Cách viết chiến lược PR nội bộ Lưu

Bạch Dương
Tư vấn PR

Chiến lược PR nội bộ là gì? Câu hỏi khá phổ biến với những người mới vào nghề. Hãy thoải mái, lấy một tách trà và chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu.
Một chiến lược PR nội bộ trông như thế nào? Doanh nghiệp hay cá nhân bạn có cần không? Bạn nên viết nó như thế nào? Dài ngắn ra sao?

Vậy chiến lược PR nội bộ là gì? Nó giống như một bản đồ, nơi mô tả hành trình giao tiếp dẫn tới thành công của một doanh nghiệp. Chiến lược này cần giải quyết được mấy vấn đề:
- Vị trí hiện tại của bạn
- Vị trí bạn mong muốn đi tới
- Bạn đi đến đó bằng cách nào
- Mất bao nhiêu thời gian và tại sao
- Những thứ liên quan tới hành trình
- Tại sao con đường/phương pháp đi này là tốt nhất
- Làm thế nào để mình đã đến đích (đo lường)
Tóm lại, những gì quan trọng nhất đối với một chiến lược PR nội bộ, chủ yếu là xoay quanh câu hỏi “Ở đâu, như thế nào và chiến thuật gì?”.

Những chú ý quan trọng

Bạn cần phải ghi nhớ một cách chính xác: các dự án cụ thể, lĩnh vực kinh doanh, chi tiết các bước xây dựng chiến lược, khuyến khích mọi trao đổi và ý kiến góp ý để phù hợp với kế hoạch của doanh nghiệp. Tập trung vào các vấn đề: bạn muốn nhân viên làm/nói/nghĩ/cảm nhận như thế nào, những ưu tiên, ngân sách và nguồn lực để thực hiện việc đó. Kết quả cuối cùng cần được đo lường như thế nào?

Tip: Chiến lược PR nội bộ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty. Nếu không, bạn cần tự hỏi tại sao bạn lại đang viết nó. Trên tất cả, mục đích của việc giao tiếp nội bộ chính là để giúp công ty thực hiện chiến lược kinh doanh của mình.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần biết các bên liên quan bao gồm những ai, những đối tượng mà bạn phải giao tiếp, những kênh bạn đang có và tại sao chúng phù hợp, cũng như những điều bạn muốn đạt được là gì. Chiến lược phải định hình được tất cả những thông tin này để mọi người đều hiểu con đường mà công ty đang đi, làm sao để họ trở nên phù hợp, tại sao phương pháp này lại tốt nhất và làm thế nào để bạn đi tới đích. Đo lường là biện pháp cần thiết để biết được bạn đã làm được những gì, những gì đang diễn ra và khi nào bạn đạt được mục tiêu.

Format của một chiến lược cần như thế nào?

Câu trả lời ngắn gọn là: tùy thuộc. Một số công ty sử dụng tài liệu dạng word document, file powerpoint và một số sử dụng excel.

Tip: Hãy nghĩ đến những gì sẽ xảy ra khi bạn đang viết chiến lược. Lý tưởng nhất chiến lược cần là một tài liệu mà mọi người ai cũng có thể tìm đọc, sử dụng. Nếu sử dụng các định dạng word/pdf, bạn cần có mục lục để mọi người tiện tra cứu.

Độ dài ngắn của chiến lược?

Tốt hơn là nó nên… ngắn, bởi vì bạn muốn mọi người đọc và hành động. Đừng quá dài dòng rườm rà khiến chẳng ai buồn đọc. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một chiến lược chi tiết, trả lời được những câu hỏi về các kênh sử dụng, phân tích các bên liên quan, các nghiên cứu thực tế…

Ai là người viết chiến lược?

Đa số các công ty yêu cầu bộ phận PR nội bộ viết chiến lược này. Chẳng có gì ngạc nhiên vì đây là bộ phận hiểu rõ nhất những gì cần phải làm và làm thế nào để nó phù hợp với chiến lược kinh doanh.

Tip: Bạn nên tham khảo các đối tượng có liên quan khác như nhân sự, pháp lý và CNTT.

Nên đưa gì vào chiến lược?

Chiến lược thường bao gồm:

Vấn đề/ Mục đích: gắn liền với mục tiêu kinh doanh, ví dụ như tăng doanh số bán hàng, cần một sự thay đổi …

Tóm tắt tổng quan: giới thiệu chiến lược, nguồn lực và thời gian

Cấu trúc: Mô tả vị trí hiện tại của bạn, nơi bạn muốn đi tới và lý do tại sao, làm thế nào bạn đi được tới đó và làm thế nào để biết bạn đã tới đích. Phần này cũng cần đưa ra các yếu tố nguồn lực, thời gian của chiến lược.

Mục tiêu truyền thông: giải thích vì sao cần có chiến lược và những gì chiến lược cố gắng đạt được. Mục tiêu có thể bao gồm những thay đổi về mặt hành vi hoặc hành động cần các đối tượng thực hiện.

Đo lường: cách xác định và đo lường mức độ thành công. Phần này cần chỉ ra những biểu hiện chứng tỏ thành công và những bước đi tiếp theo.

Thông điệp chính: thông điệp có thể dành cho toàn bộ doanh nghiệp, một dự án cụ thể hoặc một nhóm người cho công ty. Nên ngắn gọn, dễ nhớ và phù hợp.

Biểu đồ các bên liên quan (người lao động, công đoàn, các cổ đông, khách hàng…): giúp bạn xác định những ai bạn cần giao tiếp cùng và không bỏ sót bất kỳ ai.

Kênh PR: chi tiết các kênh truyền thông sẽ sử dụng và khi nào. Cần đảm bảo một cơ chế phản hồi hiệu quả và các kênh giao tiếp hai chiều.

Quy trình phê duyệt: ai là người ký tắt vào chiến lược, ai là tác giả, ai là người duyệt chính?

Timeline: đảm bảo chiến lược được thực hiện đúng, thích hợp cũng như nhắc nhở về những ngày hoặc sự kiện quan trọng.

Phụ lục: Các thông tin bổ sung, xem xét cùng chiến lược nhưng không nằm trong các tài liệu chính.

Nếu bạn chưa bao giờ từng lập một chiến lược PR nội bộ, hãy bám vào những gợi ý ở trên. Nhưng quan trọng, chiến lược cần được thực hiện dựa trên những nghiên cứu thực tế, đánh giá hiện trạng, gắn với bối cảnh doanh nghiệp và dễ hiểu đối với tất cả mọi người.

Chúc các bạn thành công!

Bài viết nằm trong Bản tin Make It Noise No.1. Đọc bản tin đầy đủ tại đây!

12/10/2015
7,627 lượt xem