Tech Talks: Hệ thống enterprise - chiếc áo tỷ đô không vừa doanh nghiệp Việt

Tổ chức nào cũng mơ về một hệ thống lo trọn mọi việc. Nhưng mang giấc mơ "one-size-fits-all" đó vào doanh nghiệp Việt, phần lớn dự án không chạy được - và lỗi thường không nằm ở phần mềm.

Trong series Tech Talks, anh Nguyễn Cát Minh - Founder & CEO của GIACAT Technology Solutions, với 22 năm làm việc trong lĩnh vực chuyển đổi số - chia sẻ góc nhìn của một người vừa triển khai hệ thống enterprise, vừa xây dựng hệ thống linh hoạt (flexible) cho doanh nghiệp Việt.

Anh Nguyễn Cát Minh - Founder & CEO của GIACAT Technology Solutions (Nguồn: Viện PSO).

Đầu tiên, nhờ anh chia sẻ lý do nhiều doanh nghiệp Việt đầu tư hệ thống enterprise như Oracle hay SAP nhưng cuối cùng lại không vận hành được?

Vấn đề đầu tiên nằm ở việc chọn sai "cỡ áo". Các hệ thống enterprise hàng đầu thế giới được thiết kế theo dáng của những tập đoàn lớn, trong khi doanh nghiệp Việt phần đông có quy mô nhỏ và vận hành linh hoạt, nên khi áp dụng thường không phù hợp. Một nhân viên Việt Nam thường đảm nhận nhiều phần việc cùng lúc - đọc đơn hàng, lập báo giá, làm phiếu nhập kho và xử lý hồ sơ thanh toán, v.v.. Khi được đưa vào một hệ thống enterprise, mỗi thao tác này bị tách thành một chuỗi bước riêng biệt: khai báo nhà cung cấp, khai báo bảng giá, tạo PO, rồi yêu cầu các đơn vị xác nhận. Quy trình tuy đúng chuẩn, nhưng trên thực tế gần như không ai tuân thủ.

Theo quan sát của tôi, hơn 60% doanh nghiệp Việt triển khai Oracle hay SAP không vận hành được. Nguyên nhân không phải vì hệ thống kém chất lượng, mà vì việc chọn sai cỡ khiến "chiếc áo" trở nên quá rộng so với người mặc và áo càng rộng thì càng khó ôm sát thực tế vận hành.

Nếu phần mềm không phải là nguyên nhân, thì doanh nghiệp đang thiếu điều gì trước khi nghĩ đến chuyện chọn hệ thống?

Theo tôi, một doanh nghiệp cần các yếu tố nền tảng, trong đó yếu tố đầu tiên là quy trình làm việc. Phần lớn doanh nghiệp Việt đều khẳng định mình đã có quy trình, cụ thể là hệ thống ISO. Trên thực tế, ISO ở nhiều nơi tồn tại chủ yếu dưới dạng tài liệu được đóng khung và trưng bày, thay vì được áp dụng trong vận hành. Mỗi kỳ đánh giá, doanh nghiệp tập trung rà soát mức độ khớp giữa chứng từ và quy định ISO, đồng thời hoàn thiện hồ sơ để phục vụ kiểm tra. Hệ quả là ISO trở thành bộ hồ sơ mang tính đối phó hơn là một quy trình được thực thi hằng ngày.

Yếu tố nền tảng thứ hai là Master Data - hệ thống dữ liệu gốc dùng chung của toàn doanh nghiệp, bao gồm các danh mục cốt lõi như khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, vật tư hay tài khoản kế toán. Đây là phần dữ liệu mà mọi quy trình và phân hệ đều tham chiếu đến, nên nếu không được chuẩn hóa ngay từ đầu thì sai sót sẽ lan ra toàn hệ thống, và mọi khoản đầu tư đều thiếu một nền móng vững chắc để vận hành hiệu quả.

Trong hơn 20 năm triển khai chuyển đổi số cho các doanh nghiệp quy mô từ khoảng 100 tỷ đến vài chục nghìn tỷ đồng, tôi nhận thấy gần như chưa có doanh nghiệp nào có Master Data đạt chuẩn. Tôi từng chứng kiến một dự án trị giá khoảng 2 triệu USD thất bại chỉ sau sáu tháng, chỉ vì Master Data sai lệch ngay từ đầu. Nền móng dữ liệu đã sai thì mọi thứ xây bên trên đều trở nên thiếu ổn định.

Anh tiếp cận một hệ thống flexible như thế nào để tránh những tình trạng nêu trên?

Một hệ thống flexible nên được tiếp cận theo ba tầng.

Tầng thứ nhất là kiến trúc, thuộc trách nhiệm của người giữ vai trò CEO hoặc kiến trúc sư hệ thống. Đây là giai đoạn xác định tổng thể nhu cầu của doanh nghiệp: cần những hệ thống nào, có cần CRM tích hợp với hoạt động marketing hay không, có cần các phân hệ tài chính kế toán, mua hàng và sản xuất hay không.

Tầng thứ hai là Application. Sau khi khung kiến trúc đã được xác lập, doanh nghiệp mới triển khai các ứng dụng cụ thể, có thể lựa chọn các hệ thống ERP quy mô lớn như Oracle hoặc SAP, kết hợp với những hệ thống đơn giản hơn như CRM phục vụ quản lý bán hàng và đấu nối với hệ thống HR.

Tầng thứ ba là tầng vận hành thực tế, với yêu cầu sử dụng các công cụ sao cho mức độ thay đổi là tối thiểu nhưng vẫn đáp ứng công việc. Chỉ khi phối hợp đồng bộ cả ba tầng, doanh nghiệp mới có cơ sở thuận lợi để ra quyết định lựa chọn hệ thống; ngược lại, nếu chỉ dừng lại ở phạm vi quy trình, việc ra quyết định sẽ gặp nhiều khó khăn.

Nhờ anh giải thích kỹ hơn về tầng kiến trúc, đâu là phần lõi mà doanh nghiệp bắt buộc phải giữ ổn định?

Phần cốt lõi là nguyên tắc vận hành chung của toàn bộ nhân sự, do đó cần được giữ ổn định và hạn chế tối đa việc can thiệp. Lõi này bao gồm hai thành phần.

Thứ nhất là finance, thành phần mà mọi doanh nghiệp đều phải ưu tiên xác lập trước tiên, bởi nếu thiếu dữ liệu tài chính và không đánh giá được rủi ro thì việc ra quyết định sẽ trở nên thiếu cơ sở.

Thứ hai là phân hệ mang tính đặc thù của ngành nghề. Đối với một doanh nghiệp thương mại, bán hàng và quản lý kho là hai hoạt động trọng yếu, vì vậy cần được đưa vào lõi, do khi các phân hệ này vận hành thông suốt thì độ tin cậy của số liệu đạt mức cao nhất; tương tự, với doanh nghiệp sản xuất, phân hệ sản xuất phải nằm trong lõi, còn với doanh nghiệp xây dựng thì đó là phân hệ quản lý dự án. Các phần còn lại được kết nối nhằm tối ưu chi phí.

Sau khi xác định rõ các tính năng lõi, doanh nghiệp cần đánh giá thêm khả năng tích hợp của hệ thống với những hệ thống khác.

Hàng chục năm trước, việc tích hợp chủ yếu được thực hiện qua ODBC (Open Database Connectivity) và phương thức truy xuất dữ liệu trực tiếp, tức là một hệ thống truy cập thẳng vào kho dữ liệu của hệ thống khác để lấy thông tin; cách làm này vừa thiếu kiểm soát, vừa tiềm ẩn nhiều rủi ro khi một bên thay đổi.

Hiện nay, kết nối qua API (Application Programming Interface) đã trở nên tương đối phổ biến. Đây là một phương thức giao tiếp chuẩn hóa, trong đó các hệ thống trao đổi dữ liệu qua một cổng giao tiếp chung thay vì can thiệp trực tiếp vào nhau, nhờ đó an toàn và linh hoạt hơn. Vì vậy, phần lõi được giữ ổn định, trong khi các tầng bên ngoài cần được duy trì ở mức độ linh hoạt cao để dễ dàng mở rộng, tích hợp và phục vụ cho phần lõi.

Sự xuất hiện của AI đang làm thay đổi cán cân giữa các hệ thống enterprise và flexible như thế nào?

