5 bước để có một cuộc họp hiệu quả

Theo Harvard Business Review, các công ty ở Mỹ đã tiêu tốn hơn 37 tỉ USD cho việc họp hành.

Các cuộc chiếm tới 1/3 thời gian làm việc của nhân viên. Nhưng đáng buồn thay, có đến 71% quản lý nhận thấy các cuộc họp đó không hiệu quả.

Dẫn dắt cuộc họp hiệu quả là kỹ năng cần có, dù bạn là trưởng nhóm ở trường hay quản lý lãnh đạo trong công ty. Không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, họp hiệu quả còn giúp các thành viên không “dị ứng” mỗi khi nghe từ “meeting”.

Dưới đây là 5 bước giúp bạn dẫn dắt cuộc họp hiệu quả hơn.

Bước 1: Cùng ăn mừng

Chia sẻ những thành tựu đã đạt được là bước đầu tiên để có một cuộc họp hiệu quả. Hành động này không chỉ tạo ra không gian cho mỗi cá nhân được thể hiện bản thân, mà còn xóa đi sự áp lực và nặng nề của cuộc họp.

Những thành tựu này không nhất thiết phải là những chiến thắng lớn. Các thành viên chỉ cần chia sẻ với nhau những điều bản thân đã làm được trong công việc tuần trước, những nhiệm vụ đã hoàn thành. Bạn cũng có thể khuyến khích mọi người chia sẻ với nhau về những niềm vui có trong đời sống cá nhân.

Chẳng hạn như ở Curieous, team content luôn dành từ 10-15 phút đầu của mỗi cuộc họp để chia sẻ những chiến thắng nhỏ (small wins) mà cả nhóm đã có được trong 1 tuần qua. Từ việc sáng tạo được content nhiều tương tác cho đến việc hoàn thành một cuốn sách 500 trang. Nhờ vào hoạt động này, tinh thần của các thành viên luôn ở trong trạng thái thoải mái khi bắt đầu cuộc họp.

Bước 2: Tự soi chiếu

Phần vui đã kết thúc, giờ buổi họp sẽ chuyển qua chia sẻ những gì cả đội hoặc mỗi cá nhân đã không hoàn thành được và tại sao. Mục đích là để cả đội cùng đưa ra những vấn đề đang nhức nhối và cho người lãnh đạo biết tình hình hiện tại đang ra sao, kế hoạch có đang đúng tiến độ hay không?

Bạn có thể sử dụng các câu hỏi như:

• Bạn chưa hoàn thành/ chưa đạt được điều gì?
• Những điều đó có ảnh hưởng gì đến tiến độ trong tuần này không?
• Điều gì khiến bạn không đạt được điều đó?
• Điều gì sẽ giúp bạn gỡ rối?

Lưu ý nho nhỏ: Đôi khi chúng ta sẽ bị cuốn vào những khoảnh khắc khó chịu khi phải đối diện với những thua thiệt của bản thân. Tuy nhiên, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và đặt những câu hỏi mang tính xây dựng để cùng nhau hướng đến việc tìm ra cách giải quyết.

Bước 3: Kiểm tra tiến độ

Sau khi đã điểm qua những công việc của tuần trước thì tiếp theo là phần việc của tuần này.

Công việc của phần này xoay quanh những câu hỏi sau:

• Tuần này sẽ có những đầu việc, mục tiêu gì cần phải hoàn thành?
• Người đảm nhiệm những công việc đó sẽ là ai? Và họ có cần sự giúp đỡ nào không?
• Cách thực hiện sẽ là gì?

Ngoài việc đặt ra những câu hỏi, người chủ trì cuộc họp và những thành viên cũng nên tham gia thảo luận, đưa ra ý kiến, phản biện, hỗ trợ người thực hiện công việc có được định hướng cụ thể cho công việc sẽ làm trong tuần sau. Một tập thể vững mạnh sẽ bao gồm những cá nhân biết tương trợ lẫn nhau.

Bước 4: Kiểm tra lịch trình

Bạn có thể đặt câu hỏi:

• Sang tuần có những ngày quan trọng gì?
• Tháng này có ngày nào cần phải chú ý không?

Đôi khi, bạn quên mất việc phải để ý những lịch trình quan trọng. Vậy nên, phần thứ 4 của cuộc họp đã được sinh ra để mọi người ghi nhớ và biết cả nhóm đang ở đâu trên tiến độ của kế hoạch.

Bước 5: Đặt câu hỏi

Tại phần cuối, bạn sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại với nhóm của mình một lần cuối cùng. Cả nhóm cần làm rõ ràng và chắc chắn về những công việc của tuần sau. Ngoài ra, sau khi buổi họp kết thúc, sẽ rất khó để thông báo lại với mọi người nếu như có những thay đổi xảy ra. Hãy hỏi các thành viên:

• Mọi người có rõ về công việc của mình trong tuần này không?
• Có ai có câu hỏi nào không?

Bạn có thể đảm bảo sự chấp thuận của cả nhóm nhờ những câu hỏi như trên và có thể an tâm kết thúc cuộc họp.

Curieous là mạng xã hội học tập và phát triển sự nghiệp. Tham gia ngay tại đây để kết nối, trao đổi lời khuyên trong công việc và theo dõi các nội dung thú vị hàng ngày.