Nên làm gì khi thấy quá tải với công việc?

Có quá nhiều thứ cần chúng ta làm trong cùng một lúc là hoàn cảnh mà có lẽ bất kì ai cũng đã từng trải qua. Trong lần tiếp theo phải đối diện với chuyện “có 10 task đang chờ tôi xử lý”, hãy thử áp dụng quy tắc 3 bước theo lời khuyên của tác giả Peter Bregman.

Bài viết được biên tập từ quan điểm của tác giả Peter Bregman, Giám đốc Điều hành của Bregman Partners, trong bài viết “How to Get Things Done When You Have No Time” đăng trên Harvard Business Review.

Trạng thái “đóng băng” khi có quá nhiều việc cần làm

Nhìn chung, tháng chín thường là một tháng khó khăn khi hầu hết mọi người phải cố gắng quay trở lại guồng làm việc sau kỳ nghỉ hè. Bên cạnh đó, nhiều dự án cũng bắt đầu tiến triển trở lại, những ngày nghỉ lễ của người Do Thái làm giảm số ngày làm việc của tôi cũng như thời gian đi học của con cái. Điều này đồng nghĩa với việc tôi cần dành nhiều thời gian hơn để giúp chúng bắt kịp năm học mới.

Năm nay, mọi thứ dường như tệ hơn. Ngoài công việc với khách hàng như thường lệ, tôi còn phải thiết kế và dẫn dắt ba chiến lược khác ở bên ngoài, xem xét chỉnh sửa của nhà xuất bản về cuốn sách tiếp theo của tôi, chuẩn bị bài thuyết trình trên TEDx Talk. Và tất cả những điều này đều diễn ra trong cùng một tháng. Bên cạnh đó, tôi còn cần xuất bản nội dung hàng tuần trên blog cá nhân.

Tôi muốn nhấn mạnh rằng: Tôi không phàn nàn. Tôi cảm thấy vô cùng may mắn khi có thể bận rộn với công việc mà tôi yêu thích. Tuy nhiên, vẫn phải thừa nhận rằng, đôi lúc, tôi vẫn cảm thấy mình đang quá tải.

Và rồi cuối cùng, một chuyện điên rồ đã đến: Tôi vừa dành hai ngày để cố gắng làm việc nhưng thật ra là tôi… không làm được gì cả. Khi bắt đầu làm một điều gì đó, tôi lại bị phân tâm bởi Internet, một cuộc gọi điện thoại hay là một email, hoặc thậm chí là một video không có giá trị gì cả. Trong thực tế, vào thời điểm mà tôi cần phải làm việc hiệu quả nhất, tôi lại trở nên kém hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tôi biết có nhiều bạn sẽ nghĩ rằng khi có nhiều việc cần làm, để có thể hoàn thành tất cả những công việc đó, chúng ta sẽ trở nên năng suất hơn. Thế nhưng, thực tế là khi có quá nhiều việc cần làm, chúng ta càng dễ bị đóng băng. Chúng ta xoay vòng giữa các công việc nhưng không thật sự tạo ra được sự tiến triển nào cả. Bởi lẽ, khi có quá nhiều thứ cần ta chú ý, ta thường dễ rơi vào hoàn cảnh không biết phải bắt đầu từ đâu.

Sheena Iyengar, Management Professor tại Columbia University Business School, đã thực hiện một nghiên cứu như sau: Cô ấy chia những người tham gia nghiên cứu của mình thành hai nhóm – một nhóm được cung cấp 6 loại mứt khác và có sẵn để mua; nhóm còn lại được cung cấp 24 loại mứt, bao gồm cả sáu loại mứt được cung cấp cho nhóm đầu tiên.

Bạn có thể nghĩ rằng nhóm được cung cấp 24 loại mứt sẽ có khả năng mua nhiều hơn. Nhưng thật ra những người trong nhóm chỉ được cung cấp 6 loại mứt lại có khả năng mua một hủ mứt cao gấp mười lần.

Như vậy, có thể thấy rằng khi có càng nhiều lựa chọn, chúng ta càng khó để đưa ra chọn lựa duy nhất và cuối cùng chúng ta không chọn gì cả. Tương tự với việc khi có quá nhiều việc để làm, chúng ta bị quá tải và không làm bất kỳ việc nào trong số đó.

Trong thực tế, vào thời điểm cần phải làm việc hiệu quả nhất, chúng ta lại trở nên kém hiệu quả hơn bao giờ hết.
Nguồn: Getty Images

3 bước theo quy tắc “Bird by bird” để vào guồng

Trong những ngày gần đây, tôi đã thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau để thoát khỏi tình trạng khó khăn này, và đây là những điều đã có hiệu quả với tôi:

Trước tiên, hãy dành vài phút để viết ra tất cả những việc bạn cần làm lên một tờ giấy và nhớ là không sử dụng công nghệ cho “nhiệm vụ” đầu tiên này. Tại sao lại là viết trên giấy? Tôi không chắc lắm, nhưng bằng cách nào đó việc viết trên giấy rồi sau đó gạch dần đi những điều đã hoàn thành sẽ tạo ra động lực.

Thứ hai, hãy dành 15 phút (không nhiều hơn) để hoàn thành càng nhiều công việc dễ nhất và mất ít thời gian nhất càng tốt. Chẳng hạn như thực hiện các cuộc gọi nhanh chóng, gửi đi các email ngắn. Đừng lo lắng về việc liệu đây có phải là những công việc quan trọng nhất trong danh sách của bạn không bởi mục tiêu là gạch đi càng nhiều mục càng tốt trong thời gian ngắn nhất. Có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ để giúp bạn tập trung hơn.

Thứ ba, khi đã hết 15 phút, hãy tắt điện thoại, đóng tất cả các cửa sổ trên máy tính của bạn, chọn ra việc khó nhất, căng thẳng nhất hoặc là việc cần ưu tiên hàng đầu trong danh sách của bạn. Sau đó, hãy bắt đầu thực hiện công việc đó và chỉ làm duy nhất công việc đó, không do dự hoặc bị phân tâm trong vòng 35 phút.

Sau 35 phút, hãy nghỉ ngơi trong 10 phút và sau đó bắt đầu lại quá trình kéo dài một giờ này từ đầu.

Anne Lamott từng kể trong cuốn sách “Bird by bird” của mình một câu chuyện thế này: “Anh trai tôi, lúc đó mười tuổi, đang cố gắng viết một báo cáo về các loài chim mà anh ấy có ba tháng để viết. Hạn chót cho báo cáo này là ngày hôm sau. Khi chúng tôi đang ở căn nhà nghỉ dưỡng của gia đình ở Bolinas, anh ấy ngồi ở bàn bếp, gần như rơi nước mắt, xung quanh là những tờ giấy ghi chép, bút chì và cả những cuốn sách chưa được mở về các loài chim. Anh ấy gần như bị bất động trước khối lượng công việc khổng lồ phía trước. Sau đó, cha tôi ngồi xuống bên cạnh, quàng tay qua vai anh và nói: “Từng con chim một thôi, con trai. Hãy giải quyết từng con chim một”.

Thật vậy, hãy bắt đầu bằng một nhóm các con chim dễ trước để giúp bạn có cảm giác hoàn thành được mục tiêu. Sau đó mới đến những con chim khó để đạt được những tiến triển đáng kể và giảm mức độ căng thẳng của bạn. Tất cả đều đúng giờ.

Làm việc trong một khung thời gian cụ thể và có giới hạn quan trọng vì cuộc chạy đua với thời gian sẽ giúp chúng ta tập trung. Khi nỗi căng thẳng cứ kéo dài, việc quản lý chúng trở nên khó khăn vì chúng ta không xác định được một vấn đề cụ thể nào để tập trung giải quyết. Thay vì vậy, sử dụng một khung thời gian ngắn thực sự làm tăng áp lực nhưng đồng thời nó cũng giúp chúng ta tập trung nỗ lực cho một nhiệm vụ duy nhất. Điều này giúp tạo ra những căng thẳng tích cực, giảm bớt những căng thẳng tiêu cực gây áp lực cho chúng ta.

Trong thực tế, tôi nhận thấy rằng trong khi tôi buộc bản thân làm việc ít nhất là trong 35 phút, tôi thường không dừng lại khi 35 phút làm việc chăm chỉ kết thúc vì tôi đang làm dở công việc đó, chẳng hạn như việc viết bài này và thế là tôi đã có đà. Tuy nhiên, điều này không xảy ra khi tôi giải quyết những công việc dễ dàng và nhanh chóng, khi đồng hồ dừng lại sau 15 phút, tôi cũng lập tức chuyển sang làm những công việc thách thức hơn.

Làm việc trong một khung thời gian cụ thể và có giới hạn quan trọng vì cuộc chạy đua với thời gian sẽ giúp chúng ta tập trung.

Tôi có còn cảm thấy căng thẳng hay không? Chắc chắn là còn. Nhưng tôi có còn cảm thấy bị quá tải không? Đã ít hơn rất nhiều. Bởi vì tôi đang gạch đi dần những việc cần làm trên danh sách của mình, cảm nhận được bản thân đang hoàn thành được những nhiệm vụ nhỏ và cả những nhiệm vụ lớn hơn, từng việc từng việc một.

Theo Hương Nguyễn / Brands Vietnam
* Nguồn: Harvard Business Review