8 bước tổ chức khai trương công ty thành công ấn tượng

Lễ khai trương là sự kiện quan trọng đánh dấu sự ra mắt của công ty trên thị trường, thu hút khách hàng tiềm năng và giới thiệu thương hiệu đến với công chúng. Để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công, bạn cần lên kế hoạch kỹ lưỡng và thực hiện chu đáo từng bước. Dưới đây là 8 bước cơ bản để tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp:

Liên hệ để được tư vấn và đặt dịch vụ tổ chức khai trương: 0867.12.8688

8 bước tổ chức khai trương công ty

1. Xác định mục tiêu và đối tượng khách mời

Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể cho buổi lễ khai trương. Bạn muốn thu hút khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu hay đơn giản là tri ân những người đã đồng hành cùng công ty? Xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch và chương trình phù hợp.

Tiếp theo, bạn cần xác định đối tượng khách mời cho sự kiện. Danh sách khách mời có thể bao gồm khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, nhà đầu tư, đại diện truyền thông, bạn bè và người thân.

2. Lựa chọn thời gian và địa điểm

Thời điểm tổ chức lễ khai trương cần được lựa chọn cẩn thận, đảm bảo không trùng với các sự kiện lớn khác và phù hợp với lịch trình của khách mời. Nên chọn ngày đẹp theo quan niệm văn hóa để mang lại may mắn cho công ty.

Địa điểm tổ chức lễ khai trương cần thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời và phù hợp với quy mô buổi lễ. Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện hoành tráng, có thể lựa chọn các trung tâm hội nghị, nhà hàng sang trọng.

3. Lên kế hoạch chi tiết

Lập kế hoạch chi tiết là bước quan trọng để đảm bảo lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công. Kế hoạch cần bao gồm các hạng mục sau:

• Ngân sách: Dự trù kinh phí cho tất cả các hạng mục trong lễ khai trương, bao gồm địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, chương trình, quà tặng, v.v.

• Chương trình: Lên kịch bản chi tiết cho chương trình khai trương, bao gồm phần chào mừng, giới thiệu công ty, cắt băng khai trương, văn nghệ, trò chơi, v.v.

• Nhân sự: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân tham gia vào việc tổ chức lễ khai trương.

• Trang thiết bị: Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, bao gồm hệ thống âm thanh ánh sáng, màn hình, máy chiếu, v.v.

• Quảng bá: Quảng bá thông tin về lễ khai trương đến khách mời thông qua các kênh truyền thông như email, mạng xã hội, website, v.v.

4. Chuẩn bị khâu trang trí

Trang trí đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng cho khách mời. Bạn nên trang trí theo chủ đề phù hợp với thương hiệu và sản phẩm của công ty. Sử dụng các banner, backdrop, hoa tươi, cổng chào, v.v. để tạo không gian bắt mắt và thu hút.

5. Chuẩn bị chương trình khai trương

Chương trình khai trương cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và ấn tượng. Bạn có thể mời MC chuyên nghiệp để dẫn dắt chương trình và chuẩn bị các tiết mục văn nghệ đặc sắc để thu hút khách mời.

6. Chuẩn bị quà tặng

Quà tặng là một cách để bạn thể hiện sự tri ân của mình đến khách mời. Bạn có thể chuẩn bị những món quà nhỏ xinh nhưng ý nghĩa, liên quan đến thương hiệu hoặc sản phẩm của công ty.

7. Tiếp đón khách mời

Hãy dành sự quan tâm và chào đón nồng nhiệt đến tất cả các khách mời tham dự lễ khai trương. Cố gắng tạo bầu không khí thân thiện và cởi mở để khách mời cảm thấy thoải mái và vui vẻ.

8. Sau lễ khai trương

Sau khi lễ khai trương kết thúc, bạn nên gửi lời cảm ơn đến tất cả các khách mời đã tham dự. Đồng thời, hãy thu thập thông tin phản hồi từ khách mời để hoàn thiện các sự kiện tiếp theo của công ty.

Kịch bản chương trình khai trương công ty

1. Khởi động

• Tiếp đón khách mời: Sắp xếp nhân viên đón tiếp khách mời chu đáo, nhiệt tình. Phân khu vực tiếp khách riêng biệt cho VIP và khách hàng thông thường.

• Âm nhạc chào mừng: Lựa chọn nhạc nền nhẹ nhàng, du dương tạo bầu không khí ấm cúng, trang trọng.

• Trang trí: Sử dụng bảng backdrop, standee, banner,... để quảng bá thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ của công ty. Trang trí không gian bằng hoa tươi, bong bóng,... tạo sự sang trọng, thu hút.

2. Chương trình chính

• MC dẫn chương trình: Lựa chọn MC chuyên nghiệp, có khả năng dẫn dắt chương trình linh hoạt, thu hút.

• Phát biểu khai mạc: Lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc, chia sẻ về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu phát triển của công ty.

• Giới thiệu công ty: Giới thiệu chi tiết về lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm/dịch vụ, đội ngũ nhân viên,... của công ty.

• Lễ cắt băng khai trương: Đây là nghi thức quan trọng đánh dấu sự chính thức đi vào hoạt động của công ty. Lựa chọn đại diện lãnh đạo công ty, khách mời quan trọng cùng thực hiện nghi thức cắt băng.

• Chúc mừng và tặng quà: Đại diện khách mời gửi lời chúc mừng và tặng quà cho công ty.

• Văn nghệ chào mừng: Biểu diễn các tiết mục văn nghệ đặc sắc, phù hợp với chủ đề chương trình.

• Tham quan và trải nghiệm: Mời khách tham quan cơ sở vật chất, sản phẩm/dịch vụ của công ty.

3. Kết thúc

• Tiệc nhẹ: Phục vụ tiệc nhẹ với các món ăn ngon, thức uống hấp dẫn.

• Gửi lời cảm ơn: Lãnh đạo công ty gửi lời cảm ơn đến khách mời đã tham dự chương trình.

• Chụp ảnh lưu niệm: Chụp ảnh lưu niệm cho khách mời và toàn thể cán bộ nhân viên công ty.

Chi phí tổ chức khai trương công ty

1. Chi phí địa điểm

• Thuê địa điểm: Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện. Có thể cân nhắc các địa điểm như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, hoặc tổ chức tại văn phòng công ty. Chi phí thuê địa điểm sẽ phụ thuộc vào vị trí, diện tích, thời gian thuê và các dịch vụ đi kèm.

• Trang trí địa điểm: Trang trí là yếu tố quan trọng tạo ấn tượng ban đầu cho khách mời. Chi phí trang trí sẽ phụ thuộc vào phong cách, mức độ cầu kỳ và số lượng vật dụng trang trí.

2. Chi phí ẩm thực

• Thực đơn: Lựa chọn thực đơn phù hợp với thời gian, tính chất sự kiện và sở thích của khách mời. Có thể chọn tiệc buffet, tiệc trà hoặc cocktail. Chi phí thực đơn sẽ phụ thuộc vào số lượng món ăn, nguyên liệu và cách thức chế biến.

• Dịch vụ phục vụ: Chi phí cho đội ngũ nhân viên phục vụ, bao gồm bồi bàn, pha chế, thu dọn,...

3. Chi phí quảng cáo và truyền thông

• Thiết kế và in ấn: Bao gồm banner, standee, backdrop, thiệp mời,... Chi phí thiết kế và in ấn sẽ phụ thuộc vào số lượng, kích thước và chất liệu.

• Quảng cáo: Có thể quảng cáo trên mạng xã hội, website, báo chí hoặc các kênh truyền thông khác. Chi phí quảng cáo sẽ phụ thuộc vào hình thức, thời gian và đối tượng mục tiêu.

4. Chi phí âm thanh ánh sáng

• Thuê thiết bị: Bao gồm loa, đèn, sân khấu, màn hình,... Chi phí thuê thiết bị sẽ phụ thuộc vào công suất, chất lượng và thời gian sử dụng.

• Nhân viên kỹ thuật: Chi phí cho đội ngũ nhân viên kỹ thuật lắp đặt, vận hành và điều chỉnh thiết bị âm thanh ánh sáng.

5. Chi phí quà tặng và chương trình khuyến mãi

• Quà tặng: Chuẩn bị những món quà nhỏ để tri ân khách mời tham dự sự kiện. Chi phí quà tặng sẽ phụ thuộc vào số lượng và loại quà tặng.

• Chương trình khuyến mãi: Có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá để thu hút khách hàng. Chi phí cho chương trình khuyến mãi sẽ phụ thuộc vào nội dung chương trình và hình thức triển khai.

Ngoài ra, còn có một số chi phí khác cần lưu ý như chi phí bảo vệ, chi phí nhân viên MC, chi phí vận chuyển,... Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các khoản chi phí này để lập kế hoạch ngân sách phù hợp cho lễ khai trương.

Tổ chức lễ khai trương thành công là bước khởi đầu quan trọng cho hoạt động kinh doanh của công ty. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc lên kế hoạch và chuẩn bị cho lễ khai trương sắp tới.

Nguồn: https://viet-power.vn/le-khai-truong-cong-ty/