10 nguyên tắc lập kế hoạch PR hiệu quả
Trong suốt quá trình làm việc gần 10 năm qua, tôi đã lập và chỉnh sửa không biết bao nhiêu kế hoạch PR. Tất nhiên bản kế hoạch nào cũng cần mục tiêu, chiến lược, chiến thuật và các số liệu. Nhưng tôi cũng nhận ra dù là kế hoạch PR cho những thương hiệu, công ty hay tổ chức khác nhau, cũng đều cần những nguyên tắc. Nguyên tắc là quan trọng vì chúng mang tới cho chúng ta một bộ lọc để đưa ra quyết định đúng đắn hơn và đảm bảo những hành vi chúng ta cần bám sát để kế hoach có hiệu quả.
Bắt đầu từ đâu? Dưới đây là 10 nguyên tắc mỗi người làm PR cần phải xem xét trước khi lập một kế hoạch PR:
1. Biết đối tượng của mình
Thiết lập một nên tảng cần phải dựa trên những hiểu biết hay những sự thật bên trong nó. Bạn cần làm nghiên cứu và hiểu sản phẩm dịch vụ của mình hay những đối tượng khách hàng là ai. Làm sao có thể đáp ứng được những nhu cầu hay chạm tới nhận thức của khách hàng nếu không biết họ là ai hay họ muốn gì? Tốt nhất là cần có nghiên cứu bài bản.
2. Là một người kể chuyện kiên nhẫn
Thương hiệu và các doanh nghiệp thường sốt ruột và muốn kể những câu chuyện của họ "ngay bây giờ". Thực ra bạn có thể gây hại nhiêu hơn là lợi nếu như chỉ kể ra một nửa sự thật, một phần cuộc thảo luận hay là những câu chuyện gượng ép. Hãy dành thời gian và đừng tự gây áp lực về việc phải "làm một cái gì đó". Kể chuyện phải đúng chuyện, đúng lúc và với đúng người.
3. Tập trung vào kết quả thay vì các hoạt động
Những tiêu đề trên báo bạn muốn xuất hiện, những thay đổi về nhận thức hay những ành động bạn muốn truyền tải qua kế hoạch là gì? Những điều bạn muốn độc giả xem, nghe, thấy, làm là gì? Kế hoạch cần hướng tới những kết quả cụ thể. Dựa trên đó chúng ta mới đưa ra những hoạt động phù hợp với nguồn lực phù hợp.
4. Hiểu sự khác nhau giữa câu chuyện và tin tức
Có sự khác biệt lớn giữa câu chuyện và tin tức. Câu chuyện mang lại hiệu ứng khác và có thể tạo ra sự tương tác hay tham gia của người đọc. Câu chuyện tuyệt vời cũng sẽ được chia sẻ. Tin tức thì được thông báo rất nhanh, tập trung vào những điểm đáng đưa tin và không nhất quán về mặt thời gian. Báo chí cũng quan tâm tới những câu chuyện và những gì mà độc giả của họ yêu thích, theo dõi và chia sẻ.
5. Biết thế giới bên ngoài đang có gì
Bạn cần biết đối thủ cạnh trang đang làm gì. Hãy đọc và quan tâm đến những người khác xem họ đang làm gì, họ được đánh giá như thế nào. Biết càng nhiều càng sâu về thị trường, kế hoạch càng chính xác và tròn trịa.
6. Hãy khiêm tốn
Tập trung vào những sản phẩm, đối tác và khách hàng của bạn. Toàn tâm toàn ý cho những gì bạn đang làm sẽ tốt hơn. Có thể tự hào nhưng đừng khoe khoang. Tận dụng đối tác và khách hàng kể những câu chuyện của bạn. Thực tế cũng cho thấy tất cả những thông điệp mà bạn tạo ra được ủng hộ bởi bên thứ ba sẽ tạo ra nhiều tương tác và nhiều người sẵn sàng tham gia hơn là chính bạn.
7. Làm trong khả năng và giữ lời hứa
Nếu bạn mắc kẹt trong những lợi ích cơ bản hay là làm một kế hoạch quá xa vời, bạn không bao giờ nhận ra những rủi ro. Đồng ý bạn có thể nói về tầm nhìn hay cách bạn mong đợi nhưng rõ ràng bạn cần "hiện thực hoá" một kế hoạch.
8. Cần có "call to action"
Hãy nghĩ về những hành động bạn muốn mọi người thực hiện như là mang tới một nút bấm "return" với website của bạn. Khi đã có sự chú ý của ai đó, làm sao để tiếp tục cuốn hút họ? Đây là điều rất quan trọng.
9. PR không đơn độc
Trong một chu kỳ sản phẩm, PR thực ra có vai trò nhiều hơn chỉ là tạo nhận thức hay ảnh hưởng ở giai đoạn cuối. Một team PR tốt phải được thành lập từ những ngày đầu tiên. Sự nghiên cứu cần được lồng ghép trong kế hoạch dài hạn của công ty để đảm bảo sản phẩm và kế hoạch PR có thể liên kết với nhau. Hãy dành một thời gian đáng kể với những khâu khác như là kĩ thuật hay thiết kế. Vì sẽ có rất nhiều câu chuyện hay được khơi ra khi cùng nghiên cứu hay trong quá trình tạo ra một sản phẩm.
10. Yêu cầu những yêu cầu cụ thể
Mỗi kế hoạch cần đáp ứng một loạt các yêu cầu (dữ liệu, đối tác, ngày phát hành, ra mắt v.v.). Nếu những yêu cầu không được đáp ứng mà chỉ là "có hoặc không có" thì sẽ thất bại. Các PR phải biết mình ở đâu trong vị trí nào, quyết định như thế nào, khi nào và ở đâu một thông báo hay thông điệp sẽ được đưa ra. Yêu cầu của bạn phải trở thành quy tắc của việc tương tác, tham gia, đem lại sự tự tin để biết kế hoạch của mình được thực thi triển khai như thế nào.