Hồ sơ chào thầu và hồ sơ năng lực khác nhau thế nào?
Trong thời gian qua chúng tôi nhận được rất nhiều khách hàng gọi đến và nói về nhu cầu thiết kế bộ hồ sơ chào thầu và cả hồ sơ năng lực cho công ty, rất nhiều doanh nghiệp đang nhầm lần giữa hồ sơ chào thầu và cuốn hồ sơ năng lực công ty. Qua bài viết này, tôi xin được chia sẻ để các bạn hiểu rõ định nghĩa, mục đích sử dụng cũng như cách làm của 2 loại tài liệu này nhé.
Phần 1: Hồ sơ dự thầu (hồ sơ chào thầu)
Hồ sơ dự thầu là loại hồ sơ chuyên biệt dùng để tham gia đấu thầu dự án, thường là dự án xây dựng, là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
Sau đây tôi xin hướng dẫn cho trường hợp đấu thầu phổ biến nhất. Về cơ bản, bộ hồ sơ dự thầu gồm 2 túi hồ sơ: Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (HSĐXKT) và Hồ sơ đề xuất về tài chính (HSĐXTC) . Hai túi này tương ứng với hai giai đoạn của quá trình duyệt thầu, trong đó, chỉ các hồ sơ đạt các yêu cầu về kỹ thuật với được qua vòng xem xét đề xuất tài chính.
Các bước làm hồ sơ dự thầu
Bước 1: Đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi thông
Việc đọc kỹ hồ sơ mời thầu nhằm nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra, cần phải nắm chắc ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT mà hồ sơ mời thầu đề ra, thiếu 1 trong các điều kiện này thì HỒ SƠ DỰ THẦU sẽ bị loại ngay lập tức.
Bước 2: Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu
Lưu ý không được sót biểu mẫu nào nếu thiếu sót hay là làm sai các biểu mẫu thì hồ sơ dự thầu của bạn sẽ bị loại ngay.
Bước 3: Trình bày hồ sơ dự thầu
Một hồ sơ mời thầu thường có 3 phần:
- Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực công ty)
Phần năng lực cho gói thầu thì sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của mỗi gói thầu để chuẩn bi các nội dung cụ thể, miễn sao có đầy đủ các tài liệu sau:
– Đăng ký kinh doanh (phô tô công chứng) theo quy định không quá 6 tháng
– Đăng ký mẫu dấu
– Các hợp đồng tương tự đã thực hiện
– Báo cáo tài chính có xác nhận cơ quan thuế, hoặc báo cáo tài chính được kiểm toán càng tốt
– Danh sách cán bộ thực hiện gói thầu dự kiến
– Tùy theo yêu cầu sẽ có nhiều nội dung cụ thể khác,…
Phần hồ sơ năng lực công ty thì thường sẽ tùy theo mỗi doanh nghiệp, đôi khi cũng nằm trong danh mục yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đây được xem là tài liệu không bắt buộc, tuy nhiên lại rất quan trọng để tạo ấn tượng với đơn vị mời thầu, và điều quan trọng là hồ sơ cần thể hiện được năng lực cũng như thế mạnh của doanh nghiệp dự thầu. Vậy thì, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ năng lực như thế nào để tạo ấn tượng với đơn vị mời thầu. Đây chính là yếu tố mà chúng tôi sẽ đề cập ở phần 2 – Hồ sơ năng lực.
- Biện pháp thi công
Các bạn cần đọc rõ bản hồ sơ mời thầu để nắm rõ các yêu cầu và viết thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ biện pháp thi công, cái này có thể tham khảo các thuyết minh khác, không nên bỏ qua các biện pháp của hồ sơ mời thầu vì các chủ đầu tư sẽ chấm theo ý, các bạn có thể viết hay nhưng không có ý thì cũng ít điểm. Khi copy bài thì chỉnh sửa nội dung hợp lý tránh trường hợp lấy râu ông này chắp cằm bà kia thì cũng rớt.
- Giá dự thầu
Đây được xem là bước quan trọng vì nó chính là điều kiện để bạn có thể thắng thầu hay không. Khi các tiêu chí điểm về kỹ thuật đạt thì giá gói thầu sẽ được hội đồng xét thầu căn cứ để đưa ra ý kiến lựa chọn nhà thầu chính vì vậy lập giá gói thầu phải căn cứ mọi yếu tố để làm cho giá hợp lý nhất.
5 Lưu ý khi làm hồ sơ dự thầu
1. Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu đã đầy đủ thông tin cho 1 bản dự thầu chính xác chưa, nếu chưa phải ngay lập tức gửi công văn đến bên mời thầu đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
2. Làm y nguyên không được thay đổi nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu, không được làm thiếu một biểu mẫu nào mà HSMT yêu cầu phải có. Thông thường thì một bộ hồ sơ dự thầu bao gồm những phần như: thủ tục pháp lý; hồ sơ năng lực kinh nghiệm và các văn bản liên quan; hồ sơ năng lực tài chính, phần thuyết minh biện pháp thi công, giá dự thầu.
3. Riêng các phần thủ tục pháp lý (ĐKKD, ĐK thuế, báo cáo tài chính…) thì có văn bản sẵn của công ty, bạn chỉ cần ráp vào là xong, công việc của bạn là lập biện pháp thi công và giá dự thầu. 2 công việc này là 2 công việc chủ yếu và chiếm nhiều thời gian nhất trong quỹ thời gian phân bố cho bài thầu.
4. Khi lập biện pháp thi công (BPTC), tùy vào văn phong của bạn để viết, tuy nhiên cần chú ý để không bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ thuật thi công, dù bạn có viết hay đến mấy nhưng bạn lại thiếu những yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì hồ sơ dự thầu của bạn cũng bị …rớt. Hiện tại có khá nhiều mẫu thuyết minh BPTC và các bạn chỉ việc copy & pate, nhưng hãy lưu ý rằng mỗi công trình là khác nhau và bạn không thể bê nguyên si được, hãy chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp với công trình/ bài dự thầu của doanh nghiệp mình. Tuyệt đối tránh việc làm công trình này lại bê tên công trình khác vào.
5. Lập đơn giá dự thầu thì yêu cầu bạn phải nắm được cách làm dự toán, hiểu bản vẽ thi công và bóc tách được khối lượng từ bản vẽ để kiểm tra, kể cả khối lượng trong HSMT cũng có thể không đầy đủ. Nếu khối lượng thiếu, bạn hãy làm một bản kiến nghị khối lượng riêng và không được cộng vào với phần khối lượng mà HSDT đã đưa ra.
Sau khi làm xong hết các phần công việc trên, hãy hoàn chỉnh hồ sơ của mình, bạn đừng quên kiểm tra lại một lần nữa nhé, giống như khi bạn làm bài kiểm tra vậy, hãy kiểm tra lại trước khi mang nộp bài. Phải chú ý đến các yêu cầu về bảo mật hồ sơ trong HSMT.
Phần 2: Hồ sơ năng lực công ty
Hồ sơ năng lực công ty là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các dự án đấu thầu. Nếu như trước khia, chỉ có các công ty xây dựng, bất động sản mới chú ý đến hồ sơ năng lực thì ngày nay, bất kể lĩnh vực ngành nghề nào doanh nghiệp cũng cần và nên thiết kế hồ sơ năng lực cho riêng mình.
Một cuốn hồ sơ công ty được chuẩn bị tốt sẽ giúp truyền tải một cách nhanh nhất và dễ dàng nhất tên tuổi, hình ảnh và những thông tin quan trọng về công ty đến khách hàng, đối tác tiềm năng, giới thuyền thông và công chúng.
Nhìn chung, phần mục lục của hồ sơ công ty sẽ có những nội dung khác biệt tùy theo loại hình kinh doanh và sản phẩm dịch vụ của từng doanh nghiệp. Sau đây, Bigsouth xin điểm lại những nội dung quan trọng và thiết thực nhất cần phải có:
- Tầm nhìn/ sứ mệnh/ giá trị cốt lõi – tóm tắt nhiệm vụ, mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp.
- Thông điệp của TGĐ/ Chủ tịch/ GĐĐH – nội dung này không chỉ cho khách hàng thấy rõ lời cam kết của người đứng đầu doanh nghiệp mà còn là thể hiện lời diễn giải cho sứ mệnh, mục tiêu, thành tựu và tầm quan trọng của doanh nghiệp trong bối cảnh chung.
- Tổng quan công ty – một phần giới thiệu tóm tắt về doanh nghiệp bao gồm các lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
- Văn hóa công ty – tổng quan về các hoạt động phát triển nhân lực, các chế độ chăm sóc và đãi ngộ nhân viên về mặt sức khỏe, bảo hiểm và môi trường làm việc nói chung.
- Lịch sử hình thành và phát triển – những doanh nghiệp có thâm niên thường có một quá trình hình thành và phát triển rất đáng tự hào phía sau họ, gồm những thành tích nổi bật, hoặc những khó khăn mà doanh nghiệp đã vượt qua được một cách ngoạn mục. Nếu doanh nghiệp bạn là mới thành lập, bạn có thể nêu bật kinh nghiệm của những người lãnh đạo, những chuyên gia hợp tác, hoặc những ý tưởng hay nguồn cảm hứng để bạn quyết định thành lập công ty.
- Thành tích và những sự kiện nổi bật – có thể bao gồm những thành tích cụ thể cho thấy doanh nghiệp của bạn đã cống hiến như thế nào, và đừng quên các thông tin sơ lược về những thành tích quan trọng đã đạt được.
- Nhân sự chủ chốt – nội dung này khá quan trọng nhất là trong thời buổi hợp tác dựa trên niềm tin và có sự ảnh hưởng bởi sức mạnh đội ngũ. Bạn hãy sơ lược về tiểu sử, kinh nghiệm và thành tích của những thành viên quan trọng trong công ty. Thông tin về nhận sự thường lá bắt buộc với các lĩnh vực như tư vấn luật, tư vấn chiến lược, đào tạo, ý tế,…
- Cơ sở pháp lý – những cơ sở hoặc giấy tờ chứng minh tính pháp lý, hợp pháp của doanh nghiệp. Yếu tố này thường là bắt buộc với các hồ sơ trong lĩnh vực xây dựng.
- Hoạt động và các mối quan hệ – nói về các hoạt động của công ty, ví dụ hoạt động thiện nguyện, thể thao, tổ chức kết nối,… nhằm khẳng định những giá trị cốt lõi và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cổ đông, nhà đầu tư, nhân viên, nhà cung cấp, cộng đồng người dân và xã hội nói chung.
- Khách hàng & đối tác – Hãy cho khách hàng biết bạn đã làm với những khách hàng nào, hợp tác với những đối tác nào. Đây là thông tin để giúp khách hàng tham chiếu và đánh giá thêm về năng lực của doanh nghiệp bạn. Nếu cần thiết bạn hãy đưa ra một vài lời chứng thực của khách hàng (có hình ảnh của người đại diện) để hiện thực hóa chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty bạn.
Với những nội dung gợi ý mà chúng tôi đề cập ở trên, bạn đã có thể tự làm một cuốn hồ sơ năng lực (profile) cho doanh nghiệp mình, yếu tố còn lại chỉ là bạn cần cuốn profile ở mức độ tiêu chuẩn hay chuyên nghiệp, tất cả tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của mỗi doanh nghiệp.
Vậy để thiết kế hồ sơ năng lực chuyên nghiệp, cần đảm bảo những tiêu chí sau đây:
- Hồ sơ năng lực (profile) thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung và hình ảnh xuyên suốt.
- Hình ảnh trong hồ sơ năng lực cần chân thực, ấn tượng, để lại dấu ấn cho người xem.
- Nội dung hồ sơ năng lực cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.
- In ấn thành phẩm hồ sơ đảm bảo chất lượng, có giá trị sử dụng lâu dài.
Để có thể xây dựng nên một cuốn hồ sơ dự thầu hay hồ sơ năng lực hiệu quả, câu hỏi quan trọng cần đặt ra là:
“Điều gì giúp cho công ty chúng ta nổi trội hơn đối thủ?”
và
“Điều gì làm cho khách hàng nhớ đến chúng ta?”.
Như đã đề cập ở phần trên, mỗi loại hồ sơ đều có mục đích sử dụng khác nhau, nhưng nhìn chung là có sự linh hoạt tùy theo từng loại hình kinh doanh đặc thù, nên những gợi ý trên chưa phải là toàn bộ nội dung bạn cần phải chuẩn bị. Cần có sự bổ sung, thêm bớt phù hợp nhằm đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng và nêu bật được hình ảnh, thành tựu công ty cũng như giúp tăng cường sự tin tưởng nơi người đọc.
Chúc các bạn luôn chủ động với mỗi dự án dự thầu hay mỗi lần chào giá.
Mrs.Nguyen Ha – Account Director – Bigsouth Brand