MT Customer Supply Chain #1: Từ nhà máy đến quầy kệ và bức tranh chuỗi cung ứng FMCG ở kênh Modern Trade
Trong hệ thống phân phối FMCG, kênh Modern Trade là một mắt xích chiến lược trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Bài viết sau phân tích cấu trúc vận hành, yêu cầu đặc thù và cách phối hợp giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ để vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả trong kênh MT.
MT Customer Supply Chain là phần tiếp theo của Supply Chain Management – series cung cấp những trải nghiệm, kinh nghiệm về các yếu tố nền tảng trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp từ chị Lý Ngọc Phương – Former Strategic Planning Manager tại Wilmar CLV, đồng thời là giảng viên BRAND Camp. Chuỗi bài lần này chị Phương sẽ chia sẻ về chuỗi cung ứng FMCG qua hệ thống phân phối kênh MT, insights & yêu cầu của Retailer, các lưu ý để lên kế hoạch và vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả khi listing vào hệ thống MT, trong hoạt động promotion & daily operations.
* Trước tiên, chị hãy cho biết công việc quản lý chuỗi cung ứng ở thị trường FMCG có những đặc thù gì?
Trước hết, chúng ta có thể thấy ngày càng nhiều thương hiệu mới cả trong nước lẫn quốc tế xuất hiện tại các kênh bán lẻ hiện đại (MT). Điều này phản ánh nguồn cung hàng hóa liên tục gia tăng, tạo nên một thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Các doanh nghiệp sản xuất FMCG đã đầu tư mạnh vào công nghệ, máy móc nhằm nâng cao công suất sản xuất. Tuy nhiên, điều đó đồng nghĩa với việc họ cần giải phóng nhanh hàng tồn để có thể tái đầu tư và duy trì hiệu quả sản xuất. Đây cũng là thách thức lớn của chuỗi cung ứng.
Mặt khác, các sản phẩm FMCG trên thị trường hiện tại có sự tương đồng cao, đòi hỏi nhà sản xuất phải gia tăng giá trị dịch vụ, đặc biệt là với các nhà bán lẻ – những đối tác phân phối trọng yếu. Việc “chăm sóc” nhà bán lẻ không dừng lại ở chính sách thương mại, mà còn nằm ở việc tối ưu hóa hoạt động vận hành chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Ngoài ra, trong bối cảnh bán hàng đa kênh (multi-channel), các nhà sản xuất bắt buộc phải quản lý chuỗi cung ứng một cách chặt chẽ cho từng kênh từ kênh truyền thống (GT) đến hiện đại (MT) để tránh tình trạng xung đột giữa các kênh, gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống phân phối.
Nguồn cung hàng hóa liên tục gia tăng, tạo nên một thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Nguồn: Unsplash
Từ góc độ quản lý chuỗi cung ứng hướng đến khách hàng, công việc này xoay quanh ba khía cạnh chính:
- Thông tin: Việc chia sẻ dữ liệu giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ là yếu tố nền tảng, bao gồm thông tin thị trường, dự báo bán hàng và tồn kho. Khi thông tin được minh bạch và đồng nhất, các bên liên quan có thể phối hợp nhịp nhàng hơn trong lập kế hoạch và xử lý tình huống, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành.
- Hàng hóa: Tối ưu hóa luồng di chuyển hàng tồn kho đòi hỏi một mạng lưới phân phối phù hợp, bao gồm hệ thống kho bãi, tuyến đường vận chuyển và phương thức giao nhận. Việc phân bổ hàng hóa từ nhà máy đến các điểm phân phối, sau đó đến tay khách hàng, cần được lên kế hoạch cẩn trọng để đảm bảo tính sẵn có và giảm thiểu chi phí logistics.
