Tặng 12 mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel và Google Sheet

Một mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel (hoặc google sheet) không phải là giải pháp “cho có”, mà là cách nhanh nhất để đưa mọi thứ về cùng một hệ quy chiếu: ai làm gì, làm tới đâu, vướng ở đâu, và khi nào xong.

Trong bài viết này, SlimCRM chia sẻ bộ mẫu quản lý công việc bằng excel và google sheet theo theo nhiều tình huống khác nhau (cá nhân, nhóm, dự án, sales, marketing…), kèm hướng dẫn thiết lập nhanh để dùng ngay.

Tải xuống đầy đủ bộ mẫu quản lý công việc bằng excel và google Sheet tại đây.

Tải xuống 12 mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel/Google Sheet

Dưới đây là các mẫu quản lý công việc bằng Excel và Google Sheet bạn có thể tải về và sử dụng ngay:

1. Mẫu Gantt theo dõi tiến độ dự án (Excel/Google Sheet)

Nếu bạn quản lý dự án có nhiều đầu việc chạy song song, Gantt là cách nhìn trực quan nhất: mỗi việc là một thanh thời gian, nhìn là biết giai đoạn nào đang chồng chéo, giai đoạn nào rủi ro trễ. Mẫu này phù hợp khi bạn cần lịch trình dự án theo tuần/tháng và muốn trình bày dễ hiểu cho nhiều bên liên quan.

Trong thực tế, Gantt phát huy mạnh nhất khi bạn có ít nhất 10–20 đầu việc và mỗi đầu việc có thời lượng 3 ngày trở lên. Nếu dự án toàn task lẻ tẻ trong ngày, dùng checklist sẽ gọn hơn.

2. Mẫu Kanban dạng bảng cho nhóm nhỏ (To do – Doing – Done)

Kanban thường thấy trên Trello, nhưng bạn vẫn làm được trong Sheet bằng cách nhóm theo Trạng thái và lọc. Mẫu này hợp với team vận hành, content, hỗ trợ khách hàng vì việc đến liên tục, ưu tiên thay đổi thường xuyên. Ưu điểm lớn nhất là nhìn được “tắc nghẽn” ở cột Doing: nếu Doing quá dày, bạn biết team đang ôm quá nhiều việc cùng lúc.

3. Mẫu bảng theo dõi công việc hằng ngày (Daily Worklog)

Mẫu này đơn giản nhưng “cứu” rất nhiều người khỏi cảm giác bận mà không biết bận gì. Bạn chia theo ngày, mỗi dòng là một việc, thêm cột “Thời lượng ước tính” và “Thời lượng thực tế”. Sau 2–3 tuần, bạn sẽ thấy mình hay tốn thời gian ở đâu để điều chỉnh thói quen làm việc.

Với mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel dạng daily, điều quan trọng là giữ cột thật gọn: Tên việc – Ưu tiên – Thời lượng – Kết quả – Ghi chú. Đừng biến nó thành “dự án thu nhỏ”, bạn sẽ ngại cập nhật.

4. Mẫu kế hoạch tuần (Weekly Plan) có mục tiêu và review

Nếu bạn muốn làm việc theo nhịp tuần (rất hợp cho team), hãy dùng mẫu tuần có 3 phần: mục tiêu tuần, danh sách việc theo ngày, và review cuối tuần. Điểm khác biệt so với daily là mẫu tuần bắt buộc bạn chọn ưu tiên trước, tránh tình trạng “việc nào cũng quan trọng”.

5. Mẫu quản lý công việc cá nhân theo mục tiêu (Personal OKR-lite)

Không phải ai cũng cần OKR đầy đủ, nhưng “phiên bản gọn” trong Excel lại rất hiệu quả. Bạn tạo các mục tiêu tháng/quý, bên dưới là các việc then chốt, mỗi việc gắn chỉ số đo và deadline. Mẫu này hợp khi bạn tự quản lý học tập, dự án cá nhân, hoặc mục tiêu tăng trưởng cá nhân.

6. Mẫu theo dõi công việc theo phòng ban (Department Tracker)

Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel này không đi sâu từng task nhỏ, mà tập trung vào “đầu việc đủ để báo cáo”: hạng mục – người phụ trách – deadline – trạng thái – kết quả. Nó phù hợp cho trưởng nhóm cần tổng hợp nhanh, còn nhân viên vẫn có thể dùng mẫu daily/kanban riêng để triển khai chi tiết.

