Event là One-Shot Performance

Khoảng tháng 5/2025, khi vừa gia nhập BS Group được vài tuần, tôi có dịp ngồi trao đổi cùng anh Nguyễn Quốc Nam – Founder kiêm Tổng Giám đốc công ty. Trong buổi trò chuyện, anh chia sẻ một góc nhìn về nghề mà đến nay tôi vẫn luôn ghi nhớ.

“Nhiều bạn trẻ thường nói rằng ‘chúng ta còn trẻ nên còn có quyền được sai’. Cái đó không sai nhưng cũng không hoàn toàn đúng. Với Agency chúng ta, một năm tham gia đấu thầu, vận hành cả trăm dự án. Nhưng với Client, một năm có khi chỉ có duy nhất một sự kiện mà thôi. Khi chúng ta sai sót, nó chỉ là 1% của Agency, nhưng sẽ là 100% với Client. Vậy nên, dự án nào cũng quan trọng như nhau cả. Không thể viện cớ vì mình còn trẻ mà cho phép bản thân cẩu thả, làm việc tắc trách được”, anh Nam chia sẻ.

Anh Nguyễn Quốc Nam – Tổng Giám đốc Công ty BS Group.
Nguồn: NVCC

Vậy thì, để bản thân thực sự “có tâm” với nghề, với “đứa con tinh thần” của mình, chúng ta cần làm gì? Và có một thước đo nào để đo lường trách nhiệm ấy dài hay ngắn không?

1. Làm ngoài giờ liên tục chính là có trách nhiệm với công việc?

Ở Event Agency đầu tiên tôi làm việc, “Dedication – cống hiến” là một trong những giá trị cốt lõi của công ty. Tôi vẫn nhớ người nhận giải thưởng Dedication trong một kỳ tổng kết cuối năm là một chị Account Manager – người hầu như ngày nào cũng ở lại công ty đến tối muộn, thậm chí nhiều lần ngủ lại để hoàn thành công việc.

Thời điểm đó, tôi từng nghĩ rằng trách nhiệm với nghề đồng nghĩa với việc sẵn sàng làm việc ngoài giờ.

Nhưng sau này, khi có cơ hội làm việc với nhiều đồng nghiệp và nhiều môi trường khác nhau, tôi nhận ra không phải lúc nào điều đó cũng đúng. Tôi gặp không ít người thường xuyên làm việc đến khuya, nhưng hiệu quả công việc vẫn không cải thiện. Điều đó khiến tôi nhận ra rằng, dành nhiều thời gian cho công việc không đồng nghĩa với sự tận tâm. Đôi khi, đó lại là dấu hiệu cho thấy chúng ta đang gặp vấn đề trong cách tổ chức, phương pháp làm việc hoặc cách ưu tiên công việc.

Điều đó không có nghĩa tôi cổ súy cho việc đến giờ là đứng dậy ra về, bất kể công việc đang ở trạng thái nào. Ngành Event luôn có những giai đoạn cao điểm, những deadline gấp hay những tình huống phát sinh buộc chúng ta phải làm thêm. Tuy nhiên, nếu làm ngoài giờ trở thành trạng thái mặc định, có lẽ điều cần thay đổi không phải là số giờ làm việc, mà là cách chúng ta làm việc.

Theo tôi, trách nhiệm trước hết là sử dụng hiệu quả nhất quỹ thời gian mình có. Đó không chỉ là trách nhiệm với dự án và khách hàng, mà còn là trách nhiệm với chính bản thân. Một người khó có thể đi đường dài với nghề nếu liên tục phải đánh đổi sức khỏe và cuộc sống cá nhân để bù đắp cho những bất cập trong cách làm việc.

Những đồng nghiệp từng làm việc cùng tôi trong vài năm gần đây đều biết, tôi gần như luôn rời công ty đúng giờ, trừ khi có deadline hoặc tình huống khẩn cấp. Nếu công việc vẫn cần hoàn thành, tôi sẽ tiếp tục xử lý sau khi đã dành thời gian cho gia đình, nghỉ ngơi hoặc tập luyện. Mỗi người có thể lựa chọn một cách sắp xếp khác nhau, nhưng điều quan trọng không nằm ở việc chúng ta làm việc đến mấy giờ, mà ở việc chúng ta có tạo ra giá trị trong khoảng thời gian mình làm việc hay không.

Với tôi, trách nhiệm không được đo bằng số giờ làm việc, mà bằng giá trị chúng ta tạo ra trong khoảng thời gian đó.

