Hội chứng ngày Thứ 2 và bí quyết tạo ra môi trường làm việc truyền cảm hứng​​​​​​​​​​​​​​

Đã bao giờ bạn cảm thấy cảm thấy mệt mỏi, không muốn đi làm vào ngày thứ Hai hay chưa? Áp lực công việc dồn vào ngày làm việc đầu tuần khiến tâm trạng bạn nặng nề, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc? Nếu có những biểu hiện này chứng tỏ bạn đang mắc phải “hội chứng ngày thứ Hai” rồi đấy!

“Hội chứng ngày thứ Hai” là nguyên nhân tạo ra tác phong làm việc tiêu cực và ảnh hưởng trực tiếp đến năng sức lao động cho đội ngũ nhân viên.

Căng thẳng là chuyện không thể tránh khỏi trong công việc. Tuy nhiên, theo nhiều chuyên gia nhận định, căng thẳng trong công việc thường diễn ra vào những ngày đầu tiên của tuần, trong đó thứ Hai chính là thời điểm có tần suất xuất hiện căng thẳng cao nhất. Gần đây, “hội chứng ngày thứ Hai” thường được nhắc đến như một hiện tượng đe dọa đời sống văn phòng và đang là nguyên nhân tạo ra tác phong làm việc tiêu cực và ảnh hưởng trực tiếp đến năng sức lao động cho đội ngũ nhân viên.

Theo khảo sát từ trang Monster.com, trên tổng số 3600 nhân viên được khảo sát, 47% chia sẻ rằng họ thường có cảm giác bất an và sợ hãi vào đêm Chủ Nhật, và vào sáng thứ Hai đầu tuần mặc dù họ rất yêu thích, gắn bó với công việc hiện tại. Số còn lại tuy không có ác cảm đối với ngày Thứ Hai, cho biết đôi lúc họ vẫn cảm thấy nặng nề khi trở lại công ty vào ngày thứ Hai.

Vậy lý do nào khiến cho nhân viên dù yêu thích, và gắn bó với công việc vẫn bị ảnh hưởng bởi cái gọi là “hội chứng ngày thứ hai”? Đâu là hướng đi giúp nhân viên thoát khỏi thực trạng trên? Đặc biệt trong xu thế công hệ hóa, liệu có giải pháp/ công cụ nào giảm thiểu áp lực công việc và giúp nhân viên thoát khỏi sức ì của ngày thứ Hai một cách nhanh chóng?

Ứng dụng công nghệ quản trị để loại bỏ “hội chứng ngày thứ hai”? Tại sao không!

Theo khảo sát từ trang businessnewsdaily, một trong những nguyên nhân chính gây ra “hội chứng ngày thứ hai” bao gồm:

• Nhân viên bị quá tải bởi khối lượng công việc phải xử lý vào ngày đầu tuần (email dồn đọng trong dịp cuối tuần, các cuộc họp báo cáo định kỳ đầu tuần…)
• Môi trường làm việc cứng nhắc, thiếu sự tương tác, trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong công ty.
• Doanh nghiệp chưa đáp ứng được những nhu cầu xã giao, mở rộng mối quan hệ cho nhân viên trong phạm vi công ty, thay vào đó tạo tâm lý cuộc sống văn phòng chỉ xoay quanh công việc và họp hành.

Cùng với sự trẻ hóa của đội ngũ nhân viên, những yếu tố trên không chỉ tạo ra những áp lực không đáng có, mà nếu không được giải quyết kịp thời sẽ ảnh hưởng xấu đến mức độ hài lòng, gắn bó giữa nhân viên với doanh nghiệp trong tương lai gần.

Hiện nay, có rất nhiều ý kiến được đưa ra nhằm giảm căng thẳng, tăng hứng thú cho nhân viên khi quay lại làm việc vào ngày đầu tuần. Theo ông Shashi Mohan, Giám đốc Công nghệ tại HB Software Solutions, việc ứng dụng Enterprise Social Network vào môi trường làm việc sẽ dần thay đổi và cải thiện đáng kể thái độ làm việc cho đội ngũ nhân viên. Ông nhận định rằng, Enterprise Social Network cung cấp cho nhân viên một không gian làm việc mở, khuyến khích tương tác, trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban, từ đó xây dựng một văn hóa cộng đồng giữa nhân viên, nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ, và loại bỏ sự cứng nhắc, thiếu sức sống thường thấy trong môi trường làm việc truyền thống.

Bản chất của bài viết này nhằm giúp cho doanh nghiệp hiểu sâu hơn về những yếu tố giúp Enterprise Social Network trở thành giải pháp toàn diện, giúp loại bỏ căng thẳng trong những ngày làm việc đầu tuần, và cải thiện đáng kể hiệu suất công việc cho nhân viên.

Theo đó, Enterprise Social Network cho phép doanh nghiệp:

1. Thiết lập môi trường làm việc mở, thúc đẩy truyền thông đa chiều

Hoạt động như một trang mạng xã hội, Enterprise Social Network sử dụng một giao diện đơn giản, thân thiện, cho phép nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin, kết nối và tương tác với những nhân viên khác trong nội bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Enterprise Social Network giúp nhân viên phối hợp, đóng góp ý kiến trực tiếp trên cùng một luồng thông tin thống nhất. Tạo sự linh hoạt, tối ưu hiệu quả và tốc độ xử lý thông tin đa chiều khi có vấn đề phát sinh. Vấn đề càng được giải quyết nhanh chóng, sẽ giảm thiểu tối đa áp lực công việc cho nhân viên.

Enterprise Social Network cho phép nhân viên đóng góp ý kiến trực tiếp trên cùng một luồng thông tin thống nhất, rút ngắn thời gian xử lý thông tin cho đội ngũ nhân viên.

2. Cá nhân hóa quá trình truyền tải thông tin giữa các phòng ban

Phần lớn trên các nền tảng Enterprise Social Network phổ biến như: Yammer, Chatter, Bitrix24… đều tích hợp những giao thức trao đổi thông tin tức thì như cơ cấu chat trực tuyến, cổng thông tin trung tâm, hệ thống thông báo thông minh nhằm xây dựng một môi trường cộng tác lý tưởng, thân thiện, cho phép hiển thị thông tin dưới dạng các đoạn hội thoại theo thời gian thực, cắt giảm đáng kể thời gian truyền tải thông tin giữa các bộ phận.

Việc tích hợp các biểu tượng cảm xúc (emoji), chat nhóm…giúp việc tương tác giữa cộng động nhân viên trở nên thân thiện & tự nhiên hơn.

Riêng nền tảng Enterprise Social Network – Bitrix24 còn tích hợp thêm những tính năng giao tiếp chuyên sâu, như: tính năng sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji), giao diện chat nhóm, khả năng bình luận, like và chia sẻ trực tiếp trên những nội dung được đăng tải trong nội bộ doanh nghiệp, góp phần đẩy mạnh hơn việc cá nhân hóa quá trình trao đổi thông tin cho đội ngũ nhân viên.

3. Gỡ bỏ gánh nặng từ email & Giảm thiểu tối đa những cuộc họp không cần thiết

Việc đương đầu với khối lượng lớn email đã trở thành một gánh nặng gây căng thẳng cho không ít nhân viên tại nơi làm việc. Theo trang Business Insider, một hộp thư điện tử đầy ắp email công việc có thể dẫn đến tình trạng cao huyết áp và tăng nhịp tim cho hơn 92% người dùng.

Hoạt động song song cùng hệ thống email doanh nghiệp, Enterprise Social Network góp phần khắc phục những hạn chế của email trong truyền thông nội bộ, giảm thiểu áp lực quá tải thông tin cho nhân viên. Ngoài ra, Enterprise Social Network cho phép cập nhật liên tục theo trình tự thời gian, các thông tin xoay quanh dự án, hoạt động của doanh nghiệp, và truyền tải những thông tin đó đến các cá nhân có liên quan một cách nhanh chóng và liên tục thông qua một cổng thông tin duy nhất. Doanh nghiệp cũng có thể kết nối với đội ngũ nhân viên nhanh chóng và dễ dàng, giúp mỗi cá nhân nắm bắt được vai trò của mình trong toàn bộ quá trình ứng phó rủi ro. Cụ thể, thay vì tổ chức vô số các cuộc họp riêng lẻ, không cần thiết khi có vấn đề xảy ra, nhân viên và quản lý viên có thể dễ dàng ‘tag’ những cá nhân liên quan vào 1 bài ‘post’ và nhanh chóng cùng nhau phối hợp giải quyết trực tiếp từ giao diện Enterprise Social Network ngay tại bàn làm việc của họ.

Các cuộc họp báo cáo tiến độ dự án định kỳ cũng sẽ không còn cần thiết, vì Enterprise Social Network sẽ tự động cập nhật và tổng hợp tất cả thông tin, tiến độ của dự án vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp, tạo ra luồng thông tin xuyên suốt và minh bạch, cho phép nhiều phòng ban cùng tham gia giám sát, dễ dàng truy cập và trích xuất dữ liệu khi cần thiết.

Enterprise Social Network tự động cập nhật và thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu, giúp nhà quản trị dễ dàng giám sát hiệu quả, truy cập và trích xuất dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp, góp phần loại bỏ những cuộc họp định kỳ không cần thiết.

Chính những ưu thế này, cùng cơ chế vận hành tương đồng như một mạng xã hội của Enterprise Social Network góp phần tạo cảm giác thân thuộc, phát triển và tăng cường văn hóa cộng tác cho cộng đồng nhân viên trong quá trình xử lý công việc một cách tự nhiên. Từ đó, giúp nhân viên ứng phó, quản lý tốt hơn áp lực công việc, loại bỏ những căng thẳng không đáng có vào những ngày đầu tuần, và trong suốt quá trình làm việc của họ.

Về YouNet SI:

YouNet SI là công ty hàng đầu về triển khai và tích hợp giải pháp Enterprise Social Network trên nền tảng Bitrix24 tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á. Với hơn 300 dự án đã được triển khai thành công, YouNet SI dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai các giải pháp truyền thông & cộng tác cho các công ty quy mô lớn (10.000-20.000 người dùng), cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ toàn diện của YouNet SI bao gồm tư vấn, triển khai và tích hợp hệ thống, tuỳ biến theo yêu cầu, đào tạo/huấn luyện và module market. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ, giáo dục…

Các doanh nghiệp quân tâm đến giải pháp Enterprise Social Network có thể tham khảo tại ĐÂY hoặc đăng ký sử dụng bản demo tiếng Việt miễn phí tại ĐÂY.