Nếu bạn làm Event đủ lâu, bạn sẽ có nhiều hơn một “ngày tồi tệ nhất”

Có một điều khá buồn cười. Trong hơn 10 năm làm Event, tôi đã rất nhiều lần thốt lên: “Đây chắc chắn là ngày tồi tệ nhất trong sự nghiệp của mình”. Tôi đã rất nhiều lần tự nhủ: “Chắc nghề này không dành cho mình”. Tôi đã rất nhiều lần đinh ninh trong bụng: “Hết hôm nay mình sẽ xin nghỉ việc ngay lập tức”.

Nhưng rồi vài tuần, vài tháng, thậm chí vài năm sau khi nhìn lại, tôi chỉ biết cười bản thân mình ở thời điểm đó. Và buồn cười hơn nữa là đến bay giờ tôi vẫn còn ở đây, vẫn làm Event và vẫn tiếp tục có thêm những “ngày tồi tệ nhất” khác.

1. Sau mỗi “ngày tồi tệ nhất” sẽ luôn có một “ngày tồi tệ nhất” khác

Nếu phải ngồi kể ra những “ngày tồi tệ nhất” của mình, chắc tôi có thể dành cả ngày.

Điều thú vị là, mỗi lần như vậy tôi đều tin rằng mình đã chạm đáy. Nhưng rồi vài tháng hay vài năm sau, tôi lại gặp một tình huống còn khó hơn. Nhìn lại mới thấy, cái thay đổi không phải là mức độ của sự cố, mà là cách mình đối diện với nó.

Với người làm Event, sau mỗi “ngày tồi tệ nhất” sẽ luôn có một “ngày tồi tệ nhất” khác.
Nguồn: Pexels

Năm 2015, tôi còn là một nhân sự rất mới. Một buổi trưa tháng 4, tôi gửi nhầm Internal Cost cho khách hàng vì chưa phân biệt được Cost và Quotation.

Vài tháng sau, trong một chương trình teambuilding 1.000 người ở Hồ Tràm, tôi bước xuống chiếc xe 45 chỗ chở toàn bộ đội PB và bàng hoàng khi thấy bãi biển vẫn trống trơn. Sáng hôm sau chương trình diễn ra, nhưng gần như chưa có bất kỳ hạng mục nào được set up.

Ngày hôm đó, tôi chỉ có một suy nghĩ: “Mình không hợp nghề”. Lúc đó, tôi nghĩ người làm Event giỏi là người không để xảy ra sai sót.

Đến năm 2016, tôi bắt đầu hiểu rằng làm Event không phải là tìm cách né tránh những ngày khó khăn.

Trong một dự án tái tung sản phẩm ở Cần Thơ, tối trước ngày diễn ra sự kiện, mọi thứ vẫn còn ngổn ngang. Cả team làm xuyên đêm rồi ngủ luôn trong hội trường vì không còn kịp về khách sạn. Mỗi người tự tìm một khoảng trống dưới gầm bàn, lấy khăn trải bàn làm chăn để chợp mắt vài tiếng rồi sáng dậy làm tiếp.

Một lần khác ở Làng Cù Lần (Đà Lạt), chúng tôi mất ba, bốn ngày để set up cho một chương trình chỉ diễn ra trong vài giờ. Đêm trước sự kiện, cả nhóm ngủ lại trong nhà sàn giữa tiết trời lạnh và màn sương dày đặc của vùng núi. Tôi vẫn nhớ cảm giác cầm tấm khăn trải bàn đã hút đầy hơi sương. Tôi biết chắc nó không thể làm mình ấm hơn, nhưng vẫn kéo lên đắp vì đó là thứ duy nhất có trong tay để trụ đến sáng.

Chính những dự án như vậy khiến tôi nhận ra: phía sau vài giờ chương trình mà khách hàng nhìn thấy là rất nhiều ngày chuẩn bị mà gần như chẳng ai biết đến.

Rồi cũng có những ngày khiến mình mệt không phải vì công việc, mà vì áp lực.

Có lần tôi đang trên đường về nhà thì lỡ một cuộc gọi từ khách hàng. Sau đó khách phản ánh với sếp, và tôi nhận một trận phê bình (complaint) mà gần như không có cơ hội giải thích. Sự ấm ức khiến tôi bật khóc ngay lúc đó.

Hôm ấy, tôi không còn nghĩ: “Mình không hợp nghề”. Tôi chỉ nghĩ: “Có lẽ nghề nào cũng có cái giá của nó”. Đó là lúc tôi bắt đầu học cách tách cảm xúc khỏi công việc.

Những năm sau này, sự cố không hề ít đi.

Vài ngày trước một sự kiện cho một nhãn hàng FMCG lớn vào năm 2022, cả team mới phát hiện trần venue quá thấp để triển khai màn đu dây – Key Moment của chương trình. Không một nhà cung cấp nào dám xác nhận có thể thực hiện phương án đó.

Hay năm 2024, trong một giải chạy nội bộ ở Hòn Tre (Nha Trang), bài toán lớn nhất lại nằm ở logistics. Mọi thiết bị phải được đưa lên đảo theo quy trình riêng, phương tiện di chuyển bị giới hạn, việc set up phụ thuộc vào rất nhiều đơn vị khác nhau.

Làm Event không phải là tìm cách né tránh những ngày khó khăn.
Nguồn: Pexels

Những tình huống như vậy vẫn khiến tôi căng thẳng.

Nhưng có một điều đã thay đổi.

Tôi không còn hỏi: “Tại sao chuyện này lại xảy ra với mình?”, mà chỉ còn một câu hỏi: “Vậy bây giờ phương án xử lý là gì?”.

Có lẽ đó mới là khác biệt lớn nhất giữa một người mới vào nghề và một người đã đi với nghề đủ lâu.

2. “Sau cơn mưa, trời sẽ lại sáng”

Hồi mới vào nghề, tôi nghĩ: “Làm Event là tạo ra những khoảnh khắc đẹp”.

Mười năm sau, tôi lại hiểu: “Phần đẹp nhất của nghề Event lại được tạo ra từ những ngày xấu nhất”.

Sau rất nhiều “ngày tồi tệ nhất” mà bản thân đi qua, tôi biết rằng: “Không có dự án nào làm tôi trưởng thành vì thành công. Tất cả đều trưởng thành vì những lần tưởng như không vượt qua nổi”.

Những ngày tồi tệ nhất đó sẽ đến từ một hoặc nhiều nguyên nhân:

• Có thể tôi và team đã không đủ năng lực và kinh nghiệm để nhìn ra vấn đề.
• Có thể tôi và team đã nhìn thấy vấn đề nhưng không quyết liệt tìm cách xử lý.
• Có thể tôi và team đã không có một back up plan đủ tốt.
• Cũng có khi chỉ đơn giản là thiếu đi một bước kiểm tra trong giai đoạn chuẩn bị.

Nhưng dù cho như thế nào, mọi thứ rồi cũng sẽ qua. Khi mọi thứ lắng xuống, tôi và cả team mới đủ bình tĩnh để nhìn lại điều gì thực sự đã xảy ra. Chính lúc đó, sự cố không còn chỉ là một ký ức tồi tệ, mà trở thành một bài học có thể mang theo cho những dự án sau.

“Phần đẹp nhất của nghề Event lại được tạo ra từ những ngày xấu nhất”.
Nguồn: Pexels

3. Không có Event nào là không có sự cố

Chúng ta đều biết rằng: Làm Event là sống với sự cố. Event nhỏ có sự cố kiểu Event nhỏ. Event lớn có sự cố kiểu Event lớn. Thậm chí cả khi chúng ta chạy 02 dự án giống nhau hoàn toàn về agenda (kịch bản và lịch trình chi tiết của chương trình), số lượng người tham dự, đối tượng khách hàng… thì sự cố giữa 02 dự án vẫn có thể hoàn toàn khác nhau.

