Tạo hồ sơ Google Maps: làm gì trước khi bấm xác minh, kẻo chờ lại từ đầu

Mã xác minh đi lạc vào tổng đài tự động

Giả sử một nhóm phòng khám đang có năm chi nhánh và vừa mở điểm thứ sáu (đây là tình huống giả định). Quản lý tạo hồ sơ Google, chọn xác minh qua điện thoại rồi ngồi chờ mã. Mã không đến. Số điện thoại được khai là số tổng đài chung, nơi người gọi nghe "bấm 1 để đặt lịch, bấm 2 để gặp lễ tân". Trang hướng dẫn xác minh của Google Business Profile nói rõ: hệ thống tổng đài tự động (IVR) sẽ khiến bạn không nhận được mã.

Lỗi này nhỏ, nhưng nó cho thấy một điều. Tạo hồ sơ Google Maps không khó ở động tác bấm nút. Khó ở chỗ mỗi lựa chọn lúc đầu quyết định con đường xác minh phía sau. Bài này đi theo thứ tự đó: điều kiện, ba ô dễ điền sai, cách xác minh, và một cái bẫy về thời gian ít người để ý.

Cơ sở của bạn có đủ điều kiện không

Theo hướng dẫn về Trang doanh nghiệp của Google, hồ sơ dành cho doanh nghiệp có địa điểm thực tế để khách ghé thăm, hoặc doanh nghiệp phục vụ tại nơi khách ở. Văn phòng ảo, tức nơi chỉ thuê địa chỉ nhận thư mà không làm việc ở đó, không đủ điều kiện. Mỗi doanh nghiệp chỉ nên có một hồ sơ; tạo nhiều hồ sơ cho cùng một địa điểm, kể cả bằng nhiều tài khoản, là điều Google không muốn thấy.

Một spa hay studio đặt trong không gian làm việc chung vẫn được, nhưng có điều kiện: có biển hiệu rõ ràng, đón khách trong giờ đã đăng và có nhân viên ở đó trong khung giờ ấy. Cơ sở phục vụ tận nơi, như sửa điều hòa hay chăm sóc tại nhà, vẫn cần một hồ sơ gắn với địa điểm chính rồi khai thêm khu vực phục vụ. Google khuyên khu vực này không rộng hơn khoảng hai giờ lái xe tính từ địa chỉ doanh nghiệp. Còn cơ sở chỉ bán qua mạng, không có địa điểm thật, không nằm trong hai nhóm trên.

Ba ô dễ điền sai: tên, địa chỉ, danh mục

Tên. Google yêu cầu dùng đúng tên như ngoài đời, khớp với biển hiệu, website và giấy tờ. Không thêm khẩu hiệu, số cửa hàng, giờ mở cửa, số điện thoại, mô tả sản phẩm hay tên toà nhà. Viết hoa toàn bộ cũng không được, trừ khi tên thật là vậy. Google nói thẳng rằng vi phạm quy tắc này có thể khiến hồ sơ bị tạm ngưng. Hãy hình dung một cửa hàng điện thoại điền vào ô tên: tên cửa hàng, "giá rẻ" và tên quận (ví dụ giả định). Cả ba phần thêm đó đều nằm trong danh sách không được phép. Chuỗi thì có chỗ linh hoạt: thương hiệu và chuỗi được dùng tên khác nhau cho từng địa điểm, miễn là áp dụng nhất quán.

Địa chỉ. Dùng địa chỉ rõ ràng, chính xác; hộp thư bưu điện không được chấp nhận. Số nhà và tên đường điền ở dòng địa chỉ 1, số phòng hoặc tầng điền ở dòng địa chỉ 2.

Danh mục. Google khuyên chọn càng ít danh mục càng tốt và chọn loại cụ thể nhất cho hoạt động chính. Danh mục trả lời câu "đây LÀ cơ sở gì", không phải "đây CÓ gì". Một khách sạn mini có nhà hàng ở tầng trệt vẫn chọn khách sạn làm danh mục chính. Chuỗi nên dùng chung một danh mục chính cho các chi nhánh.

