Hành trình Management Trainee #9 – Huỳnh Đình Đăng Khoa @ Maersk: Học hỏi là “trải” và “nghiệm”
Management Trainee (MT) thường được xem là con đường tăng tốc sự nghiệp của sinh viên xuất sắc. Tuy nhiên, theo Huỳnh Đình Đăng Khoa – MT tại Maersk, giá trị lớn nhất của chương trình không nằm ở chức danh hay lộ trình thăng tiến, mà ở khả năng suy ngẫm về những trải nghiệm của bản thân để đưa ra lựa chọn nghề nghiệp phù hợp. Trong cuộc trò chuyện này, Khoa chia sẻ cách mình học từ trải nghiệm, vượt qua áp lực và xây dựng kỳ vọng sự nghiệp một cách thực tế.
Trở thành Management Trainee (MT) – Quản trị viên Tập sự tại các công ty lớn, các tập đoàn đa quốc gia không phải là đích đến, mà là khởi đầu của một hành trình đầy thử thách.
Không màu hồng, không dễ chịu, nhiều đánh đổi, nhiều áp lực, thay đổi công việc liên tục, là cách mà các công ty đào tạo những “nhà lãnh đạo trẻ tương lai”. Hành trình ấy sẽ không có sự chăm bẵm, ưu ái hay mặc nhiên “được làm sếp” như nhiều bạn thường ngộ nhận. Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi “phải làm sao để trở thành MT”, Brands Vietnam viết loạt bài này để mang đến cho các bạn trẻ cái nhìn rõ ràng hơn, đời thực hơn, về những gì một bạn MT phải trải qua, và để “tốt nghiệp các chương trình MT” thành công, thì cần những tố chất gì.
Có thể khi đọc xong, bạn sẽ tự đặt câu hỏi cho bản thân mình: Liệu tôi có còn MUỐN ứng tuyển thành MT nữa không? Với những tố chất hiện tại, liệu MT có phải là con đường tôi NÊN đi hay không? Khi đó, bạn sẽ có cái nhìn và cách tiếp cận đúng hơn khi lựa chọn thi MT.
Biết mình muốn gì và thể hiện điều đó
* Vì sao Khoa chọn chương trình MT tại Maersk?
Huỳnh Đình Đăng Khoa – MT tại Maersk.
Nguồn: NVCC
Khoa luôn hướng đến chương trình MT từ năm thứ hai đại học, lý do thứ nhất đến từ tính cách. Khoa là một người thiên về “generalist” (tổng quát viên), luôn muốn được làm nhiều thứ khác nhau và dễ cảm thấy chán nếu phải lặp lại một công việc trong thời gian dài.
Khi suy nghĩ về định hướng tương lai, Khoa được một người bạn giới thiệu về chương trình MT. Sau khi tìm hiểu, Khoa nhận ra đây là một lộ trình cho phép luân chuyển qua nhiều phòng ban, có sự thay đổi liên tục và cơ hội phát triển lên vị trí quản lý trong tương lai.
Ngoài ra, sau này Khoa muốn xây dựng startup riêng, nên cần hiểu tổng quan cách một công ty vận hành và cách các phòng ban phối hợp với nhau. MT mang lại cho Khoa góc nhìn toàn diện đó, vì vậy Khoa quyết định theo đuổi chương trình này.
Về lý do chọn Maersk, xuất phát điểm của Khoa là Logistics & Supply chain (Chuỗi cung ứng). Trong lĩnh vực này, theo Khoa, Maersk là một trong những công ty có chương trình MT tốt nhất và cũng là một trong những hãng tàu hàng đầu thế giới. Khoa tin đây là môi trường có thể giúp mình học được những kiến thức nền tảng được chuẩn hóa và hiểu sâu về quy trình vận hành của một tập đoàn lớn.
* Khoa có thể chia sẻ hành trình thi MT của mình không?
Nói về hành trình thi MT, đối với Khoa, vòng thi khó nhất trong quy trình MT luôn là “aptitude test” (bài kiểm tra năng lực). Đây là vòng cạnh tranh và loại trực tiếp. Bài kiểm tra không khó ở nội dung câu hỏi, mà khó ở áp lực thời gian. Vì vậy, Khoa cho rằng cách duy nhất để vượt qua là luyện tập chăm chỉ và rèn luyện khả năng xử lý vấn đề trong thời gian ngắn. Ngoài ra, các công ty thường lấy theo tỷ lệ phần trăm, khoảng 20% ứng viên có điểm cao nhất, chứ không có điểm sàn cố định. Do đó, rất khó để biết mình đang ở đâu so với mặt bằng chung.
Vòng thi mà Khoa tự tin nhất là phỏng vấn vì Khoa tin rằng đây là vòng để Khoa kể những câu chuyện của mình. Lấy ví dụ về buổi phỏng vấn cuối cùng của Khoa ở Maersk, trước đó, Khoa đã chuẩn bị rất kỹ với khoảng 10 trang giấy tổng hợp tất cả những câu hỏi có thể xuất hiện. Tuy nhiên, người phỏng vấn hôm đó là bác Trưởng bộ phận Vận hành (Head of Operations), chỉ hỏi Khoa ba câu trong 15 phút: tính cách, định hướng tương lai và lý do chọn Maersk. Khoa trả lời những điều này một cách rõ ràng và công ty cảm thấy chúng phù hợp với những gì họ đang tìm kiếm, vậy là Khoa được chọn.
Khoa cho rằng yếu tố giúp mình được lựa chọn cuối cùng là khả năng hiểu rõ bản thân, biết mình muốn gì và thể hiện được điều đó. Khoa cũng nhận thấy nhiều bạn vào đến vòng cuối nhưng không được chọn, dù rất giỏi, có lẽ vì các bạn chưa thực sự trả lời được câu hỏi: tại sao mình lại ở đây?
Chương trình MT tại Maersk có thể giúp người học trang bị những kiến thức nền tảng được chuẩn hóa và hiểu sâu về quy trình vận hành của một tập đoàn lớn.
Nguồn: NVCC
“Work-life integration” thay vì “work-life balance”
* Khoa có thể chia sẻ về công việc thực tế của MT tại Maersk?
Chương trình MT tại Maersk sẽ kéo dài 1,5 năm và luân chuyển qua ba bộ phận gồm: Warehouse (Kho bãi), Transport (Vận chuyển), Customer Experience (Trải nghiệm khách hàng).
Ở bộ phận Kho bãi, Khoa thường xuống trực tiếp kho để quan sát cách các anh chị vận hành thực tế. Từ đó, Khoa đề xuất các phương án tối ưu, chẳng hạn như những điểm nào trong vận hành có thể rút ngắn thời gian.
Ở bộ phận Vận chuyển, vai trò chính của Khoa là triển khai hệ thống. Công việc bao gồm: làm việc với bộ phận vận hành để hiểu rõ đặc thù và yêu cầu của từng khách hàng; thiết lập hệ thống theo nhu cầu thực tế; trao đổi với đội kỹ thuật khi có yêu cầu chưa được đáp ứng; đồng thời đào tạo đối tác, tài xế và nhân sự vận hành về cách sử dụng hệ thống, cũng như tiếp tục hỗ trợ và tối ưu trong quá trình sử dụng.
Ở bộ phận Trải nghiệm khách hàng, Khoa tập trung vào việc lập kế hoạch giao hàng và xếp container dựa trên đơn đặt hàng; phối hợp với các bên liên quan để theo dõi tiến độ và đảm bảo hàng hoá được giao đúng hạn; đồng thời xử lý các vấn đề phát sinh và yêu cầu từ khách hàng.
Chương trình MT tại Maersk kéo dài 1,5 năm và luân chuyển qua ba bộ phận: Warehouse, Transport , Customer Experience.
Nguồn: Unsplash
Qua mỗi giai đoạn luân chuyển, tính chất công việc thay đổi khá nhiều, nhưng điểm chung là Khoa luôn phải nắm được thực tế vận hành và phối hợp nhiều phòng ban để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.
* Thời điểm nào Khoa cảm thấy áp lực nhất khi làm MT? Khoa đã vượt qua như thế nào?
Thời điểm Khoa cảm thấy áp lực nhất là giai đoạn đầu khi luân chuyển sang bộ phận Trải nghiệm khách hàng. Khi vừa chuyển sang vị trí mới, Khoa phải học rất nhiều thứ như quy trình và quy định vận hành. Cùng lúc đó, Khoa bắt đầu chuẩn bị cho “graduation project” (dự án tốt nghiệp) với một chủ đề khó liên quan đến triển khai hệ thống, nên phải học và xử lý hai mảng hoàn toàn khác nhau cùng lúc.
Không chỉ vậy, thời điểm đó còn xảy ra tình trạng thiếu tàu và thiếu container, khiến toàn bộ quá trình vận chuyển bị trì hoãn và Khoa phải tìm cách xử lý khủng hoảng. Sau đó lại đến bão Yagi làm hư hại nhiều kho hàng và Khoa phải đại diện làm việc với kho để giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hoá bị ảnh hưởng vì thời tiết. Nhiều sự kiện xảy ra đồng thời khiến Khoa khá áp lực và không thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Nếu “work-life balance” dựa trên sự tách bạch giữa công việc và cuộc sống, thì “work-life integration” dựa trên kết quả công việc và sự linh hoạt về thời gian.
Để vượt qua, Khoa bắt đầu suy nghĩ lại về cách làm việc và tình cờ đọc được một bài viết nói về khái niệm “work-life integration” thay vì “work-life balance”. Nếu “work-life balance” dựa trên sự tách bạch giữa công việc và cuộc sống với những khoảng thời gian cụ thể, thì “work-life integration” dựa trên kết quả công việc và sự linh hoạt về thời gian. Ví dụ, buổi sáng nếu ít việc, Khoa có thể đi tập gym hoặc nấu ăn và buổi tối vẫn có thể tập trung xử lý công việc. Khoa nhận thấy cách tiếp cận này phù hợp hơn với mình và nhờ đó đã vượt qua giai đoạn khó khăn với ít áp lực hơn.
Có một kỷ niệm khác dù áp lực nhưng lại rất vui đó là ngoài ba bộ phận luân chuyển chính, Khoa có cơ hội “xen” vào bộ phận L&D (Learning & Development). Thời gian đó, Khoa phụ trách một chương trình thực tập vừa ra mắt của Maersk với khoảng 20 bạn thực tập sinh. Trước đó, Khoa đã quen với việc đi họp thường xuyên, nhưng chủ yếu để giải quyết các vấn đề liên quan đến dự án. Lần này thì khác, Khoa phải họp để hướng dẫn các bạn rất nhiều, trong hai tuần tham gia khoảng 20 buổi họp, mỗi buổi kéo dài 2-3 tiếng, khiến Khoa gần như cạn năng lượng.
Tuy nhiên, đó cũng là thời điểm Khoa nhận ra mình thực sự đam mê việc phát triển con người. Dù mệt, Khoa vẫn hào hứng theo dõi sự tiến bộ của các bạn và chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về cách làm việc với cấp trên, với stakeholder… Từ đó, Khoa dần tự tin hơn vào bản thân và cảm thấy nếu trong tương lai trở thành manager, Khoa hoàn toàn có thể hướng dẫn và phát triển đội ngũ của mình.
Hành trình đáng nhớ của bạn Huỳnh Đình Đăng Khoa tại Maersk.
Nguồn: NVCC
Kỳ vọng một cách đúng đắn
* Khoa có lời khuyên nào muốn nhắn gửi đến các ứng viên MT Maersk trong tương lai không?
Khoa nghĩ lời khuyên thì chắc mọi người đã nghe rất nhiều, nhưng vẫn muốn chia sẻ một vài điều mình tâm đắc nhất.
Một vấn đề Khoa thấy nhiều bạn gặp phải là sở hữu profile học tập rất “khủng”, tham gia nhiều cuộc thi nhưng vẫn thi trượt MT, đó là vì các bạn chỉ mới “trải” chứ chưa “nghiệm”. Chữ “nghiệm” này rất quan trọng, đặc biệt khi tham gia vào chương trình MT. Nếu chỉ làm mà không “nghiệm” lại mình đã học được gì, thích và không thích gì, điểm mạnh và yếu ở đâu... thì các bạn sẽ gặp khó khăn ở vòng phỏng vấn và cả khi làm việc lâu dài. Khi hiểu rõ bản thân và nói ra được điều đó, các bạn mới có thể đưa ra lựa chọn đúng.
Ví dụ, Khoa là người không thích các công việc lặp đi lặp lại, nên ngay từ vòng phỏng vấn Khoa đã hỏi rõ công việc có tính lặp lại hay không và nếu có thì làm sao để giảm bớt sự lặp lại đó. Trong các buổi thiết lập kỳ vọng với manager, Khoa cũng nói thẳng mình muốn cải thiện hay học thêm kỹ năng gì. Khi thấy sự chủ động đó, các anh chị manager hiểu rõ mong muốn của Khoa và sẵn sàng hỗ trợ.
Ngược lại, nếu các bạn mù mờ và để người khác “đặt đâu ngồi đấy”, các bạn sẽ không thể hiện được sự chủ động và người khác cũng không biết bạn cần gì để đưa ra sự giúp đỡ phù hợp.
Khoa tin rằng kỳ vọng đúng đắn không phải là chức danh, mà là thông qua chương trình MT, bạn học được gì và bạn đã sẵn sàng trở thành manager đến mức nào.
Một điều khác Khoa muốn chia sẻ là nếu tham gia MT với kỳ vọng chắc chắn sẽ trở thành manager thì các bạn có thể sẽ thất vọng. Theo Khoa, một MT có trở thành manager hay không phụ thuộc vào hai yếu tố: năng lực cá nhân và headcount của công ty.
Trong trường hợp của Khoa, sau 3 tháng MT, Khoa được đề xuất trở thành team leader quản lý một nhóm nhỏ, nhưng Khoa đã quyết định không nhận vai trò này, thay vào đó vẫn tiếp tục phụ trách dự án với khối lượng công việc tương tự. Lý do là Khoa nhận ra bản thân chưa “đủ” để trở thành một manager.
Khoa nhận thấy sự khác biệt giữa một manager và một executive là khả năng dẫn dắt con người và tổ chức qua những bất định trong công việc. Manager là người chịu trách nhiệm khi vấn đề xảy ra, còn executive tập trung vào nhiệm vụ cụ thể. Sau khi quan sát các anh chị xung quanh, Khoa nghĩ mình cần học hỏi thêm trước khi có thể dẫn dắt đội nhóm qua nhiều biến cố khác nhau.
Bên cạnh đó, nếu công ty không có headcount cho vị trí manager tại thời điểm tốt nghiệp MT, công ty cũng có thể chỉ đề xuất vị trí executive với tính chất công việc tương đương quản lý. Dĩ nhiên, trường hợp lý tưởng là trở thành manager, nhưng các bạn không nên đặt kỳ vọng cứng nhắc vì rất dễ thất vọng. Trong khóa MT của Khoa, có những bạn đã rời chương trình vì lý do này.
Vì vậy, Khoa tin rằng kỳ vọng đúng đắn không phải là chức danh, mà là thông qua MT, bạn học được gì và bạn đã sẵn sàng trở thành manager đến mức nào.
Trong trường hợp của Khoa, thời điểm được đề xuất làm team leader Khoa cảm thấy mình vẫn chưa đủ tự tin. Nhưng giờ đây, khi tốt nghiệp chương trình MT của Maersk, Khoa đã sẵn sàng theo đuổi sự nghiệp startup của mình. Hiện tại Khoa đang dẫn dắt một nhóm khoảng sáu bạn trẻ và trải nghiệm làm việc của các bạn khá tích cực. Khoa rất hài lòng với điều đó.
* Cảm ơn những chia sẻ của Khoa.
Bạn đọc có thể xem thêm những chia sẻ về hành trình tham gia Management Trainee tại Maersk cũng như kinh nghiệm làm việc của bạn Huỳnh Đình Đăng Khoa tại đây.
Sơn Phụng / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam