Tech Talks: Kế toán thời AI – kiểm soát rủi ro theo thời gian thực

Cơ quan quản lý thuế đã chuyển từ cơ chế hậu kiểm định kỳ sang giám sát theo thời gian thực nhờ ứng dụng AI, trong khi phần lớn doanh nghiệp vẫn vận hành hệ thống kế toán theo phương thức ghi nhận thụ động, phản ánh nghiệp vụ theo trình tự phát sinh mà thiếu khả năng dự báo.

Khoảng cách giữa tốc độ chuyển đổi số của Nhà nước và tốc độ chuyển đổi số của doanh nghiệp đang ngày càng lớn – đó chính là rủi ro cần được nhìn nhận nghiêm túc.

Trong series Tech Talks, ông Đinh Hùng Dũng – Sales Manager tại MISA Corporation – đã chia sẻ về khoảng cách giữa tốc độ thay đổi chính sách thuế và tốc độ thích ứng của doanh nghiệp, những tư duy cần thay đổi trước khi nói đến công nghệ, và cách MISA đang xây dựng hệ thống theo từng module.

Ông Đinh Hùng Dũng – Sales Manager, MISA Corporation (Nguồn: Viện PSO).

Ông nhìn nhận thế nào về sự khác biệt giữa cách làm tài chính kế toán trước đây và bây giờ?

Trước đây, chuyển đổi số trong tài chính kế toán đơn giản là chuyển từ ghi chép giấy sang nhập liệu lên phần mềm một cách thủ công. Cách làm này khiến hệ thống báo cáo trở nên bị động – chỉ khi nào cần mới bắt đầu đi phân tích – và vì nhập liệu theo kiểu "hôm nay có sao viết vậy", tính theo lịch sử, nên khi làm việc với cơ quan nhà nước, hầu như doanh nghiệp nào cũng ở thế đề phòng, lo sợ.

Giờ đây, với sự hỗ trợ của AI, doanh nghiệp có thể có số liệu theo thời gian thực. AI cũng có thể phân tích real-time. Báo cáo bây giờ không còn ở trạng thái "cần mới đi phân tích" nữa, mà có thể có sẵn.

Những năm gần đây, cơ quan quản lý thuế đã có những thay đổi gì?

Tôi nhận ra rằng Nhà nước đang chuyển đổi số nhanh hơn cả doanh nghiệp, và doanh nghiệp giờ phải chạy theo để đáp ứng yêu cầu của Nhà nước, chứ không phải ngược lại. Trước đây, làm việc với cơ quan nhà nước chủ yếu là hậu kiểm – doanh nghiệp hoạt động trong khoảng thời gian 3 đến 5 năm rồi mới có đợt thanh tra, kiểm tra.

Nhưng bây giờ, khi cơ quan nhà nước đã áp dụng AI và chuyển đổi số, hình thức hậu kiểm như thanh tra thuế định kỳ có thể sẽ dần bị loại bỏ, thay vào đó là kiểm tra theo thời gian thực – doanh nghiệp nào có dấu hiệu bất thường sẽ được AI phát hiện ngay. Đây là một thay đổi rất lớn, và trong hai năm gần đây cũng là giai đoạn có nhiều biến chuyển lớn về pháp lý khiến không ít doanh nghiệp phải lao đao để đáp ứng, nhưng đó là một xu thế tất yếu.

Với bối cảnh quy định pháp lý thay đổi liên tục như vậy, ông cho rằng doanh nghiệp nên thích nghi như thế nào?

Phát luật ngày càng có những quy định siết chặt hơn trong việc quản lý hoạt động, khiến áp lực trong việc tuân thủ ngày càng lớn. Nhưng thay vì biến sự tuân thủ đó thành một gánh nặng, tôi nghĩ nên biến nó thành một lá chắn giúp doanh nghiệp phát triển lâu dài, bền vững - đó cũng chính là một lợi thế cạnh tranh.

Về thách thức, các quy định mới liên tục được cập nhật, đặc biệt là các yêu cầu về hóa đơn điện tử, chính sách thuế và chính sách bảo hiểm xã hội – tất cả khiến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hưởng, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh quy trình và cách làm việc.

Về rủi ro, một mặt doanh nghiệp dùng AI để phân tích rủi ro tài chính nhưng lại không kiểm soát được dữ liệu đi đâu khi nhân viên nghỉ việc hoặc khi dữ liệu được đưa lên các nền tảng AI công cộng; mặt khác, không phải doanh nghiệp đối tác nào cũng đã kịp tuân thủ, nên rủi ro liên đới vẫn tồn tại, doanh nghiệp luôn đứng trước rủi ro bất kỳ lúc nào nếu không có công cụ kiểm soát để chủ động phòng ngừa và phát hiện.

Về cơ hội, một hệ thống quản trị công nghệ phù hợp cho phép doanh nghiệp tự động đối chiếu hóa đơn, tối ưu cấu trúc chi phí vận hành và duy trì trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán ở quy mô lớn. Nói cách khác, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa hệ thống hóa đơn chứng từ, tiết kiệm chi phí và liên tục kiểm soát sự chính xác của sổ sách tài chính.

Thách thức, rủi ro và cơ hội trong quản trị tài chính kế toán khi pháp lý thay đổi liên tục và vai trò của AI trong việc biến tuân thủ thành lợi thế cạnh tranh (Nguồn: Diễn giả cung cấp).

Theo ông, doanh nghiệp cần thay đổi điều gì trước khi ứng dụng hệ thống công nghệ?

Tôi muốn nhấn mạnh yếu tố tư duy như một điều kiện tiên quyết trước khi bàn đến công nghệ. Điều thứ nhất, chủ doanh nghiệp cần là người thay đổi tư duy đầu tiên, bởi nếu người đứng đầu không thay đổi thì đội ngũ nhân sự và cả hệ thống kế toán cũng không thể vận hành theo hướng mới.

Qua thực tế công tác tại MISA, tôi nhận thấy phần lớn yêu cầu tư vấn phần mềm xuất phát từ chính đội ngũ kế toán – họ liên hệ để được tư vấn, sau đó mới đề xuất cho chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản trị tài chính kế toán không phải là công việc của riêng bộ phận kế toán, mà là trách nhiệm của chủ doanh nghiệp; kế toán chỉ đóng vai trò nhập liệu, lập sổ sách và tham mưu. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần chủ động nắm được các chỉ số tài chính kế toán cũng như các quy định pháp lý cơ bản liên quan đến hoạt động của tổ chức.

Điều thứ hai, ở góc độ vận hành nội bộ, doanh nghiệp nên chuẩn hóa hệ thống quản trị càng sớm càng tốt. Ở giai đoạn khởi nghiệp, việc chuẩn hóa hệ thống còn tương đối đơn giản, nhưng nếu để đến khi doanh nghiệp đã phát sinh nhiều bất cập, vượt quá khả năng kiểm soát mới bắt tay thực hiện, thì chi phí, thời gian và công sức bỏ ra sẽ lớn hơn đáng kể.

Điều thứ ba, xét từ góc độ tuân thủ pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng ngay từ đầu, vì chi phí khắc phục sai sót – đặc biệt là sai sót về pháp lý – luôn cao hơn chi phí thực hiện đúng ngay từ đầu. Khi bị xử phạt về thuế, số tiền phải chi trả chắc chắn lớn hơn nhiều so với chi phí tuân thủ đúng quy định ngay từ ban đầu.

Khi tư duy của chủ doanh nghiệp thay đổi, vai trò của người làm kế toán sẽ dịch chuyển ra sao?

Nhiều kế toán viên lo ngại công nghệ sẽ lấy mất công việc của mình, nhưng nếu nhìn rộng hơn, nhờ AI mà kế toán đang chuyển từ vai trò người nhập liệu sang vai trò kiểm tra, kiểm soát và phòng tránh rủi ro, đồng thời tham mưu cho chủ doanh nghiệp. Đây là sự dịch chuyển tự nhiên khi tư duy của người đứng đầu đã thay đổi.

Đâu là nguyên tắc thiết kế hệ thống công nghệ để doanh nghiệp dễ tiếp cận và mở rộng hơn?

Nguyên tắc thiết kế là triển khai từ những cấu phần đơn giản nhất trước. Về mặt kiến trúc, hệ thống được xây dựng theo từng module – tương tự như nguyên lý lắp ráp Lego – cho phép doanh nghiệp khởi đầu với một hệ thống tối giản, sau đó mở rộng dần khi có nhu cầu thực tế. Tài chính kế toán được đặt làm phân hệ trung tâm, xoay quanh đó là các phân hệ khác như bán hàng, nhân sự, và điều hành doanh nghiệp.

Nguyên tắc thiết kế hệ thống công nghệ kiểu lego (Nguồn: Diễn giả cung cấp).

Tùy theo nhu cầu và quy mô vận hành, doanh nghiệp có thể bổ sung phân hệ tương ứng thay vì phải triển khai toàn bộ hệ thống ngay từ đầu. Cách tiếp cận này nhằm giảm áp lực đầu tư ban đầu và hạn chế tình trạng vận hành một hệ thống có quy mô vượt quá nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Bên cạnh kết nối nội bộ giữa các phân hệ, một hệ thống quản trị không thể chỉ vận hành khép kín mà cần kết nối với các bên liên quan bên ngoài như cơ quan thuế, ngân hàng, các cổng thanh toán, để hình thành một chuỗi xử lý xuyên suốt từ đầu đến cuối.

Nhằm phòng tránh rủi ro, hệ thống có thể liên kết với cơ sở dữ liệu về các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro, để cảnh báo ngay khi phát sinh giao dịch mua bán với một đối tác thuộc nhóm này. Đồng thời, theo yêu cầu của cơ quan nhà nước về rà soát các giao dịch bất thường liên quan đến dòng tiền không minh bạch, hệ thống cũng kết nối với ngân hàng để theo dõi các thao tác, chuyển tiền, hay biến động số dư bất thường, và thông báo kịp thời cho chủ doanh nghiệp cũng như bộ phận kế toán.

Đâu là điều ông muốn gửi gắm đến những nhà lãnh đạo trẻ trên hành trình khởi nghiệp?

Để áp dụng công nghệ thành công, đây không phải là câu chuyện của việc chọn một hệ thống thật hiện đại, cũng không phải là câu chuyện của riêng phòng IT – mà là câu chuyện về tư duy của người chủ doanh nghiệp. Chọn một giải pháp phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu tại thời điểm đó, luôn tốt hơn việc chạy đua theo trào lưu công nghệ liên tục mà cuối cùng không phát triển được gì, chỉ tốn thời gian và công sức.

Tôi hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp các bạn, khi khởi nghiệp, chọn được những phương án, hành động và kế hoạch đúng đắn để doanh nghiệp vừa tuân thủ quy định của Nhà nước, vừa phát triển bền vững.

Sales Manager từ MISA Corporation chia sẻ với học viên PSO MBA trong series Tech Talks (Nguồn: Viện PSO).

Tech Talks là series quy tụ các chuyên gia công nghệ chia sẻ xu hướng chuyển đổi số, phân tích các rào cản kỹ thuật trong doanh nghiệp và chuyển hóa thành giải pháp công nghệ tối ưu theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.

Cảm ơn những chia sẻ của ông.