Bí quyết quản lí nhân viên từ xa cho doanh nghiệp

Lời khuyên hiệu quả và kỹ thuật để phát triển quản lí hoàn toàn một đội nhóm từ xa

Bởi Emily Rose Dallara

Làm việc từ xa

"Làm việc từ xa là sự tự do được ở bất cứ nơi nào miễn sao bạn làm tốt nhất công việc của mình."

Hay đúng hơn, đội ngũ của bạn sẽ trải rộng tại nhiều quán cà phê yêu thích của họ, chân bắt chéo, nhấm nháp bọt kem cappuccino trong khi năng suất vẫn hiệu quả.

Làm việc trong một văn phòng, trừ khi nó là một nơi tuyệt vời trên thế giới này, không phải lúc nào cũng là cách tốt nhất để giữ một nhóm năng động và nhiệt huyết.

Một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất đối với các ứng viên khi nộp đơn xin việc là cơ hội để có sự tự do để làm việc từ xa, có thể là bất cứ khi nào họ muốn hoặc theo một lịch trình hàng tuần, nơi họ có cả thời gian văn phòng và thời gian ở xa.

Làm việc từ xa có lợi ích cho cả nhân viên và công ty của bạn.

Để bắt đầu, sẽ có các chi phí thấp hơn; ít điện và nước để trả do sử dụng ít thiết bị và internet có lượng tải lên và tải về lớn để phục vụ cho công việc! Nhân viên sẽ thấy một sự sụt giảm trong chi phí liên quan đến chi phí vận chuyển và tiền cà phê. Họ có thể ngồi cả ngày ở trong một căn nhà lộn xộn để chuẩn bị cho kế hoạch Giáng sinh của họ mà không khiến bạn bận tâm, miễn là họ đã hoàn thành xong công việc của mình thì có gì quan trọng?

Ý tưởng cho rằng đội của bạn có thể làm việc trong sự điều chỉnh với năng suất cao sẽ hấp dẫn tất cả mọi người. Làm việc khi họ cảm thấy sáng tạo nhất có lợi cho bạn và công ty vì bạn sẽ nhận được kết quả tốt chưa từng thấy từ nhân viên. Sự thay đổi cảnh quan và văn phòng đơn điệu sẽ tăng cường cảm hứng và tâm trạng thực tế.

Công ty sẽ đạt được danh tiếng cao trong hỗ trợ làm việc linh hoạt. Đây là tin vui với những nhân viên có con nhỏ. Do chi phí chăm sóc trẻ em rất cao ở một số nơi trên thế giới, nếu các thành viên trong nhóm của bạn với những đứa bé có thời gian làm việc của họ vào giờ nghỉ trưa hay dàn xếp được lịch trình với đối tác, vậy bạn đang sở hữu một nhân viên làm việc ít căng thẳng và hiệu quả hơn.

Có một đội ngũ từ xa cũng sẽ mở ra những cơ hội của bạn như là một tài năng lãnh đạo công ty. Hãy suy nghĩ về những nhân tài, người sống trên khắp đất nước hoặc thậm chí toàn cầu. Những tân binh sẽ không bao giờ đáp ứng yêu cầu của bạn mà không thể làm việc từ xa. Khả năng khai thác thị trường là vô giá khi nói đến những bàn thắng từ đội bóng tốt nhất của bạn.

Với tất cả những lợi ích này cho cả hai bên và tiềm năng để có đội ngũ hiệu suất cao nhất của mình, tại sao bạn lại không thử quản lí từ xa?

Nếu bạn vẫn đang phân vân và cảm thấy như bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều những nhộn nhịp của công ti thì bạn có thể quyết định quản lí một phần từ xa. Nhân viên có thể đến và báo danh tại trụ sở chính một lần trong tuần và bạn - người lãnh đạo của công ty có thể kiểm soát ở đó. Mỗi người chủ cần văn phòng riêng của họ, và nó có thể được sử dụng như là một cơ sở chắc chắn cho những người cần hướng dẫn chứ không phải là chỉ gửi email đôi khi.

