Cách viết email xin việc “hạ gục” nhà tuyển dụng
Một trong những băn khoăn của ứng viên khi dự tuyển là làm thế nào để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Họ đâu biết rằng, những chi tiết nhỏ nhất thể hiện trên CV hay cách viết email xin việc cũng phần nào thể hiện trình độ và thái độ của bạn dành cho công việc.
Chăm chút, tỉ mỉ, cầu toàn và trình bày thật độc đáo luôn là những điểm cộng từ vòng hồ sơ dành cho ứng viên biết. Và trong bài viết dưới đây, MarketingAI sẽ hướng dẫn bạn những mẹo nhỏ để viết email xin việc “hạ gục” nhà tuyển dụng.
Email xin việc là gì?
Email xin việc là nội dung mà bạn viết trên email khi gửi CV xin việc hay hồ sơ xin việc cho người tuyển dụng. Email xin việc chỉ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn phải đầy đủ thông tin và phải thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn.
Bạn không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân trong email xin việc vì nội dung chính đã có trong hồ sơ của mình. Đây chỉ là mở đầu và giới thiệu sơ lược giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn đã gửi mail và ứng tuyển vào vị trí nào.
Thư xin việc (Cover Letter) là gì?
Nhiều người thường nhầm lẫn email xin việc là thư xin việc nhưng thực tế đây là hai phần riêng biệt. Thư xin việc là một file đính kèm được gửi cùng với CV xin việc. Thư xin việc thể hiện được mục đích của bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Không mất quá nhiều thời gian để viết thư xin việc, vì thế bạn hãy tham khảo cách viết email xin việc và cách viết thư xin việc cụ thể để ứng dụng cho phù hợp nhé.
Những lưu ý trước khi gửi email xin việc
Khi viết email xin việc bạn cần phải lưu ý một số điều sau trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
Tên email
Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ phần đầu của email trong cách viết email xin việc. Hãy dùng mẫu email xin việc chứa họ tên của bạn (hoặc nếu có thể thì phần mở rộng hãy để những điều bạn tự hào nhất, muốn cho người khác biết về bản thân mình, có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, thế mạnh của bản thân...).
Những tên email thông dụng và phổ biến bạn có thể tham khảo như:
Tên hiển thị email
Có 2 lỗi phổ biến thường gặp trong cách viết email xin việc đó là không sử dụng tên thật và không viết hoa tên của mình. Đây dù chỉ là lỗi nhỏ, tuy nhiên nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Hãy lưu ý để đặt tên hiển thị email phù hợp thể hiện tính chuyên nghiệp của mình và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Tên hiển thị email phải là tên thật, trình bày rõ ràng, viết hoa đúng chỗ
Để thiết lập lại tên cho đúng chuẩn văn phong, bạn thay đổi theo hướng dẫn như sau:
- Bước 1: Vào Setting (Cài đặt) → chọn tab Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
- Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin) → sau đó nhấn Save Changes (Lưu thay đổi)
Vậy là hoàn tất việc thay đổi tên hiển thị Gmail của bạn.
Chữ ký email
Nhiều người thường bỏ qua việc để chữ ký email trong khi viết email xin việc nhưng với nhiều nhà tuyển dụng, chữ ký email cũng là cách thể hiện sự tỉ mỉ của ứng viên. Sau khi đổi tên chuẩn, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách bổ sung chữ ký email.
Một chữ ký email thường bao gồm:
- Họ và tên
- Nghề nghiệp
- Số điện thoại
- Các thông tin khác như website, email, địa chỉ, tài khoản mạng xã hội
- Những thông tin liên hệ chi tiết sẽ giúp nhà tuyển dụng liên hệ và tìm hiểu về bạn.
Với phần chữ ký email hãy để lại những thông tin cơ bản nhất của bản thân để người nhận mail/ nhà tuyển dụng dễ dàng tìm thấy thông tin cá nhân của bạn để liên lạc khi cần.
