Làm thế nào để 40 giờ làm việc chỉ còn 16,7 giờ?

Tôi từng làm việc rất nhiều – 60, 80, hay thậm chí 100 giờ một tuần. Tôi để cho công việc định hình bản thân mình. Tôi xem những giờ làm việc “điên dại” như những tấm huy chương danh dự. Tôi thích nói với mọi người rằng tôi bận đến thế nào, và có rất nhiều việc cần phải làm ra sao. Bạn có thấy quen không?

Đây là bản dịch của bài viết “How to Work 40 Hours in 16,7 (The Simple Technique That Gave Me My Life Back)” của tác giả Chris Winfield chia sẻ những trải nghiệm của anh khi áp dụng phương pháp Pomodoro trong công việc.

Một ngày nọ, tôi cảm thấy mọi chuyện đến đó là quá đủ. Tôi dừng làm việc và nhìn lại cuộc sống của mình, cố gắng tìm xem điều gì là quan trọng và điều gì không.

Tôi phải thay đổi. Tôi phải tìm ra cách làm việc thông minh hơn, chứ không phải chăm chỉ hơn. Tôi cần tối ưu quy trình làm việc để có thể làm được nhiều hơn trong thời gian ít hơn.

Tôi tìm đến phương pháp Pomodoro. Và đây là cách mà hệ thống quản lý thời gian đơn giản này thay đổi cách tôi làm việc, và kéo theo sự thay đổi của cuộc đời tôi. Tôi nghĩ nó cũng sẽ có ích cho bạn.

Pomodoro là gì?

Tôi đọc một bài báo năm 2006 được viết bởi chính tác giả của phương pháp này, Francesco Cirilio. Ông đã giải thích phương pháp, và quan trọng là lý giải khoa học tâm lý đằng sau. Hệ thống quản lý thời gian có tính cách mạng này trông có vẻ dễ thực hiện, nhưng chỉ hiệu quả khi áp dụng đúng cách.

Pomodora – phương pháp quản lý thời gian làm việc.
Nguồn: Getty Images

Phương pháp Pomodoro có thể chia nhỏ thành 4 nguyên tắc cơ bản:

1. Làm việc cùng với thời gian, không chống lại nó: Nhiều người sống như thể thời gian là kẻ thù. Chúng ta chạy đua với thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Trái lại, phương pháp Pomodoro giúp người áp dụng làm việc cùng với thời gian, thay vì vất vả chống lại nó.
2. Loại bỏ tình trạng kiệt sức: Những khoảng nghỉ ngơi ngắn được xác định trước khi làm việc loại bỏ tình trạng “bốc hỏa” khi thúc ép bản thân. Sẽ không có chuyện làm việc quá sức khi bạn bám sát vào hệ thống.
3. Quản lý sự phân tâm: Chúng ta dễ bị phân tâm bởi những cuộc gọi, email, tin nhắn Facebook, hay đột nhiên nhận ra bạn cần phải thay dầu cho xe. Và thường thì, những thứ xao nhãng này có thể chờ được. Phương pháp Pomodoro giúp bạn ghi lại sự xao nhãng, và sắp xếp mức độ ưu tiên của chúng sau.
4. Tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Hầu hết chúng ta quá thân thuộc với cảm giác tội lỗi khi trì hoãn. Nếu chúng ta không có một ngày làm việc năng suất, chúng ta cũng khó lòng tận hưởng thời gian rảnh rỗi. Nếu là một bậc thầy Pomodoro, bạn có thể tạo ra thời gian biểu hiệu quả và hoàn thành những nhiệm vụ được ưu tiên, vì vậy bạn có thể thật sự tận hưởng khi nghỉ ngơi.

Quy trình Pomodoro: 25 phút tập trung

Bây giờ có thể bạn sẽ nghĩ: “25 phút làm việc? Quá đơn giản!”. Nhưng đừng vội vàng!

Đó là 25 phút vững vàng, tập trung làm duy nhất một việc. Không đa nhiệm. Không email. Không cuộc gọi. Không xem Facebook. Không gì cả! Không có bất kỳ sự phân tâm nào được phép hiện diện.

Để bắt đầu, đây là những công cụ và kỹ năng bạn cần:

• Một đồng hồ đếm thời gian (hoặc app)
• Chế độ máy bay (chức năng quan trọng trên bất kỳ điện thoại nào)
• Một nơi yên tĩnh để làm việc và/ hoặc một tai nghe/ nút bịt tai tốt
• Bút và giấy (để đánh dấu vào các Pomodoro)
• 5 phút mỗi sáng để lên kế hoạch công việc hàng ngày
• 30 phút mỗi cuối tuần để đánh giá lại công việc tuần qua và lên kế hoạch tuần kế tiếp

Nguồn: Passion Planner

Lần đầu tiên thử Pomodoro

Như hầu hết mọi chuyện trong đời, tôi trải nghiệm rất nhiều nỗi đau và thất vọng, nhưng cũng nhanh chóng trưởng thành sau đó.

