Sắp xếp lịch trình rõ ràng: Bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kì một cuộc họp nào 1
Khi nói đến kinh doanh, có hai ứng cử viên nổi bật nhất trong số các công cụ hỗ trợ tạo lịch công việc: Google và Microsoft
Nếu như bây giờ các công việc chính của bạn đã được hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới chưa bao giờ thực hiện công việc theo lịch, và đang liên tục mất kiểm soát bất cứ lúc nào những gì bạn đang làm, đó là một thời gian khó khăn khi lựa chọn công việc gì sẽ đi tiếp và công việc gì sẽ là tốt nhất cho đội ngũ của bạn để thực hiện. Câu hỏi lớn nhất của bạn nên là: làm thế nào cho đội của tôi thực sự tận dụng thời gian của họ đúng với lịch trình một cách chính xác và điều gì cần cho doanh nghiệp để tổ chức công việc hợp lý hơn? Hoặc bạn có thể liên hệ đến giải pháp ERP của tôi là Workbook?
Điều này sẽ làm bạn mở rộng được suy nghĩ đó là vì cả Google lịch và Outlook lịch đều có đầy đủ các tính năng kinh doanh tuyệt vời mà nó giúp đội ngũ của bạn có tổ chức hơn.
Lịch Google sẽ tương thích với tất cả các ứng dụng của Google. Trong khi đó Outlook có truyền thống rất thuận tiện khi bạn có thể được tích hợp với nền tảng Microsoft và phần mềm Windows một cách dễ dàng.
Vì vậy, bạn có thể thấy cách các nhà lãnh đạo doanh nghiệp luôn có một cuộc đấu tranh khi nói đến việc quyết định khi nào công việc nào sẽ bắt đầu thực hiện.
Bởi vì bạn có ít thời gian, đây là những lợi ích của tất cả các tính năng chính và sử dụng nhiều nhất cho từng công cụ lịch trình trong doanh nghiệp, sau đó chúng tôi sẽ đi đến những gì bạn thực sự cần ở nó và tại sao từng công cụ sẽ có lợi hơn cho từng loại hình công ty quảng cáo khác nhau.
Google Lịch
Google Lịch là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất và được tận dụng cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến toàn cầu. Các nền tảng của một lịch trình tốt đòi hỏi là không chi trả nhiều tiền mặt và tương đối dễ sử dụng. Công ty sáng tạo sử dụng nó để theo dõi và kiểm tra lịch trình làm việc cho đội ngũ của họ được xuyên suốt và một số sử dụng nó như là một bản thảo đầy đủ các kế hoạch của dự án, mà không cần cho nhật ký giấy. Rõ ràng là nó tương thích với tất cả các phần mềm Android và iOS, do đó bạn thậm chí không phải mở sổ nhật kí nữa.
Tại sao lịch của Google là nơi chúng ta nên tìm đến:
Bạn có thể tạo nhiều lịch cho các mục tiêu khác nhau trong cuộc sống.
Một khi bạn thiết lập lịch trình lần đầu tiên, bạn sẽ có một lịch trình công việc theo tiêu chuẩn, sau đó bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp với cuộc sống và màu sắc cho chương trình của bạn. Bạn có thể sử dụng để sắp xếp lịch làm việc hàng ngày hoặc bạn có thể quyết định sắp xếp lịch cho cá nhân mình, ví dụ như lúc này tôi nên thư giãn hoặc khi đó có thể là thời gian dành cho một cuộc họp, cho công việc và ăn trưa, nó có nhiều cách sử dụng cho các mục đích khác nhau.
Nếu bạn muốn tách lịch trình riêng biệt, thì điều đầu tiên bạn có thể làm là tạo ra một lịch trình mới.
Tại sao điều này là một ý tưởng tốt?
Nếu bạn muốn giữ cho mọi thứ thật đơn giản, thì bạn hãy chia nhỏ công việc của bạn, và đời sống xã hội vào nhiều lịch vì điều đó có thể ngăn chặn được việc bạn làm bất kì thứ gì cũng lộn xộn.
Khả năng tạo nhiều lịch trong lịch làm việc của Google có nghĩa là bạn có thể có và nhắc nhở lịch trình cho các cuộc họp, hoặc có thể tổ chức công việc cá nhân của bạn bao gồm cả nhiệm vụ và các danh sách công việc phải làm, cho ngày lễ và nhiều hơn thế.
Điều đặc biệt của công cụ này là nó cho phép bạn thêm nhiều lịch trong Google. Có nghĩa là bạn cũng có thể giữ tất cả lịch của bạn bao gồm cả kế hoạch của thời gian rãnh rỗi để dành cho sở thích cá nhân như một buổi nhậu với đồng nghiệp.
Dưới đây là một ví dụ về làm thế nào để tổ chức lịch trong Google:
- Lịch cho các cuộc hợp
- Lịch cho nhiệm vụ hàng ngày
- Ngày đặc biệt như sinh nhật hoặc ngày lễ
- Lịch trình cho cuộc sống cá nhân
- Thời gian để tập thể dục
Với lịch của Google của bạn có thể dễ dàng sắp xếp các cuộc họp bên trong và bên ngoài công ty.
Dễ dàng điều chỉnh và sắp xếp các sự kiện hay các cuộc họp.
Điều này có lợi vì nó dễ dàng cho phép bạn cập nhật các lịch, và đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào các thông tin và tài liệu cần thiết cho một cuộc họp, mà cuối cùng sẽ sắp xếp cuộc họp chính thức.
Có một vài bước đơn giản cần thiết để làm điều này:
- Tới lịch Google của bạn
- Tạo một sự kiện
- Thêm tất cả mọi người cần phải có mặt trong cuộc họp (bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm)
- Chức năng rất tiện ích là lịch sẽ gợi ý thời gian dự kiến cho một cuộc họp, dựa trên thời gian sẵn có của tất cả mọi người.
