Tiền bối #10: Chuyện nghề “Tổ chức sự kiện”
Có người ví nghề Event như một bức tranh hào nhoáng đầy ánh sáng, nhưng người làm Event lại tự xem mình là “cây đèn”, chấp nhận đứng trong bóng tối để tôn vinh người khác. Liệu làm sự kiện có đơn thuần chỉ là setup sân khấu, âm thanh hay ánh sáng?
Tập 10 của series “Tiền bối” với sự xuất hiện của khách mời Quỳnh Thư – Founder & CEO của Apex Event Agency, với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Event và Truyền thông – sẽ chia sẻ về những góc khuất nghề nghiệp, cùng bước chuyển mình đầy thách thức của ngành Event.
Series “Tiền bối” là chuỗi Podcast do Brands Vietnam và GIGAN Training Center hợp tác sản xuất, nhằm mang đến những bài học sâu sắc và triết lý làm nghề từ các tiền bối trong trong ngành truyền thông quảng cáo Việt Nam.
Hành trình với nghề Event
* Chị bắt đầu làm Event vào thời điểm ngành còn khá mới. Nhìn lại từ những ngày đầu đến nay, đâu là những thay đổi lớn nhất mà chị đã chứng kiến?
Nhìn lại gần ba thập kỷ gắn bó với nghề, chị thấy hành trình của mình đến với Event giống như một cái duyên. Khi nhìn lại, chị mới nhận ra gần ba thập kỷ làm nghề của mình cũng song hành với quá trình hình thành và phát triển của ngành Event tại Việt Nam.
Thời điểm chị bắt đầu bước vào nghề, khoảng cuối những năm 1990. Và đến giai đoạn 2000-2010 là thời kỳ ngành Event bắt đầu hình thành cùng với sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp trong nước. Nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, team building hay company trip ngày càng lớn, kéo theo sự ra đời của nhiều local agency, trong đó có các công ty tổ chức sự kiện.
Đó cũng là thời điểm chị bắt đầu làm việc ở phía doanh nghiệp. Khi ấy, ngay cả việc tìm một khóa học về Event hay PR cũng rất khó. Hầu hết mọi người đều học từ thực tế và từ những người đi trước. Đây cũng là giai đoạn công nghệ bắt đầu thay đổi diện mạo của ngành với sự xuất hiện của màn hình LED, mở ra nhiều khả năng mới về trải nghiệm thị giác trong các sự kiện.
Đến giai đoạn 2010-2020, ngành Event bước vào thời kỳ bùng nổ của công nghệ. Các giải pháp như projection mapping (kỹ thuật trình chiếu dùng ánh sáng), laser (hiệu ứng tia sáng cường độ cao) hay hologram (công nghệ trình chiếu hình ảnh nổi 3 chiều) dần được ứng dụng rộng rãi tại Việt Nam, đồng thời cũng là thời điểm nhiều Event Agency được thành lập, trong đó có công ty của chị.
Sau đại dịch, ngành tiếp tục bước sang một giai đoạn mới với AI, hybrid event và sự phát triển của những concert, đại nhạc hội quy mô hàng chục nghìn khán giả. Theo chị, những chương trình lớn được tổ chức trong thời gian gần đây đã góp phần đưa năng lực tổ chức sự kiện của Việt Nam lên một tầm cao mới.
Nhìn lại chặng đường ấy, chị nhận ra sự phát triển của nghề luôn song hành với sự phát triển của nền kinh tế.
Chị vẫn thường nói Event là “hàn thử biểu” (nghĩa bóng: thước đo của nền kinh tế). Khi doanh nghiệp phát triển, họ đầu tư nhiều hơn cho các hoạt động ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, gắn kết nhân sự hay xây dựng thương hiệu. Vì vậy, nhìn vào sự phát triển của ngành Event cũng có thể phần nào nhìn thấy bức tranh phát triển của nền kinh tế Việt Nam.
* Cột mốc nào đưa chị bước vào con đường làm nghề sự kiện chuyên nghiệp?
