Marketer MediaZ Agency
MediaZ Agency

CEO @ MediaZ - Digital Marketing Agency

22 tiện ích cho Gmail mà tất cả các Content Marketer cần phải biết (P2)

Tiếp nối phần 1, hãy cùng MediaZ tìm hiểu những tiện ích còn lại mà bạn nên sử dụng cho Gmail nhé.

Tìm hiểu mọi thứ về người bạn đang gửi email

Mặc dù khái niệm bán hàng thường được coi là riêng biệt với marketing, nhưng đôi khi vẫn chúng bị chồng chéo lên nhau.

Bạn có thể chú ý thấy rằng các thanh sidebar bên trong các ảnh chụp màn hình của ProsperWorks có một tấn thông tin liên lạc của người đang được gửi mail đến. Ở đây lợi ích rất rõ ràng, bạn sẽ không quên những gì bạn đang kiểm soát nữa.

Các plugin trong phần này được dành riêng cho chức năng quan trọng này. Ngoài ra, chúng có thể giúp bạn tìm thông tin liên lạc nếu cần.

13, Rapportive – Nhớ và hiểu thêm về các địa chỉ email

Rapportive là plugin miễn phí giúp bạn có thể lấy thêm các thông tin về các địa chỉ email trong Gmail. Khi bạn mở một email ra đọc thì plugin này sẽ thu thập và hiển thị thông tin về người gửi ở ngay phía bên phải của nội dung email. Thông tin này được thu thập từ các dịch vụ như Facebook, Linkedln, Flickr, Twitter …

Với Rapportive bạn cũng có thể tạo các ghi chú riêng vào các địa chỉ liên lạc. Việc này giúp bạn có thêm các thông tin chi tiết về địa chỉ liên lạc này khi bạn sử dụng trong tương lai.

Khoảng 5 năm trước, Rapportive đứng đầu trong lĩnh vực này. Nó gần như là tiện ích đầu tiên thực hiện loại chức năng tìm hiểu thêm thông tin về các địa chỉ email trong Gmail và nhanh chóng trở nên phổ biến.

Nhưng từ khi được mua bởi LinkedIn năm 2012, Rapportive đã bị kiểm soát chặt chẽ. Nhiều chức năng ban đầu bị lấy đi để làm nổi bật LinkedIn, và một số lỗi hiệu suất dẫn đến việc các tiện ích khác nhanh chóng được tạo ra để thay thế.

Thanh sidebar Rapportive ngày nay khá là vững chắc và thông tin của nó được tìm thấy từ LinkedIn. Cái này khá hữu ích nếu bạn sử dụng LinkedIn , còn không nó cũng chả có ích gì.

14, Discoverly

Một trong những đối thủ cạnh tranh lớn đầu tiên của Rapportive là Discoverly. Nó có nhiều tính năng tương tự như Rapportive ban đầu.

Bạn sẽ thấy các widget sidebar bên phải như thường lệ và nó có chứa liên kết đến các hồ sơ liên lạc hiển thị trên các mạng xã hội phổ biến như Facebook và Twitter cũng như các thông tin về kết nối (bạn bè) và một số hoạt động gần đây. Nó khá đơn giản nhưng hấp dẫn.

15, FullContact – Xem đầy đủ thông tin liên hệ của người dùng trong danh sách liên lạc

Đây là một trong những đối thủ cạnh tranh mới nhất trong một không gian đông đúc những ứng dụng như hiện nay.

Tính năng của nó được thiết kế khá đơn giản nhưng lại rất hấp dẫn. Thông thường Gmail chỉ hiển thị vài thông tin mà người dùng thiết lập trong tài khoản để hiển thị trong phần liên hệ. Và nếu bạn muốn có được những thông tin khác về người dùng gửi email cho bạn hay chính bản thân mình thì FullContac là lựa chọn khá hay.

Khi một ai đó gửi email cho bạn, bạn sẽ có được danh sách các thông tin liên hệ của người đó trên các mạng xã hội như Instagram, Facebook, Twitter, Klout,.. Khá hữu ích nếu bạn muốn tương tác với họ thông qua các mạng xã hội mà người đó sử dụng.

Thêm vào đó, nó hiển thị rõ ràng vị trí và múi giờ trong thông tin liên lạc của bạn mà có thể rất tiện dụng khi lập kế hoạch cho email.

Điều quan trọng nhất đó là Full Contact là một trong những tiện ích đáng tin cậy nhất hiện nay khi nói đến việc tìm kiếm thông tin liên lạc, bởi vì đó vẫn là thách thức lớn nhất đối với các tiện ích trong lĩnh vực này.

Không cần lãng phí quá nhiều thời gian vào hộp thư email với các tiện ích hữu dụng

Là một Marketer, bạn biết rằng nguồn hạn chế lớn nhất của bạn là thời gian. Và nếu bạn dành nửa ngày của mình cho hộp thư email, bạn có thể sẽ không sử dụng nó một cách hiệu quả được.

Email cũng giống như truyền thông xã hội, cả hai đều là công cụ và là phương tiện giải trí nên nó sẽ rất dễ dàng làm người ta nhầm lẫn giữa việc nó tạo ra giá trị công việc và giá trị giải trí.

Đó là lý do vì sao tôi khuyên bạn sử dụng các tiện ích Gmail để tối đa hóa năng suất làm việc của mình.

Mỗi người có một năng suất làm việc riêng, tôi nói đến các tiện ích đồng thời bổ sung thêm một loạt các vấn đề và năng suất.

16, Unroll.me – Cách hạn chế để loại bỏ thư rác trong email

Có bao nhiêu email từ những marketer khác bạn muốn xóa tới 90% sau khi chỉ liếc nhìn có vài giây?

Đó là việc rất bình thường khi bạn đăng ký nhận email từ các website. Bạn đồng ý nhận mail từ một ai đó bởi vì bạn thực sự hâm mộ những công việc mà người đó làm hoặc bạn chỉ muốn xem họ sẽ up những gì. Nhưng lâu dần, bạn đăng ký subscribe ở khắp mọi nơi, và điều này vô tình làm cho bạn góp mặt trong danh sách email của họ và toàn phải nhận thư rác.

Một điểm đặc biệt của tiện ích Unroll.me đó là hợp nhất tất cả các tin nhắn mà bạn muốn vào làm một để dễ dàng đọc trong vòng một ngày.

Bạn cũng có thể dễ dàng đi xuống danh sách các mục đăng ký hiện tại của bạn và hủy đăng ký từ bất kỳ danh sách nào mà bạn không muốn chỉ với một cú click chuột. Chắc chắn, hành động này chỉ tốn một vài phút của bạn thôi nhưng nó sẽ tiết kiệm vài giờ cho bạn về lâu về dài.

17, Assistant.to – Theo dõi và sắp xếp lịch trình công việc

Sẽ hơi rắc rối nếu như bạn cần sắp xếp một cuộc hẹn với đối tác nước ngoài, việc cách biệt thời gian và địa lý làm cho việc sắp xếp có phần khó khăn hơn. Nhưng với sự giúp sức củaAssistant.to thì việc sắp xếp lịch sẽ có phần đơn giản hơn nếu cả hai cùng cài đặt ứng dụng này.

Tiện ích này hợp nhất với lịch của Google, sau khi cài đặt, nó sẽ dựa vào mốc thời gian để đưa ra danh sách thời gian lý tưởng cho cuộc hẹn của bạn với đối tác một cách tự động. Bạn chỉ việc nhấn vào thời gian thích hợp, lập tức một email chứa thời gian lý tưởng sẽ được gửi đến phía người nhận. Nhược điểm duy nhất của Assistant.to là nó chỉ hỗ trợ cho hoạt động của hai người.

18, ActiveInbox – Quản lý hiệu quả email

Inbox là một trong những thành phần quan trọng nhất trong hộp thư, do đó bạn có thể trang bị thêm một công cụ để quản lý nó. ActiveInbox sẽ là lựa chọn thích hợp mang đến cho bạn mọi thứ cần giải quyết và sắp xếp thư từ trong Gmail.

Mỗi email có thể được thiết lập để trở thành các tác vụ hoặc các chỉ định theo thời gian. Vì vậy, bạn sẽ biết được những gì mình cần phải làm. Chẳng hạn, khi đang gửi một email, bạn có thể thêm một To-do list (danh sách các việc cần làm) hoặc các ghi chú. Tất cả các thông tin này sẽ được duy trì gọn gàng trong một thanh nhỏ của ActiveInbox, với một danh sách gồm các công việc phải làm. Ngoài ra, bạn còn có thể nhóm các email khác nhau vào những dự án khác nhau, hoặc kéo thả để thay đổi thứ tự của chúng.

Đặc biệt, tiện ích này còn có rất nhiều thủ thuật nâng cao khác mà người dùng sẽ được khám phá thêm trong quá trình sử dụng.

19, AwayFind – Nhận email bằng tin nhắn

AwayFind là một ứng dụng khá thú vị nhằm mục đích cho phép bạn rời khỏi hộp thư đến của mình mà không bị mất các thư quan trọng. Thay vì dành tất cả thời gian cho việc kiểm tra toàn bộ hộp thư đến, khi bạn nhận được một tin nhắn khẩn cấp, AwayFind sẽ thông báo cho bạn thông qua thiết bị di động, cuộc gọi, tin nhắn hoặc thậm chí là chuyển thông báo cho một ai đó mà bạn chỉ định.

