Marketer Dương Quỳnh Chi
Dương Quỳnh Chi

PR Executive @ EloQ Communications

Làm thế nào để tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp dưới tác động của đại dịch Covid-19

Hiện nay, khi nền kinh tế đang dần bước sang giai đoạn thích ứng với những tác động kéo dài của đại dịch Covid-19, việc chuyển đổi số và áp dụng các giải pháp số mang tầm quan trọng về chiến lược. Chủ doanh nghiệp, đặc biệt là ở quy mô vừa và nhỏ, mong muốn các khoản đầu tư vào giải pháp công nghệ sẽ tạo ra giá trị cao hơn số tiền bỏ ra ban đầu, đồng thời tiết kiệm được chi phí trong giai đoạn dịch bệnh còn diễn biến phức tạp.

Quyết định giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp thật sự là bài toán khó khi trên thị trường có quá nhiều sự lựa chọn.

May mắn thay, giải pháp phần mềm tích hợp – nhiều chức năng cùng hoạt động trên một nền tảng duy nhất – đang là xu hướng được thế giới quan tâm. Đây cũng là đáp án phù hợp nhất mà các doanh nghiệp Việt cần ở thời điểm hiện tại. Giải pháp phần mềm tích hợp có thể đơn giản hóa quá trình thích ứng của doanh nghiệp và giảm thiểu đáng kể chi phí đầu tư công nghệ trên mỗi nhân viên.

Doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí

giải pháp cho doanh nghiệp
Giải pháp phần mềm tích hợp đang là xu hướng được thế giới quan tâm

Các khoản đầu tư về phần mềm và công nghệ rất khó tính toán do có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí trên mỗi nhân viên (cost per employee). Một số phần mềm tính chi phí dựa trên số lượng tài khoản truy cập mà công ty sử dụng. Một số khác tính dựa trên đơn vị tổ chức, khiến cho chi phí trên mỗi nhân viên của doanh nghiệp nhỏ cao hơn so với doanh nghiệp lớn. Hơn nữa, khi doanh nghiệp muốn mua thêm các tài khoản phần mềm phục vụ những mục đích kinh doanh khác, chi phí đầu tư công nghệ trên mỗi nhân viên dễ dàng tăng phi mã.

Theo đó, doanh nghiệp thường phải trích ra 6-10% doanh thu để đầu tư cho công nghệ. Tuy nhiên, mức chi phí đầu tư có thể thay đổi phụ thuộc vào hiệu quả và tỷ suất lợi nhuận của việc kinh doanh.

Đối mặt với những thách thức này, doanh nghiệp phải làm gì để kiểm soát chi phí đầu tư cho công nghệ?

Giải pháp tích hợp tính năng cho người dùng

Nhiều công ty phát triển ứng dụng di động (mobile app) trực tiếp cho người dùng đã tìm cách phát triển để giải quyết vấn đề tương tự. Những công ty này tạo ra giá trị bằng cách cung cấp dịch vụ tích hợp theo chiều dọc nhằm giảm các chi phí trực tiếp và gián tiếp, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng.

Một ví dụ điển hình của sản phẩm công nghệ tích hợp dịch vụ khách hàng là sự nổi lên của các siêu ứng dụng như WeChat (Trung Quốc), Grab (Singapore), GoJek (Indonesia) và Kakao (Hàn Quốc). Điểm chung của những ứng dụng này là cung cấp rất nhiều dịch vụ tích hợp trên một giao diện di động, từ dịch vụ vận tải, nhắn tin, giao hàng, bán vé, đến dịch vụ tài chính. Thông thường, toàn bộ dịch vụ đều được thanh toán từ một ví chung, đảm bảo trải nghiệm liền mạch và thuận tiện cho khách hàng. Do đó, nền tảng giải pháp tích hợp theo chiều dọc sẽ làm tăng giá trị cho khách hàng.

Giải pháp tích hợp tính năng cho doanh nghiệp

Câu hỏi đặt ra ngay lúc này là các nhà cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp có thể làm gì để giải quyết vấn đề chi phí đầu tư cho công nghệ trên mỗi nhân viên, đồng thời vẫn mang lại giá trị thông qua những dịch vụ tích hợp.

Dù chưa có công ty nào hiện nay có thể cung cấp toàn bộ phần mềm cùng một lúc, nhiều tên tuổi lớn đang hướng đến mục tiêu này. Kể từ năm 2018, đã có một số thương vụ mua lại nổi tiếng trong lĩnh vực SaaS (phần mềm dạng dịch vụ), tạo tiền đề cho các nhà cung cấp phần mềm bổ sung nhiều dịch vụ tích hợp vào nền tảng có sẵn của họ. Điều này có nghĩa là càng nhiều dịch vụ được tích hợp vào nền tảng chung, chi phí đầu tư cho hệ điều hành doanh nghiệp càng tiết kiệm và thuận tiện.

Hiện nay, khách hàng doanh nghiệp yêu cầu phần mềm có khả năng đảm đương nhiều chức năng trong doanh nghiệp hơn, từ quản lý khách hàng đến tài chính và nhân sự. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cần hỗ trợ sâu về chuyên môn, từ giao diện người dùng, lưu trữ dữ liệu, đến tự phát triển ứng dụng và truy cập mọi lúc mọi nơi.

Dự đoán được xu hướng này, Zoho One cho phép doanh nghiệp quản lý công ty thông qua bộ ứng dụng tích hợp chỉ với một lần đăng nhập.

Không những dễ sử dụng, việc tích hợp đa dạng các ứng dụng đóng vai trò quan trọng giúp giảm thiểu những chi phí ẩn mà nhiều công ty đang gặp phải do sử dụng các phần mềm rời rạc không tích hợp. Sự thiếu liên kết này có thể gây ra tình trạng chồng chéo tính năng khi sử dụng và làm tăng gấp đôi khối lượng công việc nhập liệu vào từng nền tảng.

Theo đó, việc sử dụng nền tảng vận hành doanh nghiệp phát triển theo hướng tích hợp nhiều giải pháp sẽ giúp trả lời câu hỏi tưởng chừng như đơn giản: Chi phí đầu tư cho công nghệ trên mỗi nhân viên của công ty này là bao nhiêu? Trong lúc đó, doanh nghiệp nên cân nhắc và đánh giá những phần mềm hiện tại liệu có xứng đáng với ngân sách đầu tư.