8 điều cần lưu ý trong quá trình tiền sản xuất nội dung video

Đối với các production house, việc sản xuất nội dung video yêu cầu quá trình tiền sản xuất chỉn chu và rõ ràng. Do đó, nhà làm phim hoặc giám đốc sáng tạo cần hiểu được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch, cũng như chuẩn bị kỹ càng để có thể truyền tải tầm nhìn, kỳ vọng của khách hàng bằng nội dung video.

* Bài viết lược dịch từ tựa gốc “The Ultimate Video Pre-Production Checklist Template” được đăng trên trang Boords.

Ở bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về 8 điều cần lưu ý trong quá trình tiền sản xuất nội dung video, từ công đoạn phát triển ý tưởng, viết kịch bản, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong production house, cho đến việc giao tiếp với khách hàng.

Phát triển ý tưởng cho dự án

Điều đầu tiên cần làm đó là xác định mục tiêu của khách hàng. Đó có thể là tăng độ nhận diện của thương hiệu hoặc quảng bá sản phẩm – dịch vụ mới. Trong suốt giai đoạn tiền sản xuất, đây là những điều quan trọng cần ghi nhớ.

Kế đến là xác định đối tượng mục tiêu mà khách hàng muốn tiếp cận, bao gồm các yếu tố như nhân khẩu học, sở thích và những điểm đau (pain points) đang gặp phải. Đây là những thông tin quan trọng mà đội ngũ production house cần ghi nhớ để đảm bảo truyền tải thông điệp phù hợp và tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu.

Ngoài ra, trong giai đoạn này, đội ngũ production house cũng cần trao đổi với khách hàng để phát triển thông điệp chính một cách rõ ràng, ngắn gọn, có thể tiếp cận với đối tượng mục tiêu và phù hợp với mục tiêu của dự án.

Khi đã có thông điệp chính, việc tiếp theo cần làm là tìm ra các ý tưởng sáng tạo vừa truyền tải được thông điệp của khách hàng, vừa gây ấn tượng tích cực với đối tượng mục tiêu của dự án.

Việc cuối cùng cần làm của giai đoạn này là quyết định concept phù hợp cho dự án. Đến lúc này, đội ngũ production house cần trao đổi với khách hàng để lựa chọn concept phù hợp và có tầm ảnh hưởng dựa trên những ý tưởng sáng tạo đã liệt kê ở trên. Việc lựa chọn concept cũng được xem là nền tảng để triển khai dự án.

Phác thảo kịch bản

Sau khi lựa chọn được concept, việc cần làm tiếp theo là soạn thảo kịch bản có tính hấp dẫn để truyền đạt thông điệp mà khách hàng yêu cầu.

Lúc này, đội ngũ production house sẽ phác thảo kịch bản đầu tiên cho video, dựa trên thông điệp chính và concept đã chọn, cũng như các yêu cầu cụ thể khác của khách hàng như ngữ điệu, ngôn ngữ và các yếu tố đặc thù của thương hiệu.

Tiếp đến là bước xem lại và chỉnh sửa kịch bản theo phản hồi của khách hàng, cũng như đảm bảo được việc truyền tải thông điệp chính và có sự nhất quán với concept đã chọn.

Sau khi chỉnh sửa thì sẽ có bản thảo hoàn thiện. Một điều quan trọng mà đội ngũ production house cần chú ý là hãy đảm bảo khách hàng hài lòng với bản thảo này, cũng như nhận được sự chấp thuận từ họ trước khi chuyển qua bước tiếp theo của giai đoạn tiền sản xuất.

Khi đã có được bản thảo hoàn thiện, việc cuối cùng cần làm trong giai đoạn này là phân tích kịch bản, nhằm xác định các yếu tố cần thiết như đạo cụ, thiết bị và nhân lực. Việc phân tích kịch bản cũng giúp đội ngũ production house xác định, cũng như thông báo cho khách hàng về các giai đoạn tiếp theo của quá trình sản xuất video.

Đội ngũ production house sẽ phác thảo kịch bản đầu tiên cho video, dựa trên thông điệp chính và concept đã chọn, cũng như các yêu cầu cụ thể khác của khách hàng.
Nguồn: Pexels

Xây dựng kịch bản phân cảnh (storyboard)

Dựa trên kịch bản đã hoàn thiện, đội ngũ production house sẽ bắt tay vào phác thảo trình tự cho các cảnh quay. Kế tiếp, bộ phận xử lý hình ảnh và video sẽ bắt đầu xây dựng hình ảnh trực quan cho từng phân cảnh của video bằng cách phác thảo thủ công hoặc các công cụ trực tuyến. Điều quan trọng ở bước này là phải bám sát kịch bản, đồng thời sử dụng tông màu và phong cách quay phim phù hợp.

Sau đó là công đoạn xem lại và chỉnh sửa storyboard dựa trên phản hồi của các thành viên trong production house, cũng như khách hàng. Những phần sửa đổi cần mang lại sự rõ ràng, cũng như nhận được sự chấp thuận và thống nhất từ cả hai bên.

Dựa trên kịch bản đã hoàn thiện, đội ngũ production house sẽ bắt tay vào phác thảo trình tự cho các cảnh quay.
Nguồn: Getty Images

Phân chia nhiệm vụ cho các thành viên

Đến giai đoạn này, đội ngũ production house cần xác định những nhiệm vụ cần thiết cho dự án, sau đó phân công cho các thành viên dựa trên điểm mạnh và điểm yếu của mỗi người, đồng thời phù hợp những yêu cầu của dự án.

Cần lưu ý là để phân công vai trò của từng thành viên một cách rõ ràng, điều quan trọng là phải có những cuộc thảo luận chi tiết về từng nhiệm vụ cụ thể, mức kỳ vọng đặt ra, cũng như thời hạn cần phải hoàn thành. Điều này cũng giúp các thành viên nhận thức được trách nhiệm của họ và những điều họ cần phải làm.

Bên cạnh đó, những người đảm nhận vai trò quản lý tại production house phải đảm bảo cung cấp đầy đủ những công cụ cần thiết, cũng như hỗ trợ nhân viên để hoàn thành công việc và xử lý những vấn đề phát sinh.

Lập kế hoạch ngân sách

Về mặt ngân sách, cấp quản lý của production house cần ước tính chi phí cho từng công đoạn sản xuất dựa trên phần kịch bản đã được phân tích, cùng với phạm vi của dự án. Cụ thể hơn, đội ngũ production house nên tạo ra một bảng mẫu theo dõi ngân sách chi tiết, bao gồm các thiết bị và đạo cụ cần thiết cho quá trình sản xuất và hậu kỳ.

Hơn nữa, việc phân bổ ngân sách dự phòng cũng rất quan trọng để xử lý những tình huống bất ngờ phát sinh trong quá trình tiền sản xuất lẫn sản xuất. Ngoài ra, nhằm hạn chế tình trạng chi tiêu vượt quá mức ngân sách đặt ra, những chi phí và các khoản thanh toán trong quá trình tiền sản xuất đều cần được theo dõi và ghi chép. Một yếu tố cần lưu ý là trong trường hợp cần thiết thì việc điều chỉnh ngân sách đặt ra là hoàn toàn hợp lý.

Sắp xếp lịch trình phù hợp

Sau khi đã có kế hoạch ngân sách cụ thể, bước tiếp theo là hoạch định lộ trình sản xuất cụ thể, bao gồm thời gian biểu cụ thể và thời gian cần hoàn thành cho toàn bộ quá trình sản xuất video.

Trong giai đoạn này thì các cuộc họp vào giai đoạn tiền sản xuất (pre-production meetings) cũng cần được tổ chức thường xuyên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tiến độ sản xuất, cũng như tìm ra giải pháp cho những vấn đề phát sinh.

Sau đó là lúc lên lịch trình ghi hình, bao gồm số ngày và số giờ quay của từng ngày cụ thể và sắp xếp vào những khung giờ phù hợp.

Để đảm bảo mọi thứ diễn ra giống như kế hoạch, một điều quan trọng là đảm bảo sự có mặt của thành viên tham gia điều phối trong quá trình sản xuất, từ việc tổ chức các cuộc họp tiền sản xuất, khảo sát địa điểm và sắp xếp thời gian ghi hình, cho đến những công việc phát sinh khác.

Dĩ nhiên, đừng quên lập kế hoạch dự phòng để xử lý những sự cố chậm trễ ngoài mong đợi, chẳng hạn như thiết bị hoặc đạo cụ đột ngột bị hỏng, có sự cố về mặt lịch trình của các khách mời và những sự cố không thể lường trước được trong quá trình diễn ra dự án.

Chuẩn bị thiết bị và đạo cụ cho quá trình sản xuất

Dựa trên kịch bản và yêu cầu của dự án, đội ngũ production house cần liệt kê danh sách chi tiết các thiết bị và đạo cụ cần có cho quá trình sản xuất. Tùy vào điều kiện tài chính của mỗi production house và tính chất của từng dự án, các thiết bị và đạo cụ có thể thuê hoặc mua, thậm chí là mượn từ các nhân viên nội bộ hoặc đối tác.

Khi đã có các thiết bị cần thiết thì việc tiếp theo cần làm là sắp xếp, vận chuyển đến địa điểm ghi hình. Đừng quên kiểm tra tất cả thiết bị trước khi quay, cũng như có phương án dự phòng khi có vấn đề phát sinh.

Dựa trên kịch bản và yêu cầu của dự án, đội ngũ production house cần liệt kê danh sách chi tiết các thiết bị và đạo cụ cần có cho quá trình sản xuất.
Nguồn: GNEPPHOTO

Giao tiếp với khách hàng một cách rõ ràng và cởi mở

Bước cuối cùng là sự trao đổi thông tin rõ ràng và minh bạch với khách hàng, bao gồm việc cập nhật thông tin về quá trình sản xuất dự án, đặc biệt là những cột mốc quan trọng.

Không chỉ thế, đội ngũ production house cũng cần lắng nghe và trao đổi với tâm thế cởi mở về các phản hồi, thắc mắc và quan ngại của khách hàng trong quá trình thực hiện, nhằm đảm bảo sự hài lòng và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với họ. Do đó, hãy luôn chia sẻ bản thảo hoặc storyboard cho khách hàng để họ nắm được tiến độ và nhận được sự chấp thuận đối với những quyết định quan trọng, nhằm tránh xảy ra mâu thuẫn không đáng có sau này.

Kết

Như vậy, với danh sách trên do Boords liệt kê, những người tò mò về lĩnh vực này có thể có cái nhìn tổng quát về quá trình tiền sản xuất nội dung video. Bên cạnh đó, Boords còn cung cấp một template Google Sheets “The Boords Pre-Production Checklist Template for Client Projects” để các thành viên trong production house có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, cũng như giúp những ai quan tâm đến lĩnh vực này hiểu hơn về công việc sản xuất nội dung video. Hãy truy cập đường dẫn bên dưới để tải về nếu có nhu cầu nhé!

* Tải xuống template miễn phí của Boords tại đây.

Theo Thanh An / Brands Vietnam
* Nguồn: Boords