Đó là bản chất của nghề.

Chính vì vậy, tất cả những gì cả team dành rất nhiều thời gian để chuẩn bị – từ việc tính toán các phương án triển khai, xây dựng Backup Plan (phương án dự phòng), đến việc rà soát từng hạng mục trong quá trình chuẩn bị, suy cho cùng cũng không phải để loại bỏ hoàn toàn sự cố.

Điều đó là không thể. Mục tiêu của chúng ta là giảm xác suất xảy ra sự cố và giảm mức độ ảnh hưởng nếu sự cố thật sự xảy ra.

Làm Event là sống với sự cố. Event nhỏ có sự cố kiểu Event nhỏ. Event lớn có sự cố kiểu Event lớn.
Nguồn: Pexels

Đó là lý do người làm Event cần chấp nhận một thực tế: Đây là nghề không thể tránh khỏi sự cố, mà là nghề phải biết cách quản trị sự cố.

Nhưng chấp nhận sự cố không đồng nghĩa với việc để mặc mọi thứ diễn ra.

Backup Plan là một trong những yếu tố quan trọng.

Sẽ có người hỏi: “Tại sao phải chuẩn bị nhiều như vậy? Chắc gì tình huống đó sẽ xảy ra?”. Đúng, có thể nó sẽ không xảy ra. Nhưng người làm Event không được phép xây dựng kế hoạch dựa trên chữ “chắc gì”.

Trong Event, Backup Plan không được xây dựng vì chúng ta bi quan hay luôn nghĩ đến những tình huống xấu nhất. Nó được xây dựng vì chúng ta làm nghề một cách chuyên nghiệp. Chỉ cần một rủi ro có xác suất rất nhỏ trở thành hiện thực vào đúng thời điểm quan trọng, hậu quả của nó cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.

Đó cũng là lý do Client (khách hàng) lựa chọn và trả tiền cho một đội ngũ Event chuyên nghiệp. Điều khách hàng mua không chỉ là một chương trình được tổ chức tốt, mà còn là năng lực dự đoán rủi ro, chuẩn bị phương án dự phòng và xử lý tình huống khi mọi việc không diễn ra như kế hoạch.

Đó mới là giá trị cốt lõi của người làm Event.

4. Xây dựng năng lực giải quyết vấn đề

Sau hơn mười năm làm nghề, tôi nhận ra một điều. Execution Plan (kế hoạch triển khai) hay Backup Plan (phương án dự phòng) chỉ giúp chúng ta chuẩn bị tốt hơn cho rủi ro. Chúng không giúp chúng ta tránh được rủi ro.

Vì vậy, điều quyết định sự khác biệt của một người làm Event không phải là người đó chưa từng gặp sự cố. Mà là khi sự cố xảy ra, họ bình tĩnh đến đâu và giải quyết vấn đề như thế nào. Đó là một năng lực. Và cũng giống như mọi năng lực khác, nó không tự nhiên mà có.

Nếu bạn còn trẻ và cảm thấy mình chưa đủ kinh nghiệm, hãy học từ những người đi trước.

May mắn là trong nghề Event, có rất nhiều bài học chúng ta không cần phải tự trả giá mới có được. Những checklist, quy trình vận hành hay các buổi chia sẻ kinh nghiệm đều được tạo ra từ những sai lầm mà người khác đã từng trải qua.

Hãy học từ những bài học đó trước. Để khi đến lượt mình phải trả giá, cái giá sẽ nhỏ hơn.

Quan trọng hơn, hãy luôn giữ cho mình một tâm thế sẵn sàng. Đừng bao giờ quá tự tin để nghĩ rằng dự án của mình sẽ không có sự cố. Bởi chính suy nghĩ đó mới là rủi ro lớn nhất.

Điều quyết định sự khác biệt của một người làm Event là khi sự cố xảy ra, họ bình tĩnh đến đâu và giải quyết vấn đề như thế nào.
Nguồn: Getty Images

5. Lần đầu làm thì cái nào chả khó!!!

Hồi còn đi học, những bài toán đầu tiên lúc nào cũng khó. Làm Event cũng vậy. Dự án đầu tiên luôn nhiều bỡ ngỡ. Lần đầu quản lý một chương trình lớn luôn đầy áp lực. Lần đầu đứng trước một sự cố thật sự luôn khiến chúng ta hoang mang.

Nhưng rồi vài năm sau nhìn lại, điều từng khiến mình mất ngủ có khi chỉ còn là một dòng được bổ sung vào checklist. Đừng sợ dự án khó. Bởi kinh nghiệm thực chiến không được tạo ra từ những chương trình diễn ra hoàn hảo. Nó được tạo ra từ những lần chúng ta buộc phải giải quyết những vấn đề mà trước đó mình chưa từng gặp.

Đó cũng là thứ làm nên giá trị của một người làm nghề.

6. Kết

Bản thân tôi đã rất nhiều dự án thất bại, nhiều lần khiến khách hàng quay lưng với mình, nhiều lần hoài nghi về năng lực của bản thân trong nghề này.

Nhưng, tôi cũng hiểu (và đang cố giúp bản thân luôn ghi nhớ) rằng: Đừng đồng nhất một dự án với năng lực của bản thân.

• Đừng vì một chương trình fail mà vội vàng kết luận “Tôi không hợp nghề”.
• Đừng vì một khách hàng complain mà nhanh chóng nhận định “Tôi dở”.
• Đừng vị một proposal rớt mà quy chụp rằng “Tôi không có năng khiếu”.

Trong khi đó, một dự án chỉ là một dự án. Nó không định nghĩa cả sự nghiệp làm nghề của tôi hay của bạn.

Một dự án chỉ là một dự án. Nó không định nghĩa cả sự nghiệp làm nghề của bạn.
Nguồn: Unsplash

Nếu ngày xưa khi tôi thực sự nghỉ vào những lần gửi nhầm Cost (chi phí) hay khi mọi thứ set up chưa đâu vào đâu, có lẽ đã chẳng có tôi của hôm nay – đã kinh qua thêm nhiều “ngày tồi tệ nhất” khác, để rồi ngồi đây chia sẻ lại cho mọi người hay can đảm bước ra khỏi vùng an toàn, rồi kết hợp với BrandCamp cho ra mắt khoá học về nghề Event Account.

Nếu hôm nay bạn đang ở một dự án khiến bạn nghĩ: “Đây chắc là ngày tồi tệ nhất trong cuộc đời làm nghề của mình”.

Thì có lẽ bạn không sai. Nhưng nó chỉ là ngày tồi tệ nhất ở thời điểm này.

Có thể vài tháng sau, hay nhiều năm sau, khi ngồi kể lại câu chuyện đó cho những người mới vào nghề, bạn sẽ mỉm cười. Không phải vì ngày hôm đó dễ chịu hơn, mà vì bạn đã trở thành một phiên bản mạnh mẽ hơn rất nhiều.

Thỉnh thoảng, tôi vẫn gặp lại những đồng nghiệp cũ. Chúng tôi hiếm khi nhắc đến những chương trình thành công nhất – tôi tin là bất kỳ ai cũng vậy. Mà thứ được nhắc nhiều nhất chính là những đêm ngủ dưới gầm bàn, những chiếc khăn trải bàn ướt sương, những cuộc complaint tưởng như không vượt qua nổi…

Thứ ở lại lâu nhất không phải những lúc mọi thứ hoàn hảo, mà là những ngày từng khiến chúng ta nghĩ mình sẽ bỏ nghề. Rồi một ngày nhìn lại, mới nhận ra chính những ngày ấy đã giữ mình ở lại với nghề lâu đến thế.