Nếu bạn mong muốn có thể quản lí đội ngũ từ xa, những đặc điểm sau sẽ giúp sự sáng tạo của bạn thành công.

Đầu tiên, bạn có thể “bắt tay” với một nền tảng đám mây vững chắc để chia sẻ thông tin và thiết lập nhiệm vụ.

Ứng dụng ưa thích của chúng tôi là Trello bởi hệ thống cơ sở danh sách và chia sẻ ý tưởng mà Dropbox không hoàn thiện. Nền tảng chia sẻ tập tin Workbook file sharing platform khá thuận lợi với khả năng quản lí dự án, truyền tải thông tin và quản lí thời gian vô cùng hiệu quả.

Quyết định những gì là tốt nhất cho đội ngũ của bạn và những mục tiêu tổ chức chỉ cần dựa trên một giải pháp toàn diện. Bạn cần một cái gì đó cho một nhiệm vụ cơ bản thiếp lập, hay một hệ thống quản lý đầy đủ với nền tảng đám mây dựa trên CRM? Thử nghiệm một vài phần mềm trước khi giao cho nhóm mình, các bản demo thường có sẵn trên hầu hết các trang web bao gồm cả Workbook chúng tôi.

Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra giờ làm việc của họ với một thời khóa biểu trực tuyến. Điều này không phải là luôn luôn cần thiết, bởi vì chúng tôi tin rằng nếu công việc đang được thực hiện đúng thời gian và thời hạn thì có bao nhiêu người sẽ quan tâm đến thời lượng cần thiết (miễn là nó không phải là một con số vô lý!) Nhưng nếu nó là một vấn đề quan trọng cốt lõi cho công ty bạn, giải pháp có thể tìm thấy là nền tảng tuyệt vời như Workbook- được xây dựng trên bảng thời gian time sheet. Tính năng tiện dụng này cho phép theo dõi chính xác các ngày lễ, kì nghỉ hoặc theo mốc thời gian khởi động / kết thúc và nhắc nhở trong trường hợp người dùng đã quên để bắt đầu đếm thời gian!

Cũng vì điều này, nhóm quản lí từ xa của bạn cũng có thể sử dụng Workbook để theo dõi thời gian cá nhân, cho phép họ nghiên cứu các đỉnh và đáy hiệu suất. Cứu cánh thời gian Rescue Time có thể được sử dụng để tăng năng suất bằng cách phân tích những gì họ đang dành phần lớn thời gian, và làm thế nào họ có thể cấu trúc công việc của mình hiệu quả hơn. Bạn thậm chí có thể xem xét lại tại các báo cáo hàng tuần để hiểu làm thế nào nhóm của bạn hoạt động tốt nhất.

Thứ hai, để đảm bảo đội từ xa của bạn đang hoạt động tốt, bạn cần phải có một phương pháp liên lạc vững vàng và đáng tin cậy, có thể là Skype hoặc email tóm tắt hàng ngày đơn giản.

Email là phương pháp đáng tin cậy không bao giờ thay thế được và là sự truyền thống cho thông tin liên lạc hàng ngày trong một doanh nghiệp. Email khách hàng được chúng tôi khuyên là; Outlook và Gmail. Chúng là những đám mây dựa trên nền tảng đa chức năng có thể được sử dụng để lưu giữ email an toàn, được bảo vệ và có tổ chức. Chúng thậm chí có thể được thêm vào CRM và các nền tảng quản lý dự án Project Management, do đó bạn có thể tránh việc mở nhiều tab – điều làm chậm hệ thống của bạn.

Lợi ích của email như một công cụ truyền thông, là khả năng truy cập email từ bất kỳ thiết bị và bất cứ nơi nào bạn đang ở. Khi các ứng dụng truy cập thất bại, email là kế hoạch dự phòng đáng tin cậy. Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn biết làm thế nào để sử dụng nền tảng bạn lựa chọn và tích cực kiểm tra chúng ít nhất một lần một ngày.

Khi bạn chỉ cần có một đội ngũ thích hợp để bắt kịp, các ứng dụng cũ như Skype hay Skype or Google Hangouts không bao giờ thất bại.

Những đám mây dựa trên nền tảng truyền thông có thể được sử dụng để thêm vào và lấy ra khỏi các cuộc gọi trong suốt cả ngày, cho các buổi họp khách hàng hoặc chỉ để đặt câu hỏi.

Để giữ cho việc quản lí từ xa hiệu quả và cập nhật tin tức và các dự án sau đó, chúng tôi khuyên bạn nên lập kế hoạch họp đội hàng tuần. Buổi sáng thường là thời gian làm việc tốt nhất, tất cả mọi người luôn tỉnh táo và sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ trong ngày.

Các cuộc họp nhóm hàng tuần sẽ dễ dàng để thiết lập như là một cuộc gọi hội nghị và sẽ cho phép bạn động não, bắt kịp về tin tức nội bộ văn phòng hay chỉ để xem xét tất cả mọi người đang làm gì.

Mỗi lần một tháng với mỗi thành viên đáng yêu trong nhóm của bạn là dịp thuận lợi để đưa ra phản hồi, nghe về bất kỳ vấn đề nào hoặc những thành tích và chỉ để xem làm thế nào từng cá nhân đang nỗ lực. Đó là thời gian tốt nhất để so sánh nhóm đang làm việc hoàn toàn từ xa và là một cơ hội để theo dõi hiệu quả liên quan đến đầu ra, sự hài lòng của nhân viên với một đội hoàn toàn ở văn phòng.

Cuối cùng, nó cực kì cần thiết để bạn hoàn toàn tin tưởng đội ngũ của mình và trang bị đầy đủ cho họ. Bạn cần phải đặt niềm tin rằng họ sẽ hoàn thành công việc ngay cả khi họ đang nằm đong đưa trên võng nghỉ ngơi trên một hòn đảo xa xôi. Miễn là họ có một phiên bản ngoại tuyến của nền tảng đang dùng và một phương pháp sao lưu ổ đĩa cứng đáng tin cậy. Nó chỉ trở thành vấn đề nếu chúng ta không thể kiểm tra thường xuyên.

Họ phải sử dụng nền tảng truyền thông đã được lựa chọn để thông báo cho bạn nếu họ không truy cập được trong một khoảng thời gian. Nếu bạn tin tưởng, bạn thậm chí không cần phải lo lắng về việc liệu họ có đang tiến hành thực hiện được công việc hay không. Nếu họ là những người làm việc từ xa chuyên nghiệp, họ sẽ không ở bất cứ nơi nào mà không có WIFI. Nhân viên từ xa thường đi vào trạng thái hoảng loạn khi phải đối mặt với ý tưởng rằng họ sẽ không thể truy cập email, do đó nó sẽ không bao giờ là một vấn đề cho bạn!

Để tin tưởng, hãy sử dụng mã hóa, mật khẩu bảo vệ như 1password và có hợp đồng lao động từ xa vững chắc, bạn không cần phải lo lắng về mọi điều.

Ý tưởng của việc có một đội ngũ quản lí hoàn toàn từ xa có vẻ đáng sợ vào lúc đầu, nhưng bằng cách giữ cho tất cả các cuộc giao tiếp của bạn mở, có sao lưu hệ thống thông tin liên lạc và các nền tảng quản lý đội ngũ đáng tin cậy như Workbook, bạn haofn toàn có cơ sở cho một doanh nghiệp quản lí từ xa thành công. Trải nghiệm từ từ và nhìn xem, nó có thể không phải là một “giải pháp toàn diện” cho tất cả các vấn đề mà bạn đang gặp phải.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn có một đội ngũ vui vẻ hơn, thoải mái và hiệu suất hơn, vậy nó chắc chắn đáng giá để thử nghiệm. Hãy ghé qua Workbook Platform và xem thử bạn có thể quản lí đội ngũ từ xa hoàn hảo như thế nào.