Quản lý đơn hàng (Order Management) là gì - Đâu là yếu tố để quản lý hiệu quả hơn?

Quản lý đơn hàng là quá trình nắm bắt, theo dõi và thực hiện đơn hàng của khách hàng. Quá trình quản lý đơn hàng bắt đầu khi một đơn hàng được đặt và kết thúc khi khách hàng nhận được gói hàng.

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là một hệ thống phần mềm máy tính được sử dụng trong một số ngành để nhập và xử lý đơn hàng. Một đơn đặt hàng hoàn chỉnh cần đảm bảo các thông số kỹ thuật của khách hàng, giao hàng như đã hứa tại thời điểm bán.

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng là một phần mềm ứng dụng tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng, cho phép quản lý hàng tồn kho, bán hàng và thông tin khách hàng tại một nơi, vì vậy bạn có thể dễ dàng truy cập tất cả dữ liệu này từ bất kỳ đâu vào bất kỳ lúc nào.

Hệ thống OMS cũng giúp bạn tự động hóa các quy trình như xử lý đơn hàng, vận chuyển, lập hóa đơn, thu tiền thanh toán,...

Tính năng Hệ thống quản lý đơn hàng

Hệ thống OMS cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình thực hiện, từ thu thập đơn đặt hàng, hàng tồn kho và khả năng hiển thị giao hàng đến tính khả dụng của dịch vụ và báo cáo.

Quy trình bán hàng tự động

Tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng bằng cách theo dõi mọi khía cạnh của mỗi lần bán hàng, bao gồm các sản phẩm đã đặt hàng, các khoản thanh toán đã thực hiện và trạng thái giao hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát mức tồn kho bằng cách tự động sắp xếp lại khi các mặt hàng sắp hết. Điều này sẽ đảm bảo thực hiện đơn hàng thành công nhưng cũng giúp giảm chi phí.

Quản trị quan hệ khách hàng

Quản lý tất cả các khía cạnh trong hành trình của khách hàng, từ tạo khách hàng tiềm năng đến duy trì đến bán chéo.

Tự động hóa bán hàng

Giảm khối lượng công việc bằng cách giúp bạn dễ dàng đặt hàng sản phẩm, giao tiếp với khách hàng và xử lý các khoản thanh toán.

Vận chuyển và nhận

Có được khả năng hiển thị các lô hàng và nhận biên lai bằng cách truy cập cập nhật theo thời gian thực về trạng thái của từng lô hàng và nhận thông báo khi có vấn đề phát sinh.

Nhận thanh toán

Dễ dàng nhận thanh toán qua thẻ tín dụng, PayPal, chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt khi nhận hàng hoặc bất kỳ tùy chọn thanh toán nào khác.

Theo dõi tài liệu

Theo dõi mọi thứ liên quan đến tài liệu của bạn khi di chuyển qua các giai đoạn sản xuất khác nhau. Từ việc theo dõi tiến độ của từng tài liệu để biết ai đã xem từng tệp, những thông tin quan trọng sẽ được cập nhật cho các doanh nghiệp và nhà sản xuất.

Báo cáo nâng cao

Phân tích hiệu suất và xác định các khu vực để cải thiện. Các báo cáo có thể bao gồm nhiều yếu tố nhưng không giới hạn. Ví dụ, một báo cáo có thể có những thông tin như: Sản phẩm hàng đầu, Khách hàng hàng đầu, Đơn hàng hàng đầu, Trang hàng đầu, Quốc gia hàng đầu, Thương hiệu hàng đầu, Danh mục hàng đầu, Người bán hàng hàng đầu, Kênh hàng đầu, Ngày bán hàng đầu…

Ứng dụng di động (Mobile app)

Dễ dàng truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu. Với ứng dụng di động, doanh nghiệp có thể kiểm tra lịch sử bán hàng và xem lại danh sách khách hàng, đặt hàng sản phẩm mới, cập nhật danh mục sản phẩm, gửi email, tạo hóa đơn, chấp nhận đơn đặt hàng,..

Thực hiện đơn hàng là gì?

Thực hiện đơn hàng là cách các công ty hoàn thành đơn đặt hàng và đó là trọng tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Các công ty tạo ra doanh thu bằng cách bán sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc trực tiếp cho người tiêu dùng. Cho dù bạn là B2B hay B2C, việc bán hàng vẫn chưa hoàn tất cho đến khi khách hàng nhận được các mặt hàng đã bán. Dưới đây là một ví dụ, hãy xem cách Cleveland Golf nhận thấy tỷ lệ giao hàng đúng hạn tăng 81,5% với Quản lý đơn hàng.

Quá trình thực hiện đơn hàng diễn ra tại các trung tâm phân phối, nhà máy hoặc cửa hàng, thường liên quan đến quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, xử lý đơn đặt hàng, kiểm soát chất lượng và hệ thống dịch vụ khách hàng có thể báo cáo sự cố hoặc thực hiện trao đổi hoặc trả lại sản phẩm.

Tại sao quản lý đơn hàng đa kênh lại quan trọng?

Trong thương mại đa kênh, khách hàng có nhiều lựa chọn để mua. Cho dù đó là cửa hàng trực tuyến, cửa hàng thực hay người bán trực tiếp, khách hàng đều muốn có trải nghiệm dễ dàng cho phép họ đặt hàng và xử lý hàng trả lại nhanh nhất có thể. Khách hàng có nhiều thông tin hơn và nắm giữ nhiều quyền lực hơn bao giờ hết. Quản lý đơn hàng đa kênh là chìa khóa dẫn đến sự hài lòng của khách hàng, lợi nhuận của công ty và uy tín thương hiệu.

Để phục vụ khách hàng theo cách mà họ mong muốn mua hàng, bạn phải mang lại trải nghiệm liền mạch và thuận tiện cho khách hàng. Đó là lý do tại sao ưu tiên kinh doanh quan trọng đối với các công ty B2B và B2C là đơn giản hóa quy trình nắm bắt đơn hàng, cấu hình đơn hàng, khả năng hiển thị hàng tồn kho, thực hiện theo lịch trình cũng như các tùy chọn vận chuyển và trả lại. Mục tiêu là để khách hàng nhận được đơn đặt hàng - đúng hạn và đầy đủ - với chi phí thấp nhất có thể.

Các hệ thống quản lý đơn hàng truyền thống (OMS)—được thiết kế từ lâu trước khi thương mại đa kênh tồn tại—không thể theo kịp để hỗ trợ nhiều kênh, phương thức thực hiện, địa điểm và điểm trả hàng. Thay vào đó, chúng hoạt động trong silo, chỉ kết nối một kênh duy nhất với một nguồn hàng tồn kho duy nhất. Không có khả năng hiển thị hàng tồn kho trong toàn bộ chuỗi cung ứng, người bán không biết có bao nhiêu hàng tồn kho và vị trí của nó, khiến họ khó giữ lời hứa giao hàng hoặc định tuyến đơn hàng đến các địa điểm thực hiện tối ưu.

Làm thế nào các công ty có thể tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng?

Để vượt qua những thách thức này, các công ty có thể tích hợp các hệ thống và nguồn dữ liệu khác nhau, vốn có thể tốn kém và không hiệu quả, hoặc áp dụng giải pháp quản lý đơn hàng hiện đại hơn.

1. Hợp lý hóa quy trình sắp xếp và thực hiện đơn hàng

Fusion Order Management được thiết kế để cải thiện việc nắm bắt và thực hiện đơn hàng trong toàn bộ quy trình chuyển đơn hàng thành tiền mặt, phục vụ như một trung tâm đặt hàng trung tâm cho môi trường đa kênh. Ứng dụng hợp lý hóa quá trình nắm bắt, định giá và định cấu hình đơn hàng. Đơn đặt hàng nhận được từ các nguồn bên ngoài cũng có thể được sửa đổi và xử lý để thực hiện. Ngoài ra, còn cung cấp các tích hợp dựng sẵn với các dịch vụ đám mây khác, các chính sách điều phối được quản lý tập trung, tính khả dụng toàn cầu và giám sát quá trình thực hiện.

2. Tích hợp cho một quy trình hoàn chỉnh từ đơn hàng đến tiền mặt

Fusion Cloud Order Management được tích hợp sẵn với các dịch vụ Cloud khác bao gồm Product Hub, Logistics, Sản xuất, Mua sắm, Tài chính và CPQ, tạo ra một bộ quy trình thực hiện nâng cao dành cho các nhà cung cấp và đối tác đặt cấu hình theo đơn đặt hàng, giao hàng tận nơi, ngược lại phối hợp thực hiện đối ứng, chuyển khoản nội bộ và báo giá thành tiền mặt. Đồng thời cũng cung cấp một tập hợp các khả năng để tích hợp với các ứng dụng tại chỗ và đám mây khác cần thiết cho quy trình đặt hàng thành tiền mặt hoàn chỉnh.

3. Tập trung quản lý giá và cấu hình sản phẩm

Quản lý đơn hàng trên đám mây cho phép bạn nắm bắt và sửa đổi đơn hàng với các SKU, mặt hàng và dịch vụ được định cấu hình đơn giản. Ứng dụng này cung cấp các quy tắc kinh doanh do người dùng định cấu hình, các giá trị đặt hàng mặc định, chẳng hạn như hóa đơn khách hàng/giao hàng cho thông tin và chính sách giá cả. Cung cấp thông tin sẵn có của sản phẩm theo thời gian thực và xác thực đơn đặt hàng trước khi thực hiện. Khả năng định giá tập trung thực hiện các quy tắc chiết khấu, phân khúc giá, định giá theo cấp độ, tính thuế, định giá định kỳ cho dịch vụ và điều chỉnh giá thủ công. Trình cấu hình được tích hợp với giá cung cấp khả năng tạo, thử nghiệm và triển khai các mô hình cấu hình, bao gồm định nghĩa quy tắc/ràng buộc và giao diện người dùng thời gian chạy.

4. Tối ưu hóa đơn hàng đặt trước

Với khả năng Global Order Promising (PDF) cho phép người dùng đưa ra các cam kết về tính khả dụng của sản phẩm tối ưu, tận dụng các nguồn cung cấp sẵn có để tăng doanh thu đồng thời nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí thực hiện. Cloud Global Order Promising cung cấp các tùy chọn khoảng không quảng cáo tốt nhất hiện có cho khách hàng và người bán bằng cách thu thập thông tin nguồn cung và áp dụng các quy tắc hứa hẹn và tìm nguồn cung ứng do người dùng xác định. Người dùng có thể thiết lập các quy tắc đặt trước dựa trên thời gian chờ đợi, sẵn sàng để hứa hẹn, có khả năng hứa hẹn và có lợi nhuận khi hứa hẹn. Người dùng cũng có thể thiết lập quy tắc phân bổ theo loại nhu cầu để đảm bảo nguồn cung khan hiếm được ưu tiên cho các tài khoản quan trọng.

Khả năng cam kết thực hiện đơn hàng khác giúp quản lý các điều kiện rủi ro về cung và cầu trong quá trình xử lý đơn hàng, cho phép người dùng xem các trường hợp ngoại lệ, chi tiết đặt hàng, các tùy chọn tìm nguồn cung ứng thay thế và thực hiện các mô phỏng giả sử bằng cách sử dụng các phân tích được nhúng. Cách này sẽ giúp người dùng đưa ra quyết định cân bằng giữa mức độ dịch vụ và chi phí hoặc giữa các đơn đặt hàng của khách hàng cạnh tranh. Cấu trúc tích hợp trong bộ nhớ, tiên tiến của Global Order Promise đảm bảo khả năng cam kết thực hiện đơn hàng có độ phản hồi cao, khả dụng 24/7 - ngay cả khi dữ liệu tham chiếu và giao dịch đang được làm mới.

Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng phân tán

Quản lý đơn đặt hàng phân tán là một ứng dụng cho phép các tổ chức quản lý chính xác và hiệu quả các đơn đặt hàng của khách hàng trên nhiều hệ thống thu thập và thực hiện đơn hàng. Ứng dụng được thiết kế để sắp xếp các đơn đặt hàng trên một môi trường đa kênh phân tán bao gồm nhiều hệ thống kế thừa silo, cho phép bạn quản lý chính xác và hiệu quả các đơn đặt hàng của khách hàng trên nhiều kênh và xác định vị trí dự trữ hàng tồn kho hoặc cơ sở sản xuất tốt nhất nơi đơn hàng sẽ được thực hiện và vận chuyển.

Cloud Order Management phục vụ như một kho lưu trữ thông tin duy nhất, hợp nhất thông tin khách hàng và đóng vai trò là trung tâm cho thông tin đặt hàng trên tất cả các điểm tiếp xúc, bao gồm trực tuyến, điểm bán hàng và nhân viên bán hàng tại hiện trường. Mặt khác, hệ thống cũng tận dụng khả năng hiển thị theo thời gian thực về tình trạng sẵn có của hàng tồn kho, tự động tổng hợp các mặt hàng trên khắp các địa điểm và gửi chúng đến điểm vận chuyển tối ưu để hoàn thành đơn đặt hàng và giao hàng đúng hạn.

Khi nhu cầu tăng cao, Cloud Order Management dễ dàng nắm bắt khối lượng lớn đơn đặt hàng từ các kênh khác nhau (trực tuyến, cửa hàng bán lẻ, trung tâm cuộc gọi,...), quản lý cấu hình và giá sản phẩm, thực hiện đơn đặt hàng từ các nguồn tốt nhất và đảm bảo giao hàng đúng hạn.

Khả năng thu thập đơn đặt hàng của Cloud Order Management cho phép nhập trực tiếp các đơn đặt hàng, nhập từ các hệ thống bên ngoài và sau đó sửa đổi. Nó thực hiện xác thực thông tin đơn đặt hàng để đảm bảo tính đầy đủ của dữ liệu và tuân thủ quy tắc kinh doanh, bao gồm kiểm tra tuân thủ thương mại. Sau đó, khả năng thực hiện đơn đặt hàng sẽ sắp xếp các đơn đặt hàng trên nhiều hệ thống thu thập, nhận các cập nhật trạng thái thực hiện và báo cáo các cập nhật trạng thái trở lại hệ thống thu thập. Quản lý đơn hàng trên đám mây sắp xếp các đơn hàng trên một hỗn hợp các hệ thống/ứng dụng thu thập và thực hiện đơn hàng trên đám mây hoặc tại chỗ. Phục vụ như một trung tâm đặt hàng trong các quy trình từ đơn đặt hàng đến tiền mặt để tập trung quản lý việc đặt hàng, thực hiện, chính sách và ngoại lệ.

Quản lý các đơn hàng khác biệt hiệu quả

Quản lý đơn hàng trên đám mây cho phép người dùng tìm kiếm đơn hàng, xem trạng thái, xem tóm tắt các trường hợp ngoại lệ theo khách hàng, sản phẩm hoặc nhà cung cấp và đi sâu vào chi tiết bổ sung. Cảnh báo nguy cơ chủ động xác định các đơn đặt hàng có nguy cơ gặp rủi ro để đáp ứng các ngày đã hứa, giúp người bán xác định các vấn đề kịp thời để thực hiện các hành động khắc phục. Phân tích nhúng và phân tích giả định cung cấp cho người dùng thông tin chi tiết để đưa ra quyết định tốt nhất có thể.

Thực thi các chính sách điều phối đơn hàng có thể dự đoán được

Kiến trúc ứng dụng độc đáo hợp nhất các quy trình trên nhiều nguồn đặt hàng và các chế độ thực hiện đa dạng. Bằng cách sử dụng một tập hợp mạnh mẽ các khả năng của ứng dụng dựng sẵn, người dùng doanh nghiệp có thể xác định, triển khai và duy trì các chính sách điều phối thực hiện của riêng họ mà không cần dựa vào lập trình kỹ thuật. Giải pháp đám mây linh hoạt và có thể mở rộng cho phép các doanh nghiệp phát triển, triển khai và điều chỉnh các chính sách khi cần, giúp triển khai nhanh hơn và giảm chi phí.

Ví dụ: khi quy trình thực hiện đơn hàng bao gồm các bước lên lịch/giao hàng/hóa đơn và khách hàng thay đổi đơn hàng trong quá trình vận chuyển, logic đơn hàng sẽ hủy yêu cầu vận chuyển ban đầu và quay lại quy trình lên lịch. Quy trình công việc phê duyệt đảm bảo rằng việc tạo và thay đổi đơn đặt hàng đáp ứng các chính sách. Và khi một đơn đặt hàng được xử lý, người dùng có thể xác định độ dài của mỗi bước.

Quản lý doanh thu kênh

Để mở rộng thị phần và duy trì tính cạnh tranh, các nhà sản xuất và nhà cung cấp thường đưa ra các khoản giảm giá cho khách hàng để quảng bá các sản phẩm cụ thể và tăng doanh thu thông qua các kênh phân phối. Các chương trình giảm giá do các nhà phân phối bán buôn quản lý thường rất phức tạp. Nếu các nhà phân phối không quản lý hiệu quả các chương trình của nhà cung cấp và xử lý các yêu cầu giảm giá, họ có thể mất lợi nhuận do doanh thu giảm giá không được yêu cầu và doanh số bán hàng bị bỏ lỡ.

Quản lý Doanh thu Kênh, một thành phần của Quản lý Đơn hàng trong Quản lý Chuỗi Cung ứng, cho phép các công ty phân phối bán buôn xác định các chương trình khuyến mãi và giảm giá, đồng thời quản lý hiệu quả quá trình xử lý và hạch toán khiếu nại đối với các thỏa thuận ghi nợ và giao hàng của nhà cung cấp.

Các nhà phân phối bán buôn đảm bảo tỷ suất lợi nhuận tốt hơn và dành ít thời gian hơn cho việc quản lý chương trình vì Quản lý Doanh thu Kênh hợp lý hóa quy trình quản lý các chương trình giảm giá của nhà cung cấp. Nhà phân phối triển khai quản lý doanh thu kênh cũng nhận được mức độ tin cậy cao hơn từ các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ do sự tự tin trong việc thực hiện chương trình thương mại và ít tranh chấp yêu cầu giảm giá hơn.

Tự động hóa tiết kiệm thời gian đang dỡ bỏ gánh nặng quản lý chương trình thương mại thủ công và mang lại cho người quản lý nhiều khả năng hơn để giải quyết các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Nguồn: Oracle

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88