Một đầu mối cho cả chuỗi: Lửa Việt MICE và bài toán đồng bộ trải nghiệm tại sự kiện đại lý 

Với đại lý và nhà phân phối, điểm chạm với thương hiệu không chỉ nằm ở sản phẩm, quầy kệ hay bao bì. Họ còn gặp trực tiếp thương hiệu ở hội nghị khách hàng và sự kiện đại lý. Khi những chương trình này được tổ chức ở nhiều địa phương, thách thức không chỉ là tổ chức một sự kiện chỉn chu, mà đồng thời còn phải duy trì được chất lượng và trải nghiệm đồng đều, từ đó để lại ấn tượng nhất quán về thương hiệu. Lửa Việt MICE, thương hiệu mới của Lửa Việt Tours, ra đời để tạo nên một hành trình trải nghiệm xuyên suốt và đồng nhất dù sự kiện được tổ chức ở bất kỳ đâu.

Năm 2026, sau hơn ba thập kỷ phục vụ hơn một triệu khách, Lửa Việt Tours ra mắt Lửa Việt MICE, thương hiệu chuyên vận hành hội nghị và sự kiện cho doanh nghiệp. Lửa Việt MICE bắt đầu từ một quan sát quen thuộc với người làm kênh phân phối: Đại lý hiểu thương hiệu qua chính sách bán hàng, nhưng lại hình thành ấn tượng và ghi nhớ qua những lần gặp mặt.

Ở kênh truyền thống, những lần gặp trực tiếp đó vẫn là điểm chạm có sức nặng riêng. Theo Kantar Worldpanel, kênh hiện đại chỉ mới chiếm 35 tới 40% ở thành thị và 15 tới 20% ở nông thôn. Phần còn lại vẫn phụ thuộc đáng kể vào mạng lưới đại lý và các điểm bán hàng truyền thống, từ chủ nhà thuốc đến chủ cửa hàng vật tư. Lửa Việt MICE đặt ra bài toán là cần vận hành những điểm chạm này theo một tiêu chuẩn thống nhất.

Khi trải nghiệm thương hiệu vượt ra ngoài bộ quy chuẩn (Brand Guideline)

Theo quan sát của Lửa Việt MICE, trước khi nghe tới chính sách giá hay sản phẩm mới, một đại lý ở tỉnh đã đi qua hàng loạt điểm chạm: từ cuộc gọi mời, hành trình di chuyển, quầy check-in, lưu trú, bữa tối đến chỗ ngồi trong hội trường. Mỗi điểm chạm có thể do một nhà cung cấp khác đảm nhận với quy trình và tiêu chuẩn dịch vụ riêng. Tuy nhiên, đại lý – người tham dự sự kiện không phân tách trải nghiệm theo từng đơn vị cung cấp khi có sự cố phát sinh như: xe đón trễ hay phòng nghỉ thiếu tiện nghi… mọi tương tác đều góp phần hình thành cảm nhận và ấn tượng về thương hiệu.

Mọi điểm chạm của đại lý đều góp phần hình thành cảm nhận và ấn tượng về thương hiệu.
Nguồn: Lửa Việt MICE

Câu chuyện trở nên phức tạp hơn khi hội nghị khách hàng được triển khai trải dài trên nhiều tỉnh với hàng chục đơn vị cung cấp khác nhau. Mỗi địa phương một cách làm, khiến trải nghiệm có thể khác nhau dù cùng là sự kiện của một thương hiệu. Trong khi đó, bộ quy chuẩn thương hiệu (Brand Guideline) có thể quy định chi tiết từ màu sắc, logo đến backdrop, nhưng những tiêu chuẩn dịch vụ như giờ xe đón, cách tiếp khách hay phục vụ tại khách sạn thì khó được quy chuẩn ở cùng một cấp độ, nếu được tổ chức bởi các nhà cung cấp khác nhau.

“Thương hiệu đã dành nhiều thời gian để chuẩn bị sân khấu và nội dung chương trình. Nhưng trải nghiệm của đại lý đã bắt đầu từ trước đó rất lâu. Xe mà tới trễ hay khâu tiếp đón thiếu chu đáo, chưa nói gì tới sân khấu hay nội dung chương trình, cũng có thể ảnh hưởng đến cảm nhận của họ về toàn bộ sự kiện và thương hiệu”, ông Võ Văn Đức, Giám đốc Điều hành Lửa Việt Tours, chia sẻ.

Lửa Việt MICE chọn đứng sau sân khấu

Thị trường sự kiện Việt Nam không thiếu đơn vị mạnh về ý tưởng. Nhưng với một hội nghị đại lý, trải nghiệm của người tham dự là một trong những yếu tố quyết định thành bại của hội nghị, đặc biệt là khâu chuẩn bị về lịch xe, danh sách phòng, suất ăn, luồng check-in hay phương án xử lý khi có sự cố.

Lửa Việt MICE chọn đi chuyên sâu vào vận hành chuỗi hội nghị và sự kiện doanh nghiệp, chú trọng vào khâu chuẩn bị, vận hành và kiểm soát tất cả các mắt xích có thể ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của khách tham dự. Định hướng này kế thừa thế mạnh của công ty mẹ Lửa Việt Tours, với các chuỗi hội nghị được tổ chức nhiều lần trong năm mà chất lượng vẫn đồng nhất. Hiện khách đoàn và khách doanh nghiệp đóng góp một phần không nhỏ doanh thu của Lửa Việt Tours, và Lửa Việt MICE được tách ra từ chính nền tảng kinh doanh này.

Lửa Việt MICE chọn phần việc đằng sau sân khấu.
Nguồn: Lửa Việt MICE

Một đầu mối cho cả chuỗi

Một thông điệp kinh doanh trước khi được truyền đến đại lý và nhà phân phối phải đi qua nhiều lớp, từ ban lãnh đạo, phòng marketing, agency tới đội vận hành. Để đảm bảo thông điệp thương hiệu đến người nhận được nguyên vẹn như lúc ban đầu lãnh đạo đặt ra, sự kiện cần khâu chuẩn bị chu đáo, quy trình vận hành trơn tru và có phương án dự phòng cụ thể trong từng trường hợp, nhằm đem lại cho khách tham dự, các đại lý, nhà phân phối trải nghiệm ấn tượng và trọn vẹn. Lửa Việt MICE chính là giải pháp để đưa thông điệp của thương hiệu tới người tham dự một cách nhất quán, khắc phục những lỗ hổng trải nghiệm trước, trong và sau chương trình.

Lửa Việt MICE có bốn nhóm dịch vụ chủ đạo: hội họp doanh nghiệp, du lịch khen thưởng, hội nghị và hội thảo, sự kiện doanh nghiệp. Mỗi nhóm là một kiểu điểm chạm, từ buổi kick-off nội bộ, chuyến đi thưởng cho hệ thống phân phối, hội nghị với đại lý tới lễ ra mắt sản phẩm. Với định hướng mở rộng mạng lưới ra toàn quốc, Lửa Việt MICE hướng tới việc giúp các doanh nghiệp có thể triển khai sự kiện ở nhiều địa phương với cùng một tiêu chuẩn chất lượng.

Ông Đức chia sẻ thêm về trải nghiệm làm việc với doanh nghiệp tại hội thảo về MICE.
Nguồn: Lửa Việt MICE

Ông Đức nói thêm: “Mình làm càng tốt thì càng ít người nhớ tới mình. Hội nghị trơn tru thì đại lý ra về nhắc nhiều tới thương hiệu, tới chính sách mới. Hôm nào họ nhắc tới đơn vị tổ chức, thường là hôm đó có chuyện”.

Với Lửa Việt MICE, một mùa hội nghị thành công không chỉ được đo bằng việc chương trình diễn ra đúng kế hoạch, mà còn bằng khả năng tạo ra cùng một ấn tượng về thương hiệu với đại lý, từ huyện xa nhất đến trung tâm thành phố.

Thông tin tham khảo: website mice.luavietours.com.