Quy trình 4 bước làm báo giá dành cho Account

Khi làm báo giá cho Client, Account không thể chỉ hỏi giá từ một Vendor rồi đưa con số đó vào bảng. Để lựa chọn được phương án phù hợp với yêu cầu và ngân sách của dự án, Account cần trải qua một quy trình gồm 4 bước: check giá, tổng hợp chi phí, thương lượng, sau đó là thống nhất và ký kết.

Check giá

Thông thường, các Agency sẽ có bộ phận Procurement (Thu mua) hỗ trợ Account check giá. Với những Agency có quy mô nhỏ hơn, Account có thể trực tiếp đảm nhận công việc này.

Khi check giá, điều đầu tiên Account cần lưu ý là phải hỏi đầy đủ thông tin, thay vì chỉ hỏi đúng hạng mục công việc dự kiến thực hiện. Chẳng hạn, trong kế hoạch ban đầu, bạn chỉ cần KOL đăng một hình ảnh trên trang cá nhân. Tuy nhiên, khi liên hệ check giá, bạn nên hỏi thêm các lựa chọn liên quan như chi phí đăng bài, chi phí sử dụng hình ảnh trong một tháng hay chi phí để nhãn hàng sử dụng hình ảnh của KOL trên các kênh của mình.

Lý do là chỉ khi tập hợp báo giá từ tất cả các bên vào báo giá tổng, Account mới có thể xác định phạm vi công việc nào phù hợp với yêu cầu và ngân sách của dự án.

Khi check giá, điều đầu tiên Account cần lưu ý là phải hỏi đầy đủ thông tin, thay vì chỉ hỏi đúng hạng mục công việc dự kiến thực hiện.
Nguồn: Pexels

Vì vậy, khi hướng dẫn nhân viên check giá, tôi thường yêu cầu các bạn hỏi nhiều hơn những gì đang cần ở thời điểm đó. Những thông tin này đóng vai trò dự phòng. Nếu một hạng mục có chi phí cao hơn hoặc thấp hơn dự kiến, Account vẫn có cơ sở để chủ động điều chỉnh phạm vi công việc giữa các hạng mục mà không phải quay lại hỏi giá từ đầu.

Bên cạnh việc hỏi đủ, Account cũng cần check giá từ nhiều Vendor khác nhau. Công việc này cũng giống như khi đi chợ mua một bó rau hay một con cá: Trước khi quyết định mua ở một hàng, chúng ta thường tham khảo thêm hai hoặc ba hàng khác để biết cùng một mặt hàng đang được bán với mức giá như thế nào. Việc so sánh nhiều báo giá sẽ giúp Account có thêm cơ sở để lựa chọn Vendor phù hợp cho dự án.

Key takeaway: Khi check giá, Account cần check đủ các phương án có thể phát sinh và so sánh báo giá từ nhiều Vendor.

Tổng hợp chi phí

Sau khi nhận được báo giá từ nhiều bên, Account sẽ bắt đầu so sánh để lựa chọn Vendor. Chẳng hạn, nếu ba Vendor có portfolio và kinh nghiệm sản xuất tương đương nhau, chi phí và khả năng hợp tác với Agency sẽ là những yếu tố giúp Account đưa ra quyết định.

Tiếp theo, Account đưa các chi phí đã tổng hợp vào báo giá chung của dự án. Ví dụ, một báo giá gồm ba hạng mục chính: sản xuất video với Production House, booking KOL với Social Booking Agency và booking truyền thông với PR Agency.

Khi đặt các hạng mục vào cùng một bảng, Account mới nhìn thấy ngân sách đang được phân bổ như thế nào. Nếu chi phí sản xuất TVC đã chiếm khoảng 50% tổng ngân sách, trong khi ngân sách dành cho KOL chỉ chiếm khoảng 30%, Account sẽ dựa trên phần ngân sách đó để lựa chọn những KOL có profile phù hợp.

Khi đặt các hạng mục vào cùng một bảng, Account mới nhìn thấy ngân sách đang được phân bổ như thế nào.
Nguồn: Unsplash

Tôi thường hình dung quá trình này giống như đi ăn buffet. Trên bàn có rất nhiều món, nhưng chúng ta phải lựa chọn món nào phù hợp với nhu cầu và “sức chứa” của mình. Khi làm báo giá cũng vậy, Account sẽ tập hợp những hạng mục, phạm vi công việc và Vendor đã check giá, sau đó lựa chọn phương án phù hợp với yêu cầu của nhãn hàng cũng như ngân sách mà Agency đang đề xuất.

Key takeaway: Sau khi tổng hợp chi phí, Account cần cân đối ngân sách giữa các hạng mục để lựa chọn Vendor và phương án phù hợp.

Thương lượng

Giai đoạn thương lượng thường bắt đầu khi Client đã xác nhận lựa chọn Agency thực hiện chiến dịch. Vì sao cần chờ đến thời điểm này?

Trong giai đoạn pitching, Agency thường phải check giá với nhiều Vendor để xây dựng phương án và báo giá, nhưng chưa thương lượng quá sâu với từng bên. Nếu lần nào check giá cũng yêu cầu tất cả Vendor đưa ra mức giá tốt nhất, trong khi cuối cùng Client không lựa chọn Agency, Account sẽ rơi vào tình huống khó xử với các đối tác đã dành thời gian trao đổi và điều chỉnh báo giá.

Vì vậy, khi cơ hội hợp tác đã được xác nhận, Agency mới bắt đầu thương lượng cụ thể hơn với Vendor để tìm kiếm những đề xuất tốt hơn cho Client.

Thương lượng lúc này không chỉ là yêu cầu Vendor giảm giá. Hai bên cần cùng xem lại từng hạng mục để xác định mức ngân sách đó có hợp lý hay không. Nếu Client muốn giảm ngân sách, Account cũng phải trao đổi lại xem kết quả đầu ra cần thay đổi như thế nào. Chẳng hạn, nếu ngân sách không đủ để sản xuất một video dài ba phút, Agency có thể đề xuất rút thời lượng xuống còn hai phút hoặc điều chỉnh các hạng mục chi tiết bên trong để đảm bảo thành phẩm tương ứng ngân sách phù hợp.

Key takeaway: Thương lượng là quá trình cân nhắc để xác định mức ngân sách hợp lý cho hạng mục chứ không chỉ là yêu cầu giảm giá, và Account chỉ nên thương lượng giá khi Agency chắc chắn đã được Client lựa chọn.

Thương lượng là quá trình cân nhắc để xác định mức ngân sách hợp lý cho hạng mục chứ không chỉ là yêu cầu giảm giá.
Nguồn: Unsplash

Thống nhất và ký kết

Ở giai đoạn cuối, toàn bộ chi phí và phạm vi công việc đã thương lượng cần được xác nhận lại qua email. Dù quá trình check giá và trao đổi với Vendor trước đó cũng đã diễn ra qua email, Account vẫn cần gửi một email tổng kết, trong đó nêu rõ các hạng mục sẽ thực hiện và chi phí tương ứng cuối cùng.

Sau khi Client xác nhận và ký hợp đồng với Agency, Agency mới tiến tới ký hợp đồng với Vendor. Việc ký hợp đồng với Client trước không chỉ để xác nhận Scope và Budget của dự án, mà còn giúp Agency có cơ sở để ràng buộc các điều khoản tương ứng với Vendor và bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình triển khai.

Có thể hình dung Agency là bên đứng giữa, Client cam kết với Agency trước, sau đó Agency mới tiếp tục cam kết với các đối tác thực hiện. Nếu Agency ký hợp đồng hoặc chốt cam kết chi phí với Vendor trước khi Client chính thức xác nhận, trong trường hợp Client thay đổi phạm vi, giảm ngân sách hoặc không tiếp tục dự án, Agency có thể phải chịu các chi phí hoặc nghĩa vụ đã cam kết với Vendor.

Vì vậy, về nguyên tắc, Account cần đảm bảo Client đã xác nhận Scope, Budget và các điều khoản liên quan trước khi Agency tạo ra những cam kết tương ứng với Vendor. Đây là một bước quan trọng để kiểm soát rủi ro và bảo vệ quyền lợi của Agency.

Key takeaway: Account cần xác nhận mọi thỏa thuận qua email và đảm bảo Client xác nhận chính thức về Scope, Budget và các điều khoản với Agency trước khi Agency cam kết tương ứng với Vendor.

Quy trình 4 bước làm báo giá dành cho Account.
Nguồn: Brand Camp

Quy trình lập báo giá cùng những kỹ năng nền tảng khác của nghề Account được tôi chia sẻ chi tiết hơn trong khóa học “Passport to Account Management”. Khóa học giúp người học hình dung toàn bộ hành trình quản lý một dự án, từ tiếp nhận yêu cầu, phối hợp với các bên đến xây dựng báo giá và làm việc với Client.