SlimCRM: Case study về quy trình thực hiện dự án của agency trên phần mềm CRM

Thế giới agency rất đa dạng, mỗi loại hình agency sẽ có vị trí đặc thù khác nhau. Trong case study này, SlimCRM sẽ lấy ví dụ về cách một creative agency thực hiện dự án khi ứng dụng phần mềm CRM.

Đầu tiên, SlimCRM sẽ điểm qua về quy trình làm việc với khách hàng và một số đặc thù trong công việc của các agency.

Quy trình làm việc của agency và client

Quy trình hợp tác giữa agency và client sẽ gồm các bước như sau:

Briefing: Một thương vụ hợp tác giữa agency và client luôn bắt đầu từ một bản brief (bản tóm tắt) từ khách hàng (client). Trong đó chứa những thông tin cần thiết, cô đọng giúp agency hiểu được yêu cầu từ khách hàng.

Bản bief chính là “đầu câu chuyện” của bất kỳ dự án nào. Agency sẽ nhận brief từ khách hàng hoặc debrief để hiểu rõ bối cảnh và nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.

Brief thường có các phần:

• Bối cảnh doanh nghiệp
• Đối tượng khách hàng mục tiêu
• Thông tin sản phẩm
• Thông điệp truyền tải từ thương hiệu
• Mục tiêu dự án
• Những vấn đề doanh nghiệp đối mặt
• Những hoạt động phụ trợ
• Hoạt động truyền cảm hứng của doanh nghiệp
• Ngân sách dự án

Nguồn: Shutterstock

Pitching: Sau khi nhận brief, nếu quyết định tham gia pitching, account và planner sẽ phối hợp với nhau làm proposal (bản đề xuất chiến lược). Pitching là bước quan trọng, bởi nếu agency có ý tưởng tốt nhưng không thuyết phục được khách hàng thì bao nhiêu công sức xem như “đổ sông đổ biển”. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng ý tưởng đưa ra đã được nhà sản xuất thông qua. Nếu pitching thành công, agency sẽ được client lựa chọn là đối tác thực hiện chiến dịch marketing cho thương hiệu của họ.

Purchase Order (bảng giá từng hạng mục): Để có được một chiến dịch như mong muốn, agency cần tính toán thật kỹ lưỡng, đưa ra những con số thuyết phục và để khách hàng hiểu được, muốn giải pháp thành công, cần đảm bảo nguồn kinh phí đề xuất. Sau khi client chốt báo giá và KPI tương ứng với từng hạng mục đặt ra, account sẽ chuyển brief cho bộ phận creative để thực hiện chiến dịch, theo các mốc thời gian đã cam kết.

Execution: Trong quá trình chạy dự án, các sản phẩm thực hiện bởi creative team phải được client duyệt trước khi công khai trên các kênh truyền thông. Nếu muốn sửa đổi, client cũng sẽ thảo luận, phản hồi trực tiếp với account để account làm việc tiếp với creative team.

Nguồn: Envato

Báo cáo, nghiệm thu và thanh toán: Khi kết thúc dự án, account cần làm báo cáo nghiệm thu kết quả chiến dịch, một chiến dịch thành công là chiến dịch đạt được các KPI đưa ra trong bản kế hoạch ban đầu. Khi làm xong báo cáo nghiệm thu, client sẽ thực hiện giải ngân phần giá trị hợp đồng còn lại cho agency.

Đặc thù công việc của agency

• Quản lý và chạy dự án cho nhiều khách cùng lúc: Account là đầu mối liên lạc duy nhất của client, mọi thông tin trao đổi giữa client – agency như dự án đến giai đoạn nào, công việc nào đang quá hạn, content đã đạt yêu cầu hay chưa, mẫu thiết kế đã được duyệt hay chưa… đều thông qua account. Họ sẽ chuyển tiếp những phản hồi của client cho bộ phận creative chỉnh sửa. Với khối lượng dự án lớn như vậy, account có thể là điểm tắc nghẽn trong quy trình, nếu họ không quản lý tốt luồng thông tin trao đổi với client và quá trình giao – nhận việc trong nội bộ agency.

Account là “cầu nối” giữa client và agency
Nguồn: Envato

• Tính chất công việc linh hoạt, yêu cầu phát sinh bất ngờ: Đặc thù trong mọi dự án của agency là sự phát sinh yêu cầu từ phía client (yêu cầu có thể nằm trong brief ban đầu hoặc không). Mọi yêu cầu phát sinh của client khi account đã chấp thuận sẽ được chuyển cho creative team thực hiện. Account cũng là người đặt ra deadline cho creative team.Vì đặc thù này, Account cần quản lý task và deadline ở một nơi tập trung để tránh sai sót, quên việc.
• Cần sự kết hợp của nhiều bộ phận: Mỗi công việc trong dự án đều có mối liên hệ chặt chẽ với các công việc khác. Ví dụ như copywriter cần được duyệt tagline, slogan thì designer mới có thể hoàn thành bản thiết kế poster. Nội dung bài viết cần được client duyệt thì mới có thể chuyển cho bộ phận media booking… Do đó, việc biết ai đang làm gì – khi nào xong rất quan trọng trong dự án của agency.

Case study quản lý dự án của agency khi áp dụng SlimCRM

Với việc tìm hiểu các đặc thù công việc của agency, cùng với kinh nghiệm đã triển khai cho nhiều đơn vị, SlimCRM là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện dự án nhanh và hiệu quả hơn. Cụ thể:

• Thiết lập mỗi tên dự án là một chiến dịch cần hành động, có thể lưu nhanh trên thanh menu phần mềm.

• Trong dự án, thiết lập giai đoạn chiến dịch theo mốc tiến độ thực hiện, hoặc theo các key activities cần làm trong chiến dịch.

Ví dụ, các giai đoạn ứng với từng mốc tiến độ như Nghiên cứu – Triển khai kênh Digital – Báo cáo với các task tương ứng là công việc thuộc từng giai đoạn. Theo cách khác, nhóm công việc có thể là viral clip, activation event… với các task tương ứng là công việc cần làm để hoàn thành các sản phẩm truyền thông lớn của chiến dịch.

• Với mỗi dự án, thiết lập người quản lý dự án là account, thành viên dự án là planner, copywriter, designer phụ trách dự án đó.
• Với mỗi đầu việc mà cá nhân tham gia, dù với tư cách người thực hiện hay người theo dõi, đều có thể góp ý hoặc chia sẻ file tài liệu ngay dưới mục bình luận.

• Thiết lập giao diện mặc định (default view) của dự án hoặc dạng Gantt.

• Thiết lập mục tiêu của dự án theo từng giai đoạn của chiến dịch để cả team có thể theo dõi các cột mốc quan trọng của dự án.
• Xuất dữ liệu dự án chỉ với một click chuột đầy đủ thông tin (ngân sách, thành viên, công việc, thời gian làm việc, việc hoàn thành, chưa hoàn thành..).

• Với tính năng Customers Support, agency có thể tiếp nhận yêu cầu của khách hàng 24/7, phân phối tới đúng người phụ trách, tăng chất lượng và sự tin tưởng.
• Cho phép khách hàng cùng tham gia để theo dõi tiến độ và nhận báo cáo trực tiếp qua cổng dịch vụ khách hàng.

• Theo dõi sát sao dòng tiền thông qua dashboard, biểu đồ trực quan của phần mềm.

Mong rằng những thông tin và cách ứng dụng trên đây với phần mềm CRM sẽ cho đơn vị gợi ý hay ho và tìm được giải pháp phù hợp nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Các doanh nghiệp quan tâm có thể trải nghiệm công cụ SlimCRM.vn tại đây.

Hotline hỗ trợ: 0899.172.899