Sắp xếp lịch trình rõ ràng: Bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kì một cuộc họp nào 2

Phần hai của “Doanh nghiệp quảng cáo sáng tạo nên chọn loại Lịch nào?” tập trung vào Lịch Outlook (Outlook Calendar).

Như đã tóm tắt ở bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu lịch Google tuyệt vời như thế nào khi làm việc chung với đội ngũ của bạn bằng cách sử dụng tính năng video chat. Chúng ta đã bàn về các tính năng đa dạng cho phép bạn thực hiện một lịch mới cho mọi khía cạnh cuộc sống của bạn, bao gồm Yoga và thông báo cho bạn biết thời gian nào có công việc như chức năng thông báo sinh nhật của Facebook. Nó thậm chí còn cho phép bạn giao phó lịch làm việc với vài lựa chọn có sẵn, không cần phải xem lại một lần nữa!

Nếu bạn muốn giữ cho đội ngũ được kết nối và làm việc hướng tới mục tiêu kinh doanh, các công cụ Google lịch về sự kiện và cuộc họp sẽ làm cho tất cả các cuộc họp năng xuất hơn và khách hàng có thể nhận lời mời để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ một cơ hội kí hợp đồng.

Nó thực sự tuyệt vời, nhưng theo truyền thống thì nguồn gốc của lịch đó là Microsoft Outlook- là sự lựa chọn xứng đáng hơn với sự đề cập trên.

Nó dẫn dắt đến sự thành công và chúng tôi nghĩ rằng đã quá đủ lý do để đề cập về tính năng của nó trong bài viết của chúng tôi. Nó sẽ cho phép bạn và doanh nghiệp sáng tạo có một sự hiểu biết tốt hơn về lý do tại sao chúng tôi yêu cả hai công cụ này.

Bản chất:

Outlook lịch là lịch văn phòng tối hậu. Nó rất hiệu quả trong việc cho phép bạn và đội ngũ sáng tạo xây dựng và chia sẻ các lịch trình khác nhau và xem chúng theo giao diện tuần, ngày, tháng và giờ. Lịch Outlook cung cấp chức năng và tính năng cho 'người sáng tạo cuộc họp' và các chức năng cơ bản khi lên một kế hoạch cho văn phòng: Để nhắc nhở bạn về các cuộc họp, các sự kiện, ngày lễ và lịch trình thời gian một cách hiệu quả. Thêm vào đó là vô số tính năng bổ ích để làm cho nó trở thành một công cụ thuận tiện cho tất cả các đội ngũ của bạn.

Tại sao mọi người sử dụng Outlook?

Nó là một nền tảng đáng tin cậy vì Windows và Mac đều có khả năng tương thích và là hệ thống lịch nguyên bản đã mang nhiều lợi ích hiệu quả cho công việc của các đội ngũ sáng tạo và văn phòng hàng năm. Nó còn rất 'dễ' để đồng bộ hóa hệ thống quản lý công việc trực tuyến và ngoại tuyến mà nhóm của bạn có thể vào đúng nơi đúng lúc, làm những việc chính xác khiến doanh nghiệp chạy trơn tru và mang lại lợi nhuận trên một cơ sở hàng ngày. Nó là một công cụ rất tốt cho doanh nghiệp vì có thể tích hợp vào các hệ thống cơ sở dữ liệu Workbook - Workbook System và CRM khác. Một sự cần thiết khi sử dụng các nền tảng dự án và nguồn lực.

Bạn có lẽ đang suy nghĩ; 'Vâng vâng, tôi biết tất cả về Outlook' nhưng bạn có thực sự biết tất cả vì những lời khuyên nhỏ mà sẽ thực sự làm cho cuộc sống bạn và đội ngũ có chút chút dễ dàng hơn so với những người sử dụng Google Calendar?

Tính năng chính:

Giao diện lịch.

Đầu tiên, bạn phải có 1 thư mục gọi là “My Calendars”. Đây là nơi tất cả các kiểu lịch khác nhau hoạt động. Khi bắt đầu với Outlook, bạn có thể chọn để chỉ xem một hay vài cái cùng lúc. Ví dụ có thể kể đến là đời sống xã hội của bạn, thời khóa biểu hằng ngày và lịch trình của CEO có thể được xem cùng lúc trên cùng một màn hình. Sự thuận lợi của điều này là bạn có khả năng sở hữu cuộc sống cân bằng (hiển nhiên) một cách chắc chắn nhưng trên cấp độ nền tảng công việc, nó hỗ trợ ngăn chặn đồng thời nhiều lịch hẹn cùng lúc và đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thành.

Lựa chọn giao diện.

Outlook khá thuận tiện khi nói đến cách bạn xem lịch trình cá nhân của bản thân.

Tối thiểu sẽ có một vài người muốn xem một lịch trên cơ sở ngày--ngày. Trong khi nhóm khác sẽ thích xem dự án theo tháng hoặc tuần, cùng với lịch trình hàng ngày của họ về nhiệm vụ. Những giao diện tuần và ngày sẽ đảm bảo bạn theo dõi nó để đến sân bay kịp giờ vào phút cuối mà không phá vỡ lịch trình bạn đặt ngày hôm qua. Trong khi đó, giao diện hàng tháng rất tiện dụng cho việc kiểm tra các báo cáo và tiến độ các sự kiện liên kết nhau.

Lợi ích của lịch này là khả năng để kết hợp tất cả các lịch của bạn với nhau. Bạn và đội ngũ quảng cáo sẽ không có lý do gì để bỏ lỡ bất kì cuộc hẹn hoặc công việc nào đó.

Nếu bạn chọn để xem ở chế độ giao diện tháng, tâm trí của bạn có thể nổ tung vì quá lộn xộn nếu bạn là một người cực kì gọn gàng. Bạn sẽ không cần phải lo lắng vì các tính năng của chương trình sẽ tổ chức lịch trình ngày của bạn được sắp xếp thành các khe thời gian hoàn hảo. Tất cả bạn phải làm là di chuột qua một cuộc hẹn để xem thời gian và địa điểm.

Dễ dàng tạo sự kiện và buổi hẹn.

Ở giao diện lịch, bạn có hai cách để tạo ra một sự kiện, tùy thuộc vào việc bạn lười biếng như thế nào. Bạn có thể chỉ đơn giản nhấp đôi chuột vào khoảng trống trên lịch hay nhấp chọn “sự kiện mới”. Tuyệt vời nhất là sự giản đơn ở đây, tất cả những gì bạn cần biết là ở đâu, với ai, khi nào và nên mang gì đúng không?

Chính xác đó là những gì Outlook mang lại cho bạn.

Sau đó bạn có thể thiết lập báo thức nhắc nhở tại một thời điểm bạn chọn và tất cả những tài liệu cần thiết cho buổi hẹn đó.

Mời mọi người sử dụng.

Một khi bạn đã tạo một sự kiện, buổi họp hay cuộc hẹn, tiếp đến bạn cần phải nói cho những người khác về nó để họ có thể chấp nhận, sắp xếp lại hay từ chối.

Một lần nữa, thật đơn giản khi chỉ cần gõ tên đồng nghiệp vào danh sách “Người tham dự - Attendees” hay nhập địa chỉ email để tạo lời mời ngoại bộ. Nó có thể dùng cho những cuộc giải trí khi tan sở hay những thông báo khẩn cấp như “Triệu tập gấp các cổ đông họp hội đồng quản trị”.

Chia sẻ là quan tâm.

Nếu bạn có một bảng biểu lộn xộn thì nó sẽ rất khó để giao việc qua lịch và những buối họp. Cách đơn giản nhất để giải quyết chính là chia sẻ hiểu biết với mọi người về Google Calendar. Bạn có thể làm điều này với tất cả mọi người hoặc chỉ chọn một số ít trong nhóm như là trợ lí riêng hay các trưởng phòng. Bạn và các thành viên có thể chia sẻ lịch trình xã hội để không cần phải nhắn tin hỏi “tối nay rảnh không?” khi bạn đang bận rộn.

Để chia sẻ lịch trình, tìm nút chia sẻ trên bất kì giao diện lịch nào, nhấp vào nó và gõ địa chỉ mail người nhận, thành công!

Như đã đề cập, khả năng để xem giao diện đa nhiệm cùng lúc còn bao gồm lịch trình của những người đã chia sẻ với bạn, là lợi thế cho những ai muốn theo dõi đội nhóm.

Thêm kì lễ quốc tế hay Ngày kỉ niệm

Nếu bạn gặp vấn đề với việc hoãn lại/ trễ hẹn, công cụ Outlook Calendar tuyệt vời này sẽ giúp bạn “bận rộn” tầm nửa tiếng hoặc tầm đó. Nếu ai đó trong số bạn bè hay gia đình bạn sống ở đất nước khác, bạn có thể thêm vào những ngày lễ quốc gia của họ. Điều này sẽ giúp ích về mặt marketing cũng như xã hội và giúp bạn kết nối với khách hàng ở thị trường quốc tế cũng như ghi nhớ Ngày của Mẹ.

Còn nếu bạn là một tín đồ âm nhạc hay thể thao, bạn có thể thêm vào những ngày kỉ niệm hay sự kiện vào giao diện. Dù nó không làm tăng doanh số nhưng vẫn rất tuyệt vời.

Tóm tắt

Thật vậy! Outlook Calendar chỉ đơn giản như thế nhưng nó đáp ứng tất cả những nhu cầu công việc để nắm rõ bạn và đội ngũ nhân viên đang ở đâu vào một thời điểm. Trừ phi họ đang bay! Mọi sự kiện sắp tới, tài liệu nào cần thiết cho buổi họp ban quản trị và địa điểm đều được nhập vào ứng dụng bản đồ.

Nó hoàn toàn vượt trội so với các thiết bị khác thậm chí hơn cả những chiếc đồng hồ thông minh, khi có thể đo lường liệu bạn có rảnh rỗi để tham gia buổi leo núi lửa từ thiện đã được lên lịch cho tháng tới.

Google và Outlook

Hãy thử trải nghiệm Google Calendar và Outlook Calendar để thử cảm nhận, dù cho bạn có “biết tuốt” mọi thứ về Google hay là một người thành thạo đến mức chắc chắn rằng Outlook là ttast cả mọi thứ ho cần cho một doanh nghiệp hưng vượng. Cả hai đều là thứ bạn cần để giúp bạn và đội ngũ nhân viên định hướng công ty một cách trật tự trong sự hỗn loạn.

Cả hai đều tương thích với hệ thống ERP, CRM, Dự án & Nguồn lực như Workbook. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột!

Thay mặt Workbook bởi Emily Rose Dallara.