Tài chính ứng dụng #5: Phương pháp quản lý dòng tiền hiệu quả và kinh nghiệm cho Start-up

Bạn kinh doanh và có doanh thu tốt, nhưng vẫn trả lương trễ hạn? Bạn phải vay thêm để trả phí mặt bằng hàng tháng? Bạn có lúc phải mượn tạm nhân viên để thanh toán tiền điện, nước?

Đó là những tình huống hết sức bình thường nếu công ty bạn thiếu tiền mặt – hệ quả của việc quản lý tiền mặt chưa tối ưu. Thiếu tiền mặt khiến mọi hoạt động vận hành thường nhật, dù chỉ nhỏ nhặt, trở nên đình trệ, gián tiếp ảnh hưởng đến doanh thu. Tình trạng cực đoan có thể khiến doanh nghiệp phá sản vì không có tiền mặt thanh toán những khoản nợ đến hạn. Không nắm nghệ thuật quản lý dòng tiền, ông chủ nào cũng phải lo sợ cảnh thiếu tiền mặt.

Quản lý tiền mặt là gì?

Quản lý tiền mặt là thu thập, theo dõi, kiểm soát sự biến động lượng tiền mặt và dự trù giải pháp nhằm đảm bảo công ty luôn có đủ lượng tiền mặt trong vận hành. Làm chủ một công ty, bạn cần quản lý tiền mặt vì:

  • Tài sản của một công ty không chỉ có tiền mặt: Nếu tổng tài sản công ty là 1 tỷ VND thì không có nghĩa công ty đang giữ 1 tỷ tiền mặt. Tiền mặt chỉ là một phần trong số đó, còn lại là những vật hữu hình và vô hình như: nhà xưởng, máy móc, trang thiết bị, giá trị thương hiệu...
  • Mọi chi phí trong hoạt động vận hành thường nhật của công ty đều phải chi trả bằng tiền mặt: chi phí điện, nước, nguyên vật liệu, lương nhân viên...

Có lẽ vì vậy mà người Anh có câu: “Cash is King” (tạm dịch: Tiền mặt là vua)

Chính vì 2 nguyên nhân trên, tiền mặt của công ty là một dòng chảy biến động. Bạn vừa thu vào và vừa chi ra, nếu không quản lý tốt, bạn có thể lạm chi, hay nguồn tiền mặt không đủ cho các chi phí đầu tư quan trọng sắp tới, dẫn đến trì trệ trong hoạt động công ty. Trong bài viết hôm nay Cask sẽ mang đến cho bạn những phương pháp để quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.

Kiểm soát dòng tiền vào

Dòng tiền vào được hiểu là tổng số tiền mà doanh nghiệp thu được từ các hoạt động kinh doanh bao gồm bán hàng, đầu tư, lãi ngân hàng… giúp doanh nghiệp trang trải chi phí hoạt động, mở rộng quy mô, đầu tư, cải tiến sản phẩm… Theo đó, để kiểm soát dòng tiền vào, trước tiên doanh nghiệp cần phải kiểm soát được các khoản phải thu và lượng hàng tồn kho.

1. Kiểm soát các khoản phải thu

Đôi khi để thu hút khách hàng hay vị nể đối tác, bạn quy định thời hạn khách hàng/ đối tác thanh toán quá dài hay chấp nhận trễ hạn quá lâu, khiến bạn hụt mất nhiều khoản tiền mặt. Để tránh tình trạng này, bạn có thể sử dụng những chiến thuật như:

  • Tăng chiết khấu nếu đối tác thanh toán sớm
  • Thiết lập mức phạt theo từng giai đoạn khi đối tác chậm thanh toán
  • Yêu cầu đặt cọc
  • Tặng voucher, ưu đãi cho các đơn hàng tiếp theo nếu đối tác thanh toán ngay
  • Chủ động theo dõi và cập nhật thường xuyên các khoản phải thu để tránh thất thoát
  • Thường xuyên nhắc nhở đối tác thanh toán đúng hạn
  • Quy định trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận liên quan: Sales, Kế toán, Tài chính…
  • Yêu cầu bảo lãnh thanh toán nếu giá trị giao dịch quá lớn
  • Bỏ những giao dịch ít giá trị nhưng đối tác yêu cầu thời hạn thanh toán dài

2. Kiểm soát hàng tồn kho

Lượng hàng tồn quá nhiều đồng nghĩa vốn của bạn đang bị “giam hãm”, chưa được giải phóng thành tiền mặt. Hơn nữa, hàng tồn quá lâu có thể hư hỏng, xuống chất, thất thoát một lượng giá trị không thể thu hồi. Hãy lưu kho tối ưu và giảm lượng hàng tồn dư thừa bằng cách biện pháp sau:

  • Giảm giá khi lượng hàng tồn kho lớn và sắp hết hạn sử dụng
  • Xây dựng nhiều chương trình khuyến mại để kích cầu
  • Thường xuyên theo dõi và cập nhật, đánh giá số lượng hàng tồn kho
  • Cải thiện khả năng dự báo nhu cầu thị trường để lưu kho hợp lý

Kiểm soát dòng tiền ra

Dòng tiền ra được hiểu là tổng số tiền công ty chi ra cho các hoạt động kinh doanh như lương nhân viên, tiền điện, nước, mặt bằng, nguyên vật liệu… Đã là chi phí, tất nhiên phải chi ra, tuy nhiên, nên chi ra nhanh hay chậm, và trong một giai đoạn nhất định nên chi ra nhiều hay ít là điều cần tính toán. Hãy tận dụng các phương thức bên dưới để chi trả tối ưu:

  • Tận dụng tối đa điều khoản thanh toán với đối tác, không nên thanh toán quá sớm
  • Thương lượng thanh toán theo nhiều kỳ để giảm áp lực chi trả cùng một lúc
  • Xây dựng mối quan hệ thân thiết với đối tác để được ưu đãi khi thanh toán
  • Cải thiện dự báo dòng tiền vào để quyết định nên thanh toán nhiều hay ít, sớm hay chậm

Đặc biệt với những doanh nghiệp start-up, những nguyên tắc dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát tốt dòng tiền, cụ thể:

1. Ưu tiên sự ổn định dòng tiền

Giai đoạn đầu thành lập, nhiều doanh nghiệp thường mắc lỗi cơ bản là lo chạy chỉ tiêu doanh thu nên chấp nhận những thương vụ có rủi ro cao về tài chính. Điều đó khiến dòng tiền mất cân đối, doanh nghiệp phải vất vả thu hồi nợ xấu, nợ khó đòi, thiếu ngân sách duy trì các hoạt động cơ bản… Do đó, để an toàn tài chính, các công ty start-up nên ưu tiên ổn định dòng tiền hơn doanh thu và lợi nhuận.

2. Ra mắt sản phẩm càng sớm càng tốt

Sau khi xác định được thị trường, khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp start-up bắt tay vào hoạch định, triển khai chiến lược khai thác, phát triển với nhiều hoạt động tốn kém như xây dựng cơ sở vật chất, hình ảnh thương hiệu, nghiên cứu, thử nghiệm sản phẩm, thiết kế bao bì… Giai đoạn này, doanh nghiệp chủ yếu chi mà không thu, dẫn đến sự mất cân bằng dòng tiền.

Do đó, doanh nghiệp nên tối ưu hoạt động R&D, sản xuất nhằm ra mắt sản phẩm sớm nhất có thể, nhờ đó có được dòng tiền vào.

3. Quan hệ tốt đẹp với đối tác

Xây dựng các chính sách thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau dành cho các đối tác: nhà phân phối, nhà cung cứng… Mối quan hệ tương trợ sẽ giúp bạn có thêm đồng minh khi gặp khó khăn về tài chính (bạn có thể thương lượng xin gia hạn trả nợ, có thể vay vốn từ đối tác hay được ưu tiên, ưu đãi khi mua hàng…).

4. Kiểm soát chi tiêu

Nhiều start-up mắc phải vấn đề về chi phí cố định quá cao do đầu tư quá nhiều về mặt hình thức như cơ sở vật chất, văn phòng… Nội lực quan trọng hơn hình thức, do đó hãy giảm thiểu tối đa chi phí cố định để tăng thanh khoản và chỉ đầu tư thêm khi thực sự cần.

Hãy nhớ trong kinh doanh, dòng tiền đứng im là dòng tiền chết. Tránh để dòng tiền bị tắc nghẽn bằng cách cân đối dòng tiền vào và dòng tiền ra. Các phương thức kiểm soát trên sẽ giúp bạn triển khai tốt nguyên lý cân bằng này trong buổi đầu khởi nghiệp.

Khóa “Finance for Non-Finance Managers” giúp học viên có năng lực hiểu các loại chi phí của Marketing, Trade Marketing & Sales dưới lăng kính của người quản lý tài chính, nắm vững các công cụ quan trọng giúp tối ưu hoá lợi nhuận sản phẩm, các nhóm sản phẩm và toàn bộ doanh nghiệp, quản lý tài chính để xây dựng ngân sách Marketing, Trade Marketing và mở rộng kênh phân phối, thiết kế được Business Case tài chính trước khi tung sản phẩm mới.

Thông tin khoá học:

CASK chuyên thiết kế giải pháp (chiến lược & thực thi) giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh & huấn luyện cá nhân về chuyên môn Brand – Trade – Sales – Business.

Thông tin liên hệ: