Hỏi Hối Hả #3: Chị Võ Thị Đoan Trinh – “Ngành mua hàng luôn có điều mới để học, người làm mua hàng luôn phải học hỏi mỗi ngày”
Tính đến thời điểm hiện tại, chị Võ Thị Đoan Trinh có hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Dù vậy, đam mê và nhiệt huyết của chị đối với công việc này vẫn vẹn nguyên như ngày đầu. Để tìm hiểu rõ hơn về công việc của người mua hàng, cũng như hành trình và bí quyết giữ lửa nghề của chị, mời bạn cùng điểm qua bài viết dưới đây.
“Hỏi Hối Hả” là series phỏng vấn nhanh, nơi các giảng viên của BRAND Camp tại Brands Vietnam bật mí những câu chuyện chưa kể, chia sẻ kinh nghiệm thực tế và những góc nhìn độc đáo về lĩnh vực họ đang làm việc.
Hành trình bắt đầu và lựa chọn nghề nghiệp
* Chị Trinh có thể chia sẻ một chút về hành trình sự nghiệp của mình được không?
Chị bắt đầu sự nghiệp tại Sanofi với vai trò Lead Buyer, phụ trách cả mua sắm nguyên vật liệu trực tiếp lẫn gián tiếp. Sau đó, chị chuyển sang một tập đoàn dược phẩm đa quốc gia của Pháp, nơi giúp chị xây nền tảng kiến thức vững chắc và hiểu được vai trò chiến lược của ngành mua hàng. Ở đây, chị từng quản lý đến 75% tổng chi phí công ty – một trải nghiệm cho chị góc nhìn toàn diện về việc tối ưu chi phí gắn với mục tiêu phát triển bền vững.
Chị cũng từng dẫn dắt đội ngũ hơn 12 người tại một công ty là đối tác của Samsung. Ngoài mua hàng, chị còn tham gia quản trị P&L và từng giúp công ty tiết kiệm 15% trên tổng giá trị mua sắm thông qua các chiến lược tối ưu chi phí và quản lý nhà cung cấp.
* Trong suốt hành trình đó, đâu là khoảnh khắc khiến chị quyết định gắn bó lâu dài với lĩnh vực này?
Đó là khi chị nhận ra vai trò quan trọng của việc quản lý mua hàng đóng góp gián tiếp nhưng không kém phần quan trọng vào chiến lược tăng trưởng của công ty. Từ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, xây dựng quan hệ chiến lược, đến đảm bảo yếu tố bền vững và tuân thủ quy định... đều góp phần tạo ra giá trị dài hạn. Từ đó, chị có thêm động lực để đào sâu và phát triển trong lĩnh vực này.
* Chị có thể chia sẻ rõ hơn về công việc cụ thể của một Giám đốc Mua hàng được không ạ?
Trong suốt 22 năm làm nghề, chị từng mua từ những thứ rất nhỏ như văn phòng phẩm đến những thứ lớn hơn như thuê một tòa nhà hay mua linh kiện để sản xuất ô tô. Nói ngắn gọn, công việc của chị là quản lý toàn bộ quy trình mua sắm từ đầu đến cuối: từ tiếp nhận nhu cầu của các phòng ban, phân tích thị trường, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, tổ chức đấu thầu, đàm phán – ký kết hợp đồng, đến theo dõi hiệu quả giao hàng và quản lý hiệu suất của nhà cung cấp.
Những câu chuyện mua hàng đáng nhớ
* Với nhiều năm kinh nghiệm như vậy, chắc chắn chị Trinh sẽ có rất nhiều câu chuyện thú vị xoay quanh việc mua hàng. Vậy chị có thể chia sẻ dự án mua hàng đầu tiên của chị được không?
Dự án đầu tiên của chị là khi còn làm việc tại công ty vaccine Sanofi – một trong những tập đoàn dược phẩm hàng đầu của Pháp. Khi đó, chị phối hợp với phòng Marketing để tung ra sản phẩm Lactacyd Baby – dòng sữa tắm chống rôm sảy cho trẻ nhỏ. Điều khiến chị thấy hào hứng là hiểu được sản phẩm mình đang góp phần đưa ra thị trường có thể giúp ích như thế nào cho sức khỏe của trẻ em. Từ giá trị nhân văn đó, chị bắt đầu hứng thú với công việc quản lý mua hàng.
* Vậy đâu là dự án mua hàng lớn nhất mà chị từng thực hiện ạ?
Một trong những dự án lớn nhất chị từng tham gia là khi cùng 14 công ty thành viên trong tập đoàn hợp lực xây dựng hệ thống mua hàng nội bộ. Nói đơn giản, đây là một nền tảng giúp các bộ phận trong công ty chọn và đặt mua hàng hóa theo danh mục có sẵn, tương tự như việc mua hàng trên Amazon. Để triển khai hệ thống này, chị cùng đội ngũ phải làm việc với nhiều nhà cung cấp để chuẩn hóa thông số kỹ thuật, đàm phán giá chuẩn, thiết lập danh sách nhà cung cấp chính thức và xây dựng hợp đồng khung. Đây là một trong những dự án lớn nhất mà chị đã tham gia.
* Có dự án nào tuy ngân sách nhỏ nhưng khiến chị thấy đáng nhớ không?
