Tech Talks: Nghịch lý năng lực quản trị hệ thống trong kỷ nguyên AI

Nhờ AI, chỉ cần vài dòng yêu cầu, mỗi nhân viên đã có thể tự tạo ra một ứng dụng phục vụ công việc của mình. Nhưng khi ai cũng có thể làm điều đó, doanh nghiệp còn thực sự làm chủ hệ thống của mình hay đang bị cuốn theo?

Trong series Tech Talks, ông Nguyễn Cát Minh – Founder & CEO của GIACAT Technology Solutions – đã chia sẻ về ranh giới giữa việc làm chủ công nghệ và bị công nghệ dẫn dắt, cùng “mẹo” giúp doanh nghiệp giữ được quyền kiểm soát ngay cả khi tốc độ thay đổi công nghệ ngày càng nhanh.

Ông Nguyễn Cát Minh – Founder & CEO của GIACAT Technology Solutions (Nguồn: Viện PSO).

Theo ông, doanh nghiệp "sở hữu công nghệ" và doanh nghiệp "làm chủ công nghệ" khác nhau ở điểm nào?

Không ai trong chúng ta có thể phủ nhận rằng công nghệ hiện nay đang thay đổi rất nhanh và việc tiếp cận công nghệ mới chưa bao giờ dễ dàng như hiện tại. Với sự hỗ trợ của AI, hầu như mọi bộ phận trong doanh nghiệp – Sales, Marketing, Nhân sự, Kế toán, IT – đều có khả năng tự tạo ra một phần mềm riêng phục vụ công việc của mình một cách rất nhanh chóng. Đó là "sở hữu công nghệ".

"Làm chủ công nghệ" lại là một phạm trù khác, thể hiện ở khả năng kiểm soát cách các công cụ đó vận hành, kết nối và phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức, thay vì chỉ dừng lại ở việc sở hữu nhiều công cụ rời rạc. Vấn đề cốt lõi nằm ở chỗ những công cụ được tạo ra theo phương thức trên thường phản ánh thói quen và cách tư duy của cá nhân người tạo ra chúng, hơn là phản ánh chuẩn mực chung của doanh nghiệp hay phòng ban. Nói cách khác, số lượng công cụ gia tăng không đồng nghĩa với việc tổ chức đang vận hành trên một hệ thống thống nhất.

Việc mỗi phòng ban đều có thể tự do tạo công cụ riêng dẫn đến hệ quả gì cho doanh nghiệp?

Khi mỗi cá nhân, mỗi phòng ban đều có khả năng tự xây dựng hệ thống phần mềm riêng, khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống đó với nhau suy giảm đáng kể, dẫn đến sự hình thành của nhiều "ốc đảo dữ liệu" tách biệt trong nội bộ doanh nghiệp.

Hệ quả rõ nét nhất xuất hiện khi nhân sự phụ trách xây dựng một hệ thống nào đó rời khỏi tổ chức: tính an toàn của dữ liệu tại thời điểm đó trở thành một ẩn số đối với cả người sử dụng lẫn bản thân doanh nghiệp, do hệ thống chưa từng được thiết kế theo một chuẩn quản trị chung. Đây là minh chứng cho việc số lượng công cụ công nghệ gia tăng không đồng nghĩa với việc năng lực kiểm soát của doanh nghiệp cũng gia tăng tương ứng.

Trước thực trạng phân mảnh hệ thống như vậy, cách tiếp cận của ông khi tư vấn doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị thay đổi như thế nào?

Khoảng 5 năm trước, trọng tâm tư vấn của tôi luôn là xây dựng phần lõi hệ thống quản trị của doanh nghiệp. Lõi của mỗi loại hình doanh nghiệp có đặc điểm khác nhau: một doanh nghiệp sản xuất sẽ có lõi khác với doanh nghiệp thương mại hay xây dựng, do đó cần được đầu tư và khai thác theo hướng phù hợp riêng. Hạn chế của cách tiếp cận này nằm ở việc các phòng ban thường thiếu công cụ kết nối để khai thác phần lõi đó một cách hiệu quả, trong khi chi phí đầu tư cho hệ thống lõi lại tương đối lớn.

