Đã đến lúc thay thế email trong cộng tác và truyền thông nội bộ Lưu

Trần Đạt
Marketing Specialist , YouNet VietNam

Theo nghiên cứu từ tập đoàn Radicati Group, email vẫn đang là phương tiện giao tiếp phổ biến hàng đầu với hơn 200 tỷ lượt email được gửi đi mỗi ngày trên toàn thế giới.

Không thể phủ nhận tính khả dụng, cũng như mức độ phổ biến của email. Thực tế cho thấy tại phần lớn doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam, email vẫn đang được sử dụng rộng rãi, kết nối doanh nghiệp với các yếu tố trong môi trường kinh doanh (nhân viên, khách hàng, đối tác….). Tuy nhiên, trong hoạt động truyền thông và cộng tác nội bộ, email là công cụ lỗi thời và có thể hạn chế sự phát triển môi trường hiện đại trong doanh nghiệp.

Cùng với sự phát triển của các nền tảng quản trị công nghệ mới, thị trường thế giới bước vào giai đoạn hướng đến các giao thức trao đổi thông tin tức thì (Instant communication), đã đến lúc doanh nghiệp cần triển khai các kênh thông tin hiện đại, hoạt động song song với hệ thống email hiện hữu, nhằm tăng cường khả năng trao đổi thông tin giữa các cấp, phòng ban, nhân viên trong môi trường nội bộ doanh nghiệp, cũng như với môi trường bên ngoài (khách hàng, đối tác…)

Những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải khi sử dụng email trong môi trường nội bộ:

Nhân viên của bạn đang chìm đắm trong email?

  • Thiếu sự linh hoạt, đồng bộ trong cơ chế chia sẻ và lưu trữ thông tin:

Một trong những hạn chế phổ biến nhất của email nằm ở sự thiếu linh hoạt, đồng bộ trong cơ chế chia sẻ và lưu trữ thông tin. Theo đó, dữ liệu trong email được lưu trữ một cách riêng biệt, buộc nhân viên phải lần lượt mở từng email để tìm kiếm thông tin liên quan đến vấn đề cần xử lý. Theo nghiên cứu từ McKinsey, mỗi nhân viên thường mất đến 28% quỹ thời gian hàng tuần chỉ để tìm kiếm dữ liệu được lưu trữ trong hộp thư điện tử của họ, thay vì tập trung thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • Thông tin thiếu sự liền mạch, dễ dàng bỏ sót thông tin quan trọng:

Bên cạnh đó, thông tin truyền tải qua email thường bị gián đoạn, thiếu sự liền mạch khiến người đọc khó nắm bắt được nội dung tổng thể, góp phần tạo ra rào cản thông tin giữa các phòng ban, nhân viên. Cụ thể, khi có vấn đề phát sinh, nhân viên sẽ phải gửi email đến bộ phận liên quan và cấp trên đề xuất phương án giải quyết, sau đó phải mất một khoảng thời gian chờ đợi phản hồi. Tuy nhiên, đôi khi những email quan trọng lại bị vùi lấp dưới hàng loạt các lớp thông tin khác nhau, khiến người nhận chậm trễ trong việc nắm bắt và đề ra giải pháp xử lý kịp thời. Chưa kể đến khả năng hiểu lầm trong quá trình truyền tải và tiếp nhận thông tin giữa các phòng ban gây hậu quả nghiêm trọng.

  • Tăng áp lực công việc cho đội ngũ nhân viên:

Theo một số nghiên cứu gần đây cho thấy, việc đương đầu với khối lượng lớn email đã trở thành một gánh nặng gây căng thẳng cho không ít nhân viên tại nơi làm việc. Thậm chí, theo trang Business Insider, một hộp thư điện tử đầy ắp email công việc có thể dẫn đến tình trạng cao huyết áp và tăng nhịp tim cho hơn 92% người dùng.

Enterprise Social Network, giải pháp mới cho những bước phát triển mới

Những năm gần đây, nhằm tối ưu và rút ngắn thời gian truyền tải thông tin quan trọng đến đội ngũ nhân viên, đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu truyền tải, một số doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế việc sử dụng email, thông qua việc phát triển kênh thông tin dưới hình thức mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp (Enterprise Social Network) như: Yammer, Chatter, Bitrix24… Trong đó, Bitrix24 được đánh giá thế hệ nền tảng cộng tác tân tiến có tốc độ tăng trưởng rất nhanh gần đây tại khu vực Đông Nam Á và cả ở Việt Nam.

Với giao diện thân thiện, gần gũi và tính tương tác cao như một “mạng xã hội", Enterprise Social Network - Bitrix24 được đánh giá là giải pháp toàn diện, đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị trong việc xây dựng một môi trường hiện đại và xuyên suốt, thay thế hoàn toàn cho email nội bộ và gỡ bỏ các rào cản truyền thông và cộng tác. Các ưu điểm nổi bật của giải pháp phải kể đến như:

  • Xóa bỏ các rào cản về truyền thông

Enterprise Social Network - Bitrix24 giúp các nhóm và phòng ban với đặc thù công việc khác nhau giao tiếp dễ dàng tại bất kì thời điểm nào, thông qua việc sử dụng một kênh thông tin xuyên suốt, đồng bộ hóa việc lưu trữ thông tin doanh nghiệp. Qua đó, cho phép nhiều bộ phận cùng tham gia giám sát, xử lý các yếu tố xoay quanh dự án của doanh nghiệp một các chính xác và kịp thời, đảm bảo năng suất làm việc của từng thành viên trong doanh nghiệp luôn ở mức tối ưu nhất.