- Tài chính: Yếu tố tài chính đóng vai trò thiết yếu trong quan hệ hợp tác giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ. Việc hỗ trợ tài chính như quản lý công nợ, hỗ trợ nhập hàng hoặc xử lý hàng tồn là một phần quan trọng giúp chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả, đặc biệt trong các giai đoạn cao điểm hoặc thị trường biến động.
* Hiện nay kênh Modern Trade (MT) ở Việt Nam có triển vọng như thế nào, đặc biệt đối với chuỗi cung ứng FMCG?
Việc “chăm sóc” nhà bán lẻ không dừng lại ở chính sách thương mại, mà còn nằm ở việc tối ưu hóa hoạt động vận hành chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Theo báo cáo của Kantar năm 2023, tỷ trọng của kênh MT đối với ngành FMCG ở Việt Nam đạt khoảng hơn 20% tại khu vực 4 thành phố lớn và khoảng 5% ở khu vực nông thôn. Nếu so sánh với các quốc gia trong khu vực như Indonesia (30%) hay Thái Lan (40%), và đặc biệt là các nước có hệ thống phân phối hiện đại phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc hoặc các nước châu Âu (trên 80%), thì rõ ràng Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn phát triển ban đầu. Mặc dù vậy, các yếu tố nền tảng cho thấy kênh MT tại Việt Nam có tiềm năng tăng trưởng rất lớn trong tương lai gần.
Có ba động lực chính thúc đẩy sự mở rộng của kênh MT. Đầu tiên là sự gia tăng thu nhập và tầng lớp trung lưu tại Việt Nam đang tạo ra nhu cầu ngày càng cao đối với trải nghiệm mua sắm hiện đại, dịch vụ tiện ích và hàng hóa chất lượng, vốn là điều mà kênh MT đáp ứng rất tốt.
Thứ hai là tốc độ đô thị hóa tại Việt Nam đã đạt 40% tính đến năm 2023. Quá trình này kéo theo sự hình thành các khu đô thị mới với yêu cầu cao về hạ tầng thương mại, tiện ích sống, giải trí và mua sắm, trở thành mảnh đất màu mỡ cho các chuỗi bán lẻ hiện đại phát triển.
Thứ ba là sự cải thiện hạ tầng giao thông vận tải, cụ thể là các dự án mở rộng hệ thống đường cao tốc giúp kết nối các vùng thúc đẩy hoạt động vận chuyển và giao thương.
* Chị hãy chia sẻ về đặc điểm về chuỗi cung ứng ở mỗi loại hình nhà bán lẻ kênh MT?
Trước hết, cần phân biệt rõ các loại hình nhà bán lẻ, vì mỗi mô hình có cách vận hành khác nhau kéo theo những yêu cầu riêng biệt đối với chuỗi cung ứng. Dưới góc nhìn vận hành, có thể chia các nhà bán lẻ trong kênh MT thành hai nhóm: nhóm có trải nghiệm mua sắm dài, và nhóm cung cấp trải nghiệm mua sắm tiện lợi, nhanh chóng.
Nhóm đầu tiên gồm đại siêu thị và siêu thị. Đây là những điểm bán nơi người tiêu dùng thường dành nhiều thời gian để mua sắm, kết hợp với trải nghiệm tiện ích, giải trí. Lưu lượng khách hàng tại các điểm bán này rất lớn, đặc biệt vào cuối tuần hoặc các dịp lễ.
Nhóm đại siêu thị và siêu thị là những điểm bán nơi người tiêu dùng thường dành nhiều thời gian để mua sắm, kết hợp với trải nghiệm tiện ích, giải trí.
Nguồn: Unsplash
Chính vì thế, nhu cầu hàng hóa tăng cao theo chu kỳ tuần, và bộ phận đặt hàng của siêu thị thường sẽ lên kế hoạch nhập hàng từ giữa tuần, thường là vào thứ sáu để chuẩn bị sẵn sàng cho cuối tuần. Đơn hàng tại các hệ thống này có quy mô trung bình đến lớn, chủ yếu nhập theo thùng hoặc pallet nhằm đảm bảo khả năng phục vụ bán hàng cao.