Hai ô nhỏ nữa cũng đáng kiểm tra. Số điện thoại phải do chính doanh nghiệp kiểm soát; số chuyển hướng hoặc chuyển tiếp không được chấp nhận. Và giờ mở cửa: Google không muốn khai giờ cho một số loại hình, trong đó có khách sạn, nhà nghỉ, trường học và rạp phim. Điều này trái với thói quen điền cho kín ô, nên một khách sạn mini cần bỏ trống phần này.

Bạn không được chọn cách xác minh

Google tự xác định các cách xác minh khả dụng, và bạn không đổi được. Tuỳ loại hình, thông tin công khai, khu vực hoặc giờ hoạt động, bạn có thể gặp: video (Google khuyên dùng nếu cơ sở đủ điều kiện), điện thoại hoặc tin nhắn SMS, email, gọi video trực tiếp, hoặc thư gửi mã về địa chỉ. Một số doanh nghiệp phải xác minh bằng hơn một cách. Nếu nút "Xác minh" hiện lại, nghĩa là Google chưa xác minh trọn vẹn; bạn thử lại hoặc chọn cách khác.

Hai cách cần chuẩn bị riêng. Gọi video trực tiếp chỉ diễn ra trong giờ làm việc, bạn phải có mặt tại cơ sở và cho thấy biển hiệu hoặc biển tên đường, sản phẩm hoặc thiết bị, cùng bằng chứng quản lý như máy tính tiền, bếp, kho hoặc chìa khoá mở văn phòng. Thư gửi mã thì Google gửi mã 5 chữ số về địa chỉ cơ sở; theo Google, hầu hết mã đến trong vòng 14 ngày. Sau khi bạn hoàn tất các bước, việc xác minh có thể mất tối đa 5 ngày làm việc, một số ít trường hợp lâu hơn.

Xâu chuỗi lại: cửa sổ đóng băng

Hãy ghép các dòng nhỏ trong phần thư gửi mã lại với nhau. Mã hết hạn sau 30 ngày. Trong lúc chờ, nếu bạn sửa tên, địa chỉ hoặc danh mục, mã sẽ mất hiệu lực. Và nếu bạn bấm xin mã mới, mã đang trên đường đi bị huỷ và việc xác minh có thể chậm thêm.

Nghĩa là hai phản xạ tự nhiên của người sốt ruột, "sửa lại cho chuẩn" và "xin lại cho nhanh", đều làm đồng hồ chạy lại từ đầu. Đây là phép tính của tôi: giả sử đến ngày thứ 10 bạn mới thấy tên có chữ thừa, sửa nó, rồi phải xin mã mới. Bạn đã bỏ 10 ngày chờ để đổi lấy một vòng chờ mới có thể kéo dài tới 14 ngày nữa, tức gần ba tuần cho một lỗi gõ chữ. Đó là ví dụ tính toán, không phải số đo thực tế; Google không công bố tỷ lệ gặp tình huống này.

Hệ quả khá rõ. Phần cần kỹ là những phút trước khi bấm xác minh, vì sau đó hồ sơ gần như bị đóng băng. Một lưu ý nữa: mã chỉ dành cho chủ hồ sơ. Google không bao giờ hỏi bạn mã đó, và không nên chia sẻ kể cả với người quản lý hồ sơ.

Bốn cơ sở, bốn lưu ý

Chuỗi nhiều chi nhánh (cà phê, phòng khám, bán lẻ). Mỗi điểm một hồ sơ với địa chỉ riêng, và chung danh mục chính. Hãy lập một bảng chung: tên đúng biển hiệu, địa chỉ chuẩn, số điện thoại trực tiếp của từng điểm, danh mục, người nhận mã. Số tổng đài chung là cái bẫy ở phần mở bài. Google cho biết một số trường hợp xác minh được ngay lập tức, ví dụ khi xác minh website bằng Google Search Console hoặc dùng xác minh hàng loạt; điều kiện cụ thể phụ thuộc từng doanh nghiệp.

