Kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hoá hiệu quả nhất 2023
Bạn đang kinh doanh cửa hàng tạp hóa nhưng gặp vấn đề trong việc quản lý? Bạn muốn quản lý giá bán và sản phẩm một cách chính xác, khoa học? Bài viết dưới đây chia sẻ những cách quản lý cửa hàng tạp hoá tốt nhất 2023.
1. Quản lý sản phẩm và giá bán hàng tạp hoá
Quản lý là công việc quản trị của một tổ chức, hội nhóm. Dù là tổ chức lớn, doanh nghiệp, tổ chức Chính Phủ, công ty cho đến các hội nhóm nhỏ cũng cần quản lý để vận hành hoạt động suôn sẻ. Công việc quản lý bao gồm các hoạt động nhằm hỗ trợ chiến lược của tổ chức, hội nhóm để hoàn thành các mục tiêu chung.
Quản lý cửa hàng tạp hóa cũng tương tự như vậy nhưng bao gồm các hoạt động nhằm:
- Vận hành cửa hàng đúng với các quy trình được đặt ra
- Giúp người quản lý, chủ cửa hàng nắm rõ tình hình kinh doanh.
- Quản lý hàng hóa là kiểm soát và theo dõi những hoạt động liên quan đến cửa hàng kinh doanh. Các công việc tổ chức, sắp xếp sản phẩm lên kệ, cách bảo quản, quản lý số lượng sản phẩm đều cần quản lý để đảm bảo tính liên tục và chính xác của việc cung cấp hàng hóa.
Phần lớn các chủ cửa hàng ở Việt Nam bán hàng theo trí nhớ. Số lượng hàng hóa của cửa hàng tạp hóa trung bình có khoảng 700 mã hàng đến hàng ngàn mã sản phẩm khác nhau. Mỗi mã hàng hóa khác nhau sẽ có giá bán khác nhau. Ở Việt Nam thì tình trạng các chủ cửa hàng tạp hóa có thể nhớ hầu hết giá bán và tên sản phẩm không hiếm thấy. Tuy nhiên, thời gian đầu họ cũng cần ghi nhớ khá nhiều và phải bán nhiều mới nhớ. Không phải lúc nào họ cũng có mặt ở cửa hàng. Nếu quy mô mở rộng thì cửa hàng cần thuê thêm nhân viên bán hàng và nhân viên sắp xếp hàng hóa mới có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đặc biệt là vào các dịp lễ, Tết,…
Để các công việc quản lý được tự động hóa và thống nhất trong một hệ thống thì chúng ta có thể áp dụng giải pháp phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa. Với phần mềm quản lý, chúng ta không cần tự ghi nhớ mã sản phẩm, giá bán, số lượng tồn kho,…
2. Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hoá
Bây giờ, ai kinh doanh cũng đều cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ. Nhất là đối với các mô hình kinh doanh như cửa hàng tạp hóa với số lượng hàng hóa nhiều, giá bán khác nhau,…. Trước đây, các chủ cửa hàng thường phải tự tính tiền thủ công dẫn đến sai sót, thất thu. Việc quản lý hàng tồn kho, công nợ cũng trở nên cồng kềnh, phức tạp. Tuy nhiên, khi chúng ta sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thì câu chuyện sẽ được đơn giản rất nhiều công đoạn.
Lợi ích mà phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa mang lại là giải quyết các vấn đề như:
- Quản lý mã sản phẩm, tên hàng hóa theo mã vạch, giá bán khoa học, chi tiết.
- Quét mã vạch sản phẩm để tra cứu, tính tiền, in hóa đơn nhanh chóng.
- Quản lý hàng hóa nhập /xuất kho; quản lý số lượng hàng tồn kho.
- Xuất các báo cáo lãi lỗ kinh doanh, báo cáo số lượng bán, doanh thu, công nợ,…
- Phân quyền quản lý và tính lương nhân viên nhanh chóng, tiện lợi.
- Cập nhật, theo dõi hình hình kinh doanh và kiểm tra doanh thu, chi phí nhanh chóng.
Tùy vào sự đa dạng của các mặt hàng kinh doanh và quy mô cửa hàng như thế nào thì chúng ta nên chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chủ cửa hàng thuận tiện hơn trong quá trình kinh doanh.
Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ được nhiều cửa hàng sử dụng bởi các ưu điểm nổi bật:
- Quản lý kho: Xuất /nhập kho, kiểm tra hàng tồn kho. Tính năng kết nối với các hãng vận chuyển, giao hàng, đối soát tiền thu hộ COD. Người dùng có thể cài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu để nhắc nhở khi nào cần nhập hàng mới.
- Dự báo số lượng cần nhập hàng dựa theo tình hình tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng của cửa hàng bạn.
- Phân quyền theo vị trí làm việc: nhân viên kiểm kho, nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân,.…
- Bán hàng: Quét mã vạch sản phẩm kiểm tra thông tin, tính tiền, in hóa đơn chính xác, nhanh chóng, kết nối với két tiền.
- Quản lý sản phẩm: Nhập thông tin và giá bán sản phẩm nhanh chóng. Hỗ trợ nhập và xuất dữ liệu bằng excel. Tra cứu thông tin sản phẩm dễ dàng. Phần mềm có hệ thống cho phép người dùng lọc theo danh mục, theo giá, số lượng tồn kho, thương hiệu,.…
- Quản lý nhân viên chặt chẽ: Chủ cửa hàng có thể phân quyền theo từng nhân viên phù hợp với vị trí công việc.
- Báo cáo doanh số cuối ngày, tính hoa hồng cho nhân viên thu ngân, nhân viên kiểm kho, nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng,… Kiểm soát tính năng sửa giá bán và chiết khấu chặt chẽ.
3. Tính tiền nhanh khi đông khách
“Tính rợ” là phương pháp tính tiền cho khách mà hầu hết các chủ cửa hàng tạp hóa ở Việt Nam áp dụng. Vì mặt hàng tạp hóa thường chỉ cộng trừ, nhân chia đơn giản không cần dùng máy tính. Một số cửa hàng lớn thì người ta sẽ dùng máy tính cầm hay để tránh nhầm lẫn và tính sai tiền. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng nhớ giá, bấm máy đúng, tính nhẩm đúng,….
Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn chẳng cần phải tính nhẩm hay nhớ giá sản phẩm. Máy quét mã vạch sẽ đọc thông tin và giá bán, sau đó hóa đơn sẽ hiển thị và tự động tính tiền cho khách hàng trên phần mềm quản lý. Giải pháp này vừa viết kiệm thời gian lại vừa tính toán chính xác, khoa học.
4. Quản lý tồn kho hàng tạp hoá bằng nguyên tắc FIFO
Nguyên tắc First in First Out nghĩa là “Nhập trước xuất trước”, viết tắt là FIFO. Đây là phương pháp quản lý tài sản được các doanh nghiệp sử dụng để hạn chế sự lỗi thời của sản phẩm và hỗ trợ định giá chính xác hàng tồn kho. Với FIFO, chi phí và các tài sản liên quan đến hàng tồn kho sẽ được sản xuất hoặc mua trước sẽ được ưu tiên bán trước.
Phương pháp FIFO cho phép các công ty theo dõi chi phí hàng tồn kho chính xác. Nhập trước xuất trước cũng cho phép doanh nghiệp có thể bù đắp ảnh hưởng lạm phát đối với giá trị tài sản chưa bán được. Trong kế toán doanh nghiệp, giá vốn hàng tồn kho là khoản chi phí trên bảng cân đối kế toán phản ánh lợi nhuận của công ty thu được từ việc bán hàng tồn kho.
Ưu điểm của phương pháp nhập trước, xuất trước:
- Độ chính xác tốt nhất và hiệu quả nhất về hệ thống hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Chi phí hàng tồn kho được thể hiện rõ ràng và thực tế. Khi người ta bán hàng tồn kho cũ nhất trước thì dòng chi phí dự kiến và dòng hàng hóa thực tế sẽ tối ưu và hiệu quả hơn về các khoản chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Giảm tác động của lạm phát: Đây có thể coi là ưu điểm lợi thế lớn nhất của việc sử dụng phương pháp FIFO. Phương pháp này hạn chế được tác động của lạm phát lên chi phí tồn kho. Khi bạn bán được hàng tồn kho cũ hơn và nền kinh tế đang lạm phát thì chi phí sẽ thấp hơn và lợi nhuận thu được từ hàng tồn kho cũng được tối đa hóa.
- Giảm sự lỗi thời: Hàng lỗi thời là hàng tồn kho khó xử lý nhất. Đây là vấn đề đau đầu của hàng nghìn doanh nghiệp bởi không biết cách xử lý.
- Cái nào nhập trước thì sẽ được bán trước để tránh tình trạng quá hạn sử dụng, bảo quản không đảm bảo, hư hỏng,…
- Cửa hàng tạp hóa thì bao gồm nhiều loại mặt hàng nên chúng ta nên áp dụng phương pháp FIFO để quản lý kho hàng một cách hiệu quả và tối ưu.
5. Báo cáo lãi lỗ thống kê theo ngày
Kinh doanh tạp hóa mà chờ cuối tháng cộng cổ sách thì rất là nhiều và phức tạp. Cửa hàng tạp hóa nên tổng kết doanh thu theo ngày, tuần, tháng. Tính lãi lỗ kinh doanh vào cuối ngày dư được bao nhiêu, đã chi những khoản nào, có nhập hàng mới không,….
Rất nhiều người không thể quản lý cửa hàng bởi vì không quyết toán sổ sách, không biết lãi lỗ bao nhiêu. Các khoản chi phí thường cũng không ghi sổ, quên. Vậy nên bạn làm gì cũng nên nhập các thông tin vào phần mềm quản lý bán hàng để có thể xuất báo cáo cuối ngày cho cửa hàng nhé.
6. Lắp đặt camera quản lý tại kho và cửa hàng
Lắp camera bây giờ hầu như mô hình kinh doanh nào cũng cần phải có. Camera an ninh giúp theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả. Khi cần bạn có thể truy xuất hình ảnh xem khách hàng ra vào, nhân viên bán hàng, nhập hàng hóa, xuất kho,….
Tất nhiên, chúng ta nên xác định vị trí lắp camera có thể quan sát được toàn cảnh và xem xét số lượng phù hợp. Nên chọn camera chất lượng tốt, có hỗ trợ ghi âm để vừa quan sát được cả ban đêm và ban ngày bạn nhé.
7. Ghi chú công nợ nhà cung cấp
Cửa hàng tạp hóa sẽ thường xuyên phải nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo số lượng và nguồn hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Có những lần đặt hàng chúng ta trả tiền ngay, cũng có đơn hàng tính vào công nợ. Vậy thay vì ghi chép công nợ trong sổ sách thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý công nợ, thống kê các đơn hàng nợ chi tiết, khoa học.
8. Xuất hoá đơn bán hàng cụ thể
Khi tuyển dụng nhân viên cửa hàng tạp hóa, chúng ta cần đưa ra quy định rõ ràng yêu cầu người bán hàng phải in hóa đơn cho khách. Trường hợp không in hóa đơn sẽ dẫn đến sai sót trong quản lý tồn kho và thất thu doanh số. Vậy nên chúng ta cần thống nhất và quy định rõ ràng trước khi làm việc.
Nguồn: https://tiktakpos.com