Nghỉ việc chuyên nghiệp #4: Bàn giao công việc “có tâm” những ngày Last Days
Nhiều người nghĩ rằng khi đã nộp đơn nghỉ việc, những ngày còn lại chỉ cần làm cho hết thời gian, bàn giao những gì đang có rồi chờ đến ngày cuối cùng. Nhưng trên thực tế, 30 ngày cuối cùng lại là khoảng thời gian thể hiện rõ nhất một người nghỉ việc có chuyên nghiệp hay không.
Một nhân sự có thể đã làm việc rất tốt trong nhiều năm, nhưng cách họ bàn giao và làm việc trong những ngày cuối vẫn có thể để lại ấn tượng rất khác. Như sếp tôi từng chia sẻ: “30 ngày Last Days đó tạo ra cảm xúc tiêu cực rất lớn. Nó có thể xóa sạch những đóng góp của nhiều năm trước đó”.
Nghỉ việc là một quyết định quen thuộc trong hành trình sự nghiệp, nhưng không phải ai cũng rời đi một cách chuyên nghiệp. Series “Nghỉ việc chuyên nghiệp” tổng hợp những bài học và góc nhìn quản trị từ một nhà quản lý nhiều năm kinh nghiệm, nhằm giúp người đi làm đưa ra quyết định đúng đắn và khép lại một chặng đường sự nghiệp một cách văn minh, trách nhiệm.
30 ngày cuối vẫn là những ngày làm việc
Sau khi quyết định nghỉ việc, không ít người bắt đầu nhìn 30 ngày còn lại như một khoảng thời gian chờ đợi offer mới, kế hoạch cho công việc tiếp theo. Từ đó dễ xuất hiện suy nghĩ: “Mình đã nghỉ rồi, chỉ cần làm cho hết thời gian báo trước là được”.
30 ngày cuối không phải khoảng thời gian để chờ ngày nghỉ.
Nguồn: Brands Vietnam
Những dự án vẫn đang chạy, deadline vẫn còn đó và đồng nghiệp vẫn cần phối hợp. Cho đến ngày cuối cùng, những công việc mình đang phụ trách vẫn cần được tiếp tục. Sếp tôi từng gặp nhiều trường hợp nhân sự sau khi nộp đơn bắt đầu trở nên thong thả, sử dụng hết ngày phép hoặc giảm mức độ chủ động trong công việc. Theo sếp, đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất trong giai đoạn Last Days:
“Một trong những cái sai lầm mà anh gặp rất nhiều ở cái vai trò là một người quản lý á, đó là sự thong thả quá mức của một bạn nhân viên xin nghỉ, cho rằng mình đã hết công việc rồi và 30 đến 45 ngày cuối cùng của mình là những ngày thư giãn chứ không phải những ngày làm việc”.
Thực tế, khi một nhân sự rời đi, không chỉ vị trí của họ bị bỏ trống. Những công việc đang xử lý, thông tin chỉ họ nắm rõ và các mối quan hệ họ đang trực tiếp duy trì cũng cần được chuyển giao. Nếu không có sự chuẩn bị, phần việc này sẽ dồn lên người quản lý hoặc những đồng nghiệp còn lại.
Sếp tôi từng nói: “Chuyện một người nghỉ việc sẽ tạo ra nhiều thay đổi và phiền phức trong team lắm. Ai bàn giao, ai gánh những công việc mà người ta đang làm, làm sao để tuyển dụng và hội nhập những người mới”.
Vì vậy, 30 ngày cuối không phải khoảng thời gian để chờ ngày nghỉ. Đó vẫn là thời gian làm việc, hoàn tất trách nhiệm và chuẩn bị để công việc có thể tiếp tục sau khi mình rời đi.
30 ngày cuối vẫn là những ngày làm việc.
Nguồn: Brands Vietnam
Bàn giao không phải để cho “xong việc”
Nếu 30 ngày cuối vẫn là thời gian làm việc, một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người nghỉ việc là đảm bảo công việc không bị đứt quãng sau ngày mình rời đi. Người tiếp nhận cần biết tài liệu nằm ở đâu, công việc đang ở giai đoạn nào, ai là người liên quan, việc gì đang chờ xử lý, deadline nào cần lưu ý và bước tiếp theo là gì.
Vì vậy, bàn giao chuyên nghiệp là “người tiếp nhận có thể tiếp tục công việc khi mình rời đi”.
Xác định rõ việc gì sẽ hoàn tất, việc gì sẽ chuyển giao
Bàn giao chuyên nghiệp là “người tiếp nhận có thể tiếp tục công việc khi mình rời đi”.
Trước khi bước vào những ngày cuối, nhân sự cần rà soát toàn bộ công việc mình đang phụ trách:
- Việc nào có thể hoàn thành trước ngày nghỉ?
- Việc nào đang dang dở?
- Dự án nào sẽ tiếp tục sau khi mình rời đi?
- Ai sẽ tiếp nhận từng phần việc?
- Những vấn đề nào cần được quản lý biết trước?
Không phải việc gì cũng cần cố hoàn thành trước ngày nghỉ. Với những công việc chắc chắn sẽ tiếp tục sau đó, điều quan trọng là xác định rõ trạng thái hiện tại và bước tiếp theo để người nhận có thể bắt đầu từ đó.
Đây cũng là điểm khác nhau giữa giao việc và bàn giao. Giao việc là cho người khác biết họ cần làm gì. Bàn giao là giúp họ hiểu công việc đang ở đâu, đã làm đến đâu và cần tiếp tục như thế nào.
Hệ thống hóa thông tin
Sau khi xác định phạm vi công việc cần chuyển giao, bước tiếp theo là biến những gì mình đang nắm thành thông tin người khác có thể sử dụng. Các đầu việc có thể được hệ thống theo từng dự án hoặc nhóm công việc, kèm tình trạng hiện tại, deadline, người liên quan, tài liệu cần thiết và những vấn đề còn tồn đọng.
Với những công việc lặp lại theo tuần hoặc tháng, cần ghi lại quy trình và những điểm cần lưu ý. Với dự án đang dang dở, cần nói rõ phần nào đã hoàn tất, phần nào còn lại và bước tiếp theo là gì. Một bộ tài liệu tốt không nhất thiết phải dài. Quan trọng là người nhận có thể mở ra và biết mình cần làm gì tiếp theo, thay vì phải hỏi lại từng thông tin nhỏ.
Bàn giao không phải để cho “xong việc”.
Nguồn: Brands Vietnam
Chủ động hỗ trợ người tiếp nhận
Không phải thông tin nào cũng có thể nằm trong một file bàn giao. Những kinh nghiệm xử lý tình huống, cách phối hợp với đối tác hay những lưu ý trong quá trình vận hành thường chỉ có thể truyền đạt qua trao đổi trực tiếp.
Nếu người mới đã gia nhập trước ngày nhân sự cũ nghỉ, có thể chủ động hướng dẫn họ qua những đầu việc quan trọng, giải thích cách xử lý và trả lời các câu hỏi phát sinh trong quá trình tiếp nhận.
Nếu việc chuyển giao cần thêm thời gian, nhân sự có thể trao đổi với quản lý về khả năng hỗ trợ thêm. Tuy nhiên, phạm vi và thời gian hỗ trợ cần được hai bên thống nhất, thay vì mặc định rằng người nghỉ việc phải chịu trách nhiệm cho đến khi công ty hoàn toàn ổn định.
Chủ động hỏi quản lý cần gì trước ngày cuối
Một câu hỏi đơn giản nhưng thể hiện rõ tinh thần trách nhiệm là: “Cần làm gì trong những ngày cuối để việc chuyển giao diễn ra suôn sẻ nhất?”.
Nhân sự thường chỉ nhìn thấy những việc mình đang làm, trong khi quản lý có thể nhìn thấy những vấn đề lớn hơn: dự án nào cần hoàn tất trước, ai sẽ tiếp nhận, thông tin nào còn thiếu hoặc phần việc nào có thể ảnh hưởng đến team nếu bị bỏ lại.
Chủ động hỏi trước giúp hai bên thống nhất những việc cần hoàn thành, thay vì chờ đến ngày cuối mới phát hiện còn nhiều khoảng trống.
Bàn giao chuyên nghiệp là “người tiếp nhận có thể tiếp tục công việc khi mình rời đi”.
Nguồn: Brands Vietnam
Đừng để cách rời đi xóa đi những gì đã làm
Một người có thể đã làm việc tốt trong nhiều năm, hoàn thành nhiều dự án và xây dựng được những mối quan hệ tốt với đồng nghiệp. Nhưng theo sếp tôi, 30 ngày cuối vẫn có thể tạo ra những cảm xúc tiêu cực đủ lớn để làm lu mờ những đóng góp trước đó.
Một người hoàn toàn có quyền lựa chọn công việc mới, nhưng vẫn cần hoàn thành phần trách nhiệm đã cam kết với công việc hiện tại.
Sếp chia sẻ: “30 ngày Last Days đó tạo ra cảm xúc tiêu cực rất lớn. Nó có thể xóa sạch những đóng góp của nhiều năm trước đó. Một người quản lý dù tỉnh táo đến đâu cũng khó có thể bỏ qua nếu nhân sự hành xử thiếu chuyên nghiệp”.
Điều này không có nghĩa nhân sự phải cố gắng làm hài lòng công ty trong những ngày cuối. Nó phản ánh một thực tế: cách một người kết thúc một mối quan hệ công việc có thể ảnh hưởng đến cách những người khác nhớ về họ.
Sếp tôi từng kể về một nhân sự đã gắn bó với công ty khoảng sáu tháng. Khi nhận thông báo từ quản lý rằng bạn không còn phù hợp để tiếp tục cùng team, thay vì đối thoại để khép lại công việc trong êm đẹp, bạn chọn cách phản kháng âm thầm. Bạn xin nghỉ sớm, tận dụng những ngày phép còn lại để tránh phải lên công ty bàn giao. Đến ngày làm việc cuối cùng, bạn nhắn: “Em lên đưa máy rồi về luôn được không, vì em không còn việc gì ở công ty cả?”.
Với sếp tôi, vấn đề không nằm ở vài ngày lương hay một chiếc máy tính. Điều đáng tiếc là một thái độ chuyên nghiệp không được giữ đến phút cuối cùng. Việc cắt đứt liên hệ hoặc tránh bàn giao có thể khiến những người ở lại cảm thấy những hỗ trợ, đào tạo trước đó dành cho nhân sự trở nên vô nghĩa.
Đừng để cách rời đi xóa đi những gì đã làm.
Nguồn: Brands Vietnam
Một người hoàn toàn có quyền lựa chọn công việc mới, nhưng vẫn cần hoàn thành phần trách nhiệm đã cam kết với công việc hiện tại.
Tâm lý muốn rời đi càng nhanh thường dễ xuất hiện khi nhân sự đã nhận được offer mới. Công ty mới muốn người đó bắt đầu sớm, nhưng thời gian báo trước ở công ty hiện tại lại dài hơn. Nếu không thương lượng được ngày bắt đầu, nhân sự có thể quay lại gây áp lực để công ty cũ cho nghỉ chỉ sau một tuần, dù việc bàn giao chưa hoàn tất.
Vấn đề nằm ở cách xử lý khoảng thời gian chuyển tiếp giữa hai công việc. Nếu biết trước thời gian báo trước, nhân sự có thể trao đổi với công ty mới ngay từ đầu để thống nhất ngày bắt đầu phù hợp. Nếu hai bên không thể điều chỉnh, cần cân nhắc giữa cơ hội mới và trách nhiệm chuyển giao ở nơi cũ.
Nếu cố rời đi bằng mọi giá khi phần việc của mình chưa được bàn giao đầy đủ có thể khiến người khác phải gánh phần trách nhiệm còn lại. Suy cho cùng, một cơ hội mới có thể mở ra một chặng đường khác, nhưng không vì thế mà chặng đường cũ được phép kết thúc một cách cẩu thả.
Sự chuyên nghiệp là thứ cần giữ đến phút cuối cùng.
Nguồn: Brands Vietnam
Sếp tôi từng nhấn mạnh: “Sự chuyên nghiệp là thứ cần giữ đến phút cuối cùng, để bảo vệ danh dự và các mối quan hệ của chính mình”.
Có lẽ đó cũng là cách phù hợp nhất để nhìn về những ngày Last Days. Nghỉ việc chuyên nghiệp là hoàn tất trách nhiệm của mình để sự ra đi không trở thành một khoảng trống không cần thiết cho những người ở lại. Một công việc có thể kết thúc vào ngày cuối cùng. Nhưng cách mình bàn giao và thái độ mình giữ đến phút cuối sẽ tiếp tục đi cùng mình trong hành trình nghề nghiệp phía trước.
Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.