Quản lý chuỗi cung ứng trong phát triển sản phẩm mới

Phát triển sản phẩm mới là một trong những hoạt động được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng để đạt được mục tiêu tăng trưởng, làm mới và gia tăng lợi thế cạnh tranh của thương hiệu. Đó cũng là nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành của bộ phận quản lý chuỗi cung ứng.

Trong quy trình quản lý chuỗi cung ứng gồm 5 bước (Nghiên cứu và phân tích, Thiết kế Chiến lược, Lên kế hoạch, Thực thi, Đo lường), quá trình phát triển sản phẩm mới thuộc bước Thực thi và trải qua 4 giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Phát triển ý tưởng
• Giai đoạn 2: Thiết kế sản phẩm
• Giai đoạn 3: Thử nghiệm
• Giai đoạn 4: Thương mại hoá

Tùy thuộc vào đặc tính sản phẩm ở từng thị trường, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng sẽ tham gia đóng góp ở mức độ khác nhau.

Giai đoạn 1: Phát triển ý tưởng

Đây là giai đoạn tìm kiếm, phân tích và sàng lọc ý tưởng. Các ý tưởng sẽ được đánh giá và so sánh về tính khả thi. Ý tưởng tiềm năng nhất sẽ được ban giám đốc phê duyệt và phân bổ nguồn lực cho dự án phát triển sản phẩm mới.

Ý tưởng này thường xuất phát từ nghiên cứu thị trường và sản phẩm của bộ phận Marketing và R&D; hoặc đến từ việc cập nhật sự đổi mới hay cải tiến về nguồn cung nguyên vật liệu, công nghệ của nhà cung cấp với trách nhiệm thuộc về bộ phận Mua hàng.

Ví dụ, Tetra Pak là công ty chuyên cung cấp công nghệ sản xuất sữa, dây chuyền đóng gói và bao bì với nhiều đổi mới liên tục, chẳng hạn như công nghệ sản xuất sữa chua thực vật và bao bì với thiết kế tinh thể. Vinasoy đã hợp tác với Tetra Pak để phát triển và tung sản phẩm mới – Veyo sữa chua uống từ thực vật.

Tiếp đó, bộ phận Planning sẽ nhận thông tin sơ bộ về sản phẩm mới từ Marketing hoặc R&D để xác định loại nguyên vật liệu, công nghệ và kênh phân phối sản phẩm. Từ đó, tính toán yêu cầu, khả năng đáp ứng về công suất, nguồn lực, mức hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm dựa trên kế hoạch bán hàng ước tính từ bộ phận Sales.

Trong trường hợp công suất không đủ cho sản phẩm mới, bộ phận Planning cần xem xét thêm các phương án khác (thuê gia công, đầu tư tài sản cố định…). Nếu quyết định mua tài sản cố định, bộ phận Planning sẽ chuyển thông tin về công suất cần đầu tư thêm cho bộ phận Kỹ thuật để tính toán ngân sách, bên cạnh dự toán các chi phí vận hành phát sinh để cung cấp cho cho bộ phận Tài chính đánh giá các business case.

Giai đoạn 2: Thiết kế sản phẩm (chủ đề sản phẩm và mẫu thử)

Khi thiết kế mẫu thử, bộ phận Mua hàng lần lượt thực hiện các nhiệm vụ:

• Nhận yêu cầu về thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật của bao bì, nguyên vật liệu để tìm kiếm nguồn cung.
• Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu về thiết kế và tiêu chuẩn kỹ thuật với sự hỗ trợ của bộ phận Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance - QA). Từ đó, lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp.
• Gửi yêu cầu báo giá và hàng mẫu đến nhà cung cấp được lựa chọn.

Tiếp đó, thông tin báo giá sẽ được chuyển đến bộ phận Tài chính để cập nhật chi phí. Mẫu bao bì, nguyên liệu sẽ chuyển đến bộ phận R&D, QA để tiến hành làm mẫu thử.

Giai đoạn 3: Thử nghiệm sản phẩm

Mẫu thử được tạo ra nhằm ghi nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng – cơ sở để nhóm dự án đánh giá về tính khả thi của sản phẩm so với yêu cầu thị trường. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ quyết định tiếp tục cải tiến mẫu thử hoặc duyệt đạt yêu cầu và sẵn sàng để tung sản phẩm ra thị trường, hay thậm chí ngừng dự án.

