Hiểu đúng về KPIs và khám phá 3 nguyên tắc vàng giúp xây dựng KPIs hiệu quả

KPIs là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators, được hiểu là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất của một cá nhân hay bộ phận của công ty. Đó là khái niệm mà đa phần chúng ta khi bước chân vào môi trường công sở đều đã từng nghe. Thế nhưng thực chất KPIs là gì và làm thế nào để ứng dụng chúng một cách hiệu quả thì lại không nhiều người có thể trả lời một cách chuẩn xác.

Bài viết này sẽ giúp độc giả tìm được câu trả lời cho câu hỏi KPIs là gì, đồng thời hiểu được những nguyên tắc quan trọng trong việc xây dựng KPIs.

KPIs là gì? Nó đóng vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?

Bộ đôi BSC/KPIs như là đôi “cánh tay phải và cánh tay trái”, giúp doanh nghiệp định hướng và tập trung vào mục tiêu chiến lược.

Về mặt thuật ngữ, KPIs được phân thành 2 loại phổ biến là KPIs chiến lược (hướng đến việc hiện thực hoá các mục tiêu dài hạn) và KPIs chiến thuật (hướng đến việc hiện thực hoá các mục tiêu ngắn hạn). Nhưng trên thực tế, KPIs được phân chia thành nhiều loại chỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực (chẳng hạn KPI lĩnh vực tài chính sẽ khác với KPI lĩnh vực Marketing, Nhân sự…).

“Bạn không thể quản lý những thứ bạn không thể đo lường” – Peter Drucker.

Hiểu một cách đơn giản, nó đóng vai trò là một trong những công cụ hỗ trợ cho việc thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu để đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp.

Giống như Peter Drucker, cha đẻ của Quản trị học hiện đại từng nói: “Bạn không thể quản lý những thứ bạn không thể đo lường”, KPI chính là công cụ đo lường giúp cho quá trình quản lý, vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Đây là một “bộ phận” không thể tách rời với BSC (thẻ điểm cân bằng). Bộ đôi BSC/ KPIs như là đôi “cánh tay phải và cánh tay trái”, giúp doanh nghiệp định hướng và tập trung vào mục tiêu chiến lược.

Mặc dù vai trò của KPIs là hỗ trợ cho việc hiện thực hoá mục tiêu, chiến lược, nhưng trên thực tế, việc ứng dụng KPI tại nhiều doanh nghiệp lại sai lệch so với “sứ mệnh” của nó, khiến cho KPIs không thể đem lại hiệu quả đúng như “nhiệm vụ”.

Để nói về nguyên nhân khiến doanh nghiệp thất bại trong việc ứng dụng KPIs vào thực hiện mục tiêu, chiến lược thì có lẽ rất nhiều. Trong nhiều năm tư vấn và huấn luyện triển khai BSC/ KPIs tại các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước, Toppion nhận thấy đa số các đơn vị đều gặp không ít sai lầm khác trong quá trình xây dựng KPIs.

Để nhận diện và khắc phục, bạn có thể tham khảo video “Nguyên nhân thất bại khi triển khai BSC/KPIs” mà chuyên gia của Toppion đã đúc kết từ kinh nghiệm tư vấn, triển khai cho nhiều doanh nghiệp:

3 nguyên tắc vàng giúp xây dựng KPIs hiệu quả

Nguyên tắc 1: KPIs phải là công cụ hiện thực hoá mục tiêu, chiến lược công ty chứ không phải là công cụ kiểm soát nhân sự, phân chia lương thưởng

Lâu nay, nhiều người vẫn xem việc xây dựng KPIs là dựa trên bảng mô tả công việc của nhân viên. Tuy nhiên, cách làm này chưa thực sự tối ưu. Bản chất KPIs vốn là công cụ đo lường và đánh giá hiệu suất nhằm hướng tới mục tiêu, tầm nhìn của doanh nghiệp. Vậy nên, nếu lãnh đạo, quản lý sử dụng KPIs như là công cụ để ràng buộc hiệu suất, phân chia lương thưởng cho đội ngũ nhân viên thì việc ứng dụng KPIs đã sai ngay từ khi chưa bắt đầu. Nhưng trớ trêu thay, nhiều doanh nghiệp lại đang sử dụng KPIs theo cách ấy.

Nếu sử dụng KPIs như là công cụ để ràng buộc hiệu suất, phân chia lương thưởng thì việc ứng dụng KPI đã sai ngay khi chưa bắt đầu.

Khi áp dụng KPIs không đúng cách sẽ dẫn đến tình trạng nhân sự bất mãn hoặc làm việc chống chế, đối phó nhằm đảm bảo đạt được con số trên bảng KPIs. Chính lý do này khiến cho không ít doanh nghiệp rơi vào vòng luẩn quẩn: phần lớn KPIs đưa ra đều đạt được, nhưng mục tiêu doanh nghiệp vẫn không được hiện thực hoá. Toppion gọi hiện tượng này là sử dụng sai phương pháp luận khi xây dựng KPIs.

Nguyên tắc 2: KPIs phải xuất phát từ “tư duy” (Mindset) của đội ngũ thực thi chứ không phải chỉ riêng ban lãnh đạo

Thực tế ở một số doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo hiểu tường tận về khái niệm cũng như phương pháp triển khai KPIs, nhưng cuối cùng KPIs cũng chỉ là những con số nằm trên mặt giấy. Trong trường hợp này, lý do phổ biến nhất khiến KPIs bị “vô hiệu hoá” chính là tư duy của đội ngũ chưa thực sự phù hợp và doanh nghiệp chưa xây dựng được nền tảng văn hoá đủ vững.

Như vậy, muốn tránh khỏi thực trạng trên, điều kiện tiên quyết để xây dựng hệ thống KPIs khả thi là phải xuất phát từ tư duy (mindset). Tư duy này được thống nhất từ cấp lãnh đạo cho đến cấp thực thi. Bởi hệ thống KPIs tuyệt vời đến đâu, nhưng nếu nó chỉ xuất phát từ tư duy của những người lãnh đạo chứ không phải đội ngũ thực thi thì sẽ mãi không thể thành hiện thực.

Song song đó, doanh nghiệp cần có một nền tảng văn hoá doanh nghiệp làm tiền đề. Bởi nếu như không có các giá trị, các nguyên tắc chung để làm kim chỉ nam, doanh nghiệp khó có được sự đồng thuận và chung tay của đội ngũ để triển khai. Có được nền tảng văn hoá mang tính xây dựng, hướng đến mục tiêu sẽ là bước khởi đầu thuận lợi.

Muốn xây dựng và triển khai KPIs một cách hiệu quả, trước hết đội ngũ thiết lập và đội ngũ thực thi phải cùng tư duy, cùng nhìn về một hướng và có những nguyên tắc văn hoá chung làm tiền đề.

Nguồn: Envato

Nguyên tắc 3: Các KPIs của cá nhân, phòng ban phải có sự tương quan lẫn nhau và phải hướng tới BSC chiến lược công ty

Khi ứng dụng biểu đồ xương cá trong xây dựng BSC/ KPIs, mỗi mục tiêu của doanh nghiệp sẽ được ví như một mô hình xương cá. Khi ấy, nếu như BSC là những đầu cá, thì KPIs chính là những chiếc xương cá. Mỗi chiếc xương cá đều có ý nghĩa, tầm quan trọng đối với cấu tạo chung của bộ xương cá mục tiêu này. Vì vậy, giữa BSC và các KPIs có mối liên hệ nhân quả lẫn nhau. Nghĩa là từ BSC của công ty sẽ dẫn đến các BSC phòng ban và dẫn đến các KPIs cụ thể của từng cá nhân. Như vậy, nếu như KPIs của cá nhân không phục vụ cho việc thực hiện các BSC phòng ban và BSC của công ty, thì KPIs ấy không có ý nghĩa. Ngược lại, nếu từ BSC của công ty, phòng ban không thể phân chia được thành các KPIs cá nhân thì BSC chưa tối ưu.

Đây là một trong những điểm vô cùng quan trọng để giúp KPIs được triển khai và vận hành hiệu quả. Khi không đáp ứng được nguyên tắc này, bạn chưa thực sự hiểu KPIs là gì và cũng chưa biết cách để KPIs phát huy tác dụng.

Nếu như KPIs của cá nhân không phục vụ cho việc thực hiện các BSC phòng ban và BSC của công ty, thì KPIs ấy không có ý nghĩa. Ngược lại, nếu từ BSC của công ty, phòng ban không thể phân chia được thành các KPIs cá nhân thì BSC chưa tối ưu.

Trên đây, Toppion đã đem đến cách hiểu cơ bản để trả lời cho câu hỏi KPIs là gì, cũng như đề xuất những nguyên tắc để xây dựng KPIs một cách hiệu quả. Khi không đáp ứng được 3 nguyên tắc này, doanh nghiệp khó lòng làm chủ được tiến trình triển khai cũng như hiệu quả của quá trình thực thi chiến lược.

Xây dựng và ứng dụng KPIs là một quá trình rất dài đòi hỏi sự cải tiến và cả sự linh hoạt. Vì lẽ đó, ứng dụng các công cụ quản trị nói chung và BSC/ KPIs nói riêng cần có sự đầu tư chỉn chu và nghiêm túc. Hơn thế nữa là cần có đội ngũ chuyên gia nội bộ, những người thấu hiểu tường tận về nguồn lực cũng như văn hoá của doanh nghiệp để xây dựng, duy trì và phát triển.

* Nguồn: Toppion