Đầu tiên, tôi nghĩ mình có thể làm 16 Pomodoro mỗi ngày. Không có vấn đề gì cả. Tôi đã từng làm việc trong rất nhiều giờ, ít hơn 7 giờ làm việc có vẻ quá dễ chịu.

Ngày đầu tiên tôi hoàn thành được 12 Pomodoro. Tôi đã hoàn thành được cả mớ việc, nhưng vẫn cảm thấy thất bại vì chưa đạt được con số mục tiêu. Tôi thấy mệt, và... khổ sở.

Những ngày tiếp theo, tôi thử bỏ qua việc phải xác định làm bao nhiêu Pomodoro. Kết quả, tôi hoàn thành cả tấn việc và cảm thấy năng suất một cách đáng kinh ngạc. Tôi biết là mình đang làm một điều gì đó tốt. Tuy nhiên, có những ngày tôi làm quá ít hoặc những ngày làm quá nhiều, và tất cả đều đem lại cảm giác tồi tệ. Đôi lúc, tôi đã bị thuyết phục rằng đây là phương pháp “ngu ngốc” nhất thế giới.

Một ngày, tôi phớt lờ tất cả các hệ thống và trở về với làm nhiều việc cùng lúc. Tôi đã bị mất tập trung, giảm năng suất, và cảm thấy thất vọng. Tôi cắn răng và tiếp tục làm việc theo cách cũ được vài ngày, để rồi nhận ra rằng mình có hoàn thành công việc, nhưng hiệu suất không thể nào so sánh với lúc tôi áp dụng Pomodoro.

Tìm kiếm điểm cân bằng: Ma thuật của số 8

“Tôi nhận ra mình phải lùi lại một bước và ngẫm nghĩ lại về một tuần làm việc, chú ý vào tâm trạng, để tập trung vào những gì phù hợp với bản thân”.
Nguồn: Pixabay

Cuối cùng tôi đã tỉnh táo trở lại. Tôi bắt đầu thử nghiệm với ít Pomodoro hơn, chỉ 5 lần một ngày và dần dần nâng con số lên 8. Mục tiêu của tôi là 8 Pomodoro mỗi ngày trong tuần, tổng cộng là 40 Pomodoro mỗi tuần.

Nó (có vẻ) có hiệu quả, nhưng như mọi người vẫn thường nói, cuộc sống không nói trước được điều gì. Có những ngày tôi phải tham gia quá nhiều cuộc họp, hay con gái có buổi văn nghệ ở trường mà tôi không muốn bỏ lỡ, và tôi đã không thể theo kịp con số 8 Pomodoro này.

Quả thật, 40 là con số ma thuật hàng tuần với tôi. Nhưng tôi cần bớt nghiêm khắc với cách định trước công việc trong tuần của mình.

Phép toán rất đơn giản: 40 Pomodoro = 1.000 phút làm việc (+350 phút nghỉ giải lao) mỗi tuần.

Tuy nhiên, khi tôi có quá nhiều việc phải làm, hay cảm thấy mệt mỏi về thể chất hoặc tinh thần, tôi không thể cáng đáng nổi 8 Pomodoro. Tôi bị tụt lại phía sau, và hôm sau tôi sẽ cố nhồi nhét để đạt được 14 Pomodoro, điều này khiến tôi kiệt sức và không hài lòng với chất lượng công việc của mình.

Tôi nhận ra mình phải lùi lại một bước và ngẫm nghĩ lại về một tuần làm việc, chú ý vào tâm trạng, để tập trung vào những gì phù hợp với bản thân. Phương pháp Pomodoro khá hữu ích, nhưng còn thiếu một điều gì đó để khiến nó thực sự phù hợp với tôi.

Cách tôi yêu làm việc cả 7 ngày trong tuần

Khi quyết định thay đổi, tôi tự hứa với bản thân rằng sẽ không bao giờ làm việc vào cuối tuần, ngày lễ, kỳ nghỉ, hay thậm chí là sau 5 giờ. Nghe thật tuyệt phải không? Nhưng, tôi vẫn vui khi nói với bạn rằng tôi đã phá vỡ tất cả những lời hứa đó... và đó thực sự là một điều tốt.

Vào những ngày tôi không thể hoàn thành 8 Pomodoro vào lúc 5 giờ, tôi đã cảm thấy rất căng thẳng và thất bại. Nhưng đột nhiên, tôi nhận ra quan điểm về một tuần làm việc của tôi thật hạn chế. Tại sao tôi lại phải đặt ra những cam kết này cho chính mình, hạn chế chính mình trong khi tôi hoàn toàn có thể làm việc? Tôi làm vậy bởi tôi đã quen với chuyện làm việc không hiệu quả, làm quá nhiều giờ, và vì những lý do sai lầm.

Tôi đã chuyển mình từ “chỉ làm việc” sang “làm những điều mà tôi hài lòng”. Hơn nữa, tôi cho phép bản thân tự do làm những điều không liên quan đến công việc, như tham gia buổi văn nghệ ở trường của con gái. Điều này khiến tôi dễ chuyển dịch tư tưởng của bản thân về thời điểm làm việc.

Mảnh ghép cuối cùng cho câu đố là chuyển từ làm việc 5 ngày/tuần và dừng lúc 5 giờ, sang làm việc 7 ngày/tuần và làm việc bất cứ lúc nào thuận tiện. Điều này khiến tôi, thay vì chỉ có 40-45 giờ để đạt được 40 Pomodoro, thì nay có đến 168 giờ mỗi tuần. Tôi chỉ cần 16,7 giờ, có nghĩa là tôi chỉ làm việc 10% thời gian trong tuần. Đây là một khác biệt lớn!

Mọi thứ chỉ trong vòng 16,7 giờ một tuần?!

Bây giờ có thể bạn sẽ nghĩ: “Tôi làm việc nhiều hơn thế trong hai ngày! Và bạn đang cố nói với tôi rằng đó là tất cả những gì tôi cần để làm việc trong cả tuần?”.

Đúng, đó chính xác là những gì tôi đang nói. Và không, bạn có thể vẫn “làm việc” nhiều hơn 16,7 giờ một tuần.

Tôi “làm việc” 35-40 giờ một tuần, nhưng tôi dành ít nhất 20-25 số giờ đó để gọi điện, họp, mở rộng mạng lưới online lẫn offline, và những công việc ít tập trung khác. Đó là những việc quan trọng, nhưng tôi không tính chúng vào thời gian “làm việc”.

Tôi thực sự làm 16,7 giờ mỗi tuần, và tôi hoàn thành nhiều gấp 5 lần trong khoảng thời gian ít ỏi đó hơn là 25 giờ còn lại.

Đừng trốn tránh nó. Cuộc sống luôn tiếp diễn. Chừng nào còn liên quan đến con người, đặc biệt là khi bạn sống trong xã hội hiện đại kết nối 24/7, thì bạn gần như không thể có được môi trường làm việc lý tưởng. Tuy nhiên, bạn có thể làm việc thông minh hơn mà không nhất thiết phải chăm chỉ.

Mức năng lượng và thái độ ảnh hưởng đến công việc và kết quả, vì vậy hãy đối diện với cảm xúc của mình và làm chủ bản thân.

Tâm lý học động lực: Làm chủ năng lượng của bạn

Trong một thế giới hoàn hảo, tôi có 8 đầu việc có giá trị cao được xác định từ đầu ngày. Tôi sẽ ưu tiên các đầu việc này, và giải quyết từng cái một, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Tôi sẽ san sẻ đều lòng nhiệt thành và động lực cho từng đầu việc, không bị gián đoạn, và kết thúc ngày làm việc của mình trong ít hơn 3 giờ.

Nghe thật tuyệt phải không? Không may là “nơi ta sống cách xa sự hoàn hảo”.

Thực tế tôi là con người, sống trong một thế giới cùng những con người khác. Tôi có những cảm xúc không kiểm soát, và thường xuyên mệt mỏi. Tôi không thích làm một số việc, ngay cả khi tôi biết chúng quan trọng, và thậm chí là khẩn cấp.

Để đảm bảo công việc trong dài hạn, tôi phải đối mặt với những điều này và học cách thực sự làm việc hơn là chống lại chúng.

Mức năng lượng và thái độ của tôi ảnh hưởng đến công việc và kết quả, vì vậy tôi phải đối diện với cảm xúc của mình và làm chủ bản thân.

Khi năng lượng thể chất của tôi thấp, tôi cải thiện sức khỏe và sống vui khỏe. Khi năng lượng cảm xúc của tôi thấp, tôi tìm điều gì khiến mình hành phúc, như dành thời gian với vợ và con gái.

Dĩ nhiên, tôi cũng phải tìm công việc mà mình yêu thích và cảm thấy trọn vẹn hơn là công việc khiến tôi kiệt sức. Bằng cách này, tôi có nhiều thời gian cải thiện bản thân, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, và thật sự khỏe mạnh ở mọi mức độ – lý trí, cơ thể, và tâm hồn.

Muốn đi xa hơn?

Chậm rãi nhưng chắc chắn, Pomodoro đã thay đổi cách tôi làm việc.

Bạn đã sẵn sàng chưa? Sao không thử Pomodoro hôm nay nhỉ? 25 phút tập trung vào duy nhất một việc. Hãy chọn một việc và làm ngay bây giờ nào!

* Nguồn: Buffer