Bộ công cụ xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan) ứng phó COVID-19

Nội dung bài viết do SlimCRM lược dịch từ ‘The six-step COVID-19 business continuity plan’ của International Labour Organization.

Đại dịch COVID-19 ảnh hưởng nguy hiểm đến sinh tồn của nhiều doanh nghiệp, rất khó để hy vọng tình hình kinh doanh có thể khởi sắc trong thời gian ngắn tiếp theo. Để phòng ngừa và hạn chế tối đa hậu quả khi rủi ro xảy ra, các doanh nghiệp cần ưu tiên chuẩn bị Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan – BCP). Hệ thống này nhằm bảo toàn tài sản và nhân sự của doanh nghiệp, giảm thiểu tối đa đứt gãy trong quy trình kinh doanh, đồng thời có phương án để tái thiết khi dịch kết thúc.

Trong bài viết này, SlimCRM gửi đến bạn bộ công cụ lập kế hoạch kinh doanh liên tục của Tổ chức Lao động Quốc tế (International Labour Organization) xây dựng. Nội dung bao gồm 2 phần chính:

Phần 1: Bảng 47 câu hỏi đánh giá rủi ro bị COVID-19 ảnh hưởng đến 4 yếu tố của doanh nghiệp: Con người, Quy trình, Lợi nhuận và Đối tác (4P). Cụ thể:

• Con người (People): Cuộc sống của người lao động và các thành viên trong gia đình
• Quy trình (Processes): Các hoạt động trong doanh nghiệp
• Lợi nhuận (Profits): Tạo ra doanh thu
• Quan hệ đối tác (Partnerships): Điều kiện, môi trường thực hiện hoạt động kinh doanh

Phần 2: Quy trình 6 bước chi tiết phát triển Kế hoạch kinh doanh liên tục và ví dụ minh họa cách một doanh nghiệp SME hư cấu kết hợp BCP cho doanh nghiệp của mình.

Phần 1: Xây dựng hồ sơ rủi ro của doanh nghiệp bằng cách tự đánh giá

Hướng dẫn sử dụng:

• Có 4 phần, gồm 47 câu hỏi xoay quanh 4P bao gồm: Con người, Quy trình, Lợi nhuận và Quan hệ đối tác.
• Chọn câu trả lời Có/ Không cho các câu hỏi bên dưới bằng dấu X.
• Bạn có thể ước tính mức độ dễ bị tổn thương của doanh nghiệp mình bằng cách cộng số lần câu trả lời “Có” trong mỗi bảng câu hỏi.
• Trả lời “Có” nếu bạn không chắc chắn hoặc không biết.
• Thực hành tại file Google Sheet (phần 1).

Từ bài tập này, bạn sẽ xác định được trong yếu tố nào trong 4P của doanh nghiệp dễ bị tổn thương nhất (cụ thể là những khía cạnh hoặc biến số nào). Để tính toán tổng mức độ tổn thương hãy cộng số lần bạn trả lời “Có” trong 4 lần tự đánh giá ở trên. Ghi lại kết quả vào mẫu như ô bên dưới:

Số điểm này không đánh giá doanh nghiệp của bạn tốt hay xấu. Nó chỉ đơn giản là một điểm chuẩn thể hiện tính dễ bị tổn thương do tác động của COVID-19. Từ đó, giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố có thể cải thiện nhằm phục hồi tổng thể trong cuộc khủng hoảng do COVID-19. Quan trọng nhất, nó sẽ cho bạn biết vấn đề doanh nghiệp có nguy cơ cao nhất: nhân sự con người, chuỗi cung ứng hay sự phụ thuộc của doanh nghiệp vào các bên thứ ba.

Dưới đây là cái nhìn tổng thể về điểm số.

