22 tiện ích cho Gmail mà tất cả các Content Marketer cần phải biết (P1)

Ngày trước, khi email lần đầu tiên xuất hiện, hẳn bạn cảm thấy rất thích thú mỗi lần nhận được thư mới. Còn hiện tại, với việc nhận được hàng trăm email mỗi ngày thì có lẽ nó không gì quá đặc biệt cả. Nhưng trong khi giá trị giải trí của email không còn thì vai trò của nó trong kinh doanh vẫn rất quan trọng. Trong tất cả các loại email, Gmail nắm giữ lượng fan trung thành cực kì lớn . Đó là một dịch vụ miễn phí, và là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay

Nhưng đây mới là vấn đề: Nếu bạn muốn đạt được kết quả tốt trong công việc kinh doanh của mình thì biết sử dụng Gmail thôi là chưa đủ. Bạn cần phải sử dụng Gmail đúng cách.

Bạn có biết rằng, khi đang loay hoay với việc sử dụng email thì cũng có nghĩa là bạn đang để mất rất nhiều thời gian, vốn có thể dùng để làm những công việc khác? Hãy nghĩ xem sẽ có bao nhiêu công việc có thể được thực hiện trong thời gian đó.

Một phần của vấn đề là bởi chúng ta đã để cho những thói quen xấu phát triển qua nhiều năm . Một công ty ở Mỹ nhận thấy rằng nhân viên của họ trung bình có tới 36 lần check mail trên một ngày, đồng thời gửi và nhận đến 105 email trong ngày đó.

Có lẽ bạn sẽ đồng ý rằng mức độ sao lãng đó không có lợi cho năng suất lao động, và khối lượng email lớn đến thế thì quả là đáng sợ với một nhân viên thông thường. Việc bạn chìm đắm trong Email mà quên làm những điều quan trọng là gần như không thể tránh khỏi.

Cũng như các Marketer, chúng ta từng đối phó với nhiều người có thói quen như vậy mỗi ngày. Tuy vậy, đôi khi có thể chính bản thân chúng ta cũng đã phạm vào những thói quen xấu như thế này mà không hay.

Đó là lý do mà bạn cần tìm cách để biến hộp thư Gmail của mình thành một cỗ máy. Ở trong cỗ máy này, thư rác được loại bỏ không thương tiếc còn những email có giá trị thì luôn luôn xuất hiện trong tầm mắt bạn.

Để làm như vậy, bạn sẽ cần plugin và rất nhiều cái khác nữa. Đấy cũng là lý do vì sao bài viết này sẽ góp nhặt 22 Gmail plugin tốt nhất giúp bạn giữ hộp thư đến luôn sạch sẽ, đồng thời gửi email để mở được nhiều hơn và tăng năng suất cho email của bạn.

Bạn sẽ không và hiển nhiên là không nên cài đặt tất cả, những chắc chắn là bạn có thể tìm thấy ở đây một vài công cụ có tác dụng cực lớn trong việc gửi email của mình.

1, Boomerang – Tính năng lập kế hoạch

Sử dụng Boomerang để sắp xếp email và nhắc nhở bạn gửi mail tại một thời điểm cụ thể

Boomerang giải quyết tất cả các loại vấn đề phổ biến cho các Content Marketer. Bạn đã bao giờ muốn trả lời một email nhưng không phải là gửi ngay lập tức? Ví dụ, bạn cần gửi một cái hóa đơn trong một tuần. Boomerang cho phép bạn lên lịch khi email của bạn cần được gửi đi. Và đây là cách cài đặt:

Sau khi gửi email, bạn không phải lo lắng về việc phải ghi nhớ để làm nó tiếp theo, và nó sẽ không bị xáo trộn trong hộp thư đến của bạn.

Một lý do hết sức thuyết phục để sử dụng tính năng lên lịch này nữa là chiến dịch tiếp cận liên kết của bạn. Gửi email cho một người nào đó lúc 2 giờ sáng là một cách chắc chắn để chen chân vào hộp thư đến buổi sáng của một ai đó.

Khi gửi email đến một người bạn không biết rõ, hãy lên lịch cho email để chúng có thể được gửi đi trong cửa sổ này để tối đa hóa cơ hội họ đọc email của bạn.

Cài đặt tính năng này có một vài tính năng khác nữa, cái tiếp theo sẽ chỉ ra cho các bạn thấy vì sao plugin tên Boomerang nên được cài đặt đầu tiên.

Đôi khi, bạn không thể trả lời một email ngay lập tức được ngay cả khi bạn muốn trả lời nó. Vì có thể là trong một dự án, bạn phải chờ kết quả hoặc những ý kiến phản hồi từ các thành viên khác trong nhóm trước khi bạn gửi email.

Do vậy, nếu một ai đó, hay nói cách khác là khách hàng của bạn gửi tới cho bạn một email yêu cầu cập nhật công việc vào đầu ngày, bạn có thể “boomerang” cái email đó để nó không xuất hiện trong hộp thư đến của bạn và một thời gian sau đó nó sẽ được đánh dấu là “chưa đọc” (Unread). Điều này sẽ tránh được tình trạng email của bạn bị chôn vùi và lãng quên. Dưới đây, cách đơn giản đó là:

2, Clientele.io

Tiện ích này được tạo ra cho các Marketer muốn tối đa hóa tỷ lệ phản hồi email mà họ đang theo dõi. Nếu bạn đang làm việc với những khách hàng bận rộn nhưng lại cần phải có sự chấp thuận và các phản hồi của họ, bạn nhận thấy bản thân đang phải chờ đợi họ.

Những gì mà plugin Clientele này làm đó là theo dõi kết quả hoạt động email của bạn như bình thường và nó sẽ quyết định khoảng thời gian nào thích hợp nhất để gửi email đến khách hàng của bạn. Bạn có muốn các email của mình không những được mở ra mà còn được trả lời không?

Như những gì đã thảo luận trước đó, nhiều người đã bị sa lầy bởi đống email. Ngay cả khi họ có ý định trả lời mail của bạn, nhưng họ lại bị quên mất. Plugin này không chỉ giúp bạn gửi cái email đầu tiên ở thời điểm tốt nhất mà còn giúp bạn sắp đặt thời gian cho một email mà bạn đang theo dõi.

3, FollowupCC

Bất cứ khi nào bạn muốn thoát khỏi hộp thư đến trông vô cùng lộn xộn, Followup sẽ giúp bạn giữ những email quan trọng nhất. Bạn cũng có thể sử dụng Followup để tạo nhắc nhở, để có thể gửi email đúng tiến độ. Bạn cũng có thể dễ dàng sắp xếp email thành nhóm với một vài cú nhấp chuột.

Còn một đặc điểm nữa là rất khó để phân loại plugin này. Khi bạn gửi email, bạn có thể lựa chọn theo dõi ai đang xem email đó. Các kết quả sẽ xuất hiện trong một sidebar như hình dưới đây

Khi nói đến bán hàng, chỉ có 2% doanh số sẽ đến trong quá trình liên hệ đầu tiên. 80% đến sau liên hệ thứ 5. Ngay cả khi bạn không trực tiếp tham gia quá trình bán hàng, bạn có thể sử dụng email để xây dựng mối quan hệ và làm việc với mọi người. Nếu bạn không bao giờ theo chân họ, bạn sẽ mất rất nhiều cơ hội kinh doanh (và tất nhiên là cả lợi nhuận nữa) bởi vì email của bạn thường bị quên đi hoặc chôn vùi ở đâu đó.

Hãy thử khởi động chế độ theo dõi thường xuyên khi bạn không thấy động tĩnh gì từ một số liên lạc, theo thời gian bạn sẽ thấy ngạc nhiên vì kết quả trả về đấy.

4, Yet Another Mail Merge – Tính năng “hộp thư hợp nhất”

Có lẽ việc hợp nhất mail này đã bị mai một trong vài năm qua nhưng ở một vài trường hợp thì nó vẫn còn có ích.

Cho những ai trong số các bạn không quen với thuật ngữ này, “hộp thư hợp nhất” cho phép bạn nhập các thông tin liên lạc chẳng hạn như tên, địa chỉ email, và bất cứ thông tin gì khác của người nhận mà bạn muốn vào trong bảng tính. Sau đó, bạn có thể gửi một email đến tất cả các địa chỉ đó cùng một lúc, hoàn toàn cá nhân hóa.

Và dưới đây là cách mà tính năng “hộp thư hợp nhất” hoạt động bằng cách sử dụng Google Sheet (bảng tính) và tài khoản Gmail của bạn:

5, WiseStamp – Giúp bạn điền chữ ký điện tử

Là một ứng dụng cho phép bạn chèn chữ ký email trên bất kì dịch vụ email nào. Nếu bạn từng gửi mail cho tôi, bạn sẽ thấy tôi có một chữ ký khá độc đáo ở phần cuối mỗi email của mình.

Sở hữu một chữ ký email chuyên nghiệp là cơ hội tuyệt vời để xây dựng thương hiệu cá nhân. Đó cũng là cơ hội để làm nổi bật những thông tin quan trọng trong việc giao tiếp.

Nếu bạn có một khối lượng email thực sự lớn, hãy thêm một dòng cảnh báo (Disclaimer) để giảm đáng kể lượng email gửi đến cho bạn. Thêm vào đó, nó còn giúp bạn tránh khỏi việc người ta sẽ nghĩ bạn thật thô lỗ khi trả lời email cụt lủn do hạn chế về thời gian.

WiseStamp cho phép bạn tạo một chứ ký tùy chỉnh cho email của mình. Chữ ký của bạn có thể chứa hình ảnh, các đường link đến mạng xã hội hay website, số điện thoại và bất kỳ thông điệp nào bạn muốn, không gì có thể hạn chế bạn cả.

Theo dõi email đã gửi (theo dõi tỷ lệ mở email)

Email của bạn sẽ đi đến đâu khi bạn ấn nút “Gửi” (Send)? Dường như khi hoàn tất xong việc gửi một cái là nó lặn tăm vào thinh không trong môi trường Internet. Tất nhiên là email của bạn không mất đi, bạn chỉ không thể nhìn thấy nó đã đi đến hộp thư của người nhận hay chưa mà thôi. Hẳn là ai cũng muốn biết email của mình đã “cập bến” inbox của người nhận chưa, đã được đọc hay chưa, hay là nó đã chạy sang hòm thư rác hoặc sang tab quảng cáo rồi.

Hơn nữa, nếu bạn đang gửi email cho một người nổi tiếng hoặc người có thế lực, thì cũng phải mất khoảng vài ngày cho đến vài tuần mới nhận được phản hồi của họ, hoặc thậm chí là không bao giờ. Có một người nổi tiếng chia sẻ, ông ta có tới 105,591 cái email chưa đọc trong inbox của mình. Vậy làm thế nào để biết ông ta có mở ít nhất một email mà bạn đã gửi không?

Đây là lí do vì sao mà các plugin dưới đây sẽ có ích. Chúng cho phép bạn nhìn thấy khi email bạn gửi có được mở ra hay không và mức độ mở thường xuyên như thế nào.

6, Yesware – Theo dõi email đã gửi

Để bắt đầu theo dõi email và các liên kết bên trong thư Gmail mà bạn gửi cho người nhận, hãy nhấp vào nút có tên là Track. Yesware sẽ theo dõi và cập nhật tất cả các hành động mà người nhận sẽ thao tác với email của bạn.

Và bạn cũng có 2 loại tùy chọn để xem kết quả theo dõi:

• Track Opens: Bật tùy chọn này sẽ theo dõi xem người nhận có thực sự mở email của bạn hay không.
• Track Links: Bật tùy chọn này sẽ theo dõi xem người nhận có nhấp vào các liên kết hay không.

Nếu bạn đang chạy một chiến dịch tiếp cận email, rất có khả năng bạn sẽ gửi email cho hàng trăm người với những dòng tiêu đề tương tự nhau. Bằng cách tạo ra một vài dòng tiêu đề khác nhau, bạn có thể chia ra để test thử xem cái nào được mở nhiều nhất và có những phản hồi tích cực nhất.

Cuối cùng, Yesware cũng cho bạn tạo và lưu các email mẫu. Nếu bạn nhận thấy mình phải gửi quá nhiều email tương tự, bạn chỉ cần tạo ra một cái email mẫu rồi chèn nó vào email trống tiếp theo. Tính năng này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong các chiến dịch tiếp cận email.

7, BananaTag – Theo dõi email gửi đi

Plugin này cũng tương tự như Yesware. Chỉ cần click vào các tùy chọn tag ở dưới cùng của bất kì email nào, bạn có thể thấy được chính xác khi nào và ai là người mở nó gần đây nhất.

Các phân tích cũng rất chặt chẽ, nó cho phép người dùng kiểm tra tỷ lệ mở email theo thời gian và cải thiện nó thông qua quá trình thử nghiệm.

Một lưu ý cuối cùng đó là, họ cũng vừa đưa ra một phiên bản beta cho phép bạn lên lịch gửi email, loại bỏ nhu cầu cần thiết cho một plugin phụ.

8, ToutApp

Plugin này có tính năng theo dõi như các plugin khác trong phần này, ví dụ như theo dõi việc mở email, các tương tác (như click hoặc download), và tình trạng hồi âm.

ToutApp cũng có tính năng lưu và sử dụng các email mẫu một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo ra các mẫu và sắp xếp chúng vào các thư mục khác nhau, bạn có thể tự động đính kèm tài liệu hoặc tự động chuyển cho người khác trong các mẫu đó.

Sự khác biệt lớn nhất giữa ToutApp và các plugin khác là ở chỗ: ToutApp tập trung vào theo dõi người quan tâm đến email của bạn hơn là tập trung theo dõi email đã được gửi đi. Đây là một cách hữu ích để bạn biết được ai thực sự quan tâm đến email của bạn, từ đó có thể chăm sóc họ một cách tốt nhất.