Thông tin công việc sẽ được chia sẻ và hiển thị theo giao thức mạng xã hội, cho phép cho phép nhiều bộ phận cùng tham gia giám sát, xử lý các yếu tố xoay quanh dự án hiện tại của doanh nghiệp một các chính xác và kịp thời

  • Thúc đẩy cộng tác, xây dựng môi trường thông tin tức thì

Thông qua các công cụ cộng tác tức thì như giao diện chat “Internal Messenger”, chức năng thông báo “Annoucements”, cổng thông tin trung tâm “Activity Stream”, giải pháp Bitrix24 góp phần cá nhân hóa, xây dựng một môi trường cộng tác lý tưởng, thân thiện, cho phép hiển thị thông tin dưới dạng các đoạn hội thoại theo thời gian thực, cắt giảm đáng kể thời gian truyền tải thông tin giữa các bộ phận. Giờ đây, nhân viên có thể nhanh chóng tiếp nhận thông tin công việc trên một giao diện duy nhất, thay vì phải mò mẫm trong vô số hộp thư điện tử, nơi những thông tin quan trọng có thể dễ dàng bị bỏ sót.

Thông tin được truyền tải dưới dạng các đoạn hội thoại, tạo sự thân thiện, và gần gũi cho người dùng

Các tính năng trò chuyện nâng cao như chat group, video call, video conference kết nối các bộ phận, phòng ban nhanh chóng, dễ dàng, góp phần xóa bỏ rào cản thông tin cho đội ngũ nhân viên

  • Chuẩn hóa môi trường trao đổi, chia sẻ thông tin

Enterprise Social Network - Bitrix24 giải quyết triệt bài toán quản lý thông tin và dữ liệu cho doanh nghiệp, mang đến cho doanh nghiệp cấu trúc dữ liệu đồng bộ và tập trung. Tất cả mọi hoạt động trao đổi thông tin của doanh nghiệp sẽ được đặt trong môi trường thống nhất, cùng với tính năng tìm kiếm chuyên sâu, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin cho đội ngũ nhân viên. Đồng thời, cho phép doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt, xác định chính xác những thông tin, dữ liệu nào đang được trao đổi tại thời điểm bất kỳ.

Centralize data

Thao tác trên cơ sở dữ liệu sẽ được lưu trữ theo trình tự thời gian, cho phép doanh nghiệp dễ dàng khôi phục, trong trường hợp dữ liệu bị xóa hoặc thay đổi

  • An toàn và bảo mật hơn với cơ chế bảo vệ đa tầng

Enterprise Social Network - Bitrix24 sở hữu cơ chế bảo mật đa tầng, cùng chức năng mã hóa, phân quyền truy cập cụ thể đối với hệ thống dữ liệu doanh nghiệp. Đặc biệt, thông qua việc sử dụng máy chủ với nền tảng Linux, bảo vệ tối đa dữ liệu trước những nguy cơ tấn công mạng, hạn chế tối đa ảnh hưởng đến hệ thống dữ liệu trung tâm khi các máy tính cá nhân bị thâm nhập và tấn công. Ngoài ra, cơ chế tự động lưu trữ theo trình tự thời gian cho phép doanh nghiệp khôi phục bất kỳ tình trạng nào trước đó theo lịch sử dữ liệu đã được sao lưu trong hệ thống, góp phần tối ưu hiệu quả bảo vệ thông tin và tài sản cho doanh nghiệp nhưng không ảnh hưởng đến quá trình cộng tác.

Enterprise Social Network - Bitrix24 quản lý hiệu quả hệ cơ sở dữ liệu cho doanh nghiệp với khả năng bảo mật đa tầng, chức năng mã hóa, phân quyền truy cập cụ thể.

Tạm kết

Trên thực tế, email vẫn đóng vai trò chủ đạo trong việc giao tiếp giữa doanh nghiệp với môi trường bên ngoài, do đó rất khó để có thể thay thế hoàn toàn thói quen sử dụng email của nhân viên. Tuy nhiên, thông qua việc triển khai và sử dụng song song nền tảng Enterprise Social Network cùng với hệ thống email hiện hữu, doanh nghiệp sẽ thiết lập được một môi trường cộng tác hiệu quả, cải thiện đáng kể về cả hiệu suất toàn diện, giảm thiểu lãng phí thời gian/nguồn lực và tối ưu hệ thống quản lý dữ liệu và thông tin tập trung. Trong xu thế số hoá chung của thị trường, việc ứng dụng CNTT hợp lý, đúng lúc chính là một trong những yếu tố mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp.

Về YouNet SI:

YouNet SI là một trong những doanh nghiệp tiên phong cung cấp giải pháp Enterprise Social Network trên nền tảng Bitrix24 tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á. Với hơn 200 dự án đã được triển khai thành công, YouNet SI dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai Enterprise Social Network phiên bản self-hosted cho các công ty quy mô lớn (10.000-20.000 người dùng), cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ toàn diện của YouNet SI bao gồm tư vấn, triển khai và tích hợp hệ thống, tuỳ biến theo yêu cầu, đào tạo/huấn luyện và module market. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ, giáo dục…

Sửa lần cuối: Trần Đạt (30/08/2017)
22/08/2017
1,610 lượt xem