4 nguyên tắc xây dựng văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu

Văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven culture) là cách doanh nghiệp đưa dữ liệu trở thành một phần trong quá trình ra quyết định và vận hành hằng ngày ở tất cả các cấp, từ ban lãnh đạo, các phòng ban đến nhân viên. Vậy, doanh nghiệp cần làm gì để xây dựng một văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu?

Ngoài việc đầu tư vào công nghệ, doanh nghiệp còn phải thay đổi cách con người làm việc và quá trình này có thể được triển khai qua mô hình Four E’s do Amazon Web Services (AWS) đề xuất: Engage (cam kết từ lãnh đạo), Enable (trao quyền hành động dựa trên dữ liệu), Educate (nâng cao năng lực sử dụng dữ liệu) và Eliminate (loại bỏ các rào cản).

Mô hình Four E’s do AWS đề xuất.
Nguồn: AWS

Engage: Cam kết từ lãnh đạo

Ban lãnh đạo

Văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu nên được bắt đầu từ ban lãnh đạo. Các lãnh đạo cấp cao không thể chỉ cổ vũ nhân viên hành động hay đưa ra định hướng mà phải trực tiếp tham gia vào quá trình này với sự cam kết và đồng hành lâu dài.

Lãnh đạo nên kết hợp giữa dữ liệu và kinh nghiệm để đưa ra quyết định kinh doanh thực sự chứ không chỉ bắt nhân viên làm thật nhiều báo cáo chỉ để tạo ra ảo giác rằng mình có dùng dữ liệu. Bên cạnh đó, các lãnh đạo cũng nên chủ động tìm kiếm những dữ liệu có thể đi ngược với quan điểm hoặc giả định ban đầu của mình và sẵn sàng thay đổi quyết định trước những bằng chứng mới đó.

Nếu làm được như vậy, họ sẽ gửi đi một thông điệp mạnh mẽ rằng doanh nghiệp thực sự coi trọng việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Người chịu trách nhiệm chính

Khi một vấn đề liên quan đến nhiều phòng ban, mọi người đều nghĩ mình có trách nhiệm một phần, nhưng cuối cùng không ai thực sự chịu trách nhiệm. Vì vậy, muốn dự án về dữ liệu được triển khai đến nơi đến chốn, doanh nghiệp cần có một người chịu trách nhiệm rõ ràng cho mục tiêu này. Người này cần toàn tâm toàn ý theo đuổi mục tiêu xây dựng văn hoá dữ liệu, điều phối các nguồn lực cần thiết và đảm bảo các dự án về dữ liệu được triển khai nhất quán trong toàn tổ chức.

Chẳng hạn, tại Amazon, vai trò này được gọi là “single-threaded leader” (lãnh đạo đơn luồng hay người chịu trách nhiệm chính) – một lãnh đạo được trao toàn quyền và chỉ tập trung vào một mục tiêu duy nhất. Thay vì phân tán sự chú ý vào nhiều ưu tiên khác nhau, họ dành toàn bộ thời gian để thúc đẩy dự án mình phụ trách cho đến khi tạo ra kết quả.

Engage: Cam kết từ lãnh đạo.
Nguồn: AWS

Enable: Trao quyền cho nhân viên

Một doanh nghiệp có văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu không chỉ sử dụng dữ liệu cho những quyết định mang tính chiến lược. Quan trọng hơn, dữ liệu cần được đưa đến những nhân viên ở tuyến đầu để họ có thể đưa ra hàng loạt quyết định nhỏ trong công việc hằng ngày một cách nhanh chóng và chính xác.

Trong nền kinh tế số, tốc độ là một lợi thế cạnh tranh. Khi nhân viên tuyến đầu có thể tiếp cận dữ liệu phù hợp và đủ quyền để hành động, doanh nghiệp sẽ phản ứng nhanh hơn với nhu cầu của khách hàng và những thay đổi của thị trường.

Điều này cũng đồng nghĩa với việc từ bỏ tư duy ra quyết định chỉ dựa trên ý kiến của “người có mức lương cao nhất” (HiPPO – Highest Paid Person's Opinion), thay vào đó xây dựng một cơ chế ra quyết định phân quyền, nơi dữ liệu và bằng chứng là cơ sở chính để hành động. Điểm cốt lõi của việc này là để những người trực tiếp tạo ra giá trị có thể tiếp cận đúng dữ liệu, đúng thời điểm và đủ quyền hạn để hành động dựa trên dữ liệu đó.

