4 công cụ hữu ích giúp lên lịch kiểm soát nội dung truyền thông hiệu quả

Với rất nhiều mạng xã hội để quản lý và xuất bản, điều quan trọng là phải tổ chức và có kế hoạch khi nào và những gì bạn sẽ chia sẻ trên các nền tảng này. Do đó, các nhà làm nội dung luôn cần 1 vài công cụ hỗ trợ lên lịch để kiểm soát nội dung sẽ được đăng tải.

Trong bài viết này, Vietstarmax đã tổng hợp một số công cụ và mẫu hữu ích nhất để giúp bạn xây dựng kế hoạch và kiểm soát nội dung hiệu quả.

Lên lịch kế hoạch đăng nội dung giúp bạn giải quyết vấn đề gì?

Tất cả chúng ta đều bận rộn. Và khi chúng ta bận rộn mà không có kế hoạch cho các nhiệm vụ chúng ta phải hoàn thành, mọi thứ chắc chắn sẽ trượt qua các vết nứt. Nội dung truyền thông xã hội cũng không ngoại lệ.

Cũng giống như viết blog, một chiến lược truyền thông xã hội thành công đòi hỏi phải xuất bản thường xuyên và thu hút người theo dõi để thấy kết quả tích cực - cho dù đó là về mặt SEO, nhận diện thương hiệu, tạo khách hàng tiềm năng hay cả ba.

Vì vậy, việc sử dụng lịch nội dung truyền thông xã hội có thể giúp bạn đạt được hiệu quả trong công việc:

• Với lịch truyền thông xã hội, chúng ta có thể lên kế hoạch cho các bài đăng trong cả tuần hoặc tháng trước, giúp giải phóng thời gian làm việc để lên chiến lược cho tương lai - và loại bỏ bất kỳ bài đăng nào về tin tức mới trong ngành của bạn. Mặt khác, bạn sẽ dành thời gian quý giá mỗi ngày để tìm kiếm nội dung trên internet để chia sẻ nội dung.

• Giúp bạn lập kế hoạch cho từng mạng xã hội để tùy chỉnh các bài đăng thay vì spam tất cả các nền tảng với cùng một thông điệp. Chúng ta nên dành thời gian để tạo các thông điệp tùy chỉnh cho mỗi nền tảng khác nhau và thực hiện việc này trước sẽ tiết kiệm thời gian trong suốt cả tuần và đảm bảo được bài đăng đúng với chủ ý lên bài của bạn.

• Giúp bạn theo dõi hiệu suất và kế hoạch cho các bài viết trong tương lai. Khi lên trước kế hoạch đăng nội dung, bạn có thể nhìn lại và phân tích nội dung nào được thực hiện tốt từ đó có thể điều chỉnh chiến lược của mình cho phù hợp.

• Chuẩn bị và điều chỉnh nội dung phù hợp với các ngày lễ, hoặc các dịp đặc biệt.

Khi nắm được các ưu điểm của việc lên kế hoạch nội dung và lịch đăng bài, thì đây chính là lúc bạn cần tìm hiểu ngay một số công cụ hỗ trợ cho việc kiểm soát lịch lên nội dung của bạn!

4 công cụ giúp lập kế hoạch lên lịch đăng bài phổ biến

Trello

Trello là một công cụ có tính tổ chức và mang lại hiệu quả cao để hợp tác nhóm. Cụ thể hơn, các nhà quản lý phương tiện truyền thông xã hội có thể sử dụng các thẻ bài tập linh hoạt của Trello, các bảng điều khiển và các bảng tùy chỉnh của Trello để liệt kê các danh sách việc cần làm, quản lý lịch nội dung, lên kế hoạch cho chiến dịch và lên ý tưởng từ suy nghĩ của bản thân.

Dưới đây là ví dụ về một bảng Trello mà một nhóm tiếp thị truyền thông xã hội có thể sử dụng để lên kế hoạch cho các bài đăng trong tuần tới:

Nhưng bạn không bị giới hạn chỉ trong một cấu trúc: Người dùng có thể tùy chỉnh bảng theo nhu cầu của họ.

Ví dụ: một nhóm có thể tạo một bảng để tổ chức các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội trong một tuần nhất định, trên một nền tảng cụ thể hoặc đăng các ý tưởng xung quanh một chủ đề, chẳng hạn như một chiến dịch hoặc lịch làm việc một ngày.

Thẻ Trello cho phép biên chỉnh lại nhiều lần để thực hiện tốt nhất. Đây là một thẻ lịch biên tập phương tiện truyền thông xã hội ảo với các tùy chọn sao chép Twitter xung quanh một phần nội dung blog. Lưu ý rằng bạn có thể theo dõi tiến trình hoàn thành danh sách kiểm tra, điều này có thể hữu ích cho các nhà tiếp thị truyền thông xã hội muốn theo dõi tiến trình chiến dịch.

Trello cũng cung cấp chế độ xem lịch đầy đủ (hiển thị bên dưới) giúp bạn dễ dàng hình dung nội dung nào sẽ ra ngoài và khi nào.

Microsoft Excel

Các nhà tiếp thị có thể đã sử dụng Excel cho các loại báo cáo và phân tích dữ liệu khác nhau trong vai trò của họ, nhưng đó cũng là một công cụ rất hữu ích cho tổ chức lịch nội dung truyền thông xã hội. Excel có thể được tùy chỉnh theo bất kỳ ưu tiên hoặc số liệu nào mà một nhóm tập trung vào, vì vậy đây là một công cụ tuyệt vời để lên kế hoạch trước.

Chúng taị có thể sử dụng mẫu này để dễ dàng lên kế hoạch cho các bài đăng truyền thông xã hội cá nhân - hàng tháng hoặc hàng năm - trong khi để mắt đến các sự kiện hình ảnh lớn hơn, ngày lễ, ấn phẩm và quan hệ đối tác.

Sử dụng Tab Lịch lập kế hoạch hàng tháng ở trên để có cái nhìn toàn cảnh về những gì đang diễn ra trong nội dung của họ trong một tháng nhất định.

Trong tab Kho lưu trữ nội dung, người dùng có thể ghi lại nội dung họ đang xuất bản trên tab này để theo dõi những phần nào đã được quảng cáo và dễ dàng nhớ lại nội dung cũ có thể được quảng cáo lại trên phương tiện truyền thông xã hội.

Evernote

Evernote là một ứng dụng ghi chú mà các nhà tiếp thị có thể sử dụng để theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động bao gồm một chiến dịch truyền thông xã hội.

Công cụ này cũng có các nhật ký hàng năm, hàng tháng, hàng tuần và hàng giờ, giúp bạn dễ dàng theo dõi khi bạn xuất bản nội dung trên phương tiện truyền thông xã hội, khi bạn sản xuất nội dung blog và các ưu tiên khác của toàn nhóm. (Evernote cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh cho từng mẫu có thể được tải xuống ứng dụng.)

Một tính năng hữu ích khác? Phần mở rộng Web Clip của Evernote cho Chrome. Các nhà tiếp thị có thể sử dụng công cụ này để dễ dàng lưu các liên kết đến Notebook Evernote của họ để chia sẻ sau này.

Google Drive

Google Drive có một số tính năng hữu ích giúp các nhà tiếp thị truyền thông xã hội dễ dàng xây dựng lịch nội dung hiệu quả.

Dưới đây là một ví dụ về cách một nhóm có thể sử dụng Lịch Google để theo dõi cả lịch biên tập và phương tiện truyền thông xã hội của họ để đảm bảo rằng họ đang căn chỉnh các bài đăng với nội dung blog mới. Các lịch này có thể dễ dàng được chia sẻ với nhiều nhóm để tránh xung đột lịch trình và đảm bảo rằng các chiến dịch được căn chỉnh.

Các nhà tiếp thị cũng có thể sử dụng Google Sheets được chia sẻ để lên lịch đăng bài trên phương tiện truyền thông xã hội, theo dõi trạng thái của các phần nội dung khác nhau và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm - tất cả trên cùng một nền tảng với lịch của họ.

Với sự trợ giúp của Google Docs, người dùng có thể giữ tất cả bình luận ở một nơi và có thể cộng tác trên các dự án khác nhau mà không cần gửi email qua lại hoặc phải lên lịch cuộc họp. Đây là một tính năng đặc biệt hữu ích khi chỉnh sửa nội dung cho phương tiện truyền thông xã hội, có thể cần được soạn thảo và phê duyệt nhanh chóng.

Việc sử dụng Google Drive khá phổ biến bởi chúng có các tác vụ thay thế được các phần mềm của Microsoft như Google Doc thay cho Word, Google Sheet thay thế cho việc sử dụng Excel, Google Trình bày có thể thay thế cho PowerPoint.

Ngoài ra thì Google Drive còn nhiều công cụ khác hỗ trợ như google meeting, google biểu mẫu, google bản vẽ,...

Với các công cụ khác nhau đều mang lại tiện ích hiệu quả cho người dùng ở các công việc khác nhau. Nhưng chúng đều hỗ trợ rất tốt cho người làm nội dung lập kế hoạch theo lịch cụ thể, theo dõi công việc và lưu giữ thông tin phục vụ lại công việc sau này.

Đặc biệt là với các công ty về truyền thông quảng cáo như Vietstarmax hoặc các công ty hoạt động trong lĩnh vực online thì việc sử dụng các công cụ này lại càng không thể thiếu.

Nguồn: Vietstarmax