Từ khi bước vào giai đoạn phát triển của AI, cách tiếp cận đã có sự điều chỉnh: bên cạnh việc duy trì phần cốt lõi làm nền tảng cho quản trị tài chính và vận hành, doanh nghiệp có thể bổ sung các hệ thống linh hoạt ở lớp ngoài, kết nối vào phần lõi theo hướng đơn giản hơn để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ riêng của từng bộ phận, mà không phải điều chỉnh toàn bộ lõi. Theo mô hình này, phần lõi tiếp tục được duy trì ổn định, trong khi lớp ngoài có thể thích ứng linh hoạt trước các thay đổi về nghiệp vụ và công nghệ.

Kiểm soát tại lõi, linh hoạt tại biên (Nguồn: Diễn giả cung cấp).

Một hệ thống được xem là vững chắc cần đảm bảo những yếu tố nền tảng nào?

Thứ nhất là quy trình end-to-end, tức là doanh nghiệp cần xác định rõ toàn bộ trình tự từ bước khởi đầu đến bước kết thúc của một quy trình, cách thức phối hợp giữa các bộ phận, cách dữ liệu được luân chuyển, cũng như trách nhiệm lập báo cáo tại từng khâu.

Thứ hai là hệ thống master data – nền tảng dữ liệu chuẩn và thống nhất cho toàn doanh nghiệp; một khi master data đã được quản trị tập trung, các hệ thống linh hoạt ở lớp ngoài không được phép phát sinh thêm nguồn dữ liệu nền riêng, nhằm đảm bảo tính đồng nhất trong toàn bộ hệ thống.

Thứ ba là bộ báo cáo quản trị mang tính tổng thể và đồng nhất. Trong thực tế tư vấn, một tình huống phổ biến là doanh nghiệp duy trì báo cáo riêng cho từng bộ phận – bán hàng, mua hàng, quản lý kho – dẫn đến việc cùng một chỉ số doanh số trong tháng lại được các bộ phận Marketing, Kinh doanh, Kho bãi và Kế toán ghi nhận theo bốn con số khác nhau, do mỗi bên áp dụng tiêu chí tính toán riêng mà không có một bộ báo cáo quản trị chuẩn chung làm căn cứ đối chiếu. Đây là minh chứng cho việc doanh nghiệp có thể sở hữu khối lượng dữ liệu lớn nhưng vẫn thiếu một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để ra quyết định.

Thứ tư là năng lực tích hợp, đảm bảo các hệ thống liên thông với nhau một cách an toàn nhằm hoàn tất toàn bộ chuỗi giao dịch.

Về bản chất, đây không phải là một quá trình đơn giản hay có thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Để một doanh nghiệp chuẩn hóa được quy trình, master data và hệ thống báo cáo một cách bài bản, thời gian thực hiện thường dao động từ 6 đến 12 tháng, tùy theo mô hình vận hành của từng doanh nghiệp.

Đứng trước làn sóng công nghệ mới liên tục xuất hiện, doanh nghiệp nên phản ứng ra sao?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chạy theo mọi công nghệ mới để ứng dụng ngay lập tức. Thay vào đó, cần quay lại ba vấn đề cốt lõi. Thứ nhất là xây dựng một hệ thống core phù hợp cho công tác quản trị, bao gồm quy trình, master data và báo cáo như đã trình bày.

Thứ hai là cho phép các phòng ban có sự linh động trong một giới hạn và phạm vi quyền hạn nhất định, đồng thời vẫn phải đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy tắc chuẩn chung, nhằm tránh tái diễn tình trạng mỗi cá nhân hay mỗi phòng ban tự vận hành một phần mềm riêng mà doanh nghiệp không thể đánh giá được mức độ rủi ro.
Thứ ba là đảm bảo mọi kết nối giữa các hệ thống đều tuân theo chuẩn chung của doanh nghiệp, ở mức độ an toàn cao nhất.

Tech Talks là series quy tụ các chuyên gia công nghệ chia sẻ xu hướng chuyển đổi số, phân tích các rào cản kỹ thuật trong doanh nghiệp và chuyển hóa thành giải pháp công nghệ tối ưu theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.

Cảm ơn những chia sẻ của ông.