Khai phá tiềm năng Văn phòng số: Tích kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất vận hành cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số lên ngôi, thuật ngữ Digital workplace - Văn phòng số ra đời đã tái định nghĩa hoàn toàn cách thức các tổ chức hoạt động và giao tiếp.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng Digital workplace để tăng tốc trong cuộc đua chuyển đổi số và bắt kịp xu hướng vận động của thị trường. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng đang đi đúng hướng trong việc thiết lập một không gian làm việc toàn diện. Vậy Digital workplace thực chất là gì? Làm thế nào để xây dựng một văn phòng số đúng nghĩa?

Digital workplace và những lợi ích đối với doanh nghiệp

Các công cụ, nền tảng kỹ thuật số như Skype, Zoom, Office 365 đã không còn còn xa lạ với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, chỉ bằng việc ứng dụng các công cụ số vào quy trình vận hành hằng ngày hoàn toàn không thể biến tổ chức thành một doanh nghiệp số thực thụ.

Sứ mệnh của của Digital workplace hướng đến giải quyết một bài toán lớn hơn - bức tranh quản trị tổng thể doanh nghiệp. Bởi vậy, Digital workplace là việc tích hợp tất cả các ứng dụng khác nhau được sử dụng trong tổ chức và đặt chúng trên 1 nền tảng suy nhất nhằm tạo nên trải nghiệm làm việc liền mạch, xuyên suốt cho nhân viên. Việc triển khai ứng dụng văn phòng số sẽ đem lại vô vàn các lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Tăng tính linh hoạt trong công việc

• Thúc đẩy văn hóa cộng tác

• Cải thiện năng suất làm việc

• Cắt giảm chi phí hoạt động

• Nâng cao trải nghiệm cho nhân viên

Văn phòng số nâng cao trải nghiệm cho nhân viên

Làm thế nào để xây dựng một văn phòng số đúng nghĩa?

Câu trả lời chính là bạn hãy tập trung vào ba yếu tố cốt lõi của Digital Workplace Transformation: Con người, Công cụ, Văn hóa. Mỗi doanh nghiệp với tình hình khác nhau sẽ có phương thức xây dựng môi trường làm việc số khác nhau, tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể áp dụng 5 bước được tổng hợp lại sau đây:

Bước 1: Xác định tầm nhìn

Công cuộc kiến tạo môi trường làm việc số cho doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định tầm nhìn rõ ràng. Tầm nhìn đó phải được đúc kết từ việc phân tích kỹ lường nhu cầu và tình hình hình hoạt động trong tổ chức và nhu cầu của nhân viên.

Bước 2: Lập kế hoạch triển khai

Bạn cần đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có cơ hội tham gia vào quá trình và đóng góp ý kiến. Một bản kế hoạch triển khai cần làm rõ những vấn đề như: Bạn sẽ sử dụng công nghệ gì? Bạn có thể tạo không gian làm việc thế nào để nâng cao khả năng sáng tạo của nhân viên và phù hợp với văn hóa tổ chức?

Bước 3: Xây dựng/ ứng dụng bộ công cụ số

Bộ công cụ kỹ thuật số bao gồm tất cả các công cụ và công nghê mà nhân viên cần để hoàn thành công việc của họ, đồng thời đáo ứng được yêu cầu về tầm nhìn chiến lược mà bạn xác định ở trên. Một bộ công cụ hoàn chỉnh sẽ đáp ứng được các yêu cầu về chức năng, mục đích như: Cộng tác, truyền thông, quản trị, linh động, năng suất,...

Doanh nghiệp cần xây dựng/ ứng dụng bộ công cụ số toàn diện

Bước 4: Triển khai và thực hiện

Khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tổ chức, bạn cần giám sát chặt chẽ thông tin để phân tích và dự đoán được những rủi ro có thể xảy đến và đảm bảo rằng tất cả nhân sự có thể hiểu rõ cách thức vận hành của Digital Workplace.

Bước 5: Đánh giá và cải tiến

Bạn sẽ cần khảo sát lại việc ứng dụng digital workplace có bất cập ở đâu trong quy trình vận hành không. Đồng thời đánh giá lại kết quả trong quá trình triển khai để cải tiến và tối ưu những điểm còn chưa hợp lý

Có thể nói, để xây dựng một văn phòng số toàn diện, doanh nghiệp sẽ cần có sự đầu tư và chuẩn bị kỹ lượng. Mong răng bài viết này phần nào hữu ích và giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn về những lợi ích cũng như cách xây dựng văn phòng số hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

Bạn có thể tải về và tham khao khảo thêm Cẩm nang ứng dụng văn phòng số và chuyển đổi số cho chuỗi bán lẻ tại đây: https://bit.ly/441yNBd