Bằng cách này, bạn vẫn sẽ nhận được email bạn muốn đọc ngay lập tức trong khung thời gian mà bạn muốn, còn những thứ ít quan trọng hơn sẽ đến vào lúc sau.

20, Send & Archive – Lưu trữ email

Tiện ích này thực sự được xây dựng ngay trong Gmail, nó được thiết kế giúp bạn loại bỏ tất cả những chủ đề email dài. Khi bạn trả lời một chủ đề email, nó sẽ ở lại trong hộp thư đến của bạn trừ khi bạn di chuyển nó đi. Với tiện ích Send & Archive, bạn có thể đoán ra, email sẽ tự động được lưu trữ (Bạn vẫn có thể lấy lại được nếu sau này cần đến).

Để cài đặt tiện ích, bạn ấn vào phần bánh răng trên cùng phía bên phải của hộp thư đến rồi ấn “Setting”.

Tiếp theo, tick vào ô bên cạnh “Show ‘Send & Archive’ button in reply” để bật tính năng này.

Và bây giờ, khi bạn trả lời một email, bạn sẽ thấy một nút “Gửi” thứ hai kèm theo một hộp với mũi tên đi xuống sẽ tự động lưu trữ email sau khi bạn gửi nó.

21, The Email Game – Giúp việc sắp xếp hòm thư trở nên thú vị hơn

Nhìn hòm thư của bạn chất đầy những tin nhắn cảm giác rất tồi tệ. Chính vì biết bạn phải trả lời những tin nhắn này, nên một tiện ích mở rộng của Chrome tên là The Email Game được tạo ra để giúp giảm thiểu khó khăn cho quá trình này. Sẽ có đồng hồ tính giờ hiện lên ở hòm thư của bạn, khiến bạn phải quyết định nên ưu tiên xử lý tin nhắn nào trước. Thậm chí đây có thể trở thành một trò chơi khi bạn có thể giành điểm và thi với bạn bè để xem ai có thể trả lời email và làm trống hòm thư nhanh nhất. Ai nói trả lời email không thể vui vẻ?

Tuy nhiên, tiện ích này không tốt nếu hầu hết các email của bạn đòi hỏi phải cẩn thận suy nghĩ để trả lời.

Xem thêm video tại đây

22, Taskforce – Quản lý tác vụ

Taskforce là add-on dành cho trình duyệt Chrome, Firefox và Safari, cho phép người dùng biến e-mail (chẳng hạn Gmail) thành nơi chia sẻ công việc (task) với những người khác. Ngoài ra, chức năng của Taskforce còn là biến Gmail thành các nhắc nhở (reminder).

Đơn giản chỉ cần kích vào Convert to New Task or Add to Existing Task để bổ sung email vào danh sách hiển thị bên phải của hộp thư đến. Phiên bản cơ bản của Taskforce là miễn phí, còn bản Pro có giá 5USD/tháng có thêm khả năng sắp xếp công việc định kỳ, kéo và thả các thư mục vào trong danh sách ưu tiên.

Kết luận

Sau khi đọc hết cả 2 phần của bài viết này, mong rằng bạn đã có thể xác định cho mình những tiện ích hữu ích nhất để quản lý email. Và cũng hy vọng bạn sẽ tìm ra được một tiện ích trong danh sách 22 tiện ích này để có thể giúp bạn cải thiện công việc ở lĩnh vực của mình. Với những tiện ích trong bài viết này, bạn có thể:

  • Có tỷ lệ mở mail và trả lời mail cao hơn.
  • Tiết kiệm thời gian check mail.
  • Giữ cho hộp thư luôn sạch sẽ.
  • Ít bỏ lỡ những email quan trọng.
  • Không phải đau đầu với những tin rác.
  • Tích hợp Gmail vào việc marketing của bạn để có thêm nhiều lợi nhuận hơn.
  • Làm cho việc trả lời mail trở nên dễ dàng hơn.

Đây là 22 plugin rất hữu ích trong hàng trăm cái ngoài kia. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều lựa chọn nữa hoặc nhận thấy một vài vấn đề mới trong việc sử dụng email của mình thì đừng ngại nói ra. Nếu có một tiện ích nào đó mà bạn yêu thích mà chưa có mặt trong danh sách này, hãy cho mọi người cùng biết bằng cách comment ở bên dưới nhé !

Nguồn: quicksprout

Biên dịch: MediaZ Corp

* Vui lòng dẫn nguồn đầy đủ nếu sử dụng nội dung trong bài viết này.