Khách sạn mini hoặc nhà nghỉ. Tên theo biển hiệu, danh mục chính là khách sạn dù có nhà hàng đi kèm, và bỏ trống giờ mở cửa.

Spa hoặc studio trong không gian làm việc chung. Bảo đảm có biển hiệu, đón khách trong giờ đã đăng và có người trực đúng giờ đó, vì đây là điều kiện để địa chỉ ấy được chấp nhận.

Dịch vụ đến nhà (sửa điều hòa, vệ sinh, chăm sóc tại nhà). Khai địa chỉ chính và khu vực phục vụ trong khoảng hai giờ lái xe. Theo Google, doanh nghiệp có địa điểm với nhân viên làm việc mới có thể ẩn địa chỉ khỏi khách.

Với một cơ sở đơn lẻ, việc đơn giản cũng dễ bị bỏ sót: số điện thoại khai trên hồ sơ phải có người nghe máy trong giờ xác minh.

Nếu hồ sơ bị tạm ngưng

Google cho phép khiếu nại hồ sơ bị tạm ngưng qua công cụ khiếu nại của Business Profile. Trước khi gửi, hãy rà lại hồ sơ cho đúng nguyên tắc và chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép, chứng từ thuế, hoặc hoá đơn điện, nước, điện thoại, internet. Tên và địa chỉ trên giấy tờ phải khớp hồ sơ. Khiếu nại chỉ được gửi một lần, và Google khuyên không tạo hồ sơ mới cho cùng một cơ sở. Nghĩa là lần gửi đó nên có đủ bằng chứng ngay từ đầu.

Nhận định của tôi

Tôi thấy việc tạo hồ sơ thường bị coi là việc "làm cho xong" và giao cho người đang rảnh. Nhưng các quy định cho thấy phần quan trọng nằm trước nút xác minh, còn phần tốn thời gian nằm sau nó. Nếu là quản lý, tôi sẽ in một tờ kiểm tra và để người có thẩm quyền xác nhận tên, địa chỉ, danh mục, số điện thoại rồi mới cho bấm. Với chuỗi, tôi sẽ giao một người cầm bảng chung duyệt từng chi nhánh trước khi ai đó bấm xác minh. Và tôi sẽ thận trọng với những lời hứa "xong trong một ngày": Google không đưa ra cam kết thời gian như vậy.

Tóm lại

Trước khi bấm xác minh, hãy kiểm tra điều kiện, tên, địa chỉ, danh mục và số điện thoại. Sau khi bấm, đừng sửa và đừng xin mã lại, vì cả hai đều có thể làm bạn chờ lại từ đầu.

Bài thử 10 phút cho hôm nay: lấy một tờ giấy và trả lời sáu câu. Tên trên hồ sơ có đúng như biển hiệu, không kèm khẩu hiệu, giờ hay số điện thoại không? Địa chỉ đã tách đúng hai dòng chưa? Danh mục chính có cụ thể và ít không? Số điện thoại có do chính cơ sở kiểm soát và có người nghe máy, không bị tổng đài tự động chặn không? Người nhận thư mã có biết không được chia sẻ mã không? Giấy tờ có tên và địa chỉ khớp hồ sơ không? Nếu bạn quản lý chuỗi, thử ở một chi nhánh trước rồi nhân ra các điểm còn lại. Bạn trả lời "không" được mấy câu? Chia sẻ ở bình luận nhé.

Nguồn số liệu: các trang hướng dẫn của Google Business Profile về xác minh hồ sơ, nguyên tắc về Trang doanh nghiệp và hồ sơ bị tạm ngưng.

Bài viết của Đỗ Gamba, Marketing Expert tại Review365.