Nếu quá trình thử nghiệm mẫu trên quy mô nhỏ thành công, quá trình thử mẫu sẽ tiếp tục được thực hiện trên dây chuyền sản xuất. Điều kiện sản xuất thực tế có khác biệt so với điều kiện phòng thí nghiệm.

Ví dụ, sản phẩm cà phê hòa tan latte vị dừa có thành phần gồm bột kem, đường, bột cà phê, sữa bột béo, bột sữa dừa cùng các loại hương liệu khác. Mỗi loại nguyên liệu có tiêu chuẩn kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học khác nhau, chất lượng cũng có sự khác biệt từ nhà cung cấp.

Giai đoạn thử nghiệm dây chuyền sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn nguyên liệu từ nhà cung cấp phù hợp. Bên cạnh đó, các thông số kỹ thuật trong sản xuất và quản lý chất lượng sản phẩm cũng được chốt, chẳng hạn như tỷ lệ nguyên liệu nạp vào so với thể tích bồn trộn, tốc độ trộn bao nhiêu vòng, nhiệt độ sản phẩm trong quá trình trộn là bao nhiêu để các nguyên liệu không bị vón cục…

Bộ phận Kho sẽ tiến hành bốc xếp, chất hàng thử để kiểm tra quy cách thùng nhằm đảm bảo an toàn cho sản phẩm bên trong. Bộ phận Vận tải sẽ tổ chức chuyển hàng thử để kiểm tra xem còn vấn đề nào phát sinh, cần khắc phục trước khi tiến hành thực hiện. Bộ phận Mua hàng tiến hành thương lượng và chốt hợp đồng với nhà cung cấp dựa trên mẫu, tiêu chuẩn đạt yêu cầu và được phê duyệt.

Giai đoạn 4: Thương mại hóa

Sau khi hoàn tất quá trình tạo sản phẩm mới, bộ phận Marketing sẽ cung cấp kế hoạch ra mắt cho các bên liên quan để triển khai.

Dựa vào dự báo bán hàng được cập nhật, bộ phận Planning lập kế hoạch sản xuất, chuẩn bị nguyên vật liệu và bao bì theo yêu cầu; bên cạnh lập kế hoạch nhập hàng và phân bổ hàng hóa về các khu vực phân phối.

Trong trường hợp hoạt động phát triển sản phẩm mới liên quan đến bao bì hay toàn bộ sản phẩm, bộ phận Planning cần lưu ý với bộ phận Trade/ Sales để đẩy tồn kho đối với mẫu cũ trước khi tung sản phẩm mới để giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh hủy bao bì, sản phẩm mẫu cũ (write-off).

Tiếp đến, bộ phận Planning/ Mua hàng sẽ gửi Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) đến nhà cung cấp để chốt kế hoạch nhận nguyên vật liệu, bao bì thực tế và gửi thông tin đến các bộ phận liên quan.

Khi nguyên vật liệu và bao bì về nhà máy, hoạt động sản xuất sẽ được tiến hành. Bộ phận Planning sẽ theo dõi sát quá trình sản xuất và kịp thời thông báo cho bộ phận Marketing về tình hình chuẩn bị hàng hóa.

Hàng sau khi sản xuất xong sẽ được chuyển xuống trung tâm phân phối và sẵn sàng để bán.

Kết

Quá trình phát triển và ra mắt sản phẩm mới trong chuỗi cung ứng đòi hỏi sự hợp tác mật thiết giữa các phòng ban, điển hình là Marketing, Planning và Mua hàng. Sự phối hợp này cần phải nhanh chóng và kịp thời, để có thể đáp ứng nhu cầu từ các bộ phận liên quan, cũng như xử lý linh hoạt với các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra dự án.

Bạn đọc có thể tham khảo khóa học “Fundamentals of Supply Chain Management” để có cái nhìn tổng quan về chuỗi cung ứng, cũng như vai trò của Marketing/ Sales và Supply Chain trong việc mang đến chuỗi giá trị cho người tiêu dùng.