10 mẹo sử dụng Google Docs thông minh giúp tăng năng suất viết

Bạn có đang sử dụng Google Docs cho công việc viết lách không? Dưới đây là 10 mẹo giúp bạn tăng năng suất viết.

Ngoài những chức năng giống Microsoft Word, Google Docs còn giúp người viết dễ dàng chia sẻ, cộng tác, liên kết với người khác. Vì vậy, nó nhanh chóng trở thành công cụ phổ biến trong giới cầm bút kiếm tiền.

Tần suất người viết sử dụng Google Docs có thể so sánh bằng với tần suất sử dụng điện thoại. Vì cho dù ở đâu và với thiết bị công nghệ nào, bạn cũng đều có thể truy cập Google Docs và thao tác dễ dàng.

Nhưng không phải người viết nào cũng biết tất cả chức năng của Google Docs. Nếu được tận dụng đúng cách, công cụ này sẽ là trợ lý đắc lực, giúp việc viết trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn. Bài viết dưới đây sẽ bật mí 10 mẹo sử dụng Google Docs một cách thông minh.

Mẹo 1: Google Docs giúp bạn khôi phục lịch sử đã xoá đi

Đã bao giờ bạn lỡ tay xoá đi một đoạn/ câu văn cần thiết, đến khi nhận ra thì đã quá muộn để khôi phục không? Mình đã từng như thế và tin rằng bạn cũng vậy. Nhưng nếu bạn soạn thảo trên Google Docs mà rơi vào tình huống này thì có thể thở phào nhẹ nhõm. Vì công cụ có một chức năng rất hay đó là xem lại lịch sử làm việc. Nó lưu trữ lại gần hết tất cả những gì bạn đã viết.

Để sử dụng chức năng này, bạn vào Tệp → Lịch sử phiên bản → Xem lịch sử phiên bản (hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H).

Ở đó, bạn sẽ thấy tất cả phiên bản của bài viết được lưu tại theo thời gian. Nhấn vào từng khung thời gian, bạn sẽ biết được lịch sử viết bài và dễ dàng tìm lại đoạn văn đã lỡ tay xoá mất. Sau đó, bạn sao chép và dán ngược trở lại bài viết.

Nếu là người cẩn thận và làm việc có tổ chức, bạn có thể đặt tên tất cả giai đoạn viết (ví dụ, draft 1, draft 2, edited 1, edited 2...) để có thế theo dõi tốt hơn, bằng cách vào Tệp -> Lịch sử phiên bản -> Đặt tên cho phiên bản hiện tại. Khi đó bạn sẽ tìm kiếm những thứ đã mất dễ dàng hơn.

Mẹo 2: Sử dụng Google Docs khi không có Internet

Bạn có bao giờ nghĩ mình vẫn sử dụng được Google Docs khi không có mạng chưa? Nếu trước đây, bạn cho rằng điều đó là không thể thì bây giờ, bạn sẽ thay đổi suy nghĩ sau khi đọc bài này. Vì Google Docs cho phép bạn làm việc ngoại tuyến giống như Microsoft Word.

Để thực hiện chức năng này, bạn vào Tệp → Cho phép sử dụng khi không có mạng.

Mình tin đây chính là “phao cứu sinh” cho rất nhiều freelance writer vì giúp họ có thể làm việc bất cứ đâu, đặc biệt trong khi chờ đợi hoặc trong những lúc mạng wifi chập chờn. Bạn cũng có thể tải app Google Docs về điện thoại, Ipad để thuận tiện hơn khi làm việc.

Pro Tip: Nếu bạn cảm thấy mình dễ bị mất tập trung bởi Facebook, email, các trang bán hàng trực tuyến thì có thể cân nhắc tắt kết nối mạng, sử dụng chức năng này của Google Docs để viết bài. Đây là một mẹo nhỏ cực kỳ hiệu quả dành cho ai đang học cách tập trung và quản lý thời gian.

Mẹo 3: Tự chỉnh sửa bài viết với chức năng Đề xuất

Nếu bạn từng làm việc với biên tập viên/ khách hàng bằng Google Docs thì hẳn bạn không xa lạ gì với chức năng Đề xuất khi muốn feedback vào nội dung bài. Nhưng bạn đã bao giờ sử dụng chức năng này để tự chỉnh sửa chưa?

Nó đặc biệt hữu ích khi bạn đang muốn sắp xếp lại bố cục bài viết. Bạn có thể di chuyển đoạn văn này sang chỗ khác rồi đọc lại tổng thể và so sánh xem thay đổi như vậy đã hợp lý chưa. Nếu chưa, bạn hoàn toàn có thể xoá đề xuất đó và nội dung lại quay trở về phiên bản cũ.

Với chức năng Đề xuất, bạn dễ dàng so sánh các thay đổi trong bố cục, nội dung

Để bật chức năng này, bạn chọn nhấn vào hình ảnh chiếc bút chì ở góc phải trên cùng của Google Docs. Một khung chọn lựa xổ xuống, bạn click vào tính năng “Đề xuất”.

Sau đó, bạn bôi đen đoạn văn/ cụm từ/ từ, chọn Copy rồi Paste vào vị trí bạn muốn thay đổi. Nếu bạn ưng ý với thay đổi này, nhấn vào dấu tích ở ô đề xuất nằm bên lề phải của văn bảm. Nếu bạn muốn quay trở lại ban đầu, nhấn vào dấu X ở ô đề xuất.

Ngoài ra, bạn có thể thêm ghi chú vào bài cho những trường hợp có một công việc khác cần hoàn thành gấp, buộc bạn phải tạm dừng việc viết hiện tại. Những ghi chú này sẽ như lời nhắc để lần sau tiếp tục việc còn dang dở, bạn sẽ không bị thiếu sót.

Bạn dùng chức năng ghi chú bằng cách để con trỏ nhấp nháy ở nơi bạn muốn để lại lời nhắc, vào thành Menu, chọn Chèn → Nhận xét hoặc tổ hợp phím Ctrl +Alt +M. Khi đó, một hộp thoại xuất hiện ở lề phải bên ngoài bài viết và bạn có thể ghi chú tất cả những gì cần lưu ý.

Mẹo 4: Sử dụng tiện ích bổ sung trên Google Docs

Bạn có biết Google Docs có chức năng Add on (tiện ích bổ sung) không? Nó giống như Chrome extension (mở rộng tiện ích trên Chrome). Tiện ích này giúp nâng cấp Google Docs của bạn.

Để làm điều đó, bạn vào Tiện ích bổ sung trên thanh Menu → Tải tiện ích bổ sung.

Ở đây, có rất nhiều tiện ích, nhưng để tránh bị rối và hoang mang, mình sẽ gợi ý một số tiện ích giúp ích dành cho người viết mà bạn có thể cân nhắc tải về:

• Pixabay Free Images: Nếu bạn thường xuyên sử dụng hình ảnh miễn phí trên Pixapay thì tiện ích có sẵn trên Google Docs sẽ giúp bạn tiết kiệm phần thời gian mở tab mới, tải hình ảnh về rồi chèn vào bài.
• ProWritingAid Grammar and Writing Coach: Nếu bạn viết bài bằng tifếng Anh thì không nên bỏ qua tiện ích này. Vì nó giúp bạn sửa lỗi chính tả, văn phong, ngữ pháp, loại bỏ những từ ngữ sử dụng quá nhiều... Lưu ý, tiện ích này chỉ giúp bạn chỉnh sửa 500 từ với phiên bản miễn phí. Nếu muốn sử dụng triệt để công dụng, bạn nên dùng bản trả phí. Theo review từ những người đã và đang sử dụng, tiện ích này rất “đáng đồng tiền bát gạo”.
• Doc Tools: Với 13 công cụ bao gồm thay đổi kích thước phông chữ, highlight, xoá, lọc theo bảng chữ cái, Doc Tools sẽ giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa văn bản. Mặc dù ở Google Docs vẫn có những công cụ này nhưng lại khó tìm, mất thời gian hoặc khó sử dụng hơn.
• PlagiarismCheck.org: Nếu bạn viết bài chuẩn SEO thì hẳn sẽ thường dùng công cụ check Plagiarism để kiểm tra xem trong nội dung có câu hay đoạn nào bị trùng lặp không. Hiện tại, Goolge Docs cũng đã tích hợp sẵn chức năng hữu ích này.

Mẹo 5: So sánh văn bản

Nếu bạn cần phải so sánh hai văn bản với nhau mà chưa biết làm thế nào để thuận tiện nhất thì Google Docs có thể hỗ trợ bạn. Chọn Công cụ → So sánh các tài liệu, và lựa chọn tài liệu nào bạn muốn so sánh.

Đối với người viết tự do, chức năng này rất hữu ích trong trường hợp bạn muốn biết biên tập viên đã chỉnh sửa gì ở bài viết của mình. Những gì bạn làm là sao chép và dán bài viết đã xuất bản trên Google Docs, sau đó so sánh với phiên bản ban đầu bạn viết.

Đối với mình, đây là mẹo khá thú vị mà mình đã áp dụng để hiểu hơn về phong cách cũng như mong muốn của các biên tập viên hoặc khách hàng.

Mẹo 6: Trích dẫn tài liệu tham khảo tự động

Chức năng này dành cho những bài viết yêu cầu có tài liệu tham khảo. Nếu trước đây bạn gặp nhiều khó khăn trong việc tạo tài liệu tham khảo thì bây giờ với chức năng Trích dẫn của Google Docs, bạn sẽ làm việc dễ dàng hơn.

Bạn vào Công cụ → Trích dẫn. Từ sidebar, chọn kiểu APA, MLA hoặc Chicago, tuỳ vào sở thích. Sau đó, nhập thông tin của tài liệu và lưu nguồn. Chèn trích dẫn vào nơi bạn muốn thêm vào trong bài viết. Ở cuối thanh sidebar, hãy nhấp vào “thêm nguồn trích dẫn”. Google Docs sẽ tiếp tục cập nhật thông tin khi bạn có thêm nhiều trích dẫn.

Mẹo 7: Viết bằng giọng nói

Nếu bạn cảm thấy đau nhức tay và muốn cho bàn tay nghỉ ngơi, bạn có thể cân nhắc sử dụng chức năng nhập liệu bằng giọng nói. Chọn Công cụ → Nhập liệu bằng giọng nói.

Sau đó, hãy nói ra bất kỳ những gì bạn muốn ghi lại. Bạn có thể đánh dấu bài viết bằng câu “Bắt đầu” hoặc “Kết thúc” khi bạn muốn chấm dứt một đoạn nào đó. Tất nhiên, không phải lúc nào công cụ này cũng có thể ghi lại đúng 100% những gì bạn nói, nhưng ít ra đó là một công cụ tốt giúp cho đôi tay của bạn có cơ hội được nghỉ ngơi.

Mẹo 8: Sắp xếp công việc tốt hơn với mục lục

Nếu bạn đang làm một dự án lớn như viết sách, ebook thì nên tạo mục lục ngay đầu trang. Công cụ này giúp bạn nhanh chóng đi đến mục bạn đang làm dở hoặc muốn chỉnh sửa thay vì phải vất vả kéo chuột từ đầu. Bạn vào Chèn → Mục lục.

Nếu bạn sử dụng nhiều loại Heading hoặc Subheadings để chia nhỏ các phần của bài viết, bạn cũng có thể chèn nó vào mục lục. Google Docs sẽ tự động tạo mục lục cho bạn và liên kết với từng nội dung tương ứng.

Mẹo 9: Đếm số từ dễ dàng hơn

Đối với người viết, việc đếm số từ cũng quan trọng vì nó liên quan đến tiền nhuận bút ở một vài dự án. Nếu trong Microsoft Word, bạn có thể nhanh chóng biết được số từ trong mỗi bài là bao nhiêu bằng cách nhìn xuống góc trái của trang thì đối với Google Docs, bạn cũng có thể làm điều tương tự bằng cách vào Công cụ → Số từ → nhấn vào ô hiển thị số từ trong khi nhập (nếu bạn vừa muốn theo dõi số từ vừa viết bài).

Khi đó, phía cuối Google Docs sẽ xuất hiện một hộp đếm số từ. Thậm chí, bạn còn có thể đếm số từ trong một đoạn văn hoặc một câu văn bằng cách bôi đen đoạn văn/ câu văn cần đếm (tương tự giống như Microsoft word).

Mẹo 10: Nhanh chóng mở một trang Google Docs

Cuối cùng, thay vì vào Google Drive để mở một trang Google Docs mới, bạn có thể gõ docs.new trên thanh địa chỉ, một trang Google Docs mới sẽ tự động xuất hiện. Cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều đúng không?

Trên đây là 10 mẹo giúp bạn làm việc dễ dàng và cải thiện năng suất viết với Google Docs. Còn bạn, ngoài những mẹo trên, bạn còn biết những mẹo nào hay hơn và có thể chia sẻ với mình được không?

* Nguồn: vietlachkiemtien