Thách thức hàng đầu trong tổ chức của công ty quảng cáo toàn cầu, kỹ thuật số và sáng tạo.

Một trong những quyết định khá khó khăn cho cá nhân hoặc một tổ chức của công ty quảng cáo, là phải đối mặt với việc đầu tư vào hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP). Bước đột phá đầu tiên cho công ty khi nghiên cứu vào lĩnh vực này: nhìn từ quy trình sáng tạo như bảng biểu cộng hưởng hệ thống tài chính độc lập, hoặc có nhu cầu thay thế một hệ thống công nghệ cũ bạn đang sử dụng.

Với một loạt các hệ thống, có khả năng gỡ xích vấn đề như hệ thống ERP được ví như một dịch vụ (SaaS – Software as a service), có thể kết nối với rất nhiều ứng dụng khác và có thể đặt phần mềm lên máy chủ của nhà cung cấp hoặc bạn có thể truy cập bằng trình duyệt web, và quyết định xem hệ thống phần mềm nào tốt nhất để đầu tư có thể trở nên cực kỳ phức tạp, mất thời gian và tốn kém.

Với sự xuất hiện của hệ thống SaaS ERP trong những năm gần đây, khối lượng sản phẩm ngày càng tăng làm bạn phân vân lựa chọn một hệ thống phù hợp với công ty quảng cáo, hẳn đó là một quyết định khó khăn để xác định giải pháp nào toàn diện nhất. Với tốc độ thay đổi một cách nhanh chóng, các công ty sáng tạo phải đối mặt với quá trình tổ chức không những trong hoạt động kinh doanh tại công ty riêng biệt mà có thể địa phương, khu vực hoặc thậm chí toàn cầu để phục vụ khách hàng nhanh nhất, điểm nhấn mạnh ở đây là lựa chọn hệ thống chính xác và phù hợp là một trong những quyết định quan trọng mà công ty đã từng phải đối mặt.

Dưới đây sẽ chỉ ra 10 thách thức hàng đầu, WorkBook luôn luôn lắng nghe và thấu hiểu khách hàng đến từ Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á và các khách hàng từ nhiều nơi trên thế giới.

1. Bảng giá

Duy trì bảng giá tùy mức độ công việc

Cài đặt, ứng dụng và quản lý tài liệu cụ thể cho khách hàng, bảng giá cho từng nhóm nhân viên và giới thiệu sản phẩm đầu ra.

Chuyển đổi với nhiều loại tỷ lệ hối đoái.

2. Quản lý dự án

Khả năng đảm bảo sự xuyên suốt phê duyệt của công việc

Quản lý và phối hợp các bộ phận trong công ty cho từng công việc hoặc các nhiệm vụ riêng lẻ

Nguồn lực, lập kế hoạch và quản lý dự án cho đội ngũ phù hợp và cho phép biết nguồn lực nào và bao nhiêu để cung cấp ngân sách và thời gian.

Xử lý chi phí của công ty và bao gồm tài liệu.

3. Dự toán / ngân sách / chi phí

Tạo một ước tính có chứa giảm giá (số âm) như là một phần của ngân sách tổng thể.

Tạo dự toán cho thỏa thuận có sẵn hoặc dự án tùy vào công việc

Hỗ trợ giá cả sản phẩm cho nhiều trường hợp và giới thiệu sản phẩm đúng với sản lượng ước tính

Tạo nhiều ước tính giá thầu và đầu ra cho khách hàng

Quản lý dự toán / ngân sách tùy mức độ công việc với khả năng để tạo ra một sản phẩm hợp nhất cho khách hàng.

4. Nhập thời gian

Thiết lập và quản lý toàn bộ các bộ phận thời gian truy nhập và tiến độ công việc

Khả năng linh hoạt cho các đội sáng tạo để nhập thời gian

Theo dõi các sản phẩm đầu ra, vật liệu và các chi phí

Đạo luật Sarbox phù hợp cho khách hàng và công ty

5. Thu mua

Thiết lập và duy trì đơn đặt hàng cho thu mua và cho phép nhà cung cấp phê duyệt hóa đơn

Bảng biểu kế hoạch thanh toán liên quan đến chiết khấu cho các thanh toán sớm, thanh toán thẻ tín dụng và nhiều địa điểm.

6. Hóa đơn cho khách hàng

Có khả năng phê duyệt hóa đơn gửi cho khách hàng

WorkBook cho phép xuất hóa đơn gộp nhiều công việc của một công ty dưới dạng thanh toán khác nhau (tạm ứng, thanh toán phí, thanh toán trả trước, thanh toán theo tiến độ).

Tiến hành chia tách hóa đơn thành nhiều khoản.

Xuất hóa đơn nôi bộ theo khu vực hoặc quốc tế

Chính sách thuế theo từng khu vực cũng như theo các phương tiện trao đổi tiền tệ

7. Dự đoán doanh thu

Lợi nhuận dự tính trước khi ký hợp đồng thông qua CRM

Tự động hóa nhiều phương thức thu nhận doanh thu (hợp đồng đã hoàn tất, phương pháp đường thẳng, phương pháp cột mốc, WIP, hiệu suất tỷ lệ thuận)

Chia sẻ doanh thu từ các công việc cho công ty liên toàn cầu

Theo dõi và báo cáo doanh thu từ khách hàng với nhiều quy mô dự án

8. Báo cáo

Báo cáo tiến độ WIP thực hiện từ bước chuẩn bị chuyển qua khâu thực hiện chiến dịch, dự án hay mức độ duy trì

Tạo tiêu chuẩn cho báo cáo và truy vấn báo cáo bộc phát

Mạng lưới báo cáo cơ sở - xuất vào Cartesis, SAP, MS Dynamics vv

Nhiều báo cáo được sử dụng chung bởi tất cả các đội quản lý của công ty

9. Quy trình phê duyệt

Biên bản phê duyệt quy trình tiêu chuẩn

Phê duyệt bảng biểu thời gian và chi phí

Phê duyệt đặt giờ cho nguồn lực

10. Cân nhắc thực hiện

Có một nhà tư vấn dành riêng mỗi công ty và đội ngũ nội bộ là một điểm cộng hoàn hảo cho sự thành công của hệ thống khi tiến hành cài đặt.

Phân tích, ảnh xạ và mô phỏng quy trình cần thiết và toàn bộ cho các đội ngũ sáng tạo trước khi xây dựng hệ thống cũng là điều quan trọng.

Nhân viên khu vực hỗ trợ trực tiếp là chìa khóa quan trọng, không thể chấp nhận được khi thực hiện một hệ thống ở Sydney nếu nhóm hỗ trợ đang ở London hay New York.

Tóm lại, kinh phí không còn là vấn đề khi thẩm định nhu cầu sử dụng hệ thống mà là thích ứng được và tuân thủ yêu cầu chính sách. Ngoài các chi phí cho một hệ thống mới, việc đánh giá và lựa chọn trình tự sẽ đánh thuế thời gian và nguồn lực của một tổ chức một cách triệt để, và đây cũng là nơi ngân sách của khách hàng và năng suất nhân viên cũng bị ảnh hưởng.

Các công ty quảng cáo - những người chiến thắng ngày nay với sự nhanh nhẹn, di động và có thể thực hiện, vận hành hệ thống thông minh trong khu vực và toàn cầu với suy nghĩ sáng tạo, hỗ trợ và hoạt động tại địa phương.

Hãy liên lạc với chúng tôi nếu bạn muốn tìm hiểu nhiều hơn về việc Workbook có thể đưa ra những giải pháp tối ưu như thế nào.