7. Mẫu quản lý công việc cho Sales (pipeline + task)

Sales thường không chỉ có “việc”, mà còn có “cơ hội”. Vì vậy mẫu sales tốt thường có 2 lớp: lớp khách hàng/cơ hội (tên lead, giai đoạn, giá trị, xác suất) và lớp việc cần làm (call, demo, gửi báo giá, follow-up). Bạn có thể đặt mỗi lead là một mã và liên kết các task theo mã đó để không bị bỏ sót chăm sóc.

8. Mẫu quản lý công việc cho Marketing (campaign checklist)

Marketing hay làm theo chiến dịch, vì vậy mẫu nên có cấu trúc: chiến dịch – kênh – deliverable – deadline – owner – chỉ số đầu ra. Khi bạn thêm cột “Trạng thái phê duyệt” và “Link asset”, team sẽ giảm rất nhiều vòng hỏi nhau.

9. Mẫu quản lý công việc cho Kế toán (lịch kỳ + checklist)

Kế toán cần tính lặp lại và đúng hạn: báo cáo, hóa đơn, đối soát, thuế… Mẫu kế toán nên có cột “Kỳ” (tuần/tháng/quý), “Ngày đến hạn”, “Người duyệt”, và đặc biệt là “Tài liệu liên quan”. Mục tiêu là không bỏ sót và dễ truy xuất khi cần kiểm tra lại.

10. Mẫu quản lý công việc cho CSKH (ticket + SLA)

CSKH cần theo dõi yêu cầu theo mức độ ưu tiên và thời gian phản hồi. Mẫu này nên có: mã ticket, kênh tiếp nhận, loại vấn đề, mức độ nghiêm trọng, SLA phản hồi, SLA xử lý, người phụ trách, trạng thái, kết quả. Nếu làm trên mẫu quản lý công việc bằng google sheet, bạn có thể dùng bộ lọc theo “quá SLA” để biết ticket nào cần xử lý ngay.

11. Mẫu timeline dự án (dòng thời gian theo mốc)

Khác Gantt ở chỗ timeline tập trung vào các mốc quan trọng: kickoff, chốt phạm vi, bàn giao bản nháp, nghiệm thu. Mẫu này cực hợp khi bạn cần báo cáo tiến độ cho lãnh đạo/khách hàng mà không muốn họ bị “ngợp” bởi hàng chục task con.

12. Mẫu quản lý KPI công việc

Mẫu KPI trong Excel không chỉ là bảng số. Một mẫu KPI quản lý công việc tốt thường gắn KPI với hành động: mỗi KPI có việc tương ứng, tần suất cập nhật và người chịu trách nhiệm. Khi KPI tăng/giảm, bạn truy ngược được “tôi đã làm gì/thiếu gì”, thay vì chỉ nhìn số rồi đoán.

Ưu nhược điểm của quản lý công việc bằng Excel và Google Sheet

Điểm mạnh của Excel/Sheet là miễn phí hoặc chi phí thấp, dễ triển khai, ai cũng quen. Bạn không cần đào tạo quá nhiều, có thể tùy biến theo cách làm của từng team. Ngoài ra, việc chia sẻ file cũng rất nhanh, đặc biệt với Google Sheet khi cộng tác theo thời gian thực.

Nhưng điểm yếu cũng rõ: khi dự án lớn, nhiều người cập nhật, bảng rất dễ rối; công thức dễ sai nếu ai đó chỉnh nhầm; việc phân quyền và lịch sử thay đổi tuy có nhưng không “chặt” như phần mềm chuyên dụng. Và quan trọng nhất, Excel/Sheet giỏi ở “theo dõi”, nhưng kém ở “quy trình” (nhắc việc, luồng phê duyệt, tự động hóa liên phòng ban).

Vì vậy, Excel/Sheet phù hợp nhất khi team của bạn còn gọn, hoặc bạn muốn nhanh chóng tạo một hệ thống theo dõi “vừa đủ dùng”. Khi công việc tăng, bạn sẽ cần cân nhắc một công cụ chuyên quản lý công việc/dự án để tránh việc bảng tính trở thành “điểm nghẽn”.

Kết luận

Nếu bạn đang cần một bộ mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel để bắt đầu ngay, hãy chọn đúng template theo nhu cầu (daily, weekly, gantt, kanban…). Khi đã có nhịp cập nhật ổn định, bạn sẽ thấy mẫu quản lý công việc này là “bản đồ” giúp bạn kiểm soát thời gian và nguồn lực tốt hơn. Quan trọng nhất, đừng cố làm bảng hoàn hảo ngay từ đầu, hãy làm bảng đủ dùng, rồi tinh chỉnh dần theo cách team bạn làm việc.

Biên soạn: SlimCRM