Event canvas: 14 yếu tố xây dựng sự kiện hiệu quả

Mô hình Event canvas được phát triển bởi Roel Frissen, Dennis Luijer, và Ruud Janssen, được xuất bản lần đầu tiên vào năm 2016. Event canvas là một công cụ giúp các tổ chức thiết kế và tổ chức các sự kiện thành công.

Tổ chức sự kiện là một kế hoạch phức tạp, yêu cầu người làm sự kiện sở hữu nền tảng kiến thức và kinh nghiệm dày dặn để kết nối và phối hợp các hoạt động mang tính thời điểm. Trước đây, khi tổ chức các sự kiện ra mắt thương hiệu, sự kiện khoa học, Vũ đã từng rất bối rối vì “không biết bắt đầu từ đâu”. Con đường kiến thức luôn rộng mở với ai tìm kiếm, điều này đã đúng với hành trình phát triển của Vũ. Với việc không ngừng thắc mắc, cánh cửa kiến thức đã đưa Vũ đến mô hình Event canvas.

Sau nhiều lần ứng dụng vào các sự kiện và tự bản thân kiểm chứng sự hiệu quả, Vũ muốn viết để chia sẻ phi lợi nhuận tới bạn đọc về mô hình này. Vũ hy vọng rằng kiến thức trong bài chia sẻ này sẽ giúp cộng đồng sự kiện tại Việt Nam giảm áp lực trong giai đoạn xây dựng kế hoạch và thực thi, giúp cuộc sống của các bạn dễ dàng hơn và chúng ta có nhiều sự kiện hiệu quả cao.

Mô hình Event canvas mà Vũ muốn giới thiệu tới bạn đọc bao gồm 14 yếu tố.

14 yếu tố trong Event canvas

Mặc dù có rất nhiều loại hình event, nhưng nhóm tác giả đã tổng hợp 14 yếu tố vào mô hình Event canvas, bất cứ event nào cũng nên cố gắng xây dựng đầy đủ các yếu tố này trước khi thực hiện, chúng bao gồm:

Mô hình Event canvas.
Nguồn: vudigital.co

1. Hành vi trước sự kiện (Entering Behaviour)
2. Vấn đề (Pains)
3. Ngưỡng kỳ vọng (Expectation)
4. Hành vi sau sự kiện (Exiting Behaviour)
5. Lợi ích (Gains)
6. Mức độ hài lòng (Satisfaction)
7. Mức độ cam kết (Commitment)
8. Giá trị nhận lại (Return)
9. Chi phí (Cost)
10. Doanh thu (Revenue)
11. Việc cần làm (Jobs to be done)
12. Lời hứa sự kiện (Promise)
13. Hành trình trải nghiệm (Experience Journey)
14. Thiết kế tài liệu (Instructional Design)

Chi tiết 14 yếu tố trong Event canvas

Dưới đây là chi tiết 14 yếu tố trong mô hình Event Canvas. Vũ hy vọng với phương pháp đặt câu hỏi và giải thích, sẽ giúp bạn đọc nắm bắt được những điểm kiến thức cần ghi nhớ và tạo dựng được tệp dữ liệu phù hợp với sự kiện mà bạn lãnh trách nhiệm.

1. Hành vi trước sự kiện (Entering Behaviour)

Trả lời những câu hỏi sau đây giúp bạn xây dựng nội dung cho yếu tố số một trong mô hình Event canvas:

• Trước sự kiện, hành vi của người tham dự có thể được mô tả như thế nào?
• Người tham dự có những kỹ năng, kiến thức, thái độ, mối quan hệ nào?
• Người tham dự hành xử như thế nào?
• Thái độ của người tham dự trước những người khác?
• Bạn sẽ mô tả vẻ ngoài của người tham dự như thế nào?

2. Vấn đề (Pains)

Trả lời những câu hỏi sau đây giúp bạn xây dựng nội dung cho số hai trong mô hình Event canvas:

• Người tham dự đang gặp phải vấn đề, nỗi lo lắng, trở ngại nào?
• Chuyện gì khiến họ cảm thấy tồi tệ?

Người tham dự có thể gặp phải nhiều vấn đề, nỗi lo lắng, trở ngại khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện. Dưới đây là một số ví dụ:

• Thiếu kiến thức, kỹ năng: Người tham dự có thể muốn học hỏi những kiến thức, kỹ năng mới để phát triển bản thân hoặc công việc.
• Muốn kết nối, giao lưu: Người tham dự có thể muốn kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu.
• Muốn giải trí, thư giãn: Người tham dự có thể muốn tham gia các hoạt động giải trí, thư giãn để giải tỏa căng thẳng, mệt mỏi.

Những vấn đề, nỗi lo lắng, trở ngại này có thể khiến người tham dự cảm thấy tồi tệ về bản thân, công việc hoặc cuộc sống. Ví dụ:

• Người tham dự cảm thấy thiếu tự tin vì không có kiến thức, kỹ năng cần thiết.
• Người tham dự cảm thấy cô đơn, lạc lõng vì không có nhiều mối quan hệ.
• Người tham dự cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng vì công việc quá áp lực.

Việc hiểu rõ vấn đề, nỗi lo lắng, trở ngại của người tham dự là rất quan trọng để nhà tổ chức sự kiện có thể thiết kế sự kiện phù hợp và mang lại giá trị cho họ.

3. Ngưỡng kỳ vọng (Expectation)

Ngưỡng kỳ vọng trong mô hình Event canvas là kỳ vọng của người tham dự được hình thành dựa trên những kinh nghiệm đã có, tin tức truyền miệng, mạng xã hội và các thông điệp truyền thông.

Ngưỡng kỳ vọng có thể có tác động lớn đến trải nghiệm của người tham dự. Nếu kỳ vọng quá cao, người tham dự có thể thất vọng khi sự kiện không đáp ứng được mong đợi của họ. Ngược lại, nếu kỳ vọng quá thấp, người tham dự có thể bị ấn tượng bởi sự kiện hơn dự kiến.

Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện cần hiểu rõ ngưỡng kỳ vọng của người tham dự để có thể thiết kế sự kiện đáp ứng được kỳ vọng đó. Một cách để làm điều này là thực hiện nghiên cứu thị trường để hiểu nhu cầu và mong đợi của người tham dự. Nhà tổ chức sự kiện cũng cần quản lý kỳ vọng của người tham dự một cách cẩn thận thông qua các thông điệp truyền thông và các hoạt động khác.

Dưới đây là một số mẹo giúp nhà tổ chức sự kiện quản lý ngưỡng kỳ vọng của người tham dự:

• Hãy trung thực trong các thông điệp: Không nên phóng đại hoặc thổi phồng những gì sự kiện sẽ mang lại.
• Cung cấp thông tin rõ ràng về sự kiện: Hãy cho người tham dự biết họ sẽ được trải nghiệm những gì tại sự kiện.
• Tạo ra những kỳ vọng tích cực: Hãy tập trung vào những điểm mạnh của sự kiện và khiến người tham dự hào hứng tham gia.

Việc quản lý ngưỡng kỳ vọng một cách hiệu quả sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện mang lại trải nghiệm tích cực cho người tham dự và tạo ra một sự kiện thành công.

4. Hành vi sau sự kiện (Exiting Behaviour)

Trả lời những câu hỏi sau đây giúp bạn xây dựng nội dung cho yếu tố số 4 trong mô hình Event canvas:

• Sau sự kiện, bạn muốn người tham dự sẽ có được kỹ năng, kiến thức, thái độ và các mối quan hệ mới nào?
• Thái độ của người tham dự trước những người khác?
• Vẻ ngoài của người tham dự so với trước khi tham dự sự kiện?
• Họ sẽ hành xử khác như thế nào so với trước khi tham dự sự kiện?

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về những gì người tham dự có thể làm sau khi tham dự sự kiện:

• Kỹ năng:
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện đào tạo về kỹ năng thuyết trình, họ có thể sử dụng kỹ năng mới của mình để thuyết trình trước lớp, trước hội nghị, hoặc trước khách hàng.
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện hội thảo về công nghệ mới, họ có thể sử dụng kiến thức mới của mình để áp dụng vào công việc hoặc cuộc sống hàng ngày.
• Kiến thức:
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện hội thảo về các xu hướng mới trong lĩnh vực kinh doanh, họ có thể sử dụng kiến thức mới của mình để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện văn hóa, họ có thể sử dụng kiến thức mới của mình để hiểu rõ hơn về thế giới xung quanh.
• Thái độ:
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện truyền cảm hứng, họ có thể trở nên lạc quan và tích cực hơn trong cuộc sống.
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện thiện nguyện, họ có thể trở nên cởi mở và sẵn sàng giúp đỡ người khác hơn.
• Các mối quan hệ:
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện networking, họ có thể kết nối với những người có thể giúp đỡ họ trong công việc hoặc cuộc sống.
  • Nếu người tham dự tham gia một sự kiện của cộng đồng, họ có thể trở nên gắn bó và cống hiến cho cộng đồng hơn.

Tóm lại, sau mỗi sự kiện chúng ta hãy cố gắng giúp người tham dự có những thay đổi tích cực về kỹ năng, kiến thức, thái độ và các mối quan hệ. Những thay đổi này sẽ giúp họ phát triển bản thân và trở thành những người có ích cho xã hội.

5. Lợi ích (Gains)

Người tham dự muốn, cần và mơ ước về nhiều điều khác nhau, tùy thuộc vào đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện. Dưới đây là một số ví dụ:

• Kiến thức, kỹ năng: Người tham dự có thể muốn học hỏi những kiến thức, kỹ năng mới để phát triển bản thân hoặc công việc.
• Kết nối, giao lưu: Người tham dự có thể muốn kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu.
• Giải trí, thư giãn: Người tham dự có thể muốn tham gia các hoạt động giải trí, thư giãn để giải tỏa căng thẳng, mệt mỏi.
• Trải nghiệm mới: Người tham dự có thể muốn trải nghiệm những điều mới mẻ, thú vị để mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.
• Sự công nhận, tôn trọng: Người tham dự có thể muốn được công nhận, tôn trọng bởi những người khác.
• Sự hài lòng, hạnh phúc: Người tham dự có thể muốn cảm thấy hài lòng, hạnh phúc sau khi tham gia sự kiện.

Việc hiểu rõ những lợi ích mà người tham dự mong muốn sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện có thể thiết kế sự kiện phù hợp và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho họ.

6. Mức độ hài lòng (Satisfaction)

Người tham dự sẽ nói gì về sự kiện với những người khác?

Nếu người tham dự hài lòng với sự kiện, họ sẽ nói những điều tích cực về sự kiện với những người khác. Họ có thể chia sẻ những điều họ đã học hỏi, những người họ đã gặp gỡ, hoặc những trải nghiệm họ đã có tại sự kiện. Họ cũng có thể khuyến khích những người khác tham gia sự kiện.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về những gì người tham dự có thể nói:

• “Tôi đã học được rất nhiều điều hữu ích tại sự kiện này. Tôi sẽ áp dụng những kiến thức đó vào công việc hoặc cuộc sống của mình”.
• “Tôi đã gặp những người tuyệt vời tại sự kiện này. Chúng tôi đã có những cuộc trò chuyện thú vị và bổ ích”.
• “Tôi đã có một trải nghiệm tuyệt vời tại sự kiện này. Tôi rất vui vì đã tham gia”.

Người tham dự sẽ đánh giá trải nghiệm so với ngưỡng kỳ vọng của họ như thế nào?

Nếu trải nghiệm của người tham dự vượt quá ngưỡng kỳ vọng của họ, họ sẽ đánh giá trải nghiệm đó là rất hài lòng. Họ sẽ cảm thấy hài lòng và mãn nguyện với những gì họ đã nhận được. Ngược lại, nếu trải nghiệm của người tham dự không đáp ứng được kỳ vọng của họ, họ sẽ đánh giá trải nghiệm đó là không hài lòng. Họ có thể cảm thấy thất vọng hoặc thậm chí tức giận.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách người tham dự có thể đánh giá trải nghiệm so với ngưỡng kỳ vọng của họ:

• “Tôi đã mong đợi rất nhiều từ sự kiện này và nó đã vượt qua mong đợi của tôi. Tôi rất hài lòng với những gì tôi đã nhận được”.
• “Tôi đã kỳ vọng nhiều hơn ở sự kiện này. Tôi hơi thất vọng vì nó không đáp ứng được kỳ vọng của tôi”.

Nhìn chung, mức độ hài lòng của người tham dự sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Nội dung và mục đích của sự kiện: Nếu nội dung và mục đích của sự kiện đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của người tham dự, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn.
• Chất lượng của sự kiện: Nếu sự kiện được tổ chức tốt, chuyên nghiệp, người tham dự sẽ có xu hướng hài lòng hơn.
• Trải nghiệm của người tham dự: Nếu người tham dự có những trải nghiệm tích cực tại sự kiện, họ sẽ có xu hướng hài lòng hơn.

Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện cần chú ý đến tất cả các yếu tố này để đảm bảo rằng người tham dự có trải nghiệm hài lòng và tích cực.

7. Mức độ cam kết (Commitment)

Người tham dự phải đánh đổi điều gì để tham gia sự kiện này (thời gian, chi phí cơ hội)?

Người tham dự phải đánh đổi thời gian và chi phí cơ hội để tham gia sự kiện.

• Thời gian: Thời gian là tài nguyên quý giá nhất của mỗi người. Để tham gia sự kiện, người tham dự phải dành thời gian từ công việc, học tập, hoặc các hoạt động khác.
• Chi phí cơ hội: Chi phí cơ hội là những lợi ích mà người tham dự có thể nhận được nếu họ không tham gia sự kiện. Ví dụ, nếu người tham dự tham gia một sự kiện vào cuối tuần, họ sẽ không thể dành thời gian đó cho gia đình, bạn bè, hoặc các hoạt động khác.

Người tham dự chấp nhận bỏ qua điều gì để tham gia sự kiện này?

Người tham dự chấp nhận bỏ qua những hoạt động hoặc sở thích khác để tham gia sự kiện. Ví dụ, nếu người tham dự tham gia một sự kiện hội thảo về công nghệ mới, họ sẽ phải gác lại công việc hoặc các hoạt động khác để có thể tham dự sự kiện.

Ví dụ: Họ nên dành bao nhiêu thời gian cho sự kiện? Họ có cần phải gác lại công việc, cuối tuần để tham gia sự kiện không?

Thời gian và chi phí cơ hội mà người tham dự phải đánh đổi để tham gia sự kiện sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Nội dung và mục đích của sự kiện: Nếu nội dung và mục đích của sự kiện quan trọng và có giá trị đối với người tham dự, họ sẽ sẵn sàng dành nhiều thời gian và chi phí cơ hội để tham gia sự kiện.
• Thời gian và địa điểm của sự kiện: Nếu sự kiện diễn ra vào thời gian và địa điểm thuận tiện cho người tham dự, họ sẽ không phải đánh đổi nhiều thời gian và chi phí cơ hội để tham gia sự kiện.
• Chi phí tham gia sự kiện: Nếu chi phí tham gia sự kiện cao, người tham dự sẽ phải cân nhắc xem liệu chi phí đó có xứng đáng với những gì họ nhận được từ sự kiện hay không.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về thời gian và chi phí cơ hội mà người tham dự có thể phải đánh đổi để tham gia sự kiện:

• Nếu sự kiện diễn ra vào cuối tuần, người tham dự có thể phải gác lại công việc hoặc các hoạt động khác để tham gia sự kiện.
• Nếu sự kiện diễn ra trong giờ làm việc, người tham dự có thể phải xin nghỉ phép để tham gia sự kiện.
• Nếu sự kiện diễn ra ở một thành phố khác, người tham dự có thể phải tốn chi phí đi lại, ăn ở để tham gia sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc những yếu tố này để đảm bảo rằng người tham dự có thể cân nhắc và đưa ra quyết định tham gia sự kiện một cách hợp lý.

8. Giá trị nhận lại (Return)

Người tham dự sẽ “bỏ túi” được gì sau sự kiện?

Người tham dự sẽ “bỏ túi” được những lợi ích sau sự kiện, bao gồm:

• Kiến thức, kỹ năng: Người tham dự sẽ học hỏi được những kiến thức, kỹ năng mới liên quan đến chủ đề của sự kiện. Những kiến thức, kỹ năng này có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
• Các mối quan hệ: Người tham dự sẽ có cơ hội kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu. Những mối quan hệ này có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
• Trải nghiệm mới: Người tham dự sẽ có những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích tại sự kiện. Những trải nghiệm này có thể giúp họ mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.

Họ mong đợi sẽ có được gì khi đã đánh đổi những yếu tố khác?

Người tham dự mong đợi sẽ có được những lợi ích tương xứng với những gì họ đã đánh đổi để tham gia sự kiện. Những lợi ích này có thể bao gồm:

• Những kiến thức, kỹ năng mới có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
• Những mối quan hệ mới có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
• Những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích giúp họ mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.

Nếu sự kiện không mang lại những lợi ích này cho người tham dự, họ có thể cảm thấy thất vọng và không hài lòng với sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc những mong đợi của người tham dự để thiết kế và tổ chức sự kiện một cách xứng đáng.

9. Chi phí (Cost)

Tổng hợp, liệt kê các chi phí, bao gồm cả chi phí cố định và biến phí của sự kiện, có hai loại chi phí mà nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý như sau:

Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi theo số lượng người tham dự, bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm: Chi phí thuê địa điểm là một trong những chi phí lớn nhất của một sự kiện. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào vị trí, quy mô và tiện nghi của địa điểm.
• Chi phí thuê trang thiết bị: Chi phí thuê trang thiết bị bao gồm chi phí thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu... Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện.
• Chi phí thuê nhân sự: Chi phí thuê nhân sự bao gồm chi phí thuê MC, diễn giả, nhân viên hậu cần... Chi phí này sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân sự cần thiết và mức lương của họ.
• Chi phí quảng cáo và truyền thông: Chi phí quảng cáo và truyền thông bao gồm chi phí thiết kế và in ấn tài liệu, chi phí chạy quảng cáo trên các phương tiện truyền thông... Chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô và phạm vi tiếp cận của sự kiện.

Chi phí biến phí là những chi phí thay đổi theo số lượng người tham dự, bao gồm:

• Chi phí ăn uống: Chi phí ăn uống sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham dự và loại hình thức ăn được phục vụ.
• Chi phí quà tặng: Chi phí quà tặng sẽ phụ thuộc vào số lượng người tham dự và giá trị của quà tặng.
• Chi phí phát sinh khác: Chi phí phát sinh khác có thể bao gồm chi phí đi lại, ăn ở cho diễn giả, chi phí xử lý hậu cần...

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về chi phí của một sự kiện:

• Nếu sự kiện diễn ra tại một địa điểm trung tâm, chi phí thuê địa điểm sẽ cao hơn.
• Nếu sự kiện có quy mô lớn, chi phí thuê trang thiết bị và nhân sự sẽ cao hơn.
• Nếu sự kiện thu hút nhiều người tham dự, chi phí ăn uống và quà tặng sẽ cao hơn.

Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các yếu tố trên để lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện một cách hợp lý.

10. Doanh thu (Revenue)

Sự kiện này sẽ tạo ra lợi nhuận như thế nào?

Sự kiện này sẽ tạo ra lợi nhuận thông qua phí tham dự. Phí tham dự sẽ được thu từ tất cả người tham dự. Mức phí tham dự sẽ được xác định dựa trên các yếu tố sau:

• Nội dung và mục đích của sự kiện: Nếu nội dung và mục đích của sự kiện quan trọng và có giá trị, người tham dự sẽ sẵn sàng trả phí cao hơn.
• Thời gian và địa điểm của sự kiện: Nếu sự kiện diễn ra vào thời gian và địa điểm thuận tiện cho người tham dự, họ sẽ sẵn sàng trả phí cao hơn.
• Chất lượng của sự kiện: Nếu sự kiện được tổ chức tốt, chuyên nghiệp, người tham dự sẽ sẵn sàng trả phí cao hơn.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về phí tham dự của một sự kiện:

• Nếu sự kiện là một hội thảo chuyên nghiệp, phí tham dự có thể dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng.
• Nếu sự kiện là một sự kiện văn hóa, phí tham dự có thể dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng.
• Nếu sự kiện là một sự kiện miễn phí, nhà tổ chức sự kiện có thể thu phí tham dự thông qua các hoạt động khác, chẳng hạn như bán hàng, quảng cáo...

Phí tham dự là bao nhiêu? Có áp dụng một mức phí cho tất cả người tham dự hay không?

Như đã đề cập ở trên, phí tham dự sẽ được xác định dựa trên các yếu tố sau: nội dung và mục đích của sự kiện, thời gian và địa điểm của sự kiện, chất lượng của sự kiện. Về việc áp dụng một mức phí cho tất cả người tham dự hay không, nhà tổ chức sự kiện có thể cân nhắc các yếu tố sau:

• Nhóm đối tượng tham dự: Nếu sự kiện có nhiều nhóm đối tượng tham dự khác nhau, nhà tổ chức sự kiện có thể áp dụng mức phí khác nhau cho mỗi nhóm đối tượng. Ví dụ, một hội thảo chuyên nghiệp có thể áp dụng mức phí thấp hơn cho sinh viên và học sinh.
• Chính sách khuyến mãi: Nhà tổ chức sự kiện có thể áp dụng các chính sách khuyến mãi như giảm giá, tặng quà... để thu hút người tham dự.

Tổng hợp, liệt kê các nguồn doanh thu từ sự kiện

Ngoài phí tham dự, sự kiện này có thể tạo ra doanh thu từ các nguồn khác, chẳng hạn như:

• Quảng cáo và tài trợ: Nhà tổ chức sự kiện có thể bán không gian quảng cáo hoặc tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện.
• Bán hàng: Nhà tổ chức sự kiện có thể bán các sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến sự kiện.
• Các hoạt động khác: Nhà tổ chức sự kiện có thể tổ chức các hoạt động khác tại sự kiện để thu hút người tham dự và tạo ra doanh thu.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các nguồn doanh thu khác của một sự kiện:

• Nếu sự kiện là một hội thảo chuyên nghiệp, nhà tổ chức sự kiện có thể bán không gian quảng cáo cho các doanh nghiệp trong ngành.
• Nếu sự kiện là một sự kiện văn hóa, nhà tổ chức sự kiện có thể bán các sản phẩm lưu niệm liên quan đến sự kiện.
• Nếu sự kiện là một sự kiện miễn phí, nhà tổ chức sự kiện có thể tổ chức các hoạt động giải trí để thu hút người tham dự và tạo ra doanh thu từ bán đồ ăn, thức uống.

Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc các nguồn doanh thu khác nhau để đảm bảo sự kiện có thể tạo ra lợi nhuận.

11. Việc cần làm (Jobs to be done)

Người tham dự muốn đạt được điều gì?

Người tham dự muốn đạt được những mục tiêu cụ thể sau khi tham dự sự kiện, bao gồm:

• Học hỏi kiến thức và kỹ năng mới: Người tham dự muốn học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới liên quan đến chủ đề của sự kiện. Những kiến thức và kỹ năng này có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
• Kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu: Người tham dự muốn kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu. Những mối quan hệ này có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
• Có những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích: Người tham dự muốn có những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích tại sự kiện. Những trải nghiệm này có thể giúp họ mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.

Nhiệm vụ họ cần hoàn thành? Vấn đề họ cần giải quyết? Nhu cầu họ cần đáp ứng?

Người tham dự cần hoàn thành các nhiệm vụ, giải quyết các vấn đề và đáp ứng các nhu cầu sau khi tham dự sự kiện, bao gồm:

• Hoàn thành nhiệm vụ học tập: Người tham dự cần hoàn thành các nhiệm vụ học tập như ghi chép, làm bài tập, hoặc giải quyết các bài tập thực hành.
• Giải quyết vấn đề trong công việc hoặc cuộc sống: Người tham dự cần giải quyết các vấn đề trong công việc hoặc cuộc sống của họ thông qua những kiến thức và kỹ năng mới được học hỏi tại sự kiện.
• Thỏa mãn nhu cầu giải trí: Người tham dự cần được giải trí và thư giãn sau những giờ làm việc hoặc học tập căng thẳng.

To-Do-List của người tham dự bao gồm những mục nào?

To-Do-List của người tham dự có thể bao gồm những mục sau:

• Học hỏi kiến thức và kỹ năng mới: Người tham dự có thể liệt kê những kiến thức và kỹ năng cụ thể mà họ muốn học hỏi tại sự kiện.
• Kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu: Người tham dự có thể liệt kê những người mà họ muốn kết nối tại sự kiện.
• Tham gia các hoạt động tại sự kiện: Người tham dự có thể liệt kê các hoạt động cụ thể mà họ muốn tham gia tại sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện cần hiểu rõ các việc cần làm của người tham dự để có thể thiết kế và tổ chức sự kiện một cách phù hợp, đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của người tham dự.

12. Lời hứa sự kiện (Promise)

Sự kiện mang lại giá trị gì cho người tham dự và các bên liên quan?

Sự kiện mang lại giá trị cho người tham dự và các bên liên quan bao gồm:

• Giá trị cho người tham dự:
  • Học hỏi kiến thức và kỹ năng mới: Sự kiện cung cấp cho người tham dự cơ hội học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới liên quan đến chủ đề của sự kiện. Những kiến thức và kỹ năng này có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
  • Kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu: Sự kiện tạo cơ hội cho người tham dự kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu. Những mối quan hệ này có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
  • Có những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích: Sự kiện mang đến cho người tham dự những trải nghiệm mới, thú vị và bổ ích. Những trải nghiệm này có thể giúp họ mở mang tầm nhìn và khám phá bản thân.
• Giá trị cho các bên liên quan:
  • Tăng cường nhận thức thương hiệu: Sự kiện có thể giúp các bên liên quan tăng cường nhận thức thương hiệu của họ.
  • Thúc đẩy bán hàng và tiếp thị: Sự kiện có thể giúp các bên liên quan thúc đẩy bán hàng và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.
  • Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng: Sự kiện có thể giúp các bên liên quan tạo dựng mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng.

Sự kiện có thể giúp người tham dự đạt được mục tiêu như thế nào?

Sự kiện có thể giúp người tham dự đạt được mục tiêu của họ bằng cách cung cấp cho họ những kiến thức, kỹ năng, mối quan hệ và trải nghiệm cần thiết.

Ví dụ, một người tham dự tham gia một hội thảo về công nghệ mới có thể mong muốn học hỏi những kiến thức mới để áp dụng vào công việc của họ. Sự kiện có thể giúp người tham dự đạt được mục tiêu này bằng cách cung cấp cho họ những kiến thức và kỹ năng mới về công nghệ mới.

Những giá trị trên có hứa hẹn làm giảm thiểu vấn đề và tạo ra lợi ích cho họ không?

Có, những giá trị trên có hứa hẹn làm giảm thiểu vấn đề và tạo ra lợi ích cho người tham dự và các bên liên quan.

Ví dụ, một người tham dự tham gia một hội thảo về kỹ năng giao tiếp có thể mong muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ để thành công hơn trong công việc. Sự kiện có thể giúp người tham dự đạt được mục tiêu này bằng cách cung cấp cho họ những kiến thức và kỹ năng mới về kỹ năng giao tiếp. Những kiến thức và kỹ năng này có thể giúp người tham dự cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ, từ đó giúp họ giải quyết vấn đề trong công việc và tạo ra lợi ích cho họ.

Như vậy, lời hứa sự kiện là một tuyên bố về giá trị mà sự kiện mang lại cho người tham dự và các bên liên quan. Lời hứa sự kiện cần phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Lời hứa sự kiện phải hứa hẹn làm giảm thiểu vấn đề và tạo ra lợi ích cho người tham dự và các bên liên quan.

Nhà tổ chức sự kiện cần xác định rõ lời hứa sự kiện trước khi bắt đầu thiết kế và tổ chức sự kiện. Lời hứa sự kiện sẽ là kim chỉ nam cho việc thiết kế và tổ chức sự kiện, đảm bảo rằng sự kiện đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của người tham dự và các bên liên quan.

13. Hành trình trải nghiệm (Experience Journey)

Trước, trong và sau sự kiện, người tham dự sẽ trải qua những điểm tiếp xúc nào?

Người tham dự sẽ trải qua những điểm tiếp xúc sau trước, trong và sau sự kiện:

• Trước sự kiện
  • Nhận thức: Người tham dự bắt đầu nhận thức về sự kiện thông qua các kênh truyền thông, quảng cáo, hoặc giới thiệu từ người khác.
  • Tham gia: Người tham dự quyết định tham gia sự kiện và đăng ký tham dự.
  • Chuẩn bị: Người tham dự chuẩn bị cho sự kiện bằng cách tìm hiểu thông tin về sự kiện, chuẩn bị trang phục, và các vật dụng cần thiết.
• Trong sự kiện
  • Đến và nhận chỗ: Người tham dự đến địa điểm tổ chức sự kiện và nhận chỗ ngồi hoặc chỗ đứng.
  • Tham gia các hoạt động: Người tham dự tham gia các hoạt động được tổ chức tại sự kiện, bao gồm các bài giảng, hội thảo, workshop, hoặc các hoạt động giải trí.
  • Giao lưu với những người khác: Người tham dự giao lưu với những người khác tại sự kiện, bao gồm những người tham dự khác, diễn giả, hoặc các nhà tổ chức sự kiện.
• Sau sự kiện
  • Trải nghiệm: Người tham dự trải nghiệm những gì họ đã học hỏi, kết nối, và trải nghiệm tại sự kiện.
  • Phản hồi: Người tham dự phản hồi về sự kiện cho nhà tổ chức sự kiện.
  • Áp dụng kiến thức và kỹ năng: Người tham dự áp dụng những kiến thức và kỹ năng đã học được tại sự kiện vào công việc, học tập, hoặc cuộc sống.

Trải nghiệm từ sự kiện sẽ thay đổi hành vi của người tham dự như thế nào?

Trải nghiệm từ sự kiện có thể thay đổi hành vi của người tham dự theo những cách sau:

• Kiến thức và kỹ năng: Người tham dự có thể học hỏi những kiến thức và kỹ năng mới từ sự kiện. Những kiến thức và kỹ năng này có thể giúp họ phát triển bản thân hoặc trong công việc.
• Mối quan hệ: Người tham dự có thể kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu tại sự kiện. Những mối quan hệ này có thể giúp họ trong công việc, học tập hoặc cuộc sống.
• Thái độ: Người tham dự có thể thay đổi thái độ của họ về một vấn đề hoặc chủ đề sau khi tham dự sự kiện.

Những thời điểm nào bạn có thể đáp ứng vượt mức kỳ vọng của người tham dự?

Nhà tổ chức sự kiện có thể đáp ứng vượt mức kỳ vọng của người tham dự tại những thời điểm sau:

• Trước sự kiện: Nhà tổ chức sự kiện có thể cung cấp cho người tham dự thông tin chi tiết và đầy đủ về sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cũng có thể tạo ra các trải nghiệm độc đáo và thú vị để thu hút người tham dự.
• Trong sự kiện: Nhà tổ chức sự kiện có thể tổ chức các hoạt động hấp dẫn và bổ ích. Nhà tổ chức sự kiện cũng có thể tạo ra một môi trường thân thiện và thoải mái cho người tham dự.
• Sau sự kiện: Nhà tổ chức sự kiện có thể gửi lời cảm ơn đến người tham dự và cung cấp cho họ các thông tin hữu ích. Nhà tổ chức sự kiện cũng có thể tổ chức các hoạt động follow-up để duy trì mối quan hệ với người tham dự.

Những thời điểm của sự kiện mang tính quyết định?

Những thời điểm của sự kiện mang tính quyết định là những thời điểm có thể ảnh hưởng đến quyết định của người tham dự về việc tham gia lại sự kiện trong tương lai. Những thời điểm này bao gồm:

• Trước sự kiện: Nếu người tham dự có trải nghiệm tích cực trước sự kiện, họ có nhiều khả năng tham gia lại sự kiện trong tương lai.
• Trong sự kiện: Nếu người tham dự có trải nghiệm tích cực trong sự kiện, họ có nhiều khả năng tham gia lại sự kiện trong tương lai.
• Sau sự kiện: Nếu người tham dự có trải nghiệm tích cực sau sự kiện, họ có nhiều khả năng tham gia lại sự kiện trong tương lai.

Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý đến những thời điểm mang tính quyết định này để đảm bảo rằng họ mang đến cho người tham dự những trải nghiệm tích cực.

14. Thiết kế tài liệu (Instructional Design)

Người tham dự cần học gì từ sự kiện?

Người tham dự cần học những nội dung liên quan đến chủ đề của sự kiện. Nội dung này có thể bao gồm kiến thức, kỹ năng, hoặc cả hai.

Ví dụ, nếu sự kiện là một hội thảo về công nghệ mới, người tham dự có thể cần học về các công nghệ mới nhất, cách sử dụng các công nghệ này, hoặc cách áp dụng các công nghệ này vào công việc của họ.

Những nội dung đó sẽ được truyền tải như thế nào?

Có nhiều cách để truyền tải nội dung cho người tham dự, bao gồm:

• Bài giảng: Bài giảng là cách truyền tải nội dung truyền thống nhất. Bài giảng có thể được trình bày bởi một diễn giả, hoặc bằng cách sử dụng các phương tiện trực quan như video hoặc PowerPoint.
• Hoạt động: Hoạt động là một cách hiệu quả để người tham dự học hỏi thông qua thực hành. Hoạt động có thể bao gồm các bài tập, trò chơi, hoặc các dự án.
• Trao đổi: Trao đổi là một cách hiệu quả để người tham dự học hỏi từ nhau. Trao đổi có thể diễn ra dưới dạng thảo luận nhóm, phỏng vấn, hoặc các buổi chia sẻ kinh nghiệm.

Kỹ năng và kiến thức nào cần được học?

Kỹ năng và kiến thức cần được học phụ thuộc vào mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, nếu mục tiêu của sự kiện là giúp người tham dự học cách sử dụng một phần mềm mới, thì những kỹ năng cần được học bao gồm cách cài đặt phần mềm, cách sử dụng các tính năng của phần mềm, và cách giải quyết các vấn đề khi sử dụng phần mềm.

Người tham dự cần làm quen với ai?

Nếu mục tiêu của sự kiện là giúp người tham dự kết nối với những người có cùng sở thích, mối quan tâm hoặc mục tiêu, thì nhà tổ chức sự kiện cần tạo cơ hội cho người tham dự gặp gỡ và kết nối với nhau.

Ví dụ, nhà tổ chức sự kiện có thể tổ chức các hoạt động nhóm, hoặc các buổi networking.

Quan điểm, thái độ nào cần được thay đổi?

Nếu mục tiêu của sự kiện là thay đổi quan điểm hoặc thái độ của người tham dự về một vấn đề hoặc chủ đề, thì nhà tổ chức sự kiện cần sử dụng các phương pháp truyền tải nội dung phù hợp.

Ví dụ, nếu nhà tổ chức sự kiện muốn thay đổi quan điểm của người tham dự về việc bảo vệ môi trường, họ có thể sử dụng các video hoặc câu chuyện để truyền tải thông điệp của họ.

Những mục tiêu này được phản ánh như thế nào trong lịch trình và chương trình chung của sự kiện?

Lịch trình và chương trình chung của sự kiện cần phản ánh những mục tiêu đã được xác định. Ví dụ, nếu mục tiêu của sự kiện là giúp người tham dự học cách sử dụng một phần mềm mới, thì lịch trình và chương trình chung của sự kiện cần bao gồm các bài giảng, hoạt động, và trao đổi liên quan đến phần mềm đó.

Dưới đây là một số ví dụ về cách thiết kế tài liệu cho một sự kiện:

• Nếu sự kiện là một hội thảo về công nghệ mới, tài liệu có thể bao gồm các tài liệu tham khảo về các công nghệ mới, các bài tập thực hành để người tham dự áp dụng các công nghệ mới, và các câu hỏi thảo luận để người tham dự chia sẻ kinh nghiệm của họ.
• Nếu sự kiện là một khóa đào tạo về kỹ năng bán hàng, tài liệu có thể bao gồm các tài liệu tham khảo về kỹ năng bán hàng, các bài tập thực hành để người tham dự áp dụng các kỹ năng bán hàng, và các câu hỏi thảo luận để người tham dự chia sẻ kinh nghiệm của họ.
• Nếu sự kiện là một buổi hội thảo về lãnh đạo, tài liệu có thể bao gồm các bài viết về lãnh đạo, các video về các nhà lãnh đạo thành công, và các câu hỏi phản ánh để người tham dự suy ngẫm về những gì họ đã học.

Nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc kỹ lưỡng về mục tiêu của sự kiện, đối tượng tham dự, và thời lượng của sự kiện để thiết kế tài liệu phù hợp.

Tải về mô hình Event Canvas

Tải về Event canvas

Hướng dẫn thực hiện Event canvas

Bước 1: Chọn nhóm

• Chọn những người có liên quan của sự kiện để cùng nhau thực hiện Event canvas.
• Mục tiêu là có một nhóm đa chức năng với các góc nhìn khác nhau và có những kỹ năng phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn không gian làm việc lý tưởng

• Cần một không gian thoải mái, ít tiếng ồn, ánh sáng tốt và nhiều chỗ để dán giấy note, sticker… và các vật dụng khác lên tường.
• Hãy đảm bảo không ai sẽ vào hoặc làm gián đoạn quá trình thực hiện Event canvas.

Bước 3: Chuẩn bị dụng cụ

• Vật dụng cần thiết: Bút lông dầu, giấy note, giấy, sổ tay, bút ghi chú
• Lưu ý mỗi người tham gia vào xây dựng Event canvas đều cần được cấp một bộ dụng cụ như nhau.

Bước 4: Tập trung

• Đây là lúc chuẩn bị tâm trí của bạn.
• Để thực hiện Event canvas một cách tốt nhất, hãy đảm bảo các thiết bị công nghệ (điện thoại, máy tính bảng, đồng hồ, laptop… hoặc bất kỳ yếu tố gây nhiễu nào khác đều không xuất hiện trong phòng họp của nhóm.

Bước 5: Xác định và phân nhóm các yếu tố

• Bắt đầu bằng cách xác định các bên liên quan và phân nhóm chúng.
• Đối với các giai đoạn tiếp theo, bạn sẽ trả lời các câu hỏi cho từng bên liên quan – việc thêm giấy ghi chú với các màu sắc khác nhau sẽ hữu ích rất.
• Những nhóm yếu tố liên quan tới nhau sẽ cần sử dụng chung một màu giấy ghi chú.

Bước 6: Thực hiện

• In Event Canvas mà Vũ đã chia sẻ phía trên vào khổ A3, tốt hơn hết bạn có thể in ra khổ A0 nếu làm việc nhóm đông người.
• Sau đó cả nhóm sẽ cùng nhau xây dựng từng yếu tố từ một tới mười bốn.
• Đảm bảo hai nguyên tắc sau đây khi thực hiện:
  • Không phát xét đúng – sai
  • Mọi ý tưởng, ý kiến đều cần được tôn trọng ngang bằng và cần ghi chú lại

Lời kết

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết của Vũ về Event canvas và 14 yếu tố cấu thành nên một sự kiện chuyên nghiệp. Vũ biết rằng bài viết có thể dài, nhưng mình hy vọng rằng nó đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh, tổng thể về một sự kiện.

14 yếu tố này liên kết chặt chẽ với nhau và cần được thực hiện theo thứ tự từ 1 đến 14. Bạn có thể thấy các yếu tố này mang tính tuyến tính.

Khi bạn bắt đầu thực hành xây dựng Event canvas, bạn có thể gặp một chút khó khăn trong việc hiểu và thực hành các nội dung. Nhưng đừng lo lắng, với việc thực hành liên tục, kiến thức sẽ dần dần được tích lũy trong bạn và Event canvas sẽ dễ dàng hình thành trong tâm trí bạn.

* Bài viết gốc: Vũ Digital