AI mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp ở hai khía cạnh là tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất công việc. Tại chính GIACAT, nơi đội ngũ phần lớn là kỹ sư, tôi ước tính AI giúp tiết kiệm khoảng 70% công sức cho phần mô tả công việc của kỹ sư, khoảng 30% cho phần mô tả kỹ thuật, khoảng 40% về chi phí và khoảng 85% cho khâu kiểm tra chất lượng. Tuy nhiên, không phải mọi công đoạn đều được tối ưu, và điều kiện tiên quyết là người sử dụng phải hiểu rõ mình cần đặt câu hỏi gì thì mới lựa chọn được giải pháp phù hợp.

Một dấu hiệu rõ nét của sự dịch chuyển này là khi AI xuất hiện, theo tôi, đây là một yếu tố quan trọng làm cổ phiếu của những hãng phần mềm lớn như Oracle, Salesforce sụt giảm khoảng 35-49% chỉ trong vòng sáu tháng, khi doanh nghiệp bắt đầu điều chỉnh chiến lược và dần rời khỏi những hệ thống legacy vốn quá nặng nề.

Bản thân tôi trước đây từng xem việc am hiểu cả nghiệp vụ kinh tế lẫn kỹ thuật là một lợi thế, có thể viết những câu lệnh phức tạp và tối ưu một truy vấn từ vài chục phút xuống còn năm đến bảy giây; song hiện nay, khi đưa chính đoạn code đó cho AI xử lý, kết quả lại tốt hơn đáng kể. Hệ quả tất yếu là doanh nghiệp ngày càng có khả năng tự chủ về mặt công nghệ, thay vì phải đầu tư những khoản chi phí lớn để triển khai các hệ thống quy mô lớn.

Hệ thống enterprise có những chi phí ẩn nào mà doanh nghiệp thường bỏ qua?

Một hệ thống enterprise thường đi kèm đặc điểm là khả năng tùy chỉnh rất khó khăn và chậm chạp. Bên cạnh đó là chi phí sở hữu hệ thống, đặc biệt là chi phí bảo trì, vốn đòi hỏi một đội ngũ trình độ cao nên mức đầu tư khá tốn kém; qua khảo sát, nhân sự vận hành ERP thường có mức lương cao hơn khoảng 30% so với cùng cấp bậc.

Ngược lại, hệ thống flexible tuy không đạt mức chuẩn hóa cao nhưng lại đủ mềm dẻo để các doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành hiệu quả, với khả năng tùy chỉnh có sẵn, có thể mở rộng thêm ứng dụng khi cần, đồng thời, thời gian và chi phí cho việc thay đổi cũng nhẹ nhàng hơn.

Một điểm cần lưu ý là không tồn tại bất kỳ hệ thống công nghệ thông tin nào mang tính toàn năng. Đối với mỗi doanh nghiệp, công nghệ thông tin chỉ giải quyết được khoảng 60%-70% yêu cầu vận hành, phần còn lại phụ thuộc vào cách ứng dụng các phần mềm sao cho những nghiệp vụ khác trở nên linh động hơn.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên dựa vào đâu để chọn được hệ thống phù hợp?

Không có lựa chọn nào là chính xác tuyệt đối giữa enterprise và flexible; điều đó phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và vào người thiết kế kiến trúc hệ thống. Trên thực tế, trước hết phải nắm được nhu cầu thật của doanh nghiệp. Tiếp theo là đánh giá năng lực tài chính: nếu tài chính tốt thì có thể tìm được nhà cung cấp uy tín, và không nhất thiết phải là Oracle hay SAP, bởi hiện nay các nhà cung cấp nội địa cũng khá tốt, không thua kém về chất lượng so với hệ thống nước ngoài, lại có tính linh hoạt cao hơn. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn để vận hành.

Khi đã có quy trình chuẩn cùng dữ liệu chuẩn, doanh nghiệp phải giải quyết bài toán quản lý sự thay đổi. Khi đã nắm được những yếu tố này, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Cảm ơn những chia sẻ của anh Cát Minh. Mong anh và GIACAT sẽ tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp Việt, giúp mỗi hệ thống thật sự trở thành "xương sống" vững chắc cho tổ chức.

Tech Talks là series quy tụ các chuyên gia công nghệ chia sẻ xu hướng chuyển đổi số, phân tích các rào cản kỹ thuật trong doanh nghiệp và chuyển hóa thành giải pháp công nghệ tối ưu theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.