Tech Talks: Cái bẫy tùy chỉnh quá đà trong hệ thống công nghệ

Hệ thống flexible thường được chọn vì dễ thích ứng và làm chủ. Nhưng chính sự dễ dãi đó lại khiến nhiều doanh nghiệp tùy chỉnh quá đà, để rồi các phần ghép vào không kết nối được với nhau và cả hệ thống đổ vỡ.

Trong series Tech Talks, anh Nguyễn Vũ Linh - CEO & Founder của ORIS Solutions - chọn nhìn bài toán hệ thống từ phía khối SME, nhóm chiếm tỷ trọng áp đảo trong nền kinh tế. Chính từ góc nhìn đó, anh phân tích con đường mà phần lớn doanh nghiệp Việt thực sự đi qua khi lựa chọn hệ thống thông tin.

Anh Nguyễn Vũ Linh - CEO & Founder của ORIS Solutions (Nguồn: Viện PSO).

Vì sao phần lớn doanh nghiệp Việt Nam khó tiếp cận các hệ thống enterprise lớn?

Phần lớn doanh nghiệp Việt thuộc nhóm SME, và nếu so với quy mô thế giới thì nhiều đơn vị thực chất chỉ ở mức micro-small, với quy mô dưới 50 nhân sự và doanh thu không cao. Với một doanh nghiệp có doanh thu khoảng 50-60 tỷ đồng mỗi năm, khoản đầu tư hàng chục tỷ cho một hệ thống ERP là một cân nhắc lớn về hiệu quả trên chi phí.

Đó là lý do khi các nền tảng enterprise như SAP, Oracle hay Dynamics vào Việt Nam, số doanh nghiệp đủ năng lực tiếp nhận là rất ít, dù nhu cầu thì gần như đơn vị nào cũng có. May mắn là về sau, sự xuất hiện của các hệ thống mã nguồn mở (open-source), các phần mềm nhỏ lẻ và linh hoạt hơn đã mở ra một hướng đi khác, phục vụ được nhu cầu trước mắt của doanh nghiệp. Theo tôi, nếu hiểu sâu về cách thức vận hành của các hệ thống mở này, chúng hoàn toàn có thể đáp ứng khoảng 90-95% nhu cầu của một doanh nghiệp, dù vẫn còn những hạn chế nhất định.

Khi doanh nghiệp tăng trưởng, cách vận hành cũ gặp những nguy cơ nào?

Đa số doanh nghiệp SME vận hành bằng những công cụ rời rạc: Excel để quản lý nhân sự, MISA để quản lý kế toán, một phần mềm CRM để quản lý bán hàng, và doanh nghiệp sản xuất thì mua thêm phần mềm sản xuất hoặc đơn giản chỉ theo dõi nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra rồi chuyển cho kế toán ghi nhận.

Cách vận hành này hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng bình thường trong một giai đoạn. Vấn đề chỉ bộc lộ khi cạnh tranh trở nên gay gắt hơn, hoặc khi kinh tế khó khăn buộc doanh nghiệp phải tối ưu chi phí. Lúc đó, lãnh đạo cần biết chính xác mình đang chi vào đâu, lương ở từng cấp bậc là bao nhiêu, chi phí nguyên vật liệu từ nhà cung cấp trong nước so với nhập khẩu chênh lệch ra sao.

Nhưng khi muốn ra quyết định thì họ lại không có sẵn câu trả lời, phải nhờ kế toán tổng hợp số liệu, mất từ năm đến mười ngày. Đến khi có số liệu thì thời điểm vàng để quyết định thường đã trôi qua. Đây chính là vấn đề tôi gọi là decision latency (độ trễ trong việc ra quyết định) phát sinh do dữ liệu nằm rải rác ở quá nhiều công cụ và phải mất thời gian tổng hợp lại.

Khi doanh nghiệp đi tìm đơn vị tư vấn, anh quan sát thấy điều gì?

Qua quan sát, tôi nhận thấy doanh nghiệp thường được định hướng theo một trong các lựa chọn. Lựa chọn thứ nhất là một hệ thống ERP trọn gói, nơi toàn bộ số liệu được tập trung trên một nền tảng duy nhất và có thể truy cập tức thời. Tuy nhiên, thực trạng của phần lớn doanh nghiệp lại là nhiều phần mềm rời rạc, không liên thông với nhau.

Lựa chọn thứ hai là các hệ thống dạng module, cho phép doanh nghiệp đầu tư từng phân hệ theo nguồn lực: bắt đầu từ phân hệ bán hàng, sau đó mở rộng sang kho, kế toán, mua hàng và nhân sự, với các phân hệ được thiết kế để liên kết sẵn với nhau.

Mới xuất hiện gần đây là tích hợp AI trực tiếp vào quy trình để xử lý các tác vụ như lập đơn hàng, kiểm tra lịch sử mua hàng và tín dụng của khách hàng, hoặc đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. Theo tôi, cả ba hướng đều có thể hỗ trợ doanh nghiệp phát triển, song mỗi hướng đều đi kèm những rủi ro nhất định.

Anh Nguyễn Vũ Linh chia sẻ cùng học viên PSO MBA (Nguồn: Viện PSO).

Điều gì khiến doanh nghiệp dần nghiêng về các hệ thống flexible thay vì enterprise?

Vấn đề cốt lõi nằm ở chỗ ai mới thực sự là người kiểm soát hệ thống. Ngay cả những doanh nghiệp đã đầu tư hệ thống enterprise vẫn thường mang một nỗi lo thường trực: hệ thống không nằm trong tầm kiểm soát của họ, họ không nắm rõ cơ chế vận hành bên trong, và khi phát sinh nhu cầu bổ sung tính năng thì khó xác định liệu hệ thống có đáp ứng được hay không, trong khi chi phí phát sinh có thể rất lớn.

Trong khi đó, bản chất của doanh nghiệp là luôn vận động; một khoản đầu tư quy mô hàng triệu đô khó có thể đồng hành cùng doanh nghiệp lâu dài, bởi khi mô hình kinh doanh thay đổi thì hệ thống cũng buộc phải thay đổi theo. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp nghiêng về các hệ thống flexible, nơi họ cảm thấy giữ được quyền chủ động - khi cần bổ sung một chức năng, yêu cầu có thể được đáp ứng nhanh chóng. Tất nhiên, sự linh hoạt này vẫn đi kèm những chi phí nhất định về tài chính và thời gian.

Vậy đâu là những điều doanh nghiệp cần đánh đổi khi chọn hệ thống flexible?

Cái giá phải trả lớn nhất của một hệ thống flexible nằm ở nguy cơ over-customize. Tôi thường ví việc xây dựng hệ thống với việc xây nhà: muốn có một ngôi nhà cao tầng và bền vững, trước hết phải đổ móng cho chắc, bởi móng càng vững thì càng xây được cao. Nếu chỉ muốn nhanh có một ngôi nhà đẹp và ép tiến độ từ hai năm xuống còn nửa năm thì vẫn làm được, nhưng ngôi nhà đó khó đứng vững lâu dài.

Hệ thống flexible cũng chịu sự đánh đổi tương tự. Theo nhu cầu trước mắt, doanh nghiệp lắp phân hệ bán hàng lên, thấy mới đáp ứng được 50-60% thì yêu cầu bổ sung, rồi nâng lên 70-80%, và tiếp tục bồi đắp từng phần. Đến khi nhìn lại tổng thể, các phần đó lại không kết nối được với nhau. Chính sự linh hoạt quá mức đôi khi khiến doanh nghiệp "ngủ quên" trong một giải pháp tưởng chừng hoàn hảo, để rồi sau đó phải đập đi xây lại.

Vì vậy, đánh đổi ở đây không chỉ là chi phí mà còn là rủi ro về tính bền vững dài hạn. Cách phòng tránh là ngay từ đầu phải có một bản vẽ tổng thể, chỉ customize ở mức vừa phải và luôn hướng về bức tranh chung. Bởi có những hạng mục tuy giải quyết được nhu cầu trước mắt nhưng lại không tạo ra giá trị dài hạn, chẳng hạn như dồn sức xây dựng một hệ thống phục vụ mô hình nhượng quyền, trong khi doanh nghiệp chỉ làm đại lý nhượng quyền trong ba năm rồi chuyển hướng.

Theo anh, doanh nghiệp cần chuẩn bị điều gì trước khi đầu tư hệ thống?

Doanh nghiệp không thể chuyển thẳng từ Excel lên một hệ thống có kiểm soát rồi kỳ vọng hệ thống đó vận hành tương tự như Excel. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải tự phân tích cách thức làm việc hiện tại, bổ sung các bước phê duyệt và đối chiếu ở những khâu quan trọng mà vẫn duy trì được khả năng vận hành; chỉ khi đó, việc chuyển lên hệ thống mới mới thực sự vận hành trơn tru.

Không nên kỳ vọng hệ thống sẽ thay đổi con người, mà trước hết, bản thân doanh nghiệp phải tự thay đổi. Trên thực tế, một doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng Excel thay cho ERP mà vẫn vận hành hiệu quả, với điều kiện ở mỗi khâu quan trọng của quy trình đều có một bước phê duyệt và số liệu giữa các bộ phận được đối chiếu chéo với nhau. Một khi đã kiểm soát chặt chẽ được quy trình thủ công như vậy, doanh nghiệp mới có thể thiết lập cơ chế kiểm soát tương đương khi chuyển lên hệ thống, và nhờ đó vận hành hiệu quả.

Vậy theo anh, đâu là yếu tố quyết định khi lựa chọn hệ thống - công cụ hay tư duy?

Suy cho cùng, phần mềm chỉ là công cụ, và với sự hỗ trợ của AI hiện nay, việc tạo ra một phần mềm đã trở nên dễ dàng. Điều quan trọng nhất vẫn là tư duy: doanh nghiệp phải hiểu rất rõ nhu cầu của mình và xác định được mình đang ở giai đoạn nào để lựa chọn hệ thống phù hợp, thay vì vội vã chạy theo thị trường.

Chính vì vậy, điều đầu tiên chúng tôi luôn làm là giúp doanh nghiệp liệt kê đầy đủ các nhu cầu và bài toán cần giải quyết; chỉ khi những bài toán đó thực sự không thể xử lý bằng cách thức hiện tại, chúng tôi mới đề xuất tìm đến một giải pháp mới. Bởi càng vội vã đầu tư cho bằng được, doanh nghiệp lại càng dễ thất bại.

Cuối cùng, anh hình dung lộ trình sử dụng hệ thống của một doanh nghiệp diễn ra như thế nào?

Tôi hình dung lộ trình này diễn ra qua ba giai đoạn, tương ứng với mức độ trưởng thành trong quản trị của doanh nghiệp.

Giai đoạn đầu là vận hành bằng kinh nghiệm, thường gặp ở các doanh nghiệp do người có chuyên môn mạnh sáng lập. Ở quy mô nhỏ, cách vận hành này hoàn toàn hiệu quả và vẫn mang lại lợi nhuận khi doanh nghiệp mở rộng.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ rời rạc và bổ sung dữ liệu theo nhu cầu - thiếu số liệu tài chính hay bán hàng thì đầu tư MISA, CRM. Trên thực tế, có những doanh nghiệp quy mô hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tỷ vẫn vận hành bằng phần mềm nhỏ lẻ kết hợp Excel và email, miễn là có một bộ quy trình đủ chặt chẽ.

Giai đoạn thứ hai bắt đầu khi hoạt động vượt khỏi tầm kiểm soát và lãnh đạo nhận thấy không thể tiếp tục vận hành thuần túy bằng kinh nghiệm. Đây là lúc doanh nghiệp đầu tư vào các hệ thống ERP dạng module để kiểm soát dữ liệu một cách hệ thống hơn.

Giai đoạn thứ ba là khi doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng quy mô lớn và trao quyền vận hành cho nhiều cấp; lúc này, việc đầu tư một hệ thống enterprise mới thực sự cần thiết.

Ba giai đoạn chiến lược hệ thống của doanh nghiệp (Nguồn: Diễn giả cung cấp).

Tựu trung, ngay cả những hệ thống enterprise cũng chỉ là công cụ. Doanh nghiệp phải xuất phát từ nhu cầu và quy mô thực tế của mình để lựa chọn cho phù hợp, thay vì tư duy theo một hướng cố định. Công nghệ ngày nay đủ linh hoạt để có nhiều cách tiếp cận khác nhau; điều quyết định vẫn là doanh nghiệp hiểu rõ mình cần gì và đang ở đâu.
Cảm ơn những chia sẻ của anh Vũ Linh trong series Tech Talks. Chúc anh cùng ORIS Solutions tiếp tục đồng hành và kiến tạo những giải pháp "vừa vặn" cho doanh nghiệp Việt Nam.

Tech Talks là series quy tụ các chuyên gia công nghệ chia sẻ xu hướng chuyển đổi số, phân tích các rào cản kỹ thuật trong doanh nghiệp và chuyển hóa thành giải pháp công nghệ tối ưu theo triết lý đào tạo của PSO – Problem Solving in Organization.