Trách nhiệm không được đo bằng số giờ làm việc, mà bằng giá trị chúng ta tạo ra trong khoảng thời gian đó.
Nguồn: Pexels

2. Làm Event không chỉ là xử lý công việc

Có một câu mà hầu như ai làm Event cũng từng nghe: “Event là một trong số rất ít ngành nghề mà bạn không có cơ hội làm lại”. Với những người mới vào nghề, câu nói này có thể nghe hơi cực đoan. Nhưng càng làm lâu, tôi càng thấy nó đúng.

Một Designer có thể chỉnh sửa lại thiết kế. Một Content Writer có thể viết lại bài viết. Một lập trình viên có thể cập nhật phiên bản mới của phần mềm. Một nhà sản xuất có thể thu hồi sản phẩm lỗi. Nhưng với Event, khi MC đã bước lên sân khấu, khách mời đã có mặt và chương trình bắt đầu, mọi thứ chỉ diễn ra một lần và không thể “Ctrl Z” được nữa. Chúng ta không có cơ hội để nói: “Cho em làm lại”.

Và chính vì là một One-Shot Performance, Event có tỉ tỉ thứ công việc lớn nhỏ khác nhau để xử lý.

Những năm đầu tiên, tôi từng nghĩ làm Event là xử lý công việc. Khi mới bước chân vào ngành, giống như nhiều người khác, tôi tập trung vào checklist và chạy đua cùng nó: Timeline, Proposal, Báo giá, Nhân sự… Tôi tin rằng nếu hoàn thành đủ đầu việc thì dự án sẽ thành công.

Dần dần, tôi nhận ra rằng, một checklist hoàn thành không đồng nghĩa với một chương trình thành công. Công việc của chúng ta không phải là hoàn thành checklist. Công việc của chúng ta là tạo ra một trải nghiệm thực tế diễn ra trong một khoảng thời gian xác định và không thể lặp lại.

Khi hiểu được điều đó, tôi bắt đầu nhìn công việc của mình theo một cách khác. Thay vì “Tôi đã làm xong việc chưa?”, tôi đổi thành “Với kế hoạch hiện tại, rủi ro gì có thể xảy ra?”. Đó là lúc tư duy quản trị rủi ro bắt đầu hình thành. Người mới thường tập trung vào những gì sẽ xảy ra theo lý thuyết. Người làm nghề lâu năm thường tập trung vào những gì có thể xảy ra theo thực tế.

Agency chúng ta không được trả tiền để hy vọng mọi thứ sẽ diễn ra thành công, mà chúng ta được trả tiền để chuẩn bị cho mọi thứ diễn ra thành công.

Vậy nên, dành thời gian và công sức cho việc xử lý rủi ro cũng là cách chúng ta sống có trách nhiệm với nghề của mình.

Là một One-Shot Performance, Event có tỉ tỉ thứ công việc lớn nhỏ khác nhau để xử lý.
Nguồn: Pexels

3. “Muốn nhanh thì phải từ từ”

Thú thực đây chính là một trong những câu cửa miệng tôi hay dùng cho bản thân và các thành viên trong team.

Trong sự nghiệp của mỗi người chúng ta, số lần sai lầm, mắc lỗi chắc chắn là vô số kể. Không ai trong chúng ta là chưa từng sai. Chúng ta đều là con người, việc sai sót là một việc rất đỗi bình thường. Nhưng vấn đề là cách chúng ta phản ứng với lỗi lầm mà mình đã mắc phải.

Người mới hay các bạn trẻ thường cố gắng nhanh chóng xử lý sự cố đó càng nhanh càng tốt, vì sợ tới tai sếp, vì sợ khách hàng la… Nhanh chóng giải quyết sự cố đang gặp là việc nên làm, nhưng “nhanh chóng” chứ không phải “hớt hải, vội vã”. Càng những lúc quan trọng, chúng ta càng cần “giữ cái đầu lạnh” để mọi phán đoán, phân tích và quyết định là đúng nhất có thể. Việc cuống cuồng lên chỉ càng làm cho chúng ta bị trôi đi.

Hãy chậm lại, lùi lại để có cái nhìn bao quát, rồi hẵng phân tích và đưa ra quyết định.

Tôi tin chắc những ai đã làm Event đều đã từng gặp không ít những anh đại, chị đại trong nghề thể hiện sự bình tĩnh đến đáng sợ của họ khi “onsite” rồi. Không phải họ không lo, không phải họ không sốt sắng, mà vì những anh chị đó biết cần phải giữ bản thân bình tĩnh để phân tích và xử lý sự cố một cách chính xác nhất.

Thực ra cũng chẳng cần nói đâu xa xôi, tôi vẫn hay nói với các bạn trong team rằng, khi nhận một câu hỏi từ khách hoặc từ sếp, nếu chúng ta không chắc chắn, hãy thẳng thắn xin phép “Dạ em đã có thông tin nhưng cho phép em được check lại lần nữa rồi báo anh chị nha”. Việc này chính là “từ từ” mà tôi đề cập tới.

Còn nếu chúng ta phản hồi một cách vội vàng, thông tin hoặc cách thức xử lý không chính xác, thì sẽ khiến cho hậu quả trở nên nặng nề hơn, rồi lại phải tốn thêm thời gian và công sức để xử lý tiếp. Thế là từ “nhanh” thành “chậm”. Vậy nên, không phải lúc nào nhanh cũng là tốt. Hãy nhanh một cách có định hướng.

Chúng ta đều là con người, việc sai sót là một việc rất đỗi bình thường, nhưng vấn đề là cách chúng ta phản ứng với lỗi lầm mà mình đã mắc phải.
Nguồn: Pexels

4. “Đúng” với “Sai”

Làm Event, càng tỉ mỉ, chi tiết, càng minh bạch, rõ ràng càng tốt. Đó là điểm mà trong nhiều năm liền tôi được ghi nhận bởi đồng nghiệp và khách hàng. Nhưng cũng đã từng có thời điểm, tôi bị chính khách hàng quay lưng vì tính cách đó của mình.

Đó là khi tôi quá cố gắng rạch ròi, phân định ai đúng ai sai. Trong giai đoạn đầu của sự nghiệp, tôi rất quan tâm đến việc xác định nguồn cơn của sự cố/vấn đề (hay nói cách khác tìm xem ai là người sai). Supplier sai? Designer sai? Operation sai? Khách hàng sai?

Nhưng rồi tôi nhận ra một sự thật: việc đó không giúp cho dự án chạy trơn tru. Khi chương trình đang diễn ra, việc xác định ai sai gần như không tạo ra giá trị.

• Khách hàng không quan tâm ai sai.
• Người tham dự không quan tâm ai sai.
• Sân khấu cũng không quan tâm ai sai.

Điều họ quan tâm là: Event Agency xử lý việc này như thế nào?

Client sẽ không thích làm với Agency khi mà có sự cố xảy ra, Agency có thể chỉ ra nguyên căn của sự cố, nhưng lại không cho họ được giải pháp. Đó là lúc tôi bắt đầu thay đổi mindset: Trách nhiệm quan trọng hơn việc đúng sai. Tức là hãy “tìm cách để xử lý” thay vì “tìm người để đổ lỗi”.

Ngành Event không thiếu người giỏi chuyên môn nhưng luôn thiếu những người sẵn sàng đứng ra nhận trách nhiệm. Cách chúng ta bỏ qua chuyện ai đúng, ai sai mà tập trung vào trách nhiệm chính là cách chúng ta có trách nhiệm với dự án của mình và với khách hàng.

Trách nhiệm quan trọng hơn việc đúng sai. Tức là hãy “tìm cách để xử lý” thay vì “tìm người để đổ lỗi”.
Nguồn: Unsplash

5. Trách nhiệm không thể hiện lúc mọi thứ thuận lợi, suôn sẻ

Sự trách nhiệm của người làm Event không nằm ở lúc mọi thứ thuận lợi. Rất nhiều người đánh giá năng lực bản thân dựa trên những ngày đẹp trời: Timeline đủ dài. Ngân sách đủ tốt. Khách hàng dễ chịu. Supplier hợp tác. Nhân sự đầy đủ.

Nhưng đó không phải lúc tính trách nhiệm được kiểm chứng. Trách nhiệm chỉ thực sự xuất hiện khi mọi thứ bắt đầu đi lệch khỏi kế hoạch. Người có trách nhiệm hiểu rằng vấn đề là một phần của công việc. Không phải ngoại lệ, không phải tai nạn, không phải vận xui mà là một phần tất yếu của nghề. Và vì nó là một phần không thể tránh khỏi, họ xử lý nó thay vì né tránh hoặc đùn đẩy nó qua cho người khác.

Làm Event là sống với sự cố. Event nhỏ có sự cố kiểu event nhỏ. Event lớn có sự cố kiểu event lớn. Thậm chí cả khi chúng ta chạy 02 dự án giống nhau hoàn toàn về agenda, số lượng người tham dự, đối tượng khách hàng… thì sự cố giữa 02 dự án vẫn có thể hoàn toàn khác nhau. Khi có sự cố, người nào sẽ “bốc hơi”, người nào sẽ trụ lại và đưa ra phương án xử lý?

Chắc chắn sếp chúng ta hay những Director lừng lẫy trong ngành đều là những người luôn có mặt vào lúc có vấn đề xảy ra. Họ thể hiện trách nhiệm của bản thân với dự án và với công ty vào những lúc dự án và công ty cần họ nhất.