Bên cạnh đó, việc quản lý tồn kho và trưng bày hàng hóa ở siêu thị lớn được chuyên môn hóa theo từng ngành hàng. Nhân sự phụ trách từng quầy kệ có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa luôn đầy đủ và đúng tiêu chuẩn trưng bày.
Tuy nhiên, quy trình nhập hàng tại các điểm này khá phức tạp. Cụ thể, nhà cung cấp cần tuân thủ quy định về chứng từ, lịch giao hàng và thường phải chờ đợi lâu do cùng lúc có nhiều đơn vị giao hàng khác nhau. Thậm chí, yếu tố thời tiết như mưa cũng ảnh hưởng đến khả năng tiếp nhận hàng nếu khu vực giao nhận không có mái che.
Nhóm thứ hai là các siêu thị mini và cửa hàng tiện lợi (CVS). Đây là các điểm bán có quy mô nhỏ hơn, thường đặt tại mặt tiền, dưới chân chung cư hoặc các tuyến đường đông dân cư. Hành vi tiêu dùng tại đây mang tính nhanh chóng, khách hàng chủ yếu là sinh viên, nhân viên văn phòng, với các khung giờ cao điểm rơi vào sáng sớm, buổi trưa và sau giờ làm việc.
Do vậy, đơn hàng nhập vào các điểm bán này thường nhỏ, không nhập nguyên thùng, và tập trung vào các sản phẩm thiết yếu, dễ tiêu thụ. Một số sản phẩm không thuộc danh mục chủ lực như bột giặt hay đồ gia dụng vẫn được đưa vào nhằm tăng sự đa dạng, nhưng lượng bán thực tế khá khiêm tốn.
Nhóm các siêu thị mini và cửa hàng tiện lợi (CVS) là các điểm bán có quy mô nhỏ hơn, thường đặt tại mặt tiền, dưới chân chung cư hoặc các tuyến đường đông dân cư.
Nguồn: Hires.vn
Khác với siêu thị lớn, nhân viên tại các cửa hàng tiện lợi thường kiêm nhiệm nhiều vai trò, từ thu ngân, vệ sinh, đến trưng bày hàng hóa. Điều này có thể dẫn đến một số vấn đề trong vận hành, như không kịp châm hàng, không in kịp bảng giá, hoặc không cập nhật chương trình khuyến mãi đúng thời điểm. Những thiếu sót này có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và gián tiếp làm gia tăng chi phí cho nhà sản xuất.
Về phía logistics, việc giao hàng cho hệ thống CVS và minimart cũng có đặc thù riêng. Do phần lớn các điểm bán nằm tại khu vực đông đúc hoặc có giới hạn giao thông (ví dụ đường cấm xe tải vào khung giờ cao điểm), thời gian giao hàng cần cực kỳ linh hoạt. Các nhà cung cấp phải tuân theo khung giờ quy định hoặc chủ động liên hệ trước với cửa hàng để sắp xếp việc xuống hàng, tránh ùn tắc và phát sinh chi phí phát sinh ngoài kế hoạch.
Tóm lại, chuỗi cung ứng cho từng loại hình nhà bán lẻ trong kênh MT đòi hỏi cách tiếp cận khác nhau từ quy mô đơn hàng, kế hoạch giao nhận, đến cách phối hợp nhân sự và vận hành tại điểm bán. Việc hiểu rõ những đặc điểm này là điều kiện tiên quyết để nhà sản xuất tối ưu hóa chi phí, duy trì mức độ phục vụ cao và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.
Chuỗi cung ứng ở các loại hình kênh MT.
Nguồn: Brands Vietnam
* Chị hãy chia sẻ quy trình và các hoạt động chuỗi cung ứng khi phân phối hàng hóa đến kênh MT? Và sự phối hợp giữa các phòng ban ra sao khi vận hành?
Việc phân phối hàng hóa vào kênh MT không chỉ dừng lại ở giao hàng mà là một chuỗi hoạt động có hệ thống, trải dài qua năm giai đoạn chính. Mỗi bước trong quy trình này đều đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ để đảm bảo hiệu quả phân phối cũng như tối ưu trải nghiệm mua sắm của người tiêu dùng.
Giai đoạn đầu tiên là chào hàng và tiến trình listing sản phẩm. Tại bước này, nhà sản xuất sẽ gửi hồ sơ đề xuất đến bộ phận thu mua của nhà bán lẻ. Tùy theo cơ cấu tổ chức của từng hệ thống, có thể sẽ có phòng thu mua chuyên trách cho các thương hiệu sản xuất (manufacturing brand) và một phòng khác phụ trách nhãn hàng riêng (private label).
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhà bán lẻ sẽ tiến hành đánh giá năng lực nhà cung cấp cũng như tính phù hợp của sản phẩm với chiến lược ngành hàng hiện có. Với nhà cung cấp mới, việc thẩm định thường kỹ lưỡng hơn, có thể bao gồm việc đến khảo sát trực tiếp nhà máy để kiểm tra điều kiện sản xuất, tiêu chuẩn vệ sinh và năng lực vận hành.
Nếu đáp ứng yêu cầu, hai bên sẽ bước vào giai đoạn thương lượng các điều khoản thương mại từ mức giá, quy cách đóng gói, định mức đơn hàng tối thiểu, cho đến thời gian giao hàng (lead time). Trong giai đoạn này, thường sẽ có một nhân sự phụ trách quản lý khách hàng trọng điểm (KA) đại diện nhà sản xuất làm việc trực tiếp với phòng mua hàng của nhà bán lẻ.
Quy trình phân phối vào kênh MT là một hệ thống chặt chẽ, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía nhà sản xuất, không chỉ về năng lực cung ứng mà còn cả năng lực vận hành, tài chính và dịch vụ.
Tiếp theo là giai đoạn thực hiện đơn hàng và giao hàng (sell-in). Sau khi ký kết hợp đồng và các thỏa thuận thương mại (trade terms), bộ phận thu mua của KH sẽ gửi đơn đặt hàng (PO) . Việc tiếp nhận, xử lý và giao nhận đơn hàng được phối hợp vận hành giữa các phòng ban chức năng được chuyên môn hóa giữa 2 bên. Nhà sản xuất có trách nhiệm đảm bảo đủ hàng tồn và đáp ứng đúng thời gian giao hàng đã cam kết trong hợp đồng.
Sau khi hàng hóa đã được nhập vào hệ thống, bước kế tiếp là hỗ trợ hoạt động bán hàng tại điểm bán (sell-out). Đây là giai đoạn then chốt nhằm thúc đẩy doanh số và duy trì tính sẵn có (availability) của sản phẩm trên quầy kệ. Nhà cung cấp thường cần hỗ trợ thêm nhân sự tại điểm bán để đảm bảo hàng hóa được trưng bày đúng tiêu chuẩn, bổ sung kịp thời và nổi bật so với các đối thủ khác nhất là trong các dịp cao điểm như cuối tuần.
Ngoài ra, nhà sản xuất còn phải triển khai các hoạt động truyền thông tại cửa hàng như POSM, chương trình khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm mới, phát mẫu thử hay tổ chức hoạt náo, tư vấn tại chỗ để tăng nhận diện thương hiệu và kích thích mua sắm.
Giai đoạn thứ tư là quản lý các vấn đề phát sinh sau bán, bao gồm thu hồi hàng lỗi, hàng bán chậm, hàng cận hoặc hết hạn sử dụng, hoặc xử lý các sản phẩm bị hư hỏng bao bì trong quá trình lưu kho. Đây là bước thể hiện cam kết của nhà sản xuất với chất lượng hàng hóa và hiệu quả chuỗi cung ứng ngược (reverse logistics). Việc phối hợp kịp thời với nhà bán lẻ để xử lý các vấn đề này là yếu tố then chốt để duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững.
Cuối cùng là giai đoạn thanh toán. Sau khi hoàn tất các hoạt động giao hàng, hỗ trợ bán hàng và xử lý các vấn đề sau bán, hai bên sẽ tiến hành đối soát công nợ và thực hiện thanh toán theo các điều khoản đã ký kết trước đó trong trade terms.
Quy trình phân phối vào kênh MT là một hệ thống chặt chẽ, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía nhà sản xuất, không chỉ về năng lực cung ứng mà còn cả năng lực vận hành, tài chính và dịch vụ. Hiểu đúng và vận hành tốt từng giai đoạn là yếu tố quyết định để thành công trong hệ thống bán lẻ hiện đại.
*Với sự phát triển của kênh thương mại điện tử, mô hình bán lẻ đa kênh (Omni Retailer), nhiều nhà bán lẻ MT đang phát triển kênh bán hàng trực tuyến song song cửa hàng vật lý. Điều này ảnh hưởng đến cách quản lý chuỗi cung ứng, từ dự báo nhu cầu đến quản lý tồn kho và giao hàng như thế nào, thưa chị?
Quy trình phân phối vào kênh MT là một hệ thống chặt chẽ, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía nhà sản xuất, không chỉ về năng lực cung ứng mà còn cả năng lực vận hành, tài chính và dịch vụ.
Nguồn: Unsplash
Mỗi kênh bán dù là online hay offline đều có đặc trưng vận hành rất khác nhau. Cửa hàng vật lý mang lại trải nghiệm thực tế, trực quan trong khi kênh online thường gắn với nhu cầu mua sắm nhanh, tiết kiệm thời gian, hoặc săn ưu đãi. Đây cũng là nơi khách hàng có thể dễ dàng so sánh giá cả, tìm hiểu đánh giá sản phẩm, và đôi khi mang tính giải trí nhiều hơn là mua sắm có chủ đích.
Ở góc độ quản lý chuỗi cung ứng, sự khác biệt giữa hai kênh đòi hỏi cấu trúc vận hành riêng biệt. Thực tế, nhiều nhà bán lẻ lớn trong kênh MT như Bách Hóa Xanh đã thiết lập các kho chuyên biệt chỉ phục vụ đơn hàng online, tách biệt hoàn toàn với hệ thống cung ứng cho cửa hàng vật lý. Điều này phản ánh xu hướng chuyên môn hóa hoạt động chuỗi cung ứng theo từng kênh, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và tốc độ phục vụ.
Ngoài ra, các yếu tố khác có thể ảnh hưởng như tỷ trọng doanh thu online so với offline và đặc điểm ngành hàng của nhà sản xuất được phân phối qua hệ thống của nhà bán lẻ. Một số mặt hàng mang tính mua sắm có chủ đích, nhu cầu sử dụng thường xuyên sẽ có số bán ổn định hơn so với các mặt hàng mua sắm ngẫu hứng.
Nhà sản xuất và nhà bán lẻ cần thiết lập cơ chế chia sẻ thông tin thường xuyên, đặc biệt khi có sự dịch chuyển đáng kể về đơn hàng.
Quan trọng nhất là sự phối hợp giữa nhà sản xuất và nhà bán lẻ. Khi nhà bán lẻ vận hành đa kênh, sự thay đổi trong dự báo nhu cầu, kế hoạch đặt hàng hay cơ cấu tồn kho hoàn toàn có thể tác động đến nhà cung cấp nếu không được cập nhật kịp thời. Vì vậy, hai bên cần thiết lập cơ chế chia sẻ thông tin thường xuyên, đặc biệt khi có sự dịch chuyển đáng kể về đơn hàng giữa các kênh để đảm bảo tính liên tục, chính xác và hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
* Cảm ơn chị vì những chia sẻ thú vị.
Phương Quyên / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam