Agile Organization là gì? Hành trình để trở thành một tổ chức linh hoạt

Xây dựng một doanh nghiệp có sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt, phát huy tính tự chủ của nhân viên luôn là điều mong mỏi lớn nhất của các nhà điều hành. Agile Organization ra đời được xem là giải pháp đổi mới tư duy quản trị cho các CEO, giúp doanh nghiệp thích ứng, đứng vững trong bối cảnh thị trường biến đổi nhanh và phức tạp như hiện nay.

Vậy Agile Organization là gì? Các bước để doanh nghiệp trở thành một Agile Organization như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

Agile Organization là gì?

Tổ chức linh hoạt (Agile Organization) là thuật ngữ để chỉ các tổ chức có khả năng thích ứng và phản ứng nhanh trước mọi biến động của thị trường hoặc môi trường kinh doanh trong thời gian ngắn.

Agile Organization là gì?

Thực chất, Agile ban đầu được sử dụng trong giới phát triển phần mềm và phổ biến vào năm 2001. Cụ thể, Agile được xem là một phương pháp quản lý toàn bộ quá trình phát triển phần mềm, nhằm đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh nhất. Nguyên tắc hoạt động của Agile chú trọng vào tính linh hoạt, ưu tiên sự hài lòng của khách hàng, luôn hoan nghênh các yêu cầu thay đổi, ngay cả trong giai đoạn cuối của dự án.

Và Agile Organization là mô hình vận hành tổ chức được phát triển dựa trên phương pháp quản lý dự án Agile. Những năm gần đây, mô hình này đã được áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau và được các nhà quản trị ưa chuộng bởi tính hiệu quả mà nó mang lại.

Doanh nghiệp vận hành như những thực thể sống nhờ Agile Organization

Khác với cách tổ chức doanh nghiệp theo cấu trúc “bộ máy tĩnh”, phân cấp truyền thống, người quản lý nắm quyền kiểm soát, quyết định mọi hoạt động của các cấp dưới. Khi áp dụng tư duy Agile, doanh nghiệp sẽ được vận hành linh hoạt như những thực thể sống.

Một tổ chức linh hoạt sẽ bao gồm mạng lưới các nhóm được trao quyền, liên kết chặt chẽ và minh bạch. Sẽ không còn sự chia tách các phòng ban, nhân viên trong tổ chức này được trao quyền quyết định và linh hoạt tham gia vào nhiều đội nhóm, với các vai trò khác nhau.

Sự khác biệt giữa tổ chức truyền thống và Agile Organization là gì?

Linh hoạt nhưng không hỗn loạn, không mất khả năng kiểm soát, đó là đặc trưng nổi bật của một Agile Organization. Bởi lúc này, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ là người hỗ trợ, định hướng và đảm bảo các đội nhóm bám sát mục tiêu phát triển doanh nghiệp đã được đề ra. Vòng tròn mục tiêu chính là “mỏ neo” giữ nhịp giúp các đội nhóm hoạt động hiệu quả và phối hợp nhịp nhàng.

Khi triển khai Agile, nhân viên sẽ có động lực làm việc hơn, đồng thời phát huy hết khả năng mỗi cá nhân, nâng cao tinh thần đồng đội và hoàn thành mục tiêu trong thời gian ngắn mà không phải nhắc nhở hay thúc ép.

Hành trình để trở thành một tổ chức linh hoạt

Sau khi hiểu Agile Organization là gì, chắc hẳn bạn sẽ đặt câu hỏi, làm sao để ứng dụng nó vào chính doanh nghiệp của mình? Thực tế, việc chuyển đổi sang một Agile Organization không phải là điều dễ dàng và nhanh đạt được thành công. Đó là một quá trình cần sự thay đổi toàn diện, liên tục lặp lại quy trình thử – sai – sửa, để tìm được hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp, đáp ứng mọi biến động của thị trường. Sự thay đổi toàn diện bao gồm tất cả các yếu tố từ chiến lược phát triển, cấu trúc tổ chức đến con người, quy trình vận hành và cả công nghệ.

Chuyển đổi toàn diện để trở thành một Agile Organization (Biên dịch từ McKinsey)

3 cách chuyển đổi sang Agile Organization

Rất nhiều con đường để dẫn đến một Agile Organization, thông thường sẽ có 3 cách chuyển đổi sau:

• All-in: Nhà lãnh đạo đề ra một kế hoạch để thực thi và chuyển đổi sang tổ chức linh hoạt càng nhanh càng tốt.
• Step-wise: Doanh nghiệp sẽ xác định mong muốn, lên kế hoạch, chạy thử nghiệm và lặp lại quá trình chuyển đổi ở một số bộ phận, trước khi mở rộng quy mô trên toàn tổ chức.
• Emergent: Tiếp cận và chuyển đổi từ dưới lên, nỗ lực xây dựng tư duy Agile và năng lực cho các nhà lãnh đạo, quản lý.

Các bước triển khai tổ chức linh hoạt

Hầu hết các tổ chức phải trải qua quá trình chuyển đổi thử để nắm bắt sự nhanh nhạy của doanh nghiệp. Mặc dù có sự khác nhau về tốc độ, phạm vi chuyển đổi và cách tiếp cận giữa các doanh nghiệp, nhưng thường sẽ gồm hai giai đoạn.

Giai đoạn 1 bắt đầu từ chính khát vọng chuyển đổi, thiết kế quy trình và thử nghiệm mô hình tổ chức linh hoạt. Giai đoạn 2 sẽ mở rộng và cải thiện để gia tăng tính linh hoạt về chiều rộng lẫn chiều sâu trong một tổ chức. Doanh nghiệp cũng có thể lặp đi lặp lại các bước này khi áp dụng tư duy Agile.

Hai giai đoạn chuyển đổi sang Agile Organization (Biên dịch từ McKinsey)

Khát vọng chuyển đổi từ nhà lãnh đạo tổ chức

Để chuyển đổi sang Agile Organization rất cần sự quyết liệt triển khai từ các nhà lãnh đạo. Khát vọng, mục tiêu chuyển đổi của người quản lý phải thật hấp dẫn, được nhân viên đồng tình thì mới có thể đi tới thành công.

Việc áp dụng mô hình tổ chức Agile sẽ giảm bớt những điểm yếu còn tồn tại trong doanh nghiệp (như trách nhiệm giải trình không rõ ràng, ra quyết định chậm…). Tuy nhiên, mong muốn dùng tư duy Agile để giải quyết những bất cập này cho doanh nghiệp là chưa đủ. Nhà lãnh đạo còn phải đặt mục tiêu chuyển đổi làm sao giúp tổ chức nâng cao được năng lực cạnh tranh trong tương lai.

Thiết kế chi tiết về quy trình chuyển đổi

Bản thiết kế quy trình chuyển đổi sang Agile Organization không chỉ là vẽ ra một sơ đồ tổ chức mà phải cho thấy tầm nhìn và cách thức hoạt động của nó. Một tổ chức linh hoạt thể hiện rõ nhất ở phương pháp hoàn thành công việc nhanh, hiệu quả, do đó thiết kế quy trình cũng cần chỉ ra những sự thay đổi về con người, công nghệ và cách vận hành.

Ngoài ra, quy trình chuyển đổi đó phải thật sự khả thi, phát triển nhanh chóng, có sự lặp đi lặp lại và xác định rõ hướng đi cho tổ chức để bắt đầu thử nghiệm. Tất cả mô hình hoạt động cần dựa trên sự hiểu biết về giá trị của ngành và cách tổ chức cá nhân tạo ra giá trị, đồng thời liên kết chặt chẽ với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Thiết kế quy trình triển khai Agile Organization (Biên dịch từ McKinsey)

Về cấu trúc, một tổ chức linh hoạt không phân phối công việc theo sơ đồ tổ chức cổ điển, mà chia thành các đội nhóm cùng chung nhiệm vụ. Khi đó, bản thiết kế quy trình chuyển đổi cũng cần minh hoạ rõ cách các đội nhóm trong tổ chức phối hợp để hoàn thành công việc.

Đặc biệt, để giúp các đội nhóm hoạt động linh hoạt nhưng không hỗn loạn cần bám sát “khung xương sống” của tổ chức. Thông thường, những yếu tố trong “khung xương sống” bao gồm các quy trình quản lý (quản lý nhân tài, ngân sách, quản lý hiệu suất, rủi ro…), các yếu tố cốt lõi về con người và công nghệ.

Thử nghiệm Agile Organization

Mục đích của việc thử nghiệm là để chứng minh giá trị của cách làm việc theo tư duy Agile thông qua các kết quả kinh doanh hữu hình. Ban đầu, tổ chức có thể tiến hành thử nghiệm trên các đội nhóm riêng lẻ. Nhưng để hiệu quả hơn thì cần thử nghiệm trên nhiều nhóm để kiểm tra chính xác mức độ linh hoạt của doanh nghiệp.

Nhà lãnh đạo có thể bắt đầu thí điểm bằng việc thay đổi từ cấu trúc nhân sự, không gian làm việc, cơ sở vật chất, và nguồn lực trong tổ chức.

Mở rộng và cải thiện mô hình

Thực tế, việc mở rộng thí điểm mô hình Agile Organization là điều rất khó khăn. Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có tư duy rút ra bài học trong khi lặp đi lặp lại quá trình thử nghiệm này. Song tất cả đều cần có thời gian kiểm chứng và các vị trí quản lý chủ chốt trong tổ chức cũng phải sẵn sàng làm gương trong việc áp dụng tư duy làm việc Agile.

Việc chuyển đổi cũng phải phù hợp với nhịp độ hoạt động, bối cảnh và nguyện vọng của mỗi tổ chức. Nhưng đến một lúc nào đó, cần phải có bước nhảy vọt chuyển đổi về mô hình, văn hoá và cách thức làm việc linh hoạt. Đối với các tổ chức càng lớn, quá trình này không phải diễn ra ngày một ngày hai, mà có thể sẽ tiến triển qua nhiều đợt.

Không phải mọi thứ đều có thể biết trước và lên kế hoạch sẵn, cách tốt nhất để thấy được chính xác sự hiệu quả của mô hình là luôn điều chỉnh và cải thiện. Ngoài ra, để tránh sai sót, chậm trễ và tắc nghẽn trong quá trình chuyển đổi, doanh nghiệp cần thuê các chuyên gia huấn luyện để đào tạo kỹ năng làm việc mới, nâng cao năng lực cho từng nhân viên, đội nhóm.

Quá trình để chuyển đổi thành công Agile Organization

Để doanh nghiệp của bạn nhanh chóng trở thành một Agile Organization thành công thì không thể thiếu sự hỗ trợ của các công cụ công nghệ. Các giải pháp công nghệ như FastWork giúp các nhà điều hành sớm hiện thực hoá điều đó. Đã có hơn 3.500+ doanh nghiệp lựa chọn FastWork để quản trị và điều hành công việc hằng ngày. Từ đó xây dựng môi trường làm việc gắn kết – hiệu quả với chi phí tối ưu.

* Nguồn: FastWork.vn