Ảnh đại diện email (Avatar Email)
Ảnh đại diện email cũng là một điều cần lưu ý của khi viết email xin việc. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ chú ý đến Avatar Email của bạn.
Để thay đổi ảnh đại diện email trên thiết bị Android, bạn thực hiện như sau:
Thay đổi trên máy tính:
Với iPhone, iPad:
Sau khi hoàn tất việc thay đổi ảnh đại diện, bạn đừng quên nhấn Save – lưu ảnh nhé.
Lưu ý khi đặt ảnh đại diện email:
- Không nên để hình ảnh đen trắng, hoặc không để ảnh đại diện bởi việc này sẽ làm mất giá trị email của bạn và rất có thể sẽ được xem như một email ảo. MarketingAI khuyên bạn nên sử dụng ảnh thật của mình một cách rõ ràng và thể hiện được tính cách cá nhân.
- Không để ảnh chụp quay lưng bởi nó thể hiện sự thiếu nghiêm túc cũng như không thể hiện rõ khuôn mặt của bạn.
Cách viết email xin việc tiếng Việt đúng chuẩn và chuyên nghiệp
Mời các bạn cùng tham khảo cách viết email xin việc bằng tiếng Việt chuẩn và chuyên nghiệp.
Tiêu đề email xin việc
Trong tin tuyển dụng, đa phần sẽ có thông tin cụ thể về địa chỉ email, cấu trúc tiêu đề. Khi đó, bạn chỉ cần viết tiêu đề email theo đúng yêu cầu của nhà tuyển dụng để họ có thể lọc email dễ dàng hơn, tránh sót mail.
Với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu tiêu đề email hoặc bạn chủ động gửi mail xin việc thì có thể dùng các mẫu tiêu đề sau: Họ và tên – Ứng tuyển vị trí – Ngày tháng ứng tuyển. Ví dụ, Phạm Ngọc Hoà – Ứng tuyển vị trí Sale – 12/9/2017.
Nội dung email xin việc
Đa phần ứng viên đều mắc sai lầm khi viết email xin việc, không nói đến cách trình bày thô sơ và không theo quy chuẩn, điều tối kỵ nhất trong nội dung email là lỗi chính tả. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn trình bày khoa học và không mắc lỗi chính tả trong nội dung nhé.
Những email với nội dung khô khan và khuôn mẫu được sao chép và thay thế từ một văn bản nào đó rất dễ khiến bạn bị trừ điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy thử nghĩ xem, nếu một ngày, bên tuyển dụng nhận được hàng chục, hàng trăm mail ứng tuyển đều với nội dung chung chung như vậy thì thật khó để bạn lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Điểm giúp bạn trở nên khác biệt và ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng là hãy trình bày mail gửi một cách sáng tạo, đừng lo không đúng chuẩn mực, miễn là bạn đảm bảo được chuẩn tiêu đề mail, thưa gửi rõ ràng, trình bày khoa học, đẹp mắt và đảm bảo những thông tin cơ bản.
Dưới đây là mẫu email xin việc:
Kính gửi (tên người nhận),
Giới thiệu nhanh về bản thân (ví dụ tên, học trường gì). Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook hay trang tuyển dụng của công ty. Sau đó, tóm tắt ngắn gọn 1 kỹ năng hoặc 1 kinh nghiệm mà bạn cho rằng phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển này. Và điều quan trọng là phải nhớ đính kèm CV và Cover Letter (nếu có).
Sau cùng là lời chào và rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.
Lưu ý trong cách trình bày nội dung email xin việc:
- Nên in đậm phần mở đầu, phần kính gửi
- Bố trí các dòng trong nội dung email một cách dễ nhìn, trực quan
- Nội dung email phải thể hiện thái độ tôn trọng, cầu thị nhưng vẫn phải có sự tự tin, chuyên nghiệp
- Tuyệt đối không được sai chính tả
Những thứ đính kèm cần thiết trong email xin việc
Để email xin việc thêm phần ấn tượng và độc đáo, hãy gửi đính kèm thư giới thiệu hoặc Cover Letter (nếu có) cùng những chứng nhận thành tích bạn đã đạt được, để chứng tỏ bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí mà công ty đang tuyển. Thêm vào đó, hãy thật chỉn chu và viết bằng thái độ thành kính, mong muốn được cống hiến tài năng cho công ty.
Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh đúng cách và ấn tượng
Nếu đã có CV bằng tiếng Anh thì việc viết email đính kèm thư xin việc bằng tiếng Anh là điều giúp bạn lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Thông qua thư xin việc bằng tiếng Anh, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng và trình độ ngoại ngữ của bạn. Điều mà số ít ứng viên làm được. Dưới đây là những lưu ý khi viết email xin việc bằng tiếng Anh:
Lời chào đầu thư
Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty/ nhà tuyển dụng. Trường hợp bạn biết tên nhà tuyển dụng, lời chào có thể mở đầu là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Khi bạn nắm rõ người nhận thư của bạn là ai thì hãy thêm các tiêu đề cho phù hợp như (Mr., Ms., Dr.)
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.
Tiếp đến là đoạn đầu của Cover Letter. Đây là nơi để bạn giới thiệu công việc bạn ứng tuyển. Trình bày trong 1-2 câu ngắn gọn.
Bố cục bức thư nên bao gồm 4 ý chính sau:
-
Thông tin liên lạc: Thông thường, bạn nên để địa chỉ, số điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ phỏng vấn hoặc hỏi thêm thông tin cần thiết.
- Phần nội dung chính: Hầu hết Cover Letter chi gồm 1- 2 đoạn cơ bản, tập trung làm rõ những ý chính sau:
- Lý do bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí ứng tuyển này?
- Kinh nghiệm của bản thân với vị trí ứng tuyển?
- Lý do chọn công ty này để cống hiến tài năng?
- Cuối thư: Tóm lại vấn đề và định hướng đưa ra nếu bạn trúng tuyển vị trí này. Gồm các nội dung chính như:
- Nhắc lại lý do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này
- Định hướng của bạn nếu bạn trúng tuyển vị trí này, kỹ năng, kinh nghiệm
- Cung cấp thông tin liên lạc, địa chỉ email, số điện thoại để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc
- Đừng quên đính kèm CV
- Kết thúc mail và chữ ký: Trước khi gửi mail xin việc đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã giành thời gian đọc CV/ email ứng tuyển của bạn; thể hiện mong muốn, khát khao được thể hiện nhiều hơn khi có cơ hội phỏng vấn. Những câu kết quen thuộc mà bạn có thể tham khảo như:
- I look forward to hearing from you soon (Tôi mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)
- I would appreciate the opportunity for a personal interview to discuss this position in more detail (tôi rất mong được gặp bạn để trao đổi nhiều hơn về vị trí này)
- Thank you for your time and consideration (Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư)
Lỗi sai cơ bản khi viết email, thư xin việc
Bất cứ lỗi sai cơ bản nào trong email hoặc thư xin việc cũng có thể sẽ khiến bạn đánh mất đi cơ hội của mình.
Viết sai chính tả
Bất cứ ai cũng có thể mắc lỗi cơ bản này. Bạn phải luôn nhớ kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi, hoặc có thể nhờ một người bạn của mình kiểm tra giúp. Chỉ cần mắc một lỗi chính tả đơn giản cũng sẽ khiến nhà tuyển dụng nghĩ bạn là người cẩu thả, bất cẩn trong công việc. Vậy nên, nếu viết sai chính tả bạn có thể mất đi cơ hội được gọi phỏng vấn.
Viết sai tên nhà tuyển dụng
Trên thực tế, có tới 70% nhà tuyển dụng nói rằng họ sẽ tự động loại một ứng viên nếu như viết sai tên mình. Do đó, sau khi kiểm tra lỗi chính tả, hãy đảm bảo rằng tên nhà tuyển dụng được viết chính xác.
Không đúng trọng tâm
Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm kiếm một ứng viên có thể mang lại những giá trị tốt đẹp cho công ty của họ. Hơn hết, họ muốn biết bạn sẽ làm được những gì cho họ nếu như được tuyển. Vì vậy đừng tập trung viết về bản thân quá nhiều mà không quan tâm đến lợi ích mình có thể mang lại cho doanh nghiệp đó.
Việc chia sẻ những kinh nghiệm làm việc hay trình độ rất quan trọng, nhưng nếu như nó chẳng liên quan đến yêu cầu của nhà tuyển dụng, thì những thông tin này hoàn toàn vô nghĩa. Do đó, hãy dựa vào bản mô tả công việc của nhà tuyển dụng để nêu thành tích dựa trên những gì mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.
Tên email ứng tuyển thiếu chuyên nghiệp
Tên email (bao gồm tên và địa chỉ của người gửi) sẽ là những thứ nhà tuyển dụng nhìn vào đầu tiên khi nhận được email của bạn. Ngày nay có rất nhiều email quảng cáo, spam... nên những người bận rộn thường sẽ không mở tất cả thư mà họ nhận được. Khi đó, tên email xin việc sẽ là yếu tố quyết định họ sẽ mở hoặc xoá email. Vì vậy, hãy nhớ viết tên email thật rõ ràng và đúng nội dung.
Viết email quá ngắn hoặc quá dài
Nếu gửi email xin việc quá ngắn, nhà tuyển dụng có thể nghĩ bạn không hẳn hứng thú với vị trí này và cũng không thấy được tiềm năng của bạn đối với công ty. Nhưng ngược lại, email viết quá dài họ thường có xu hướng bỏ qua và chuyển sang một ứng viên khác.
Quên đính kèm CV
CV là phương tiện duy nhất để nhà tuyển dụng bước đầu đánh giá ứng viên. Việc đính kèm CV không hề khó, nhưng lại có rất nhiều người nhấn gửi email rồi mới nhận ra mình quên chưa đính kèm CV.
Thậm chí, nếu bạn nhận ra mình đã quên đính kèm CV và sửa lỗi bằng cách gửi ngay một email khác cũng sẽ rất thiếu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng tính năng “Undo Email” (Thu hồi email) của Gmail để tránh gặp phải những trường hợp này.
Bộ hồ sơ xin việc gửi qua mail cần những gì?
Đối với một bộ hồ sơ hoàn chỉnh gửi mail xin việc thì không thể thiếu CV và thư xin việc. Đây là những giấy từ cần có để tạo nên một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh.
Để có được mẫu CV và đơn xin việc tạo ấn tượng, ngoài cách viết email xin việc, bạn cần quan tâm đến những nội dung sau:
CV xin việc
CV xin việc đóng vai trò quan trọng trong bộ hồ sơ online. Nó có thể coi là bản sơ yếu lý lịch tóm tắt về quá trình học tập và công tác của ứng viên. Thông qua CV, các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá và phân loại hồ sơ. Những hồ sơ ấn tượng sẽ được vào vòng phỏng vấn.
Hiện nay thay vì cách viết CV xin việc định dạng Word, ứng viên có thể tạo CV xin việc bằng định dạng PDF với nhiều thiết kế khác nhau để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
Đơn xin việc
Đơn xin việc là một trong những giấy tờ quan trọng giúp cho bộ hồ sơ của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Cách viết đơn xin việc, email xin việc đã được hướng dẫn ở trên. Vì vậy hãy tham khảo để tạo ra những đơn xin việc ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin tạo ấn tượng ngay ban đầu với nhà tuyển dụng nhé.
Kết luận
CV hay email xin việc được xem là những yếu tố gây ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Hãy chăm chút đến từng tiểu tiết trong nội dung trước khi gửi mail xin việc để chiếm trọn cảm tình từ nhà tuyển dụng và có cơ hội trúng tuyển vị trí mình ứng tuyển. Qua bài viết, hy vọng bạn đã nắm được những thông tin cơ bản và cách viết email xin việc chuyên nghiệp.
* Nguồn: igenZ