[Tặng Ebook] Học nền tảng tự động hóa Make.com từ A-Z

Khi nhu cầu tự động quy trình vận hành ngày càng rõ rệt trong doanh nghiệp hiện đại, các nền tảng no-code như Make.com đang được nhiều người lựa chọn để tự động hóa những tác vụ lặp đi lặp lại. Nhưng không chỉ là công cụ kéo-thả đơn thuần, Make cung cấp một hệ thống logic đầy đủ để thiết kế luồng xử lý phức tạp – từ thu thập dữ liệu, xử lý điều kiện, tích hợp AI đến điều phối luồng thông tin giữa các nền tảng khác nhau.

Dưới đây là tổng hợp các kiến thức nền tảng khi làm việc với Make.com, giúp bạn hình dung rõ ràng cách thiết kế một quy trình tự động hóa thực sự hiệu quả.

1. Scenarios – “Bộ khung” cho mọi quy trình

Mỗi quy trình trên Make được gọi là Scenario – gồm nhiều bước (Modules) được sắp xếp theo luồng từ trái sang phải. Một Scenario có thể đơn giản chỉ gồm 2 bước, nhưng cũng có thể phân nhánh thành nhiều luồng xử lý khác nhau tùy theo điều kiện.

Mỗi Module trong Scenario có thể là:

• Trigger: điểm khởi đầu – ví dụ như khi có người điền form Google, khi có email mới…
• Action: hành động tiếp theo – ví dụ gửi email, tạo bản ghi mới, cập nhật dữ liệu…
• Router: tạo nhánh rẽ để xử lý theo điều kiện khác nhau
• Filter: kiểm soát luồng dữ liệu được đi qua nhánh tiếp theo

Mỗi quy trình trên Make được gọi là Scenario – gồm nhiều Modules được sắp xếp theo luồng từ trái sang phải.
Nguồn: SlimCRM

2. Logic phân nhánh – Linh hoạt theo điều kiện thực tế

Điểm mạnh của Make là hỗ trợ logic phân nhánh phức tạp – điều mà nhiều công cụ no-code khác còn hạn chế.

• Router cho phép chia một nhánh chính thành nhiều nhánh nhỏ – ví dụ: nếu người dùng chọn “Gói A” thì gửi email 1, nếu chọn “Gói B” thì gửi email 2.
• Filter được đặt sau mỗi nhánh để xác định xem điều kiện có được thỏa mãn không. Filter có thể dùng các biểu thức điều kiện như: chứa chuỗi, bằng giá trị cụ thể, lớn hơn – nhỏ hơn – có tồn tại dữ liệu hay không.
• Kết hợp Router và Filter giúp bạn mô hình hóa nhiều tình huống thực tế trong hành trình khách hàng, quản lý công việc hoặc phối hợp giữa các phòng ban.

3. Mapping – Ánh xạ dữ liệu giữa các bước

Trong quá trình xây dựng Scenario, Mapping là thao tác ánh xạ dữ liệu từ Module này sang Module khác. Ví dụ, khi người dùng điền form, bạn có thể Map phần “Họ và tên” sang tiêu đề dòng mới trong Google Sheets, hoặc dùng giá trị đó để cá nhân hóa email.

Các lưu ý khi Mapping:

• Luôn cần chạy “Run once” trước để Make tạo sẵn một bộ dữ liệu mẫu (Bundle)
• Chọn đúng biến từ Bundle để đưa vào các trường tương ứng trong Module tiếp theo
• Có thể kết hợp Mapping với điều kiện xử lý logic (ví dụ: nếu email chứa “@gmail.com” thì xử lý khác)

Mapping là thao tác ánh xạ dữ liệu từ Module này sang Module khác.
Nguồn: SlimCRM

4. Tối ưu thao tác bằng cách hiểu rõ Operation

Trong Make, mỗi hành động thực hiện được tính là 1 Operation. Ví dụ:

• Thêm 1 dòng mới vào Google Sheet → 1 Operation
• Lấy 5 bản ghi từ một API → 5 Operations

Các Module điều hướng như Router, Filter, hoặc các khối xử lý lỗi không tiêu tốn Operation. Do đó, khi thiết kế kịch bản, người dùng nên:

• Hạn chế gọi dữ liệu thừa
• Kết hợp logic xử lý dữ liệu ở sớm (lọc, giới hạn, chia nhỏ)
• Dùng Aggregator hoặc Iterator hợp lý để gom hoặc phân tách dữ liệu hàng loạt

Hiểu rõ cách hoạt động của Operation giúp bạn tối ưu chi phí và tránh vượt quá giới hạn gói dịch vụ.

Trong Make, mỗi hành động thực hiện được tính là 1 Operation.
Nguồn: SlimCRM

5. Các thao tác thường dùng trong Canvas

Canvas là vùng làm việc trung tâm trong Make. Một số thao tác cơ bản mà người dùng nên nắm:

• Thêm module: Nhấn dấu “+” và chọn ứng dụng từ danh sách (có thể tìm kiếm theo tên)
• Chỉnh sửa module: Mỗi Module đều có giao diện cấu hình riêng (chọn kết nối, trường dữ liệu…)
• Sắp xếp lại luồng: Kéo thả thứ tự, xóa nhánh hoặc gộp nhánh
• Xem log lịch sử: Tab History cho phép theo dõi các lần chạy kịch bản, kiểm tra dữ liệu đi qua từng module

Một số thao tác thường dùng trong Canvas.
Nguồn: SlimCRM

6. Một số mô-đun và ứng dụng phổ biến

Khi làm việc trên Make, bạn sẽ thường xuyên sử dụng các ứng dụng như:

• Google Sheets, Gmail, Google Form: Phổ biến với dân marketing hoặc vận hành
• Slack, Telegram, Discord: Dùng để gửi cảnh báo, thông báo nội bộ
• Webhook, HTTP module: Kết nối API thủ công hoặc nhận dữ liệu từ hệ thống ngoài
• AI như OpenAI (ChatGPT): Sinh nội dung, phân loại văn bản, viết email, phân tích ngữ nghĩa...

Ngoài ra, các công cụ nội bộ như CRM, ERP, Email Marketing, Task Management nếu có API đều có thể kết nối thông qua HTTP hoặc Webhook.

Một số mô-đun và ứng dụng phổ biến.
Nguồn: SlimCRM

7. Kết luận

Tự động hóa bằng Make không chỉ là nối ứng dụng với nhau – mà là tư duy thiết kế quy trình vận hành số theo cách có logic, kiểm soát và mở rộng được. Khi nắm vững các khái niệm như Scenario, Trigger, Mapping, Routers, Operations… người dùng có thể xây dựng các luồng tự động hóa tùy chỉnh cho doanh nghiệp mà không cần viết code.

Với mức tiếp cận dễ dàng và tiềm năng ứng dụng rộng khắp, Make đang dần trở thành công cụ nền tảng cho những ai muốn đi xa hơn trong hành trình tối ưu quy trình bằng no-code và AI.

Tải Ebook miễn phí tại đây.

* Nguồn: SlimCRM