• 32-47: Doanh nghiệp rất dễ bị tổn thương bởi các tác động tiêu cực của COVID-19, có khả năng bị ảnh hưởng nặng nề, có thể gây gián đoạn lâu dài trong trường hợp tình hình xấu đi. Kế hoạch hành động tiếp theo là phải xác định xem doanh nghiệp dễ bị tổn thương nhất trước các mối đe doạ bên trong hay bên ngoài, từ đó thực hiện các biện pháp để giảm rủi ro và tính dễ bị tổn thương.
• 16-31: Mặc dù đã thực hiện một số hành động để tăng cường và khả năng sẵn sàng cao, nhưng doanh nghiệp vẫn dễ bị tổn thương. Hãy tìm hiểu các mối đe doạ của doanh nghiệp là bên trong hay bên ngoài, đảm bảo ưu tiên các yếu tố dễ bị tổn thương khi thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh.
• 0-15: Doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đảm bảo an toàn ngay trong đại dịch, nhưng vẫn còn một số lĩnh vực mà bạn có thể giảm bớt tính dễ bị tổn thương. Hãy đảm bảo việc thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh để quản lý rủi ro về các mối đe doạ bên trong và bên ngoài công ty.

SlimCRM.vn - Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt. Dùng thử tại đây

Phần 2: Lộ trình 6 bước phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục

Dưới đây là 6 bước cần thiết để thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh cho doanh nghiệp:

Bước 1: Xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ chính của doanh nghiệp

Sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp là gì? Xem xét các tiêu chí sau:

• Tỷ lệ doanh thu sản phẩm/ dịch vụ đó tạo ra
• Nhu cầu khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ đó
• Tổn thất nếu không giao hàng, hậu quả tiêu cực về tài chính, năng suất và danh tiếng

Bước 2: Thiết lập mục tiêu BCP của doanh nghiệp

Bạn muốn đạt được điều gì khi thiết lập BCP của mình?

Bước 3: Đánh giá tác động tiềm ẩn của sự gián đoạn do dịch COVID-19 đối với doanh nghiệp và người lao động

Sự ảnh hưởng có thể kéo dài bao lâu trước khi vượt quá tầm kiểm soát? Các nguồn lực cần thiết, các nhà cung cấp, đối tác và nhà thầu cần thiết để tiến hành các hoạt động chính là gì?

Bước 4: Liệt kê hành động để bảo vệ doanh nghiệp

Sử dụng nhóm yếu tố 4P để thực hiện việc này. Các hành động để giảm thiểu rủi ro đối với: Con người, Quy trình, Lợi nhuận và Quan hệ đối tác.

Bước 5: Thiết lập danh sách liên hệ.

Nhiều hoạt động trong doanh nghiệp cần ứng dụng các công cụ làm việc online (WhatsApp, Zoom Meeting...). Hãy đảm bảo bạn có danh sách chính xác và cập nhật tất cả các bên liên quan chính của doanh nghiệp.

Bước 6: Duy trì, xem xét và liên tục cập nhật BCP của doanh nghiệp

Ví dụ về cách một chủ doanh nghiệp nhỏ kết hợp BCP cho doanh nghiệp

Tình huống minh hoạ: Joyce Mkumura là chủ sở hữu của công ty sản xuất cá mòi đóng hộp ở Mombasa trên bờ biển Kenya. Cô ấy bán sản phẩm của mình trực tiếp trên khắp Kenya và cho các công ty lớn hơn để xuất khẩu. Joyce phụ thuộc vào các đơn đặt hàng từ ba công ty chiếm khoảng 80% công việc kinh doanh của mình. Các công ty này do có mối liên hệ với thị trường xuất khẩu nên thường xuyên gửi đơn đặt hàng. Khi COVID-19 lan rộng ở Kenya, Joyce đã phát triển BCP để bảo vệ doanh nghiệp của mình. Cô ấy có tổng cộng 30 công nhân.

Joyce đã hoàn thành bài kiểm tra đánh giá rủi ro từ COVID-19 và nhận ra rằng hồ sơ rủi ro doanh nghiệp của cô ấy rất cao. Cô ấy giao dịch với nhiều nhà cung cấp hàng ngày. Công nhân của cô làm việc gần nhau. Cô ấy phụ thuộc vào cảng vẫn mở cho phần lớn doanh thu của mình. Phần còn lại của doanh số bán hàng chủ yếu đến từ các thành phố khác của Kenya. Joyce nhận thấy rằng doanh nghiệp cần một bảng kế hoạch kinh doanh liên tục.

Nguồn: Kaseya

Bước 1: Joyce xác định sản phẩm chủ lực

Đối với Joyce, sản phẩm chính của cô là các loại cá mòi đóng hộp. Doanh số bán các sản phẩm này là nguồn duy nhất để tạo ra doanh thu. Tệp khách hàng cơ sở (Client Base) tương đối nhỏ. Cô có 3 khách hàng chính chiếm 80% doanh thu. Chi phí phải bỏ nếu không giao hàng cho những khách hàng này sẽ có hậu quả tiêu cực đối với công việc kinh doanh của cô ấy.

Bước 2: Joyce thiết lập mục tiêu BCP của doanh nghiệp

Mục tiêu là phát triển các quy trình nội bộ đơn giản cho doanh nghiệp để cung cấp các biện pháp bảo vệ chính cho 4P: con người, quy trình, lợi nhuận và quan hệ đối tác.

Điều này có nghĩa là:

• Tối đa hoá an toàn về thể chất và tinh thần của bản thân và nhân sự công ty.
• Tiếp tục hoạt động càng nhanh càng tốt sau khi chịu sự ảnh hưởng do COVID-19
• Đảm bảo rằng các sản phẩm chủ chốt của cô ấy có khả năng chống lại sự ảnh hưởng, gián đoạn kinh doanh liên quan đến COVID-19
• Bảo vệ chuỗi cung ứng
• Đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện các cam kết hợp đồng với khách hàng

Bước 3: Cô ấy đánh giá tác động tiềm ẩn của việc gián đoạn kinh doanh đối với doanh nghiệp và người lao động

Những hoạt động được yêu cầu để sản xuất, cung cấp sản phẩm và thời gian ngừng hoạt động có thể chấp nhận được là bao lâu? Các hoạt động chính có thể ngừng hoạt động trong bao lâu trước khi nó gây tổn hại đến khả năng tồn tại của doanh nghiệp?

Nguồn: Atlassian

Cô ấy xác định những hoạt động cần thiết để sản xuất và cung cấp sản phẩm của mình và những rủi ro nằm ở đâu. Điều này liên quan đến một bài tập lập bản đồ ngắn hạn của các bên liên quan. Có 5 bên liên quan chính quan trọng đối với hoạt động kinh doanh: Người lao động, khách hàng, nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ và cơ quan quản lý.

• Công nhân: Joyce có 30 công nhân, may mắn thay họ chủ yếu sống tại địa phương và đi bộ đến nơi làm việc.
• Khách hàng: 80% sản phẩm của cô ấy được 3 công ty xuất khẩu ra thị trường nước ngoài, 20% còn lại dành cho thị trường Kenya (15% dành cho các nhà bán buôn có trụ sở tại Nairobi).
• Nhà cung cấp: Cô ấy phụ thuộc vào 3 nhà cung cấp. Đầu tiên là một nhà sản xuất kim loại (thiếc). Thứ hai là một công ty in có trụ sở tại Nairobi để dán nhãn cho các sản phẩm. Thứ ba là ngư dân địa phương và quan trọng nhất được nhóm lại trong các hợp tác xã. Tất cả các nhà cung cấp đều yêu cầu liên lạc thường xuyên, nhưng tiếp xúc thường xuyên nhất là với các ngư dân.
• Dịch vụ hỗ trợ: Bao gồm một công ty vận tải đường bộ được sử dụng và một công ty bảo vệ.
• Cơ quan quản lý và tiện ích công cộng: Bao gồm cơ quan tiêu chuẩn thực phẩm quản lý cấp giấy phép; cơ quan thuế và các cơ quan chính quyền địa phương giám sát các tiêu chuẩn về sức khoẻ và an toàn.

Qua bài đánh giá rủi ro, Joyce thấy doanh nghiệp của cô phụ thuộc như thế nào vào các tác nhân bên ngoài như nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ và khách hàng của cô có thể tiếp tục kinh doanh.

Cô nhanh chóng nhận ra rằng mình có thể bị phá sản trong vòng 4 đến 6 tuần nếu làm ăn thất bát. Cô ấy đánh giá những gián đoạn tiềm ẩn chính của doanh nghiệp như sau:

• Công nhân bị ốm (cô ấy/ nhà cung cấp/ dịch vụ hỗ trợ)
• Các hạn chế của chính phủ về quyền tự do đi lại có thể ảnh hưởng đến khả năng đi làm của cô ấy (và các nhà cung cấp)
• Các hạn chế của chính phủ đối với việc tiếp cận cảng có thể ảnh hưởng đến khả năng đưa sản phẩm ra thị trường
• Không có khả năng cung cấp dịch vụ của các tiện ích chính phủ (nước và điện là mối quan tâm hàng đầu)
• Giảm nhu cầu về sản phẩm

Cô nghĩ về những sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát của mình và cách chúng có thể tác động đến các nhà cung cấp của cô và những gì nằm trong tầm kiểm soát ở một mức độ nào đó. Về mặt tiêu cực, cô ấy phụ thuộc nhiều vào những người khác, chủ yếu là các nhà cung cấp và cô ấy không có ảnh hưởng gì đến các hạn chế của chính phủ có thể xảy ra. Về mặt tích cực, nhu cầu đối với các sản phẩm đóng hộp đang tăng lên.

Bước 4: Joyce thực hiện các hành động để bảo vệ hoạt động doanh nghiệp

Con người:

• Cô quyết định giới hạn các điểm tiếp xúc ở một điểm duy nhất trong doanh nghiệp và thiết lập một điểm vệ sinh ở đó để cô và công nhân của mình ít tiếp xúc hơn.
• Ngoài các biện pháp an toàn/ vệ sinh, cô đã xem xét các cách thức làm việc tiêu chuẩn và các tiêu chí về khoảng cách xã hội thích ứng. Điều này sẽ yêu cầu việc sắp xếp ca làm việc mới khi cô ấy đã thảo luận với các công nhân.
• Cô ấy đã chuẩn bị cho tình trạng vắng mặt ngày càng nhiều.

Quy trình:

• Cô đã yêu cầu các công nhân tình nguyện thực hiện các nhiệm vụ sau: Đảm bảo các điểm vệ sinh được dự trữ đầy đủ hàng ngày; thiết lập một trạm kiểm tra nhiệt độ ở lối vào cho tất cả công nhân/ nhà cung cấp/ khách hàng; tư vấn hàng ngày với các nhà cung cấp và khách hàng để đánh giá tình hình của họ và bất kỳ thay đổi nào đã xảy ra; đảm bảo rằng mọi người đã quen thuộc với các cách để giữ an toàn khi ở nhà.
• Cô ấy thảo luận với tất cả khách hàng và nhà cung cấp về hệ thống an toàn của họ ở đâu và họ đang tuân thủ các quy định mới nào. Cô ấy vẫn trả tiền mặt cho một số nhà cung cấp (ví dụ như ngư dân).
• Cô ấy đã sử dụng đây như một cơ hội để chuyển tất cả các khoản thanh toán (đang diễn ra hoặc đến) sang định dạng kỹ thuật số.
• Cô ấy đã backup tất cả dữ liệu của mình thường xuyên hoặc tự động và giữ nó bổ sung ở nhà trong trường hợp cô ấy phải tự cô lập.

Lợi nhuận:

• Cô ấy nhận thấy rằng nhu cầu đối với các sản phẩm đóng hộp/ đóng hộp đang tăng lên. Có một cơ hội ở đây để tăng doanh số bán hàng. Cô đã đàm phán một thoả thuận với một khách sạn năm sao ở địa phương, về không gian lưu trữ lạnh cho hàng tồn kho chính và không gian an toàn thứ cấp cho các sản phẩm cuối cùng. Sản phẩm cuối cùng của cô ấy có thời hạn sử dụng lâu hơn, đó là một lợi thế thực sự.
• Cô đã thảo luận với các nhà cung cấp chính của mình là Hợp tác xã đánh cá, người nói với cô rằng họ đã có thoả thuận với các hợp tác xã khác dọc theo bờ biển. Nếu khu vực Mombasa bị gián đoạn nghiêm trọng, các nguồn thay thế có sẵn và các thoả thuận đã được đưa ra để thực hiện điều này.
• Cô ấy tính toán chi phí hoạt động hàng ngày của mình (tiền lương, tiền thuê nhà, vật tư...) và thực hiện mô phỏng dựa trên nhu cầu tài chính nếu xảy ra gián đoạn.
• Cô ấy thường xuyên trò chuyện với ngân hàng đã cung cấp tín dụng cho cô ấy. Ngân hàng đã biết về “kế hoạch BCP” của cô ấy và do đó đã tỏ ra linh hoạt hơn với các yêu cầu cho vay, nếu những yêu cầu này là cần thiết.

Quan hệ đối tác:

• Cô ấy đã thảo luận với 3 khách hàng chính (xuất khẩu) của mình. Cô đề nghị họ yêu cầu liên đoàn người sử dụng lao động Kenya và các hiệp hội doanh nghiệp khác thảo luận với chính phủ để có được sự rõ ràng rằng các cơ sở cảng có thể tiếp tục hoạt động.
• Cô ấy đã ký một thoả thuận với 4 chủ sở hữu SME khác để chia sẻ các biện pháp và thực hành an toàn cho mỗi doanh nghiệp của họ. Họ đồng ý với một bộ quy trình chung để giữ an toàn cho người lao động. Họ cũng đồng ý chia sẻ chi phí để có được thông tin về cách xử lý các vấn đề tại nơi làm việc như thay đổi thời gian làm việc và các vấn đề nhân sự khác.
• Cô ấy đã thảo luận với cơ quan thuế về khả năng hoãn thuế đã nghe trên các phương tiện truyền thông.

Bước 5: Joyce thiết lập danh sách liên lạc

• Cô liệt kê các số liên lạc chính của cơ quan chức năng và bên thứ ba (cảnh sát, dịch vụ khẩn cấp, nhân viên cứu hoả, bệnh viện gần nhất, công ty bảo hiểm) có thể trợ giúp trong trường hợp khẩn cấp.
• Cô ấy đã lập danh sách các nhân viên của mình, vị trí của họ và chi tiết liên hệ (điện thoại di động và địa chỉ email) cũng như các chi tiết liên hệ khẩn cấp của nhân viên.
• Cô lập danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu và cơ quan chính phủ đã làm việc, bao gồm người liên hệ và các thông tin chi tiết (điện thoại di động, địa chỉ email và địa chỉ đường phố), tất cả đều cho phép cô liên lạc. Cô ấy đã chọn các phương pháp liên lạc để kết nối với nhân viên của mình trong cuộc khủng hoảng COVID-19 (các biểu mẫu của Facebook, WhatsApp, Google) và thiết lập kênh gọi khẩn cấp cho nhân viên.

Bước 6: Joyce duy trì, xem xét và cập nhật liên tục BCP của mình

Cô ấy đã xem xét và cập nhật kế hoạch của mình hàng tuần để:

• Cập nhật mục tiêu của BCP và cải thiện hiệu quả của nó
• Cập nhật đánh giá rủi ro của cô ấy, các chiến lược để liên tục kinh doanh và các thủ tục khác có trong BCP
• Đảm bảo cải tiến liên tục tất cả các quy trình có trong BCP

Tải bộ công cụ chi tiết bản PDF tại đây.

Theo SlimCRM.vn
* Nguồn: International Labour Organization