Cuối cùng, cũng xin lưu ý rằng ToutApp là ứng dụng độc quyền. Nó cho bạn sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày, sau đó bạn phải trả tiền thì mới có thể tiếp tục sử dụng. Nó có ý nghĩa hơn nhiều cho các nhóm và các marketer chuyên nghiệp hơn là những người mới đặt chân vào lĩnh vực Email Marketing này.

9, Sidekick by Hubspot

Đây là một tiện ích mở rộng (extension) kết nối trực tiếp với Gmail, Outlook và một số ứng dụng email phổ biến khác. Nó cho phép bạn kiểm tra tình trạng email đã được gửi, nhận hay link trong email có ai đã click hay chưa.

Một tính năng rất rõ ràng của tiện ích này đó là Customer Insight (Thấu hiểu khách hàng). Khi bạn gửi một cái email, thanh sidebar Sidekick sẽ xuất hiện ở bên phải của màn hình và kéo thông tin truyền thông xã hội có liên quan trong thông tin liên lạc của bạn.

Đẩy mạnh việc bán hàng với tiện ích Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM)

Có lẽ không cần thiết phải nói quá nhiều về CRM, bởi vì nó vốn dành cho việc bán hàng chứ không phải dành cho marketing. Công cụ CRM giúp bạn theo dõi mối quan hệ của bạn với các khách hàng tiềm năng và khuyến khích họ tới kênh bán hàng của bạn. Điều đáng nói là, có một vài người trong số các bạn để tâm đến cả marketing và việc bán hàng, do đó có thể bạn sẽ cần được cung cấp một vài lựa chọn nữa. Đây là tất cả các công cụ tương đối toàn diện, vì vậy MediaZ sẽ nêu ra những lợi ích nổi bật của từng cái để bạn có thể dễ dàng lựa chọn hơn.

10, Streak – công cụ cho việc quản lý CRM và hỗ trợ email

Không giống như hầu hết các công cụ CRM khác, Streak được thiết kế đặc biệt cho Gmail, đem lại cho Gmail một lợi thế rõ ràng hơn nhiều so với các nhóm CRM nổi tiếng khác.

Nét đặc biệt của tiện ích này là một dashboard nhẹ và được gắn thẳng vào Gmail. Bạn có thể color-code khách hàng tiềm năng khi họ di chuyển qua từng giai đoạn trong kênh của mình.

Lý do một CMR giống như này rất hữu ích đó là nó tập hợp các dữ liệu phức tạp và đặt vào một biểu đồ hay một bảng tính để bạn có thể nhìn thấy được dễ dàng. Thậm chí còn có cả hướng dẫn trong từng giai đoạn, bạn không thể quên follow bất kì ai.

Và trong khi tiện ích này phương tiện tiêu biểu cho việc bán hàng, vậy tại sao không sử dụng nó để xây dựng mối quan hệ với những người có tầm ảnh hưởng.

Ngoài các tính năng của CRM tiêu chuẩn, Streak còn cung cấp cho bạn các công cụ kinh doanh cơ bản khác mà bạn có thể quan tâm như:

• Email support (Hỗ trợ email) – dịch vụ khách hàng
• Project Development (Phát triển dự án)
• Fundraising (Gây quỹ)
• Bug tracking (Theo dõi lỗi)

11, WORKetc CRM

Đây cũng là một công cụ CRM cho Gmail được đánh giá cao. Nó không thú vị bằng các đối thủ cạnh tranh của mình nhưng hoạt động khá tốt.

CRM này được thiết kế cho team, và nó trội hơn trong lĩnh vực đó. Thêm vào đó, nó xây dựng được một tính năng tuyệt vời cho việc quản lý dự án và hóa đơn, đó là một tài sản rất lớn cho các doanh nghiệp.

Thay vì được gắn vào Gmail thì nó đồng bộ với Gmail. Đôi khi điều này sẽ rất bất tiện nhưng nó mang lại lợi ích nếu bạn có các tài liệu và lịch bên ngoài mà bạn muốn đồng bộ hóa nó.

Và đây là một video đi sâu hơn vào các tính năng của tiện ích này:

12, ProsperWorks (trước đây là Strideapp) – Quản lý thông tin khách hàng của bạn

ProsperWorks là một ứng dụng của Google thiết kế cho người dùng Gmail.

ProsperWorks đơn giản hơn một số tiện ích khác, nhưng là một công cụ khá hữu ích cho bất cứ ai tìm kiếm một CRM nhẹ. Nó là một công cụ CRM nên sẽ làm tốt những tính năng của CRM. Ngoài ra, ProsperWorks đồng bộ với lịch, contact,…của bạn trên Google, nhưng lại không xử lý các hóa đơn và việc phát triển dự án.

Bạn sẽ nhận được một dải tiện ích tiêu chuẩn trong Gmail, hiển thị cho bạn lịch sử liên lạc và hồ sơ của bạn:

To be continued...

Theo quicksprout.com

Biên dịch: MediaZ