Enable: Trao quyền cho nhân viên.
Nguồn: AWS

Một ví dụ điển hình là Epic Games với trò chơi Fortnite, hiện thu hút hơn 125 triệu người chơi trên toàn thế giới. Doanh nghiệp này sử dụng hạ tầng của AWS để theo dõi gần như theo thời gian thực mức độ hài lòng và hành vi của người chơi.

Dữ liệu này sau đó được chia sẻ trực tiếp cho đội ngũ thiết kế trò chơi. Nhờ đó, đội ngũ thiết kế có thể chủ động đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng thay vì cảm tính, chẳng hạn như bổ sung những trải nghiệm mới, tạo bản đồ tự động nhưng vẫn mang cảm giác được thiết kế thủ công, hay quyết định nên thêm hoặc loại bỏ loại vũ khí nào trong trò chơi. Kết quả là người chơi có trải nghiệm tốt hơn, còn cộng đồng người dùng trở nên gắn kết và tích cực hơn.

Epic Games sử dụng hạ tầng của AWS để theo dõi mức độ hài lòng và hành vi của người chơi, sau đó chia sẻ dữ liệu cho đội ngũ thiết kế.
Nguồn: AWS

Educate: Nâng cao năng lực sử dụng

Đào tạo kỹ năng sử dụng dữ liệu không chỉ dành cho đội ngũ phân tích. Muốn xây dựng văn hoá dữ liệu, mọi người trong doanh nghiệp đều cần biết cách đọc, hiểu và dùng dữ liệu trong công việc của mình.

Điều này bắt đầu từ việc doanh nghiệp xây dựng một “ngôn ngữ chung” về dữ liệu. Khi các phòng ban hiểu khác nhau về cùng một chỉ số, dữ liệu sẽ khó trở thành cơ sở cho việc ra quyết định. Nói thì đơn giản, nhưng trên thực tế đây là một thách thức không nhỏ. Mỗi phòng ban thường có mục tiêu và hệ thống đánh giá hiệu quả riêng, nên cách nhìn nhận về thành công cũng khác nhau.

Educate: Nâng cao năng lực sử dụng.
Nguồn: AWS

Để tạo sự nhất quán, doanh nghiệp nên xác định một số ít kết quả quan trọng mà cả doanh nghiệp cùng chịu trách nhiệm và theo dõi. Từ những kết quả này, doanh nghiệp tiếp tục chia thành các chỉ số nhỏ hơn cho từng bộ phận, bảo đảm rằng mỗi chỉ số đều góp phần trực tiếp vào mục tiêu chung. Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên rà soát, chuẩn hoá, cập nhật và đào tạo nhằm giữ cho dữ liệu luôn nhất quán và đáng tin cậy.

Khi đã có nền tảng chung, bước tiếp theo là giúp mọi người biết cách biến dữ liệu thành hành động. Doanh nghiệp có thể tận dụng “kể chuyện bằng dữ liệu” (data storytelling) để diễn giải những phân tích phức tạp thành các câu chuyện gắn với bối cảnh kinh doanh, giúp nhân viên dễ hiểu và dễ áp dụng hơn. Các chuyên gia dữ liệu tại từng phòng ban nên đảm nhận vai trò “người chia sẻ kiến thức”, hướng dẫn đồng nghiệp cách hiểu và sử dụng dữ liệu đúng cách, qua đó nâng cao năng lực sử dụng dữ liệu của toàn tổ chức.

Bên cạnh đào tạo, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên chia sẻ những cách làm hiệu quả và các bài học thành công trong nội bộ. Điều này giúp kiến thức được lan toả và củng cố niềm tin rằng dữ liệu thực sự tạo ra giá trị trong công việc hằng ngày.

Eliminate: Loại bỏ những rào cản

Có ba rào cản phổ biến khiến doanh nghiệp khó xây dựng văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Eliminate: Loại bỏ những rào cản.
Nguồn: AWS

Duy trì cách làm cũ

Một trong những rào cản lớn nhất là thói quen duy trì cách làm cũ. Dù doanh nghiệp đã đầu tư vào dữ liệu và xây dựng quy trình mới, nhiều người vẫn tiếp tục làm việc theo cách quen thuộc.

Nếu doanh nghiệp coi việc dùng dữ liệu chỉ là một lựa chọn “làm cũng được, không làm cũng không sao”, nhân viên sẽ dễ quay về cách làm cũ mỗi khi gặp áp lực về thời gian hoặc khối lượng công việc.

Muốn tạo ra chuyển đổi thực sự, các cách làm mới cần được áp dụng một cách nhất quán trong toàn tổ chức.

E ngại sự thay đổi

Dữ liệu là sức mạnh, nhưng cũng có thể tạo ra những phản ứng e ngại. Khi mọi quyết định và kết quả đều được đo lường rõ ràng hơn, dữ liệu cũng khiến trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trở nên minh bạch hơn. Điều này đôi khi khiến một số cá nhân hoặc bộ phận cảm thấy không thoải mái.

Ở nhiều doanh nghiệp, những bộ phận phụ trách dữ liệu còn lo ngại rằng việc chia sẻ dữ liệu rộng rãi sẽ làm giảm vai trò của mình hoặc khiến họ mất quyền kiểm soát cách thông tin được diễn giải.

Vì vậy, doanh nghiệp phải xây dựng một môi trường mà dữ liệu được sử dụng để tìm kiếm câu trả lời khách quan và giúp mọi người cùng tiến bộ, thay vì để đánh giá, chỉ trích hay quy trách nhiệm. Khi dữ liệu trở thành công cụ học hỏi thay vì công cụ phán xét, mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc tiếp nhận và dùng dữ liệu.

Dữ liệu bị chia cắt

Ở nhiều doanh nghiệp, dữ liệu thường bị chia cắt theo từng phòng ban và được quản lý rất chặt chẽ. Thực tế, điều này xuất phát từ một lý do hợp lý: các bộ phận muốn đảm bảo người dùng hiểu đúng bối cảnh, cách tính và ý nghĩa của dữ liệu, tránh việc diễn giải sai dẫn đến quyết định sai. Tuy nhiên, điều đó không nên trở thành cái cớ để hạn chế quyền tiếp cận dữ liệu của toàn doanh nghiệp.

Việc dữ liệu bị chia cắt có thể khiến doanh nghiệp khó nhìn thấy mối liên hệ giữa các chỉ số. Chẳng hạn, doanh thu, chi phí, hàng tồn kho hay phản hồi của khách hàng thường được phân tích riêng lẻ vì lần lượt thuộc quyền quản lý của bộ phận kinh doanh, tài chính, vận hành và chăm sóc khách hàng. Khi mỗi phòng ban chỉ nhìn vào dữ liệu của mình, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ nhiều góc nhìn quan trọng.

Do đó, hãy xem dữ liệu là tài sản chung của doanh nghiệp, không phải “tài sản riêng” của từng bộ phận. Việc chia sẻ và kết nối dữ liệu giữa các phòng ban sẽ giúp tổ chức có cái nhìn toàn diện hơn và đưa ra những quyết định chính xác hơn. Để làm được, doanh nghiệp cần xây dựng một cơ chế quản trị dữ liệu đơn giản và linh hoạt, vừa đảm bảo dữ liệu được chia sẻ rộng rãi, vừa thống nhất cách sử dụng giữa các bộ phận.

Hãy xem dữ liệu là tài sản chung của doanh nghiệp, không phải “tài sản riêng” của từng bộ phận.
Nguồn: Petra Malaeru’s images

Văn hoá ra quyết định dựa trên dữ liệu chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi lãnh đạo cấp cao trực tiếp cam kết và làm gương, quản lý cấp trung được trao quyền để triển khai, nhân viên tuyến đầu có đủ dữ liệu và quyền chủ động để ra quyết định, đồng thời các rào cản giữa phòng ban được dỡ bỏ.

Khi đó, dữ liệu không còn là tài sản của một nhóm chuyên môn hay một bộ phận riêng lẻ, mà trở thành nền tảng chung cho mọi quyết định trong doanh nghiệp. Văn hoá dữ liệu cũng tạo ra một môi trường làm việc khách quan hơn, minh bạch hơn và khuyến khích đổi mới.

Xa hơn, những doanh nghiệp xây dựng được văn hoá dữ liệu ở quy mô toàn tổ chức sẽ biến dữ liệu thành lợi thế cạnh tranh trên thị trường, đồng thời trở thành chất keo gắn kết các bộ phận và con người bên trong doanh nghiệp.

Lưu ý: Bài viết gốc không sử dụng mô hình Four E’s làm cấu trúc trình bày. Nội dung trong bài đã được hệ thống hóa lại theo mô hình Four E’s của Amazon Web Services (AWS) để giúp người đọc dễ tiếp cận hơn.

Tìm hiểu thêm về cách để xây dựng doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu tại đây.