Đó là dự án mua văn phòng phẩm. Nếu chỉ đơn thuần nghĩ theo hướng “đi mua hàng” thì mình chỉ cần ra ngoài mua là xong. Nhưng với tư duy quản lý chi phí và tối ưu hóa, cách tiếp cận sẽ khác: mình có thể triển khai như một dự án đấu thầu danh mục này, thực hiện chuẩn hóa và gom nhu cầu lại để mua sỉ. Dù là một dự án nhỏ nhưng cách làm như vậy có thể mang lại giá trị đáng kể cho công ty.
* Dự án nào khiến chị cảm thấy tự hào nhất?
Dự án khiến chị nhớ mãi là ở L’Oréal. Nếu nói về phòng mua hàng, khi người ta nhìn vào những hệ thống đầu tiên của công ty, đâu đó sẽ thấy tên chị trong đó. Đó là điều khiến chị rất tự hào, vì chị chính là người góp phần xây dựng bộ phận mua hàng và viết nên quy trình mua hàng đầu tiên tại L’Oréal Việt Nam.
Những bài học và thử thách trong nghề
* Có dự án nào để lại cho chị bài học sâu sắc đến mức mà chị tự nhủ sẽ không bao giờ lặp lại sai lầm đó không ạ?
Bài học lớn nhất là từ sự chủ quan. Trước đây, chị từng nghĩ chỉ cần quản lý tốt nhà cung cấp cấp một là được. Nhưng khi làm trong môi trường phức tạp như sản xuất ô tô điện, chị mới nhận ra như vậy là chưa đủ. Nhiều lúc, mình còn phải theo sát cả năng lực của nhà cung cấp cấp hai để đảm bảo chuỗi cung ứng không bị đứt gãy. Bởi chỉ cần chuỗi cung ứng bị gián đoạn, dây chuyền sản xuất sẽ phải dừng lại. Điều này không chỉ gây tổn thất lớn về chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ ra mắt sản phẩm trên thị trường. Đó là bài học mà đến giờ chị vẫn luôn ghi nhớ.
* Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, đã bao giờ chị gặp phải một dự án khiến chị cảm thấy khó khăn chưa ạ?
Khó khăn lớn nhất của chị chính là dự án liên quan đến ngành ô tô điện – một lĩnh vực khá mới mẻ. Chị phải nhanh chóng hiểu được cấu tạo, cách vận hành của từng loại linh kiện để có thể đàm phán tối ưu giá. Khi nắm rõ kỹ thuật, chị mới phối hợp được với đội ngũ kỹ sư cũng như nhà cung cấp để tìm ra các phương án thay thế, đáp ứng được chỉ tiêu về chi phí. Đó là dự án buộc chị phải học hỏi liên tục, mở rộng kiến thức và chủ động tìm giải pháp, chứ không thể chỉ ngồi chờ nhà cung cấp đề xuất.
Phát triển sự nghiệp và lời khuyên cho người mới
* Chị Trinh có thể chia sẻ cho em biết là chị đã mất bao nhiêu năm để có thể bước lên vị trí manager ở phòng mua hàng không?
Chị bắt đầu công việc mua hàng đầu tiên vào năm 2003 và đến năm 2012 thì được giao vai trò quản lý, nghĩa là mất khoảng 9 năm để đi từ vị trí nhân viên lên quản lý. Trong suốt chặng đường đó, chị luôn không ngừng học hỏi, tích lũy kiến thức chuyên môn và rèn luyện kỹ năng mềm. Nhờ vậy, chị dần khẳng định được năng lực và sẵn sàng cho vai trò quản lý khi cơ hội đến.
* Chị có những lời khuyên nào dành cho những bạn mới bước chân vào cái lĩnh vực mua hàng không chị?
Thật ra, nếu em hiểu rõ sứ mệnh và tầm quan trọng của công việc mình đang làm, em sẽ sớm tìm được "lửa nghề". Khi đã có lửa nghề, em sẽ thấy rõ vai trò của mình đóng góp như thế nào vào thành công của doanh nghiệp – và đó chính là động lực để mình không ngừng học hỏi và rèn luyện kỹ năng mỗi ngày.
Cần phải đặt cái tâm và tìm được động lực thật sự từ bên trong.
Chị chỉ muốn nhắn gửi một điều: “Làm việc gì cũng vậy, mình phải đặt cái tâm và tìm được động lực thật sự từ bên trong.”
Chị từng làm trong ngành vaccine, rồi chuyển sang ô tô điện, hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau. Nhưng suốt 22 năm qua, chị luôn học hỏi không ngừng. Vậy nên, chị khuyên các bạn đừng ngại thử thách, đừng sợ bước ra khỏi vùng an toàn. Cứ tiếp tục cải thiện từng ngày – đó là cách để phát triển vững chắc trong nghề.
* Điều gì khiến chị vẫn muốn gắn bó và nhiệt huyết với nghề cho đến thời điểm hiện tại ạ?
Như chị có chia sẻ, kiến thức về nghề thì không bao giờ là đủ. Mỗi nhà cung cấp đều có những tiêu chí và năng lực riêng để đáp ứng yêu cầu đặt ra. Điều đó có nghĩa là mình phải luôn học hỏi liên tục. Người làm mua hàng không chỉ học kiến thức chuyên môn của chính mình, mà còn phải hiểu rõ nhu cầu và chuyên môn của các bên liên quan. Nhờ vậy, mình mới có thể đưa ra lựa chọn tối ưu nhất, mua được sản phẩm với giá cạnh tranh và hiệu quả vận hành tốt nhất. Đó chính là động lực khiến chị đến tận bây giờ vẫn cảm thấy ngành mua hàng luôn có điều mới để học mỗi ngày.
* Cảm ơn những chia sẻ thú vị của chị.
Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.
Phạm Trân / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam