tiết kiệm chi phí (cost savings), có được do học hỏi thông qua thực hành. Ví dụ, người lao động học hỏi thông qua việc lặp lại cách thực hiện tốt nhất một nhiệm vụ. Do đó, năng suất lao động tăng theo thời gian và chi phí đơn vị giảm khi các cá nhân học được cách hiệu quả nhất để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Cũng tương tự, quản lý tại các cơ sở sản xuất mới, thông thường theo thời gian, học hỏi cách tốt nhất để vận hành hoạt động. Do đó, chi phí sản xuất giảm do năng suất lao động và hiệu quả quản lý tăng lên.
Mặc dù hiệu ứng học tập thường gắn liền với quy trình sản xuất, nhưng có rất nhiều bằng chứng cho thấy chúng cũng quan trọng không kém trong các ngành dịch vụ như tình huống nêu trên.
Hiệu ứng học tập có xu hướng rõ rệt hơn khi một nhiệm vụ phức tạp về mặt công nghệ được lặp lại vì có nhiều điều cần học hơn. Do đó, hiệu ứng học tập sẽ rõ rệt hơn trong một quy trình lắp ráp có 1.000 bước phức tạp, so với một quy trình chỉ có 100 bước đơn giản.
Tuy nhiên, dù nhiệm vụ có phức tạp đến đâu, hiệu quả học tập thường giảm dần tầm quan trọng sau một thời gian. Thực tế, người ta cho rằng chúng quan trọng nhất trong giai đoạn khởi động của một quy trình mới và trở nên tầm thường sau 2 hoặc 3 năm. Ví dụ, khi hệ thống sản xuất của công ty có những thay đổi do việc sử dụng công nghệ thông tin mới, quá trình học tập phải bắt đầu lại.
Làm thế nào để tạo ra hiệu ứng học tập cho tổ chức? Điều đầu tiên phải chống lại sức ỳ tự nhiên và cần có sự sáng tạo, thách thức mọi benchmark (chuẩn mực) đang có để tìm ra phương án tối ưu hơn, hiệu quả hơn.
Kỳ sau: Làm thế nào để tạo ra hiệu ứng học tập trong tổ chức?
Viết bởi Trịnh Đình Long (MBA, Solvay Brussels)