Chị bắt đầu tiếp xúc với những hoạt động mang tính sự kiện từ rất sớm, qua các hoạt động Đoàn – Hội, các chương trình cộng đồng. Nhưng cột mốc chính thức bước vào con đường chuyên nghiệp là năm 1999, khi chị làm Thư ký Văn phòng Hội Doanh Nhân Trẻ TP.HCM.
Công việc lúc đó gắn với việc tổ chức các hoạt động cho hội viên, từ những chương trình gặp mặt đến các sự kiện lớn hơn. Một trong những trải nghiệm chị nhớ nhất là chuyến cứu trợ miền Trung sau cơn bão năm 1999. Lúc đó chị được va chạm với rất nhiều công việc phía sau một chương trình: tổ chức, điều phối con người, xử lý từng chi tiết nhỏ và kết nối nhiều bên khác nhau.
Đó cũng là lúc chị nhận ra Event không chỉ là tạo ra một chương trình trên sân khấu. Bản chất của nghề là khả năng kết nối con người, giải quyết vấn đề và biến một ý tưởng thành trải nghiệm thực tế.
Event thực chất là…
* Những hình dung của mọi người về công việc thực tế so với tưởng tượng khác nhau như thế nào?
Theo chị, có ba hiểu lầm khá phổ biến về nghề Event, ngay cả với những người đang làm trong ngành.
Hiểu lầm thứ nhất là Event là một ngành rất lớn và đã được định danh rõ ràng. Thực tế, tại Việt Nam, tổ chức sự kiện vẫn chưa có một mã ngành kinh doanh độc lập mà đang được xếp chung với các lĩnh vực như hội nghị, triển lãm, xúc tiến thương mại hay giải trí. Theo chị, chính điều này cũng khiến nghề Event thường bị xem là một phần của Marketing hay Truyền thông, thay vì được nhìn nhận như một lĩnh vực chuyên môn độc lập.
Hiểu lầm thứ hai là Event chỉ cần sáng tạo và những ý tưởng bay bổng. Chị cho rằng sáng tạo chỉ là phần nổi, còn phía sau là cả một quy trình được xây dựng trên nền tảng logic và kiến thức. Chị gọi đó là một khoa học sáng tạo dựa trên logic.
Người làm Event cần nhìn sự kiện như một công cụ tạo tăng trưởng, chứ không chỉ là một chương trình diễn ra trong vài giờ.
Để tạo ra một ý tưởng, người làm Event phải liên tục tích lũy kiến thức về thương hiệu, marketing, hành vi khách hàng, công nghệ, thị trường và cả lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Mỗi dự án đều đòi hỏi quá trình nghiên cứu rất sâu trước khi bắt đầu sáng tạo.
Tụi chị không ngồi chờ ý tưởng từ trên trời rơi xuống. Ý tưởng là kết quả của quá trình nghiên cứu, phân tích, sử dụng framework và rất nhiều lần thử nghiệm. Một ý tưởng chỉ thực sự có giá trị khi giải quyết được bài toán tăng trưởng của thương hiệu, chứ không phải tạo ra một chương trình hoành tráng trong vài giờ rồi kết thúc.
Hiểu lầm cuối cùng là Event chỉ xoay quanh khâu production (sản xuất). Nhiều người đồng nhất nghề Event với sân khấu, âm thanh, ánh sáng hay những gì diễn ra trong ngày tổ chức. Tuy nhiên, đó chỉ là một phần rất nhỏ của toàn bộ quá trình.
Production chỉ là giai đoạn hiện thực hóa ý tưởng. Còn Event, xét đến cùng, là một bài toán tăng trưởng. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện không phải để có một chương trình đẹp, mà để giải quyết một mục tiêu cụ thể: ra mắt sản phẩm mới, thu hút nhà đầu tư, tăng doanh số, xây dựng thương hiệu hay củng cố mối quan hệ với các stakeholder (đối tác liên quan).
Vì vậy, người làm Event cần nhìn sự kiện như một công cụ tạo tăng trưởng, chứ không chỉ là một chương trình diễn ra trong vài giờ.
* Khán giả thường chỉ nhìn thấy những khoảnh khắc hào nhoáng trên sân khấu, nhưng phía sau một sự kiện thành công là cả một hệ thống vận hành rất lớn. Theo chị, đâu là những phần việc ít được nhìn thấy nhưng lại quyết định đến chất lượng của một sự kiện?
Để trả lời câu hỏi này, chị muốn định nghĩa về Event trước một chút. Theo chị, một sự kiện là một “tác phẩm nghệ thuật”. Đó là kết quả của quá trình sáng tạo, diễn ra ở thì tương lai, chỉ diễn ra một lần và không có cơ hội làm lại. Vì vậy, những gì khán giả nhìn thấy trên sân khấu chỉ là sản phẩm cuối cùng.
Đằng sau ánh đèn sân khấu ấy là cả một hệ thống vận hành kéo dài hàng tháng, thậm chí nhiều năm. Chị lấy ví dụ về FIATA World Congress 2025, đại hội logistics quốc tế mà đội ngũ của chị mất ba năm để chuẩn bị.
Theo chị, quy mô của FIATA World Congress không khác nhiều so với một hội nghị quốc tế cấp cao. Trong ba năm đó, ekip phải phối hợp với hàng chục nhóm stakeholder khác nhau, từ tổ chức sở hữu bản quyền FIATA, Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), các cơ quan quản lý, đối tác triển lãm, Trung tâm Hội nghị Quốc gia cho đến hàng nghìn đại biểu quốc tế.
Đó giống như vận hành một nhà máy. Mỗi stakeholder có một quy trình, một tiêu chuẩn và một kỳ vọng khác nhau. Chỉ cần một mắt xích gặp vấn đề là toàn bộ chương trình có thể bị ảnh hưởng.
Người làm Event giống như một cây đèn. Nhiệm vụ của cây đèn là chiếu sáng sân khấu, nhân vật hay câu chuyện mà nó hướng tới, chứ không phải chính bản thân nó.
Độ khó còn nằm ở việc dự án được triển khai trong môi trường đa quốc gia. Chỉ riêng việc trao đổi hằng ngày đã phải làm việc với nhiều đối tác đến từ các nền văn hóa khác nhau, sử dụng nhiều giọng tiếng Anh và cách làm việc khác nhau. Điều đó đòi hỏi ekip không chỉ có chuyên môn tổ chức sự kiện mà còn phải có năng lực điều phối quốc tế.
Bên cạnh công tác vận hành là quá trình phát triển nội dung với hàng chục cuộc họp, tranh luận và điều chỉnh kịch bản. Trong suốt ba năm chuẩn bị, ekip còn trải qua 5 đợt thẩm định chất lượng, gồm 2 đợt tại Việt Nam và 3 đợt trình bày trước hội đồng quốc tế, nhằm chứng minh toàn bộ quy trình tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn của FIATA.
Yếu tố quan trọng nhất vẫn là teamwork. Event là ngành mà không ai có thể làm một mình. Người làm nghề phải liên tục giao tiếp, thương lượng và phối hợp với đồng đội cũng như các đối tác để mọi mắt xích vận hành trơn tru. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình, trong khi sự chỉn chu ở từng chi tiết lại là điều tạo nên thành công cuối cùng.
Trong nghề, tụi chị thường ví người làm Event như một cây đèn. Nhiệm vụ của cây đèn là chiếu sáng sân khấu, nhân vật hay câu chuyện mà nó hướng tới, chứ không phải chính bản thân nó. Một cây đèn càng lặng lẽ, càng nằm trong góc thì càng làm tốt nhiệm vụ của mình. Khán giả chỉ nhìn thấy ánh sáng, chứ hiếm khi để ý đến chiếc đèn đứng phía sau.
Đó là những phần việc diễn ra phía sau ánh sáng. Khán giả có thể không nhìn thấy, nhưng chính chúng mới quyết định sự thành công của một sự kiện.
Event không có nút “Control Z”
* Người làm Event luôn có những tình huống không nằm trong tính toán. Chị có thể chia sẻ một sự cố để lại cho chị nhiều bài học không?
Thật ra đây chính là vế thứ hai trong định nghĩa về sự kiện của chị. Event là một tác phẩm sáng tạo, nhưng đặc tính quan trọng nhất là nó diễn ra một lần duy nhất, không có cơ hội làm lại và đó cũng chính là áp lực của người làm nghề.
Trong nhiều ngành khác, nếu có sai sót thì mình còn có thể chỉnh sửa. Nhưng Event thì không có nút “Control Z”, bởi vì bản chất của nó là live và real-time. Vì vậy, người làm nghề luôn phải chuẩn bị rất kỹ.
Nhưng chị cũng nói thật: “Không có một nhà làm sự kiện nào dám nói sự kiện của mình hoàn hảo 100%, bởi luôn có những yếu tố ngoài khả năng kiểm soát”. Chỉ cần ca sĩ đến muộn vì kẹt xe, thời tiết thay đổi đột ngột hay một thiết bị gặp sự cố ngay trước giờ G cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch. Điều duy nhất người làm nghề có thể làm là luôn chuẩn bị nhiều phương án dự phòng.
Chị nhớ nhất một sự cố trong chương trình Year End Party của một tập đoàn lớn tại Việt Nam. Hôm đó, tụi chị thiết kế một sân khấu bốn mặt với khung truss treo giữa khán phòng khách sạn 5 sao. Mọi thứ đã được chuẩn bị rất kỹ. Nhưng lúc 2 giờ chiều, khung treo sân khấu bất ngờ bị xệ xuống một bên.
Khoảnh khắc đó, từ client đến agency đều rơi vào trạng thái căng thẳng. Bởi vì đây không còn là vấn đề liên quan trực tiếp đến an toàn của cả chương trình. Nhưng trong ngành này, khi sự cố xảy ra thì không có thời gian để hoảng loạn. Việc đầu tiên là phải giữ bình tĩnh, xác định nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý.
Event là một tác phẩm sáng tạo, nhưng đặc tính quan trọng nhất là nó diễn ra một lần duy nhất, không có cơ hội làm lại và đó cũng chính là áp lực của người làm nghề.
Còn mọi người trong team còn đùa: “Chị Thư ơi, chị đi thắp nhang đi!” (cười). Thì thôi, yếu tố tâm linh cũng phải có, nhưng sau đó vẫn phải quay lại bài toán chính là xử lý bằng chuyên môn và kinh nghiệm.
May mắn là sự cố được xử lý kịp thời trước khi khách mời có mặt. Với người tham dự, đó vẫn là một buổi tiệc diễn ra trọn vẹn. Nhưng với chị, đó là một bài học rất lớn về việc đánh giá rủi ro, chuẩn bị phương án dự phòng và xây dựng mạng lưới đối tác đủ tin cậy để có thể ứng biến trong những tình huống khẩn cấp.
Chính vì vậy, chị luôn nói rằng: “An toàn là một định nghĩa khác của Event”. An toàn ở đây không chỉ là an toàn về con người hay thiết bị, mà còn là việc mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, trơn tru và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.
Người đi trước có nhiều “vết sẹo” hơn
* Có bao giờ trong suy nghĩ chị từng muốn bỏ nghề chưa?
Có chứ, mỗi ngày (cười).
Theo chị, điều đặc biệt của nghề Event là dù đã tổ chức hàng trăm sự kiện, mỗi dự án mới vẫn mang đến cảm giác như lần đầu tiên. Một sự kiện thứ một trăm cũng giống như sự kiện đầu tiên. Mỗi khách hàng, mỗi địa điểm, mỗi đội ngũ, mỗi nhà cung cấp đều khác nhau. Không có hai sự kiện nào giống hệt nhau.
Khác với việc vận hành một nhà máy với quy trình và máy móc cố định, người làm Event luôn phải bắt đầu với một bài toán mới. Vì vậy, kinh nghiệm không khiến áp lực biến mất. Chị vẫn thường nói: “Mình chỉ là người đi trước với nhiều vết sẹo hơn thôi”.
Theo chị, những “vết sẹo” ấy là kết quả của rất nhiều lần xử lý sự cố, vượt qua áp lực và rút ra bài học sau mỗi chương trình. Chúng giúp người làm nghề bình tĩnh hơn khi đối diện với rủi ro, chứ không khiến công việc trở nên dễ dàng hơn.
Cũng vì vậy mà đã có rất nhiều lần chị nghĩ đến chuyện bỏ nghề. Một trong những lý do lớn nhất là khi gặp những khách hàng chưa thực sự thấu hiểu giá trị của nghề.
Có những người chỉ nhìn thấy sân khấu, màn hình LED hay những hạng mục hữu hình mà không hiểu giá trị lớn nhất của Event Agency nằm ở chất xám, khả năng quản lý dự án và điều phối hàng chục đối tác để tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh.
Bên cạnh áp lực từ khách hàng là áp lực quản trị con người. Chị nhớ nhất giai đoạn năm 2024, khi công ty liên tục biến động về nhân sự. Đó là khoảng thời gian chị thật sự kiệt sức. Không phải vì đội ngũ không giỏi, mà vì mọi người không còn tìm được tiếng nói chung để đồng hành cùng nhau.
Có thời điểm chị nhiều lần nghĩ đến việc đóng cửa công ty. Nhưng nhìn lại, chị xem đó là một giai đoạn giúp mình học cách quản trị con người tốt hơn và hiểu rằng xây dựng một đội ngũ bền vững.
Nhưng cuối cùng, có hai thứ giữ chị ở lại. Thứ nhất là cảm giác sáng tạo. Có những lúc nhìn một ý tưởng thành hình, chính mình cũng phải thốt lên: “Wow, sao hay quá, sao trước đây mình không nghĩ ra nhỉ?”. Cảm giác đó rất khó tìm thấy ở những công việc khác.
Thứ hai là khi mình nhìn thấy giá trị mà một sự kiện tạo ra. Một chương trình không chỉ là vài giờ trên sân khấu. Nó có thể giúp một đội ngũ gắn kết hơn, giúp một thương hiệu rõ nét hơn hoặc giúp một tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
Khi nhìn thấy công việc mình làm thực sự có ý nghĩa, đó chính là thứ giúp người làm nghề đi đường dài.
* Trong suốt hành trình làm nghề, điều gì khiến chị vẫn còn yêu và muốn gắn bó với Event đến hôm nay?
Chị nghĩ đó là khoảnh khắc nhìn thấy một ý tưởng được hiện thực hóa trên sân khấu. Trước khi chương trình diễn ra là rất nhiều áp lực, từ những lần chỉnh sửa, trao đổi với khách hàng đến các vấn đề phát sinh và những ngày làm việc kéo dài.
Nhưng đến khoảnh khắc ánh đèn bật lên, chương trình bắt đầu, khán giả phản ứng với trải nghiệm mình tạo ra và khách hàng nhìn thấy điều họ mong muốn được hiện thực hóa, lúc đó mình hiểu vì sao mình chọn nghề này.
Tuy nhiên, đằng sau một chương trình thành công là cả một quá trình lên kế hoạch, quản trị rủi ro và phối hợp giữa rất nhiều con người. Chính sự kết hợp giữa áp lực phía sau hậu trường và cảm xúc ở khoảnh khắc cuối cùng tạo nên sức hấp dẫn rất riêng của nghề Event.
* Cảm ơn những chia sẻ của chị Thư!
★★★
Một sự kiện rồi cũng sẽ kết thúc khi ánh đèn sân khấu tắt đi, nhưng với người làm nghề, điều còn lại là những trải nghiệm, bài học và sự trưởng thành sau từng dự án. Bởi sau cùng, sự phát triển của một ngành nghề đến từ những con người đang từng ngày xây dựng nó.
Trong tập 11 của series Tiền Bối, chị Quỳnh Thư sẽ tiếp tục chia sẻ về câu chuyện phát triển nhân sự trong ngành Event: một người trẻ cần chuẩn bị gì để bước vào nghề và làm thế nào để đi đường dài với công việc này.