- Các tùy chọn ở trên cũng có thể được truy cập thông qua tùy chọn “tìm thời gian” (find a time) mà sẽ cho phép Google lịch sắp xếp thời gian hợp lý cho tất cả các bên có tiềm năng tham dự, để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy những người sẵn sàng có mặt.
Sau đó, Google sẽ gửi thông báo qua email cho tất cả những người có trong sự kiện này và họ sẽ có thể chấp nhận hoặc đề nghị một thời gian khác nhau.
Nếu bạn cần phải chỉnh sửa hoặc cập nhật sự kiện, bạn có thể dễ dàng làm điều đó bằng cách nhấp chuột lại vào. Thật đơn giản.
Một tính năng tiện lợi của Google lịch sự kiện là bạn có thể tùy chọn để gửi email cho toàn bộ nhóm tham dự. Điều này sẽ rất có lợi vì bạn không cần mất công làm những nhiệm vụ khó chịu và mất thời gian như việc email cho tất cả mọi người.
Một điều đáng nói nữa là công cụ thiết lập vị trí. Tính năng này rất hiệu quả với lịch Google vì bạn có thể đặt bất kỳ địa chỉ nào cho sự kiện bao gồm: quán cà phê, nhà kho và công viên. Tính năng này giúp ngăn chặn việc một số người trong đội ngũ không tập trung đúng địa chỉ.
Google Hangout
Bạn có thể nói lời tạm biệt với Skype vì hệ thống lịch mới này sẽ giúp bạn có một lịch trình có sẵn.
Google Hangout là một trong những tính năng tốt nhất của lịch Google. Nó cũng có âm thanh và nhìn chuyên nghiệp hơn Skype.
Nếu bạn có một đội nhân viên từ xa, thì bạn sẽ không cần gặp mặt trực tiếp trong văn phòng.
Ứng dụng đó là một tính năng gọi video sử dụng để tất cả thành viên trong đội ngũ của bạn cùng nhau bàn luận tại một nơi và tại một thời gian mỗi tuần. Bạn có thể thêm nhiều người sử dụng trong cuộc gọi và nó hoạt động như một hệ thống VoIP. Bạn có thể sắp xếp lịch trình Google Hangouts và thậm chí nhắc nhở họ bằng các liên kết chia sẻ thông qua truyền thông xã hội. Đây như là một công cụ quảng cáo tiện dụng cho công ty của bạn.
Đính kèm những tài liệu bạn cần trong sự kiện
Để đính kèm tài liệu, video hoặc hình ảnh trong bất kỳ sự kiện bao gồm Google Hangout, bạn cần phải kích hoạt nó trong lịch Google Labs. Điều này có thể được thực hiện trong một vài cú nhấp chuột:
- Điều hướng đến các thiết lập sau đó chọn Labs.
- Một khi bạn đang ở trong, chỉ cần bật Sự kiện và bấm vào lưu.
Dành thời gian cho bản thân mình
Dừng người lập kế hoạch các cuộc họp khi bạn đang ăn trưa, vì đó là một trong những điều khó chịu cho bạn. Với Google lịch bạn có thể thiết lập thời gian làm việc cho riêng bạn để những người khác có quyền truy cập có thể thấy rằng, bạn sẽ không có thời gian cho một cuộc họp siêu quan trọng nào đó.
Bạn cũng có tùy chọn cho người khác để có thể kiểm soát hoàn toàn lịch của bạn trong các tùy chọn chia sẻ. Quản lý hoặc thư ký của bạn có thể lên lịch cho các cuộc hẹn, tất cả những gì bạn cầnlàm là xem lại lịch trình (bây giờ bạn có thể ngừng đọc và chuyển công việc này để trợ lý của bạn làm)
Lịch cho ngày lễ
Không như Facebook chỉ nhắc nhở đến sinh nhật! Google lịch có các tính năng để thêm ngày lễ và sinh nhật trong lịch trình có nghĩa là bạn luôn luôn nhớ các sự kiện đặc biệt của anh chị em, bạn thân và đối tác.
Muốn nhớ đến ngày của mẹ ở Anh hoặc ở nước ngoài hoặc tự hỏi lý do tại sao bạn không nhận được phản hồi từ ai đó qua email? Vì ngày đó có thể là một ngày lễ trọng đại ở các quốc gia khác trên thê giới, mà có thể bạn không biết điều đó và đợi chờ email. Nhận biết được ngày lễ của các quốc gia đối tác và điều chỉnh thời gian email của bạn cho phù hợp.
Đồng bộ với hệ thống quản lý như Workbook
Rõ ràng, Google lịch có thể đồng bộ toàn bộ với hệ thống CRM bao gồm Workbook, vậy đâu là điểm khác biệt?
Cùng những lợi ích trên, bạn có đang muốn sử dụng Google lịch với tất cả các tính năng của nó. Bạn có thể đã sử dụng nó rồi và đã phát hiện ra một vài công cụ tiện dụng hơn mà bạn còn chưa biết.
Tuy nhiên, có ứng cử viên khác mà chúng ta phải nhắc tới: Microsoft Outlook.
Các tính năng của công cụ này khá tuyệt vời và có thể đem lại lợi ích kinh doanh cho bạn trong nhiều cách, đó là lý do tại sao chúng tôi đã chia bài viết này thành hai phần. Vì vậy, bạn có thể xem cả hai cách riêng biệt và có một cái nhìn tổng quan hơn về những gì phù hợp với doanh nghiệp của bạn tốt nhất và phù hợp với nhu cầu.