Procurement: Từ bộ phận hỗ trợ đến đối tác chiến lược

Khi nhắc đến phòng mua hàng, nhiều người thường liên tưởng ngay đến những khái niệm quen thuộc như “shopping cho doanh nghiệp”, “chi phí”, “tiết kiệm” hay “trả giá”… những “mỹ từ” gắn liền với bộ phận mua hàng trong tổ chức. Tuy nhiên, nếu vai trò của phòng mua hàng chỉ dừng lại ở việc “cầm tiền đi chợ” và thực hiện theo những checklist có sẵn, thì bộ phận này cũng chỉ đơn thuần được nhìn nhận như một chức năng hỗ trợ, tương tự vai trò “quản gia” hay “quản chi” trong các doanh nghiệp.

Trong bối cảnh cấu trúc ngành và chuỗi giá trị ngày càng được tái định hình bởi mức độ chuyên môn hóa sâu theo từng dịch vụ và ngành hàng, từ vai trò hỗ trợ thiên về giao dịch, phòng mua hàng ngày nay đã vượt ra khỏi chức năng tác nghiệp truyền thống để trở thành đối tác chiến lược, trực tiếp tham gia vào phát triển sản phẩm mới, các dự án cải tiến và các chiến dịch marketing, đồng thời đóng vai trò kết nối giữa các bộ phận nội bộ và các đối tác bên ngoài.

Phòng mua hàng ngày nay đã vượt ra khỏi chức năng tác nghiệp truyền thống để trở thành đối tác chiến lược, trực tiếp tham gia vào phát triển sản phẩm mới, các dự án cải tiến, các chiến dịch marketing...
Nguồn: Envato

Ngày nay, chúng ta thấy được sự chuyên môn hoá sâu của phòng mua hàng rõ ràng thông qua việc phân tách, mua hàng trực tiếp (Direct procurement) trong các nhà máy và mua hàng gián tiếp (Indirect procurement) cho các nhu cầu vận hành và hoạt động thương mại của doanh nghiệp.

Trước hết, mua hàng trực tiếp (Direct procurement) được hiểu là các hoạt động mua sắm liên quan đến những hàng hóa, dịch vụ trực tiếp tham gia vào việc tạo ra thành phẩm của doanh nghiệp. Ví dụ, ở một công ty sản xuất nước mắm, thì các nguyên liệu như cá, muối, nước, chất phụ gia, hay cả chai đựng nước mắm đều là những thành phần cấu tạo nên sản phẩm của doanh nghiệp. Tương tự, đối với công ty về dịch vụ du lịch thì những khoản như: phòng khách sạn, xe di chuyển, vé tham quan, bữa ăn, chi phí hướng dẫn viên… là những thành phần cốt lõi cấu thành nên gói tour du lịch được cung cấp ra thị trường.

Đối với mua hàng gián tiếp (Indirect procurement) thì đó là những khoản chi phí không trực tiếp tham gia vào việc tạo ra sản phẩm, nhưng lại đóng vai trò nền tảng trong việc đảm bảo khả năng vận hành và các hoạt động của doanh nghiệp như máy móc, nhà xưởng, bao bì, dịch vụ logistics, hay các dự án chiến dịch marketing, chi phí văn phòng, điện nước… Đây là những khoản sẽ không tạo ra một sản phẩm trực tiếp, nhưng lại quan trọng để đảm bảo mọi thứ hoạt động của doanh nghiệp vận hành một cách hiệu quả.

Chẳng hạn với công ty nước mắm thì mua hàng gián tiếp nghĩa là dây chuyền sản xuất, chi phí vận chuyển, nhà xưởng, kho bãi, các chi phí liên quan hoạt động bán hàng và quảng bá đến người tiêu dùng. Và với công ty du lịch thì mua hàng gián tiếp sẽ là các khoản chi phí thuê văn phòng, quảng cáo, in ấn phẩm, hoặc trang thiết bị vật tư văn phòng.

Mua hàng trực tiếp (Direct procurement) và mua hàng gián tiếp (Indirect procurement).
Nguồn: Brand Camp

Xét trên phương diện chiến lược, sự phân hoá sâu và rõ ràng giữa mua hàng trực tiếp và mua hàng gián tiếp không chỉ mang ý nghĩa phân loại chi phí, hay thể loại hàng hoá và dịch vụ mua sắm, mà còn phản ánh hai cơ chế tạo giá trị khác nhau trong doanh nghiệp. Một bên tác động trực tiếp đến cấu trúc giá trị của sản phẩm hay dịch vụ, và một bên tập trung vào năng lực vận hành, khả năng phối hợp liên chức năng và hiệu quả thực thi các chiến lược. Do đó, việc quản trị hai loại hình mua hàng này đòi hỏi những cách tiếp cận, tư duy, và mức độ tích hợp chiến lược khác nhau.

Nếu như mua hàng trực tiếp ở nhà máy là bản giao hưởng nhẹ nhàng với nhịp điệu ổn định, được chi phối bởi kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu và lịch trình cung ứng đã chuẩn hóa, và thỉnh thoảng cũng có những khúc cao trào cho việc xử lý sự cố khẩn cấp liên quan đến nguyên vật liệu sản xuất. Còn mua hàng gián tiếp (đặc biệt là mua hàng cho các hoạt động marketing) thì thật sự giống như nhạc EDM lúc nào cũng sôi động, dồn dập, bất ngờ, và thay đổi liên tục vì chịu ảnh hưởng trực tiếp từ biến động thị trường, hành vi người tiêu dùng và áp lực cạnh tranh theo thời gian thực.

Vì vậy, khi có kế hoạch chuyển đổi từ mua hàng sản xuất sang mua hàng cho marketing hoặc ngược lại thì người làm mua hàng cần nhận thức rõ sự khác biệt về logic vận hành, nhịp độ ra quyết định và mức độ bất định của từng lĩnh vực, chuẩn bị kỹ tâm thế và kỹ năng phù hợp sẽ giúp cá nhân nhanh chóng hòa nhập, duy trì vai trò chủ động và tạo ra giá trị bền vững trong công việc.

Chức năng mua hàng ngày nay còn mở rộng sang những mô hình mang tính chuyên biệt và chiến lược cao trong nhiều doanh nghiệp đặc thù.
Nguồn: Envato

Bên cạnh các hình thức mua hàng truyền thống, chức năng mua hàng còn mở rộng sang những mô hình mang tính chuyên biệt và chiến lược cao trong nhiều doanh nghiệp đặc thù.

Mua hàng cho bên thứ ba (outsourcing service) là hình thức doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mua hàng thuê ngoài cho khách hàng, trong đó trọng tâm nằm ở năng lực sourcing. Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và quản trị mạng lưới nhà cung cấp nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu đa dạng của khách hàng, với giá trị cốt lõi nằm ở tính minh bạch, độ tin cậy và khả năng tối ưu tổng chi phí sở hữu. Các doanh nghiệp nổi bật trên thị trường có thể kể đến như ADM Indicia, Tag…

Mua hàng cho dự án là một vị trí mua hàng “máu lửa” vì phòng mua hàng phải đồng thời quản trị nhiều danh mục từ thiết bị, máy móc đến dịch vụ thi công. Với giá trị hợp đồng có thể lên tới hàng triệu đô la, mọi sai lệch trong lựa chọn nhà cung cấp, tiến độ hoặc điều khoản thương mại đều có thể dẫn đến chậm trễ dự án hoặc đội chi phí nghiêm trọng.

Trong khi đó, tại các công ty doanh nghiệp logistic bên thứ 3 (3PLs), phòng mua hàng đóng vai trò giống như “người cắt gọt chi phí”, mua hàng trở thành công cụ chiến lược nhằm tối ưu chi phí đầu vào, qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh về giá trong đấu thầu và đảm bảo hiệu quả vận hành dài hạn của doanh nghiệp.

Mua hàng cho bên thứ ba (outsourcing service), mua hàng cho dự án và mua hàng cho doanh nghiệp logistic bên thứ 3 (3PLs).
Nguồn: Brand Camp

Nhìn một cách tổng thể, mỗi hình thức trong hệ sinh thái đều phản ánh một logic tạo giá trị khác nhau của bộ phận mua hàng, đòi hỏi tư duy, kiến thức và năng lực chuyên sâu, cũng như việc thấu hiểu thị trường, quản trị rủi ro, hợp tác hiệu quả với nhà cung cấp và tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Để đạt được vị thế chiến lược như hiện nay, phòng mua hàng buộc phải duy trì tư duy phát triển và không ngừng học hỏi. Mỗi quyết định mua sắm đều gắn liền với cấu trúc chi phí, quy trình sản xuất, thời gian và khung pháp lý đặc thù của từng ngành nghề, vượt xa phạm vi so sánh giá đơn thuần.

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng và các quy định ngành nghề ngày càng chặt chẽ, điều này đặt ra yêu cầu các chuyên gia mua hàng phải liên tục cập nhật thị trường, chủ động nắm bắt cơ hội để đưa những công nghệ, đổi mới và sáng tạo phù hợp vào các dự án của doanh nghiệp. Đồng thời, khả năng đánh giá chính xác năng lực nhà cung cấp nhằm đạt được sự cân bằng tối ưu giữa chi phí, chất lượng, tiến độ và rủi ro chính là yếu tố tạo nên giá trị cốt lõi và cũng là “nghệ thuật” của nghề mua hàng hiện đại.