Dĩ nhiên, không phải tất cả trường hợp “biến mất” khi có sự cố là do chúng ta vô trách nhiệm. Phần lớn còn đến từ việc chúng ta còn quá trẻ, quá thiếu kinh nghiệm để có thể tự đứng ra chịu trách nhiệm và xử lý những khi có vấn đề, sự cố.

Chúng ta có thể không đủ kinh nghiệm để chịu trách nhiệm khi kế hoạch chệch khỏi dự tính, nhưng chúng ta hoàn toàn đủ khả năng để chuẩn bị cho kế hoạch ban đầu là tốt nhất.
Nguồn: Unsplash

Chúng ta có thể không đủ kinh nghiệm để chịu trách nhiệm khi kế hoạch chệch khỏi dự tính, nhưng chúng ta hoàn toàn đủ khả năng để chuẩn bị cho kế hoạch ban đầu là tốt nhất. Schedule on site, Rehearsal plan, Back up plan, danh sách liên hệ khẩn cấp… là những thứ chúng ta có thể chuẩn bị để giảm rủi ro xuống mức tối thiểu.

Và cũng vì ý này: Đừng hứa bằng sự tự tin, hãy hứa bằng năng lực chuẩn bị.

Trong ngành Event, chúng ta có rất nhiều người tự tin: Nhận brief, nghe yêu cầu, gật đầu với khách “Được anh”, “Làm được chị”, “Không vấn đề gì đâu”. Nhưng theo thời gian, tôi hiểu rằng khách hàng không cần sự tự tin. Khách hàng cần sự tin tưởng. Sự tin tưởng được tạo ra khi chúng ta có kế hoạch chuẩn bị tốt nhất.

Có câu nói mà tôi rất tâm đắc: “Amateurs practice until they get it right. Professionals practice until they cannot get it wrong”. Hiểu một cách đơn giản: Người nghiệp dư luyện tập cho đến khi làm đúng. Người chuyên nghiệp luyện tập cho đến khi gần như không thể làm sai.

Tôi nghĩ câu nói này mô tả rất đúng tinh thần của ngành Event. Đó là hai cách tiếp cận hoàn toàn khác nhau.

• Một bên theo đuổi kết quả. Một bên quản trị rủi ro.
• Một bên đặt cược vào may mắn và cố gắng mù quáng. Một bên đặt cược vào sự chuẩn bị.

Vậy nên, chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng cũng là cách chúng ta có trách nhiệm với nghề.

6. Lời kết

Sau hơn một thập kỷ làm nghề, tôi vẫn tin rằng Event là một ngành rất đặc biệt. Bởi đây là một trong số ít ngành nghề mà chúng ta không có cơ hội làm lại, không có cơ hội chỉnh sửa và cũng không thể quay ngược thời gian.

Có những chương trình chỉ diễn ra trong ba tiếng, nhưng để có được ba tiếng đó là ba tháng, sáu tháng, thậm chí cả một năm chuẩn bị của cả Client và Agency. Chỉ một sai sót xảy ra trong vài phút cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ thành quả của quá trình chuẩn bị ấy.

Có lẽ vì vậy mà nghề Event dạy chúng ta nhiều hơn cách tổ chức một chương trình. Nó dạy chúng ta về tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật, sự bình tĩnh trước áp lực và trên hết là giá trị của sự chuẩn bị. Trách nhiệm không phải là làm việc quần quật để theo đuổi một sự hoàn hảo tuyệt đối, mà là ý thức rằng mọi rủi ro đều có thể xảy ra và chuẩn bị đủ tốt để giảm thiểu chúng đến mức thấp nhất.

Kiến thức và kỹ năng có thể giúp một người tiến nhanh trong nghề nhưng sự tận tâm và tinh thần trách nhiệm mới là nền tảng để đi đường dài.

Đừng yêu nghề Event chỉ vì ánh đèn sân khấu, hãy yêu cả những điều diễn ra trước khi ánh đèn bật sáng.
Nguồn: Unsplash

Đừng yêu nghề Event chỉ vì ánh đèn sân khấu. Hãy yêu cả những điều diễn ra trước khi ánh đèn bật sáng: những checklist được rà soát nhiều lần, những phương án dự phòng có thể không bao giờ được sử dụng và những cuộc họp kéo dài chỉ để giảm đi một rủi ro rất nhỏ.

Bởi cuối cùng, điều tạo nên một chương trình thành công không phải là những gì khán giả nhìn thấy trên sân khấu, mà là hàng trăm quyết định đúng đã được đưa ra từ rất lâu trước khi chương trình bắt đầu.