Nghỉ việc chuyên nghiệp #3: Thông báo nghỉ việc – Nói gì, nói khi nào?

Một nhân viên vẫn đi làm, nhận task, chạy deadline như bình thường. Cho đến một ngày, họ gửi một email thông báo nghỉ việc. Có thể, chuyện nghỉ việc đã diễn ra từ rất lâu. Họ đã từng chán, từng muốn đi, từng cân nhắc những lựa chọn khác. Nhưng ở công ty, mọi thứ vẫn trông hoàn toàn bình thường.

Sếp tôi từng nói: “Người quản lý không thể tự đọc được suy nghĩ của nhân viên”. Cấp trên sẽ khó biết được những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải nếu họ không chủ động nói ra. Vậy một nhân sự nên làm điều gì trước khi gửi “đơn xin nghỉ việc”?

Nghỉ việc là một quyết định quen thuộc trong hành trình sự nghiệp, nhưng không phải ai cũng rời đi một cách chuyên nghiệp. Series “Nghỉ việc chuyên nghiệp” tổng hợp những bài học và góc nhìn quản trị từ một nhà quản lý nhiều năm kinh nghiệm, nhằm giúp người đi làm đưa ra quyết định đúng đắn và khép lại một chặng đường sự nghiệp một cách văn minh, trách nhiệm.

Tín hiệu báo trước

Có một kiểu nghỉ việc khá quen thuộc: âm thầm tìm việc, sửa CV, đi phỏng vấn, nhận offer, ký hợp đồng và cuối cùng gửi một email với tiêu đề: “Đơn xin nghỉ việc”. Với người nghỉ việc, đó là kết quả của nhiều tháng suy nghĩ. Nhưng với người quản lý, quyết định ấy có thể xuất hiện hoàn toàn bất ngờ.

Nếu một nhân sự đã bắt đầu cảm thấy công việc không còn phù hợp, họ có thể nói ra sớm hơn. Đó có thể là một cuộc trao đổi về trạng thái hiện tại của mình: “Dạo này em cảm thấy hơi mất động lực”, “Em muốn thử sức với những trách nhiệm mới hơn” hoặc “Em muốn trao đổi về hướng phát triển tiếp theo của mình ở đây”.

Những cuộc trò chuyện như vậy giống một “tín hiệu báo trước”. Tín hiệu báo trước giúp cả hai bên nhìn lại điều gì đang khiến một người muốn rời đi khi mọi thứ vẫn còn khả năng thay đổi.

Một kiểu nghỉ việc khá quen thuộc.
Nguồn: Brands Vietnam

Có những thời điểm nhân sự chỉ muốn một thử thách mới, một trách nhiệm khác hoặc một cơ hội phát triển mà vị trí hiện tại chưa mang lại. Khi vấn đề được nói ra, công ty vẫn còn cơ hội xem xét những hướng đi phù hợp hơn. Nếu mong muốn ấy nằm ngoài khả năng đáp ứng của tổ chức, ít nhất cả hai bên cũng hiểu rõ lý do vì sao một người muốn rời đi.

Theo sếp tôi, quyền chủ động trong cuộc đối thoại này thuộc về nhân viên. Người quản lý không thể biết nhân sự đang gặp vấn đề gì nếu chính họ chưa từng lên tiếng.

Có một khác biệt rất lớn giữa việc nói “Em đang cảm thấy công việc này không còn phù hợp và muốn trao đổi xem ở đây còn hướng phát triển nào khác cho em không?” và việc đến gặp sếp sau khi mọi thứ đã được quyết định rồi nói: “Em muốn nghỉ việc vì em có định hướng khác với định hướng của công ty”. Ở tình huống đầu tiên, cả hai vẫn còn một cuộc đối thoại. Ở tình huống thứ hai, cuộc đối thoại gần như chỉ còn là một thông báo.

Một cuộc trò chuyện trước khi nghỉ việc không đảm bảo nhân sự sẽ ở lại. Nhưng nó giúp cả hai bên hiểu vấn đề trước khi quyết định trở thành chuyện đã rồi.

Tín hiệu báo trước.
Nguồn: Brands Vietnam

Hãy thông báo sớm

Nếu sau những cuộc trao đổi đó, nhân sự vẫn quyết định rời đi, nguyên tắc tiếp theo rất đơn giản: Hãy thông báo sớm.

Nhiều người chỉ thông báo nghỉ việc khi mọi thứ ở công ty mới đã chắc chắn. Offer đã ký. Ngày bắt đầu đã chốt. Mọi kế hoạch đều sẵn sàng. Điều đó hoàn toàn dễ hiểu từ phía người nghỉ việc. Nhưng từ phía doanh nghiệp, một người nghỉ việc đồng nghĩa với hàng loạt câu hỏi xuất hiện: Ai sẽ tiếp nhận công việc? Những dự án đang dang dở sẽ được xử lý như thế nào? Có cần tuyển người mới hay không? Team sẽ cần bao nhiêu thời gian để sắp xếp lại?

Nếu sau những cuộc trao đổi, nhân sự vẫn quyết định rời đi, nguyên tắc tiếp theo rất đơn giản: Hãy thông báo sớm.

Sếp tôi từng nói: “Khi đã quyết định thôi việc, nhân sự nên báo sớm nhất có thể. Anh không nghĩ việc nhận những quyền lợi mình được hưởng là sai. Nhưng nếu mình có thể chủ động, tại sao không cố gắng cho công ty thêm thời gian để xoay xở?”.

Điều này không có nghĩa nhân sự phải ở lại bằng mọi giá hay cảm thấy có lỗi vì quyết định nghỉ việc của mình. Nghỉ việc là quyền của mỗi người.

Tuy nhiên, một khi đã đưa ra quyết định, cách mình tạo điều kiện để công ty có thời gian chuẩn bị cũng phản ánh phần nào thái độ của mình với công việc và với những người từng đồng hành cùng mình.

Thông báo sớm giúp cả hai bên giữ được thế chủ động. Công ty có thời gian sắp xếp nhân sự. Người nghỉ việc có thời gian hoàn thành những việc cần thiết trước ngày cuối cùng. Quan trọng hơn, nó cho thấy người nghỉ việc hiểu rằng quyết định của mình sẽ tạo ra một khoảng trống và sẵn sàng phối hợp để khoảng trống ấy không trở thành gánh nặng bất ngờ cho tập thể.

Một câu nói đơn giản như “Em đã cân nhắc khá kỹ và quyết định nghỉ việc. Em muốn báo với anh sớm để hai bên có thời gian chuẩn bị cho giai đoạn chuyển tiếp” thường đã đủ để bắt đầu cuộc trao đổi theo cách chuyên nghiệp.

Hãy thông báo sớm.
Nguồn: Brands Vietnam

Trình bày lý do

Rồi sẽ đến câu hỏi khó nhất: “Vì sao em nghỉ?”.

Có người chuẩn bị câu trả lời này cả tuần. Có người lại tranh thủ dịp này để kể hết những điều mình từng không hài lòng: cách quản lý của sếp, cách phối hợp của đồng nghiệp, những bất cập trong công việc hay những bức xúc đã tích tụ từ lâu. Ngược lại, cũng có người cố tìm một lý do thật đẹp để quyết định nghỉ việc nghe dễ chấp nhận hơn.

Chủ động báo trước, nói rõ lý do và cho những người ở lại thời gian chuẩn bị. Đó là cách một người khép lại một mối quan hệ công việc trong sự rõ ràng và tôn trọng.

Theo sếp tôi, cả hai cách đều không cần thiết. Mục đích của việc trình bày lý do nghỉ việc không phải là chứng minh mình đúng hay công ty sai. Điều quan trọng là giúp người quản lý hiểu vì sao mình đưa ra lựa chọn này.

Nói thật không có nghĩa là phải nói hết. Một người có thể nghỉ việc vì nhiều lý do cùng lúc. Điều cần thiết là chọn cách giải thích rõ ràng, trung thực và nhất quán với quyết định của mình. Nếu muốn tìm một thử thách mới, hãy nói mình muốn tìm một thử thách mới. Nếu định hướng nghề nghiệp thay đổi, hãy nói mình muốn theo đuổi một hướng phát triển khác. Nếu muốn chuyển sang một lĩnh vực mới, cũng có thể chia sẻ điều đó một cách thẳng thắn.

Sếp tôi từng chia sẻ: “Nhân sự không cần chê môi trường hiện tại để chứng minh công ty mới tốt hơn. Cũng không cần tâng bốc nơi mới để hợp lý hóa quyết định của mình. Chỉ cần nói rằng bản thân đang có một kế hoạch khác phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp”. Một câu như “Em đã suy nghĩ khá kỹ và cảm thấy hướng đi này phù hợp hơn với kế hoạch phát triển nghề nghiệp của em ở thời điểm hiện tại” trong nhiều trường hợp đã đủ để giải thích quyết định nghỉ việc.

Bởi khi một người đã quyết định rời đi, mục tiêu của cuộc trò chuyện không còn là phân định ai đúng, ai sai. Người nghỉ việc cần giúp cấp trên hiểu quyết định của mình. Người quản lý cần hiểu điều gì đang diễn ra. Hai bên cần thống nhất những bước tiếp theo.

Trình bày lý do rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng.
Nguồn: Brands Vietnam

Nếu dành phần lớn thời gian để kể về những bất mãn với đồng nghiệp, phê phán cách quản lý hoặc so sánh công ty cũ với nơi mới, cuộc trò chuyện rất dễ chuyển sang một cuộc tranh luận. Cấp trên giải thích, nhân sự phản biện và… một cuộc tranh cãi nảy lửa nổ ra.

Sếp tôi cho rằng: “Một người quản lý có kinh nghiệm cũng hiểu rằng nhân sự không phải lúc nào sẽ gắn bó lâu dài. Điều họ cần biết là quyết định ấy có được cân nhắc nghiêm túc hay không, lý do có rõ ràng hay không và người nghỉ việc có nhất quán với lựa chọn của mình hay không”.

Sau khi lý do đã được chia sẻ, cuộc trò chuyện mới chuyển sang những việc cụ thể hơn: thời gian làm việc còn lại, những đầu việc cần hoàn thành và kế hoạch chuyển tiếp. Đó là lúc người nghỉ việc bắt đầu thể hiện trách nhiệm với những công việc mình đang phụ trách.

Bạn có thể kiểm soát cách mình nói ra quyết định nghỉ việc.
Nguồn: Brands Vietnam

Nghỉ việc là quyền của mỗi nhân sự. Bạn không thể kiểm soát việc sếp có thất vọng hay không, team có gặp khó khăn hay không, hay công ty sẽ nhìn nhận quyết định của mình như thế nào. Bạn có thể kiểm soát cách mình nói ra quyết định đó. Chủ động báo trước, nói rõ lý do và cho những người ở lại thời gian chuẩn bị. Đó là cách một người khép lại một mối quan hệ công việc trong sự rõ ràng và tôn trọng.

Còn sau khi đã nói lời nghỉ việc, làm thế nào để bàn giao công việc để người ở lại có thể tiếp tục mà không bị động? Đó sẽ là câu